Menavigasi Kompleksitas: Tantangan dalam Mengelola Proyek Skala Besar

Mengelola proyek berskala besar menjadi tantangan tersendiri dengan melibatkan ribuan peserta dalam implementasi proyek. Kompleksitas juga muncul dari kurangnya ruang informasi terpadu untuk manajemen proyek. Aspek-aspek utama, seperti jadwal, tonggak pencapaian, perjanjian, anggaran proyek, alur kerja dokumen, analisis kinerja, dan informasi geografis, tersebar di berbagai platform.

Berdasarkan pengalaman kami, khususnya di sektor publik, saya telah mengumpulkan kiat-kiat paling berharga untuk mengatasi tantangan yang ditimbulkan oleh proyek-proyek berskala besar. Ini termasuk solusi perangkat lunak, yang dirancang untuk mengelola proyek dan strategi manajemen secara efisien, yang menawarkan pendekatan yang kohesif untuk mengatasi rintangan yang ditimbulkan oleh ruang informasi yang beragam dan alur kerja yang terdesentralisasi.

Tantangan umum

Mengelola proyek infrastruktur berskala besar secara efektif memerlukan penanganan berbagai masalah manajemen proyek. Salah satu tantangan paling signifikan melibatkan koordinasi beberapa subkontraktor spesialis dan memerlukan pengawasan strategis untuk memastikan keselarasan mereka dengan tujuan dan jadwal proyek.

Hal lain yang perlu diperhatikan di sini adalah risiko yang berkaitan dengan keuangan, seperti perubahan dalam lingkup proyek atau pesanan, menuntut perencanaan dan pengelolaan keuangan yang gesit untuk mengakomodasi kebutuhan proyek yang terus berkembang. Selain itu, menjaga arus kas yang akurat sangat penting untuk alokasi sumber daya dan biaya yang tepat sesuai dengan anggaran konstruksi secara keseluruhan.

Tantangan teknis merupakan satu aspek lagi yang pasti akan Anda hadapi saat bekerja dengan skala besar. Tantangan ini sering muncul saat memperoleh persetujuan, yang menekankan perlunya komunikasi dan kolaborasi yang lancar. Demikian pula, persetujuan tepat waktu dari pemilik proyek sangat penting untuk menghindari penundaan dan memastikan kelancaran kemajuan proyek. Mengandalkan subkontraktor yang kurang berpengalaman menimbulkan tantangan teknis, yang menggarisbawahi pentingnya pemeriksaan dan dukungan menyeluruh.

Risiko eksternal, termasuk dukungan pemerintah dan potensi inflasi harga sumber daya, juga harus dipertimbangkan. Meskipun pemerintah dapat membantu mengatasi risiko eksternal tertentu, kontraktor perlu memperhitungkan fluktuasi harga sumber daya yang secara langsung memengaruhi biaya konstruksi.

Risiko infrastruktur yang paling tidak disetujui adalah ketidakakuratan dalam memperkirakan jumlah material. Meskipun telah mempekerjakan sumber daya yang terampil, potensi kesalahan manusia dalam estimasi jumlah masih dapat menimbulkan masalah.

Untuk mengatasi tantangan ini secara efektif, diperlukan strategi manajemen proyek yang proaktif, perencanaan keuangan yang cermat, dan koordinasi berkelanjutan di antara para pemangku kepentingan guna memastikan penyelesaian proyek yang sukses dan tepat waktu. Selanjutnya, kami akan membahas strategi apa saja yang dapat berperan penting dalam memecahkan masalah yang paling umum.

Strategi untuk mengatasi tantangan

Seperti yang telah kami jelaskan, proyek berskala besar memiliki tantangan yang melekat, sehingga memerlukan solusi strategis untuk memastikan keberhasilan. Dengan mengingat pedoman ini, Anda akan memperoleh kendali yang lebih baik atas proyek Anda, berapa pun ukurannya.

1. Mengambil tanggung jawab Dalam proyek jangka panjang, kepemilikan sejati atas hasil merupakan hal yang paling penting. Pemimpin proyek harus bertanggung jawab atas keputusan yang sulit, menumbuhkan rasa aman secara psikologis dalam tim. Pemberdayaan ini memungkinkan pengambilan keputusan yang efektif tanpa rasa takut yang tidak semestinya, mencegah strategi yang terlalu hati-hati dan diskusi komite yang berkepanjangan.
2. Memberikan dukungan Memastikan komitmen awal dari para pemimpin perusahaan sangat penting untuk mencegah potensi risiko eksistensial jika dukungan eksekutif terputus-putus. Menegosiasikan tujuan dan metrik keberhasilan sejak awal adalah hal yang umum, tetapi untuk proyek berskala besar, berkolaborasi dengan para ahli keuangan untuk memprediksi laba dan pengeluaran di masa mendatang memberikan fleksibilitas dalam penyesuaian anggaran.
3. Mengelola jadwal Memperkirakan waktu dan upaya dalam proyek penelitian dan pengembangan dengan tenggat waktu publik dapat menjadi tantangan, terutama jika bagian terakhir cenderung menjadi yang paling menyita waktu. Komunikasikan tanggal pengiriman sebagai rentang: tanggal target berdasarkan pemahaman saat ini dan tanggal komitmen yang menandakan potensi masalah. Memberikan diskon estimasi secara transparan membantu meningkatkan komunikasi dan memastikan penjadwalan yang jelas untuk pekerjaan yang bergantung.
4. Membangun kepercayaan Menangani berbagai masalah dalam masyarakat lokal sangat penting untuk keberhasilan proyek-proyek besar. Menciptakan ruang yang aman untuk berdiskusi tentang berbagai masalah yang mendesak dan memberikan penjelasan yang tepat waktu tentang metode dan tujuan proyek adalah kuncinya. Mendidik anggota masyarakat tentang tujuan proyek, hasil yang diharapkan, biaya, jadwal, dan manfaat bagi masyarakat menumbuhkan rasa pengertian dan kolaborasi. Dengan memelihara hubungan dengan para pemangku kepentingan, penyedia proyek dapat membangun landasan kepercayaan dan dukungan bersama, memastikan pelaksanaan proyek yang lebih lancar dan masa depan yang lebih cerah bagi masyarakat.
5. Memahami pasar Keterlambatan, kekurangan, dan fluktuasi biaya menimbulkan tantangan bagi proyek infrastruktur. Untuk mengatasi rintangan ini, pemahaman mendalam tentang dinamika pasar dan beragam sumber pasokan sangatlah penting. Perencanaan proaktif, termasuk kolaborasi dengan pemasok lokal, pemilihan vendor yang fleksibel, dan kesadaran akan peluang pasar bahan baku, memungkinkan jadwal yang lebih realistis dan manajemen ekspektasi yang efektif. Mengingat tantangan unik di berbagai lokasi geografis, penelitian menyeluruh sebelum menyelesaikan lokasi dan tenggat waktu proyek sangatlah penting.

Alat untuk mengelola proyek skala besar

Dalam proyek yang besar, tim Kantor Manajemen Proyek (PMO) dapat terdiri dari banyak individu, yang masing-masing mengawasi kelompok tugas yang berbeda. Pemanfaatan alat otomatisasi secara efektif sangat penting untuk memastikan koordinasi dan kolaborasi yang lancar dalam PMO, menangani tanggung jawab dan tugas yang terkait dengan pengelolaan proyek yang kompleks.

Otomatisasi mencakup sistem ERP yang membantu mengelola kontraktor dan subkontraktor, menjaga agar kontrak tetap terkini, dan mengendalikan anggaran. BI (Business Intelligence) juga dapat secara khusus berguna untuk menganalisis Indikator Kinerja Utama (KPI) proyek, dan alat seperti MS Project atau yang setara, seperti bagan Gantt, garis waktu, dan perangkat lunak manajemen tugas, umumnya digunakan dalam manajemen proyek berskala besar.

perangkat lunak ERP

Perangkat lunak ERP merupakan solusi serbaguna yang mengatasi berbagai tantangan bisnis, sehingga cocok untuk perusahaan dengan berbagai skala. Berikut adalah masalah yang dapat dipecahkan secara efektif oleh ERP, yang menawarkan manfaat nyata di berbagai industri termasuk infrastruktur.

Membina kolaborasi

ERP membawa kolaborasi ke tingkat yang lebih tinggi dengan mengintegrasikan data, sehingga memungkinkan tim untuk bekerja lebih kompak. Melalui alur kerja yang dioptimalkan, tim menyinkronkan upaya mereka, memastikan koordinasi yang lancar, dan mendorong lingkungan kerja yang kolaboratif.

Ketepatan anggaran

Mengelola anggaran di berbagai proyek menjadi tugas yang berat, terutama ketika berbagai departemen menggunakan metode pelacakan yang berbeda. ERP hadir untuk menyelaraskan proses penganggaran, menjamin kontrol yang lebih baik dan deteksi dini terhadap potensi tantangan anggaran.

Memecah data

Data yang terisolasi menimbulkan tantangan umum di perusahaan-perusahaan kontemporer, yang menghambat kolaborasi dan menghalangi tinjauan kinerja yang komprehensif. ERP berfungsi sebagai solusi dengan menggabungkan data perusahaan ke dalam platform terpadu, yang menawarkan perspektif holistik dan real-time, sehingga meminimalkan kesalahan seperti entri ganda.

Mengatasi kompleksitas inventaris

Mengelola inventaris secara efektif terbukti merepotkan, terutama dalam industri yang menangani banyak barang dan subkategori. ERP menyederhanakan manajemen inventaris, menawarkan wawasan waktu nyata tentang tingkat inventaris dan memperkuat kontrol secara keseluruhan.

Alur kerja yang tidak efisien

Ketidakefisienan dalam alur kerja sering kali menimbulkan tantangan dalam mengimbangi pertumbuhan bisnis. ERP menciptakan platform terpadu untuk data dan komunikasi, yang memungkinkan peningkatan efisiensi di seluruh departemen dan tingkatan, yang pada akhirnya menguntungkan laba bersih. Jadi, jika bisnis Anda bergulat dengan salah satu tantangan ini, mengeksplorasi solusi ERP dapat menjadi kunci untuk mengatasi masalah umum.

Intelijen Bisnis

BI terbukti sangat berharga dalam mengoptimalkan proses, menawarkan wawasan kepada manajer tentang metrik rantai pasokan, dan memfasilitasi peningkatan rute distribusi. Selain itu, BI memastikan kepatuhan terhadap perjanjian tingkat layanan, sehingga meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Nilai utama BI terletak pada kapasitasnya untuk mendorong keputusan berdasarkan data, mengubah data mentah menjadi informasi yang dapat ditindaklanjuti yang menginformasikan tindakan strategis. Jenis analitik berikut berkontribusi pada proposisi nilai BI yang beragam:

• Analisis deskriptif : menawarkan wawasan tentang peristiwa masa lalu dan saat ini, analisis ini meningkatkan pemahaman dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan melalui dasbor, pelaporan, pergudangan data, dan kartu skor.
• Analisis prediktif : menggunakan penambangan data, pemodelan prediktif, dan pembelajaran mesin, analisis ini memproyeksikan kejadian masa depan dan menilai kemungkinan terjadinya.
• Analisis preskriptif : mengungkapkan tindakan optimal yang harus diambil, analisis preskriptif memungkinkan pengoptimalan, simulasi, dan pemodelan keputusan, menyediakan analisis komprehensif untuk pengambilan keputusan yang tepat.

Sebagai contoh, saya ingin menyebutkan Cementos Argos, sebuah perusahaan semen terkemuka yang beroperasi di seluruh Amerika, yang menunjukkan dampak transformatif BI. Dihadapkan pada kebutuhan akan keunggulan kompetitif dan pengambilan keputusan yang lebih baik, perusahaan tersebut mendirikan pusat analisis bisnis khusus. Dengan berinvestasi pada analis bisnis dan tim ilmu data yang berpengalaman, Cementos Argos memanfaatkan BI untuk menstandardisasi proses keuangan dan memperoleh wawasan yang lebih mendalam tentang perilaku pelanggan, yang menghasilkan peningkatan tingkat profitabilitas.

Memilih solusi yang efektif

Memilih alat dan teknik yang tepat sangat penting untuk keberhasilan proyek apa pun. Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini, Anda dapat membuat keputusan yang tepat saat memilih alat manajemen proyek berskala besar yang sesuai dengan kebutuhan dan dinamika unik proyek Anda.

Aksesibilitas

Di era pasca-COVID, aksesibilitas menjadi hal yang terpenting, mengingat lokasi kerja yang beragam. Alat manajemen proyek konstruksi terbaik berbasis cloud/web, yang menawarkan aksesibilitas dari mana saja di seluruh dunia.

Pelaporan dinamis

Untuk mengelola proyek konstruksi secara efektif, informasi waktu nyata adalah suatu keharusan. Pilihlah alat yang menyediakan pelaporan instan, yang memastikan Anda memiliki wawasan terkini untuk pengambilan keputusan yang tepat.

Dukungan yang kuat

Bahkan perangkat terbaik pun dapat menghadapi tantangan selama penerapan. Pilih solusi dari penyedia dengan dukungan pelanggan yang andal, yang menjamin bantuan segera saat dibutuhkan.

Keamanan data

Mengingat nilai dan sensitivitas data konstruksi, prioritaskan perangkat dengan langkah-langkah keamanan yang kuat. Sebelum integrasi, teliti penyedia perangkat lunak, pahami ketentuan penggunaan mereka, dan pastikan protokol keamanan yang diterapkan untuk melindungi data perusahaan Anda.

Integrasi yang mulus

Ketahuilah bahwa satu solusi perangkat lunak mungkin tidak memenuhi semua persyaratan manajemen proyek Anda. Pilihlah alat yang terintegrasi dengan lancar dengan pengaturan yang sudah ada, sehingga memungkinkan solusi yang disesuaikan dan kohesif.

Singkatnya, menangani proyek besar memiliki tantangan berat, seperti mengoordinasikan berbagai kelompok pekerjaan dan mengelola risiko keuangan. ERP dan BI dapat membantu meningkatkan tingkat kontrol dan mendapatkan wawasan bermanfaat dari big data. Memilih alat manajemen proyek yang tepat adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas perusahaan Anda. Kami yakin artikel ini telah memberikan wawasan berharga tentang pertimbangan penting untuk proses evaluasi Anda.