Sudėtingumas: didelio masto projektų valdymo iššūkiai

Didelės apimties projektų valdymas tampa sudėtingas, kai į projektų įgyvendinimą įtraukiami tūkstančiai dalyvių. Sudėtingumas taip pat kyla dėl to, kad trūksta vieningos informacinės erdvės projektų valdymui. Pagrindiniai aspektai, tokie kaip tvarkaraščiai, etapai, susitarimai, projektų biudžetai, dokumentų darbo eigos, veiklos analizė ir geografinė informacija, yra išsklaidyti įvairiose platformose.

Remdamasis mūsų patirtimi, ypač viešajame sektoriuje, surinkau vertingiausius patarimus, kaip įveikti didelių projektų keliamus iššūkius. Tai apima programinės įrangos sprendimus, skirtus efektyviam projektų ir valdymo strategijų valdymui, siūlančius nuoseklų metodą, leidžiantį įveikti kliūtis, kurias kelia įvairios informacijos erdvės ir decentralizuotos darbo eigos.

Tipiški iššūkiai

Efektyviai valdant didelės apimties infrastruktūros projektus reikia spręsti įvairius projektų valdymo klausimus. Vienas iš svarbiausių iššūkių susijęs su kelių specializuotų subrangovų koordinavimu ir reikalauja strateginės priežiūros, siekiant užtikrinti, kad jie atitiktų projekto tikslus ir terminus.

Kitas dalykas yra tai, kad su finansine rizika, pvz., projekto apimties ar užsakymų pasikeitimai, reikalingas lankstus finansinis planavimas ir valdymas, kad būtų galima prisitaikyti prie besikeičiančių projekto reikalavimų. Be to, norint tinkamai paskirstyti išteklius ir išlaidas, atsižvelgiant į bendrą statybos biudžetą, būtina išlaikyti tikslų pinigų srautą.

Techniniai iššūkiai yra dar vienas aspektas, su kuriuo susidursite dirbdami su dideliais kiekiais. Jie dažnai kyla gaunant patvirtinimus, pabrėžiant supaprastinto bendravimo ir bendradarbiavimo poreikį. Panašiai, norint išvengti vėlavimų ir užtikrinti sklandų projekto eigą, labai svarbu laiku gauti projektų savininkų patvirtinimus. Pasitikėjimas mažiau patyrusiais subrangovais kelia techninių iššūkių, o tai pabrėžia kruopštaus patikrinimo ir paramos svarbą.

Taip pat reikia atsižvelgti į išorinę riziką, įskaitant vyriausybės paramą ir galimą išteklių kainų infliaciją. Nors vyriausybė gali padėti susidoroti su tam tikra išorine rizika, rangovai turi atsižvelgti į išteklių kainų svyravimus, kurie tiesiogiai veikia statybos išlaidas.

Mažiausiai sutarta infrastruktūros rizika yra netikslumai įvertinant medžiagų kiekį. Nepaisant to, kad samdomi kvalifikuoti ištekliai, galimos žmogiškosios klaidos apskaičiuojant kiekį vis tiek gali sukelti problemų.

Norint veiksmingai įveikti šiuos iššūkius, reikia imtis iniciatyvių projektų valdymo strategijų, kruopštaus finansų planavimo ir nuolatinio suinteresuotųjų šalių koordinavimo, kad būtų užtikrintas sėkmingas ir savalaikis projekto įgyvendinimas. Toliau aptarsime, kokios strategijos gali būti naudingos sprendžiant dažniausiai pasitaikančias problemas.

Strategijos iššūkiams įveikti

Kaip jau minėjome, didelės apimties projektai susiduria su iššūkiais, todėl jiems reikia strateginių sprendimų sėkmei užtikrinti. Turėdami omenyje šias gaires, galėsite geriau valdyti savo projektą, nepaisant jo dydžio.

1. Atsakomybės prisiėmimas Ilgalaikiuose projektuose svarbiausia yra tikra atsakomybė už rezultatus. Projekto vadovas turi prisiimti atsakomybę už sunkius sprendimus, ugdydamas psichologinį saugumą komandoje. Šis įgalinimas leidžia efektyviai priimti sprendimus be pernelyg didelės baimės, užkertant kelią pernelyg atsargioms strategijoms ir užsitęsusioms diskusijoms komitete.
2. Pagalbos teikimas Išankstinis įmonės vadovų įsipareigojimas yra labai svarbus siekiant išvengti galimos egzistencinės rizikos, jei vadovų pagalba susvyruotų. Derėtis dėl tikslų ir sėkmės metrikų nuo pat pradžių yra įprasta, tačiau didelės apimties projektams bendradarbiavimas su finansų ekspertais prognozuojant būsimą pelną ir išlaidas suteikia lankstumo koreguojant biudžetą.
3. Laiko planų valdymas Apskaičiuoti laiką ir pastangas mokslinių tyrimų ir plėtros projektuose su viešais terminais gali būti sudėtinga, ypač kai paskutinė dalis paprastai užima daugiausiai laiko. Nurodykite pristatymo datas kaip diapazoną: tikslinę datą, pagrįstą dabartiniu supratimu, ir įsipareigojimo datą, rodančią galimas problemas. Skaidrus nuolaidų įvertinimas padeda pagerinti bendravimą ir užtikrina aiškų priklausomo darbo tvarkaraštį.
4. Pasitikėjimo stiprinimas Norint, kad pagrindiniai projektai būtų sėkmingi, būtina spręsti vietos bendruomenių problemas. Labai svarbu sukurti saugią erdvę diskusijoms apie neatidėliotinus rūpesčius ir laiku pateikti paaiškinimus apie projekto metodus ir tikslus. Bendruomenės narių švietimas apie projekto tikslą, numatomus rezultatus, išlaidas, terminus ir naudą bendruomenei skatina supratimo ir bendradarbiavimo jausmą. Puoselėdami santykius su suinteresuotosiomis šalimis, projektų teikėjai gali sukurti pasitikėjimo ir bendruomenės paramos pagrindą, užtikrindami sklandesnį projekto vykdymą ir šviesesnę bendruomenės ateitį.
5. Rinkos supratimas Vėlavimas, trūkumas ir išlaidų svyravimai kelia iššūkių infrastruktūros projektams. Norint įveikti šias kliūtis, labai svarbu giliai suprasti rinkos dinamiką ir įvairius tiekimo šaltinius. Aktyvus planavimas, įskaitant bendradarbiavimą su vietiniais tiekėjais, lanksčių tiekėjų atranką ir žaliavų rinkos galimybių žinojimą, leidžia pasiekti realesnius terminus ir efektyviai valdyti lūkesčius. Atsižvelgiant į unikalius iššūkius įvairiose geografinėse vietovėse, prieš nustatant projekto vietas ir terminus būtina atlikti išsamų tyrimą.

Didelės apimties projektų valdymo įrankiai

Vykdant didelius projektus, Projektų valdymo biuro (PMO) komandą gali sudaryti daug asmenų, kurių kiekvienas prižiūri atskirą užduočių grupę. Norint užtikrinti sklandų koordinavimą ir bendradarbiavimą PMO viduje, sprendžiant su sudėtingų projektų valdymu susijusias atsakomybes ir užduotis, būtina efektyviai naudoti automatizavimo įrankius.

Automatizavimas apima ERP sistemas, kurios padeda valdyti rangovus ir subrangovus, nuolat atnaujinti sutartis ir kontroliuoti biudžetą. BI (Business Intelligence) taip pat gali būti ypač naudinga analizuojant projekto pagrindinius našumo rodiklius (KPI), o tokie įrankiai kaip MS Project arba jų ekvivalentai, pvz., Ganto diagramos, laiko juostos ir užduočių valdymo programinė įranga, dažniausiai naudojami didelio masto projektų valdymui. .

ERP programinė įranga

ERP programinė įranga yra universalus sprendimas, sprendžiantis įvairius verslo iššūkius, todėl tinka įvairaus dydžio įmonėms. Čia pateikiamos problemos, kurias efektyviai išsprendžia ERP, teikdama realią naudą įvairiose pramonės šakose, įskaitant infrastruktūrą.

Bendradarbiavimo skatinimas

ERP pakelia bendradarbiavimą į naujas aukštumas integruodama duomenis, suteikdama komandoms darnesnę veiklą. Optimizuotos darbo eigos dėka komandos sinchronizuoja savo pastangas, užtikrindamos sklandų koordinavimą ir skatindamos bendradarbiavimo darbo aplinką.

Biudžetinis tikslumas

Žongliruoti kelių projektų biudžetais tampa nelengva užduotimi, ypač kai skirtingi skyriai taiko skirtingus sekimo metodus. ERP padeda suderinti biudžeto procesus, užtikrindama geresnę kontrolę ir ankstyvą galimų biudžeto problemų nustatymą.

Duomenų suskaidymas

Surinkti duomenys yra dažnas iššūkis šiuolaikinėms įmonėms, trukdantis bendradarbiauti ir sudaryti kliūtis išsamiai veiklos apžvalgai. ERP yra sprendimas sujungiant įmonės duomenis į vieningą platformą, siūlant holistinę ir realaus laiko perspektyvą, taip sumažinant tokias klaidas kaip dvigubas įvedimas.

Atsargų sudėtingumo sprendimas

Veiksmingas atsargų valdymas yra varginantis dalykas, ypač pramonės šakose, kuriose dirbama su daugybe prekių ir subkategorijų. ERP supaprastina atsargų valdymą, realiuoju laiku pateikia įžvalgas apie atsargų lygį ir sustiprina bendrą kontrolę.

Neefektyvios darbo eigos

Darbo eigos neefektyvumas dažnai sukelia iššūkių neatsilikti nuo verslo augimo. ERP sukuria vieningą duomenų ir komunikacijos platformą, leidžiančią pagerinti efektyvumą įvairiuose skyriuose ir lygiuose, o tai galiausiai yra naudinga. Taigi, jei jūsų verslas susiduria su bet kuriuo iš šių iššūkių, ERP sprendimų tyrinėjimas gali būti raktas į įprastas problemas.

Verslo žvalgyba

BI yra neįkainojama optimizuojant procesus, suteikdama vadovams įžvalgų apie tiekimo grandinės metrikas ir palengvindama paskirstymo maršrutų tobulinimą. Be to, užtikrinamas paslaugų lygio susitarimų laikymasis, didinant bendrą veiklos efektyvumą.

Pagrindinė BI vertė slypi gebėjime priimti duomenimis pagrįstus sprendimus, paverčiant neapdorotus duomenis tinkama informacija, kuri informuoja strateginius veiksmus. Šie analizės tipai prisideda prie daugialypio BI vertės pasiūlymo:

• Aprašomoji analizė : suteikianti įžvalgų apie praeities ir dabartinius įvykius, ši analizė padeda geriau suprasti ir nustatyti sritis, kurias reikia tobulinti naudojant prietaisų skydelius, ataskaitas, duomenų saugyklą ir rezultatų korteles.
• Nuspėjamoji analizė : naudojant duomenų gavybą, nuspėjamąjį modeliavimą ir mašininį mokymąsi, ši analizė prognozuoja būsimus įvykius ir įvertina jų atsiradimo tikimybę.
• Nurodančioji analizė : atskleidžia optimalius veiksmus, kurių reikia imtis, preskriptyvioji analizė įgalina optimizavimą, modeliavimą ir sprendimų modeliavimą, teikiant išsamią analizę, kad būtų galima priimti pagrįstus sprendimus.

Kaip pavyzdį norėčiau paminėti „Cementos Argos“ – žymią cemento įmonę, veikiančią visoje Amerikoje, kuri parodo transformuojantį BI poveikį. Susidūrusi su konkurencinio pranašumo ir geresnio sprendimų priėmimo poreikiu, bendrovė įkūrė specialų verslo analitikos centrą. Investuodama į patyrusius verslo analitikus ir duomenų mokslo grupes, „Cementos Argos“ panaudojo BI, kad standartizuotų finansinius procesus ir įgytų gilesnių įžvalgų apie klientų elgesį, o tai padidino pelningumo lygį.

Veiksmingų sprendimų pasirinkimas

Tinkamų įrankių ir metodų pasirinkimas yra labai svarbus bet kurio projekto sėkmei. Atsižvelgdami į šiuos veiksnius, galite priimti pagrįstus sprendimus rinkdamiesi didelės apimties projektų valdymo įrankius, atitinkančius unikalius jūsų projektų poreikius ir dinamiką.

Prieinamumas

Po COVID eros pasiekiamumas yra svarbiausias dalykas, atsižvelgiant į įvairias darbo vietas. Geriausi statybos projektų valdymo įrankiai yra debesies / žiniatinklio pagrindu, todėl juos galima pasiekti praktiškai iš bet kurios pasaulio vietos.

Dinaminis ataskaitų teikimas

Norint efektyviai valdyti statybos projektus, būtina informacija realiuoju laiku. Pasirinkite įrankius, teikiančius momentines ataskaitas ir užtikrindami, kad turėtumėte naujausių įžvalgų, kad galėtumėte priimti pagrįstus sprendimus.

Tvirta atrama

Net geriausios priemonės gali susidurti su iššūkiais diegiant. Pasirinkite sprendimus iš tiekėjų, teikiančių patikimą klientų aptarnavimą, kad prireikus būtų suteikta greita pagalba.

Duomenų saugumas

Atsižvelgdami į statybos duomenų vertę ir jautrumą, pirmenybę teikite įrankiams taikydami patikimas saugos priemones. Prieš integruodami ištirkite programinės įrangos tiekėją, supraskite jų naudojimo sąlygas ir išsiaiškinkite įdiegtus saugos protokolus, kad apsaugotumėte savo įmonės duomenis.

Sklandi integracija

Pripažinkite, kad vienas programinės įrangos sprendimas gali neatitikti visų jūsų projekto valdymo reikalavimų. Rinkitės įrankius, kurie sklandžiai integruojasi su esama sąranka, kad būtų galima pasirinkti pritaikytą ir darnų sprendimą.

Apibendrinant galima pasakyti, kad didelių projektų valdymas susiduria su sunkiais iššūkiais, pavyzdžiui, koordinuoti skirtingas darbo grupes ir valdyti finansinę riziką. ERP ir BI gali padėti pagerinti valdymo lygį ir gauti naudingų įžvalgų iš didelių duomenų. Tinkamų projektų valdymo įrankių pasirinkimas yra labai svarbus norint padidinti jūsų įmonės produktyvumą. Tikime, kad šis straipsnis suteikė vertingų įžvalgų apie esminius jūsų vertinimo proceso aspektus.