Складність навігації: труднощі управління великомасштабними проектами

Управління масштабними проектами стає складним із залученням до реалізації проекту тисяч учасників. Складність також виникає через відсутність єдиного інформаційного простору для управління проектами. Ключові аспекти, такі як графіки, етапи, угоди, бюджети проектів, документообіг, аналіз продуктивності та географічна інформація, розкидані по різних платформах.

Спираючись на наш досвід, зокрема в державному секторі, я зібрав найцінніші поради щодо подолання викликів, які ставлять перед собою масштабні проекти. Це включає в себе програмні рішення, призначені для ефективного управління проектами та стратегіями управління, пропонуючи узгоджений підхід до подолання перешкод, створених різноманітними інформаційними просторами та децентралізованими робочими процесами.

Типові виклики

Ефективне управління великомасштабними інфраструктурними проектами передбачає вирішення різних питань управління проектами. Однією з найбільш важливих проблем є координація кількох спеціалізованих субпідрядників і потрібен стратегічний нагляд, щоб забезпечити відповідність їх цілям і графікам проекту.

Іншим моментом тут є те, що пов’язані з фінансами ризики, такі як зміни обсягу проекту або замовлень, вимагають гнучкого фінансового планування та управління, щоб відповідати мінливим вимогам проекту. Крім того, підтримка точного грошового потоку є важливою для правильного розподілу ресурсів і витрат відповідно до загального бюджету будівництва.

Технічні проблеми — ще один аспект, з яким ви неодмінно зіткнетеся, працюючи з великими масштабами. Вони часто виникають під час отримання схвалень, наголошуючи на необхідності налагодженого спілкування та співпраці. Подібним чином своєчасні схвалення від власників проектів є критично важливими для уникнення затримок і забезпечення плавного прогресу проекту. Покладаючись на менш досвідчених субпідрядників, це створює технічні проблеми, що підкреслює важливість ретельної перевірки та підтримки.

Зовнішні ризики, включаючи державну підтримку та потенційну інфляцію цін на ресурси, також повинні бути розглянуті. У той час як уряд може допомогти з певними зовнішніми ризиками, підрядники повинні враховувати коливання цін на ресурси, які безпосередньо впливають на вартість будівництва.

Найменш узгодженим інфраструктурним ризиком є неточності в оцінці кількості матеріалів. Незважаючи на наймання кваліфікованих ресурсів, можливі людські помилки в кількісній оцінці все ще можуть створювати проблеми.

Ефективне вирішення цих проблем вимагає проактивних стратегій управління проектами, ретельного фінансового планування та постійної координації між зацікавленими сторонами для забезпечення успішного та своєчасного виконання проекту. Далі ми обговоримо, які стратегії можуть допомогти у вирішенні найбільш поширених проблем.

Стратегії подолання викликів

Як ми вже описували, великомасштабні проекти супроводжуються невід'ємними проблемами, тому вони вимагають стратегічних рішень для забезпечення успіху. Урахування цих вказівок сприятиме покращенню контролю над вашим проектом, незалежно від його розміру.

1. Взяття на себе відповідальності У довгострокових проектах найважливішим моментом є справжня власність на результати. Керівник проекту повинен брати відповідальність за важкі рішення, сприяючи психологічній безпеці в команді. Це розширення можливостей дозволяє приймати ефективні рішення без зайвого страху, запобігаючи надто обережним стратегіям і тривалим дискусіям у комітетах.
2. Надання підтримки Забезпечення завчасної прихильності керівників компанії є життєво важливим для запобігання потенційним ризикам для існування, якщо підтримка керівництва буде невдалою. Обговорення цілей і показників успіху з самого початку є звичайним, але для великомасштабних проектів співпраця з фінансовими експертами для прогнозування майбутніх прибутків і витрат забезпечує гнучкість у коригуванні бюджету.
3. Управління часовими рамками Оцінка часу та зусиль у проектах досліджень і розробок із загальнодоступними термінами може бути складною, особливо коли остання частина, як правило, займає найбільше часу. Повідомляйте дати доставки як діапазон: цільову дату на основі поточного розуміння та дату фіксації, що сигналізує про можливі проблеми. Прозоре дисконтування оцінок допомагає покращити комунікацію та забезпечує чітке планування залежної роботи.
4. Зміцнення довіри Вирішення проблем місцевих громад має важливе значення для успіху великих проектів. Ключовим є створення безпечного простору для обговорення нагальних проблем і надання своєчасних пояснень методів і цілей проекту. Ознайомлення членів спільноти з метою проекту, очікуваними результатами, вартістю, часовими рамками та вигодами для спільноти сприяє розвитку почуття розуміння та співпраці. Підтримуючи стосунки із зацікавленими сторонами, постачальники проектів можуть створити основу довіри та спільної підтримки, забезпечуючи більш плавне виконання проекту та світле майбутнє для спільноти.
5. Розуміння ринку Затримки, дефіцит і коливання вартості створюють проблеми для інфраструктурних проектів. Щоб подолати ці перешкоди, вкрай важливо глибоке розуміння ринкової динаміки та різноманітних джерел постачання. Проактивне планування, включаючи співпрацю з місцевими постачальниками, вибір гнучких постачальників і усвідомлення можливостей ринку сировини, дозволяє більш реалістичні часові рамки та ефективне управління очікуваннями. Враховуючи унікальні виклики в різних географічних місцях, ретельне дослідження, перш ніж остаточно визначити місце та кінцеві терміни проекту, є обов’язковим.

Інструменти для управління масштабними проектами

У масштабних проектах команда Офісу управління проектами (PMO) може складатися з багатьох осіб, кожна з яких контролює окрему робочу групу. Ефективне використання інструментів автоматизації має важливе значення для забезпечення безперебійної координації та співпраці в рамках PMO, вирішення обов’язків і завдань, пов’язаних із керуванням складними проектами.

Автоматизація включає системи ERP, які допомагають керувати підрядниками та субпідрядниками, оновлювати контракти та контролювати бюджет. BI (Business Intelligence) також може бути особливо корисним для аналізу ключових показників ефективності проекту (KPI), а такі інструменти, як MS Project або їх еквіваленти, такі як діаграми Ганта, часові шкали та програмне забезпечення для керування завданнями, зазвичай використовуються в управлінні великими проектами. .

Програмне забезпечення ERP

Програмне забезпечення ERP — це універсальне рішення, яке вирішує ряд бізнес-завдань, що робить його придатним для компаній будь-якого розміру. Ось проблеми, які ERP ефективно вирішує, пропонуючи реальні переваги в різних галузях, включаючи інфраструктуру.

Сприяння співпраці

ERP виводить співпрацю на новий рівень завдяки інтеграції даних, що дозволяє командам працювати згуртованіше. Завдяки оптимізованим робочим процесам команди синхронізують свої зусилля, забезпечуючи безперебійну координацію та сприяючи робочому середовищу для співпраці.

Бюджетна точність

Жонглювання бюджетами кількох проектів стає складним завданням, особливо коли різні відділи використовують різні методи відстеження. ERP втручається в узгодження бюджетних процесів, гарантуючи покращений контроль і раннє виявлення потенційних бюджетних проблем.

Розбиття даних

Відокремлені дані становлять загальну проблему для сучасних підприємств, перешкоджаючи співпраці та перешкоджаючи повному огляду ефективності. ERP слугує рішенням, об’єднуючи дані компанії в уніфіковану платформу, пропонуючи цілісну перспективу в режимі реального часу, таким чином мінімізуючи помилки, такі як подвійний запис.

Подолання складнощів інвентаризації

Ефективне управління запасами виявляється неприємним, особливо в галузях, які мають справу з великою кількістю товарів і підкатегорій. ERP спрощує керування запасами, пропонуючи інформацію про рівні запасів у режимі реального часу та посилюючи загальний контроль.

Неефективні робочі процеси

Неефективність робочих процесів часто призводить до проблем, пов’язаних із зростанням бізнесу. ERP створює уніфіковану платформу для даних і зв’язку, забезпечуючи підвищення ефективності в усіх відділах і на рівнях, що в кінцевому підсумку приносить користь прибутку. Отже, якщо ваш бізнес бореться з будь-якою з цих проблем, вивчення рішень ERP може стати ключем до подолання типових проблем.

Бізнес-аналітика

BI виявилася безцінною в оптимізації процесів, пропонуючи менеджерам зрозуміти показники ланцюга постачання та полегшуючи вдосконалення маршрутів розподілу. Крім того, це забезпечує дотримання угод про рівень обслуговування, підвищуючи загальну ефективність роботи.

Основна цінність BI полягає в його здатності керувати рішеннями на основі даних, перетворюючи необроблені дані в корисну інформацію, яка інформує про стратегічні дії. Наступні типи аналітики сприяють багатогранній ціннісній пропозиції BI:

• Описова аналітика : пропонуючи розуміння минулих і поточних подій, ця аналітика покращує розуміння та визначає сфери для вдосконалення за допомогою інформаційних панелей, звітів, сховищ даних і систем показників.
• Прогностична аналітика : використовуючи інтелектуальний аналіз даних, прогнозне моделювання та машинне навчання, ця аналітика проектує майбутні події та оцінює ймовірність їх появи.
• Приписна аналітика : розкриваючи оптимальні дії, приписна аналітика дозволяє оптимізувати, симулювати та моделювати рішення, забезпечуючи комплексний аналіз для прийняття обґрунтованих рішень.

Як приклад я хотів би назвати Cementos Argos, відому цементну компанію, яка працює по всій Америці, яка демонструє трансформаційний вплив BI. Зіткнувшись з потребою в конкурентній перевагі та вдосконаленні процесу прийняття рішень, компанія створила спеціалізований центр бізнес-аналітики. Інвестуючи в досвідчених бізнес-аналітиків і команди аналізу даних, Cementos Argos використовував BI для стандартизації фінансових процесів і отримання більш глибокого розуміння поведінки клієнтів, що призвело до підвищення рівня прибутковості.

Вибір ефективних рішень

Вибір правильних інструментів і методів має вирішальне значення для успіху будь-якого проекту. Враховуючи ці фактори, ви можете приймати обґрунтовані рішення, вибираючи інструменти керування великомасштабними проектами, які відповідають унікальним потребам і динаміці ваших проектів.

Доступність

В епоху після COVID доступність має першорядне значення, враховуючи різноманітні місця роботи. Найкращі інструменти управління будівельними проектами є хмарними/веб-базованими, що забезпечує доступ практично з будь-якої точки світу.

Динамічна звітність

Для ефективного управління будівельними проектами необхідна інформація в реальному часі. Вибирайте інструменти, які забезпечують миттєве звітування, забезпечуючи найновішу статистику для прийняття обґрунтованих рішень.

Надійна опора

Навіть найкращі інструменти можуть зіткнутися з проблемами під час впровадження. Вибирайте рішення від постачальників із надійною підтримкою клієнтів, забезпечуючи оперативну допомогу в разі потреби.

Безпека даних

Враховуючи цінність і конфіденційність будівельних даних, надайте пріоритет інструментам із надійними заходами безпеки. Перед інтеграцією дослідіть постачальника програмного забезпечення, ознайомтеся з його умовами використання та перевірте реалізовані протоколи безпеки для захисту даних вашої компанії.

Повна інтеграція

Визнайте, що одне програмне рішення може не відповідати всім вашим вимогам щодо управління проектом. Вибирайте інструменти, які легко інтегруються з вашими наявними налаштуваннями, створюючи індивідуальне та цілісне рішення.

Підводячи підсумок, можна сказати, що виконання великих проектів супроводжується важкими проблемами, як-от координація різних робочих груп і управління фінансовими ризиками. ERP та BI можуть допомогти підвищити рівень контролю та отримати корисну інформацію з великих даних, вибір правильних інструментів управління проектами є ключовим для підвищення продуктивності вашої компанії. Ми віримо, що ця стаття надала цінну інформацію про важливі аспекти процесу оцінювання.