Konplexutasuna nabigatzea: eskala handiko proiektuak kudeatzeko erronkak

Eskala handiko proiektuak kudeatzea erronka bihurtzen da proiektuen ezarpenean milaka parte-hartzaileren inplikazioarekin. Konplexutasuna proiektuak kudeatzeko informazio-espazio bateratu baten faltan ere sortzen da. Funtsezko alderdiak, hala nola egutegiak, mugarriak, akordioak, proiektuen aurrekontuak, dokumentuen lan-fluxuak, errendimenduaren analisia eta informazio geografikoa, plataforma ezberdinetan sakabanatuta daude.

Gure esperientziatik abiatuta, bereziki sektore publikoan, proiektu handiek planteatzen dituzten erronkei gainditzeko aholkurik baliotsuenak bildu ditut. Honek software-soluzioak barne hartzen ditu, proiektuak eta kudeaketa-estrategiak modu eraginkorrean kudeatzeko diseinatuak, informazio-espazio ezberdinek eta lan-fluxu deszentralizatuak sortzen dituzten oztopoak gainditzeko ikuspegi kohesionatu bat eskainiz.

Erronka tipikoak

Eskala handiko azpiegitura-proiektuak modu eraginkorrean kudeatzea proiektuak kudeatzeko hainbat arazo jorratzea dakar. Erronka esanguratsuenetako bat azpikontrata espezializatu anitz koordinatzea da eta gainbegiratze estrategikoa eskatzen du proiektuaren helburuekin eta epeekin bat datozela ziurtatzeko.

Hemen beste puntu bat da finantza-arriskuek, hala nola, proiektuaren irismenaren edo aginduen aldaketak, finantza-plangintza eta kudeaketa arina eskatzen dutela proiektuaren bilakaeraren eskakizunak egokitzeko. Gainera, diru-fluxu zehatza mantentzea ezinbestekoa da baliabideak eta kostuak egoki esleitzeko eraikuntza aurrekontu orokorrarekin bat etorriz.

Erronka teknikoak eskala handiekin lan egitearekin topo egin behar duzun beste alderdi bat dira. Askotan onarpenak eskuratzean sortzen dira, komunikazio eta lankidetza arintzearen beharra azpimarratuz. Era berean, proiektuen jabeen onarpen puntualak funtsezkoak dira atzerapenak saihesteko eta proiektuaren aurrerapen egokia bermatzeko. Esperientzia gutxiago duten azpikontratetan konfiantza izateak erronka teknikoak dakartza, azterketa eta laguntza sakonaren garrantzia azpimarratuz.

Kanpoko arriskuak ere kontuan hartu behar dira, gobernuaren laguntza eta baliabideen prezioen balizko inflazioa barne. Gobernuak kanpoko zenbait arriskurekin lagundu dezakeen arren, kontratistak eraikuntza kostuetan zuzenean eragiten duten baliabideen prezioen gorabeherak kontutan hartu behar dituzte.

Gutxien adosten den azpiegitura-arriskua material kantitateak kalkulatzean zehaztasunik eza da. Baliabide kualifikatuak kontratatu arren, kantitateak zenbatesteko balizko giza akatsek arazoak sor ditzakete.

Erronka hauetan modu eraginkorrean nabigatzeak proiektuak kudeatzeko estrategia proaktiboak, finantza-plangintza zorrotza eta interesdunen arteko etengabeko koordinazioa eskatzen ditu proiektuen entrega arrakastatsua eta puntuala bermatzeko. Aurrerago eztabaidatuko dugu zein estrategia izan daitezkeen arazo ohikoenak konpontzeko.

Erronkak gainditzeko estrategiak

Dagoeneko deskribatu dugun bezala, eskala handiko proiektuek berezko erronkak dituzte, beraz, arrakasta bermatzeko irtenbide estrategikoak eskatzen dituzte. Jarraibide hauek kontuan izanda, zure proiektuaren gaineko kontrol hobea lortzen lagunduko dizu, bere tamaina edozein dela ere.

1. Erantzukizuna hartzea Epe luzeko proiektuetan, emaitzen benetako jabetzea da funtsezkoena. Proiektuaren buruak erabaki gogorren ardura hartu behar du, talde barruan segurtasun psikologikoa sustatuz. Ahalduntze horrek erabakiak hartzea ahalbidetzen du gehiegizko beldurrik gabe, estrategia zuhurregiak eta batzordeen eztabaida luzeak saihestuz.
2. Laguntza ematea ezinbestekoa da enpresaburuen konpromiso goiztiarra bermatzea arrisku existentzialak saihesteko, exekutiboen laguntza okertzen bada. Helburuak eta arrakasta-neurriak hasieratik negoziatzea ohikoa da, baina eskala handiko proiektuetarako, finantza-adituekin lankidetzan aritzeak etorkizuneko irabaziak eta gastuak aurreikusteko malgutasuna ematen du aurrekontu-doikuntzan.
3. Epeak kudeatzea Epe publikoak dituzten ikerketa eta garapen proiektuetan denbora eta esfortzua kalkulatzea zaila izan daiteke, batez ere azken zatia denbora gehien eskatzen duenean. Komunikatu entrega-datak tarte gisa: helburu-data bat egungo ulermenean oinarrituta eta konpromiso-data bat balizko arazoak adierazten dituena. Estimazioak gardentasunez deskontatzeak komunikazioa hobetzen laguntzen du eta menpeko lanetarako programazio argia bermatzen du.
4. Konfiantza sortzea Tokiko komunitateen kezkei erantzutea ezinbestekoa da proiektu handien arrakasta lortzeko. Premiazko kezkei buruzko eztabaidarako gune seguru bat sortzea eta proiektuaren metodo eta helburuei buruzko azalpen puntualak ematea funtsezkoa da. Komunitateko kideak proiektuaren helburuari, espero diren emaitzei, kostuari, denbora-lerroari eta komunitatearentzako onurei buruz hezitzeak ulermen eta lankidetza zentzua sustatzen du. Interesdunekin harremanak sustatuz, proiektu hornitzaileek konfiantza eta laguntza komunitarioaren oinarri bat ezar dezakete, proiektuaren exekuzio arinagoa eta komunitatearentzat etorkizun oparoagoa bermatuz.
5. Merkatua ulertzea Atzerapenak, gabeziak eta kostuen gorabeherek erronkak sortzen dituzte azpiegitura-proiektuentzat. Oztopo horiek gainditzeko, funtsezkoa da merkatuaren dinamika eta hornikuntza-iturri askotarikoak ulertzea. Plangintza proaktiboa, tokiko hornitzaileekin lankidetza, saltzaile malguak aukeratzea eta lehengaien merkatuko aukeren kontzientzia barne, denbora-epe errealagoak eta itxaropenen kudeaketa eraginkorra ahalbidetzen du. Kokapen geografiko desberdinetako erronka bereziak kontuan hartuta, ezinbestekoa da proiektuen kokapenak eta epeak amaitu aurretik ikerketa sakona.

Eskala handiko proiektuak kudeatzeko tresnak

Proiektu zabaletan, Project Management Office (PMO) taldeak pertsona ugari izan ditzake, bakoitzak zeregin talde ezberdin bat gainbegiratzen du. Automatizazio-tresnak modu eraginkorrean erabiltzea ezinbestekoa da PMOren barruan koordinazio eta lankidetza ezin hobea bermatzeko, proiektu konplexuak kudeatzearekin lotutako erantzukizun eta zereginei aurre egiteko.

Automatizazioak kontratistak eta azpikontratisteak kudeatzen laguntzen duten ERP sistemak biltzen ditu, kontratuak eguneratuta mantentzen eta aurrekontua kontrolatzen laguntzen dutenak. BI (Business Intelligence) ere bereziki erabilgarria izan daiteke proiektuen Key Performance Indicators (KPIak) aztertzeko, eta MS Project edo horien baliokideak bezalako tresnak, hala nola, Gantt diagramak, denbora-lerroak eta zereginak kudeatzeko softwarea, eskuarki erabiltzen dira eskala handiko proiektuen kudeaketan. .

ERP softwarea

ERP softwarea irtenbide polifazetikoa da, negozio-erronka askori erantzuten diona, eta tamaina guztietako enpresentzat egokia da. Hona hemen ERPk modu eraginkorrean konpontzen dituen arazoak, hainbat industriatan benetako onurak eskainiz azpiegitura barne.

Elkarlana sustatzea

ERP-k lankidetza maila berrietara eramaten du datuak integratuz, taldeek kohesionatuago funtziona dezaten. Lan-fluxu optimizatuen bidez, taldeek beren ahaleginak sinkronizatzen dituzte, koordinaziorik gabeko koordinazioa bermatuz eta lankidetza-giro bat sustatuz.

Aurrekontuaren zehaztasuna

Hainbat proiektutan aurrekontuak malabareak egitea lan izugarria bihurtzen da, bereziki sail ezberdinek jarraipen-metodo desberdinak hartzen dituztenean. ERP aurrekontu-prozesuak lerrokatzeko urratsak egiten ditu, kontrol hobetua eta aurrekontu-erronk potentzialak goiz detektatzea bermatuz.

Datuak apurtzea

Sigilatutako datuek erronka komun bat dakar enpresen garaikideetan, lankidetza oztopatzen baitute eta errendimenduaren ikuspegi orokorra oztopatzen dute. ERP-k irtenbide gisa balio du konpainiaren datuak plataforma bateratu batean bateratuz, ikuspegi holistikoa eta denbora errealean eskainiz, eta horrela sarrera bikoitza bezalako akatsak minimizatzen ditu.

Inbentarioaren konplexutasunari aurre egitea

Inbentarioa modu eraginkorrean kudeatzea zaila da, batez ere elementu eta azpikategoria ugarirekin lan egiten duten industrietan. ERP-k inbentarioen kudeaketa errazten du, denbora errealean inbentario-mailen inguruko ikuspegiak eskaintzen ditu eta kontrol orokorra indartuz.

Lan-fluxu eraginkorrak

Lan-fluxuen eraginkortasunik ezak negozioaren hazkundeari eusteko erronkak ekartzen ditu askotan. ERP-k datu eta komunikaziorako plataforma bateratu bat sortzen du, sail eta maila guztietan eraginkortasuna hobetzea ahalbidetuz, azken finean, beheko emaitzari mesede eginez. Beraz, zure negozioak erronka hauetakoren bati aurre egiten badio, ERP irtenbideak arakatzea izan daiteke ohiko arazoei aurre egiteko gakoa.

Business Intelligence

BI balio handikoa da prozesuak optimizatzeko, kudeatzaileei hornikuntza-katearen neurketei buruzko ikuspegiak eskaintzen eta banaketa-ibilbideetan hobekuntzak errazten. Gainera, zerbitzu-mailako akordioak betetzen direla bermatzen du, eraginkortasun operatibo orokorra hobetuz.

BIaren balio nagusia datuetan oinarritutako erabakiak bultzatzeko gaitasunean datza, datu gordinak ekintza estrategikoen berri ematen duen informazio ekingarria bihurtuz. Analitika mota hauek BI-ren balio-proposamen anitzeko ekarpena egiten dute:

• Analitika deskribatzailea : iraganeko eta egungo gertaeren inguruko ikuspegia eskainiz, analitika hauek ulermena hobetzen dute eta hobetu beharreko arloak identifikatzen dituzte aginte-panelen, txostenen, datuen biltegiaren eta puntuazio-txartelen bidez.
• Analitika prediktiboa : datuen meatzaritza, modelizazio prediktiboa eta ikaskuntza automatikoa erabiliz, analitika hauek etorkizuneko gertaerak proiektatzen dituzte eta horiek gertatzeko probabilitatea ebaluatzen dute.
• Analitika preskriptiboa : egin beharreko ekintza optimoak agerian uzten ditu, analisi preskriptiboak optimizazioa, simulazioa eta erabakien modelizazioa ahalbidetzen ditu, eta erabakiak hartzeko analisi integrala eskaintzen du.

Adibide gisa, Cementos Argos izendatu nahi nuke, Ameriketan zehar eragiketak dituen zementu-enpresa nabarmena, BIaren eragin eraldatzailea erakusten duena. Abantaila lehiakor baten beharraren aurrean eta erabakiak hartzeko hobekuntzaren aurrean, enpresak negozio-analisirako zentro dedikatu bat ezarri zuen. Esperientziadun negozio-analista eta datu-zientzien taldeetan inbertituz, Cementos Argos-ek BI erabili zuen finantza-prozesuak estandarizatzeko eta bezeroen portaerari buruzko ikuspegi sakonagoa lortzeko, errentagarritasun-maila altua lortuz.

Irtenbide eraginkorrak hautatzea

Erreminta eta teknika egokiak hautatzea funtsezkoa da edozein proiekturen arrakasta izateko. Faktore hauek kontuan hartuta, erabaki informatuak har ditzakezu eskala handiko proiektuak kudeatzeko tresnak aukeratzerakoan, zure proiektuen behar eta dinamika bereziekin bat datozenak.

Irisgarritasuna

COVID-aren ondorengo garaian, irisgarritasuna funtsezkoa da, hainbat lan-kokapen kontuan hartuta. Eraikuntza-proiektuak kudeatzeko tresna onenak hodeian/webean oinarrituta daude, eta ia edozein lekutatik irisgarritasuna eskaintzen dute mundu osoan.

Txosten dinamikoa

Eraikuntza-proiektuak modu eraginkorrean kudeatzeko, denbora errealeko informazioa ezinbestekoa da. Aukeratu berehalako txostenak ematen dituzten tresnak, erabakiak hartzeko informazio eguneratuena duzula ziurtatuz.

Euskarri sendoa

Tresna onenek ere erronkak aurki ditzakete ezarpenean. Aukeratu bezeroarentzako laguntza fidagarria duten hornitzaileen irtenbideak, behar denean laguntza azkarra ziurtatuz.

Datuen segurtasuna

Eraikuntzako datuen balioa eta sentsibilitatea kontuan hartuta, lehenetsi segurtasun neurri sendoak dituzten tresnak. Integratu aurretik, ikertu software-hornitzailea, ulertu haien erabilera-baldintzak eta egiaztatu inplementatutako segurtasun-protokoloak zure enpresaren datuak babesteko.

Integraziorik gabekoa

Onartu software-soluzio bakar batek agian ez dituela zure proiektuak kudeatzeko baldintza guztiak betetzen. Aukeratu lehendik dagoen konfigurazioarekin ezin hobeto integratzen diren tresnak, irtenbide pertsonalizatu eta kohesionatu bat ahalbidetuz.

Laburbilduz, proiektu handiak kudeatzea erronka gogorrak dakartza, hala nola lan talde desberdinak koordinatzea eta finantza arriskuak kudeatzea. ERP eta BI, kontrol maila hobetzen eta datu handietatik informazio erabilgarria lortzen lagun dezakete, proiektuak kudeatzeko tresna egokiak aukeratzea funtsezkoa da zure enpresaren produktibitatea areagotzeko. Artikulu honek zure ebaluazio-prozesurako funtsezko kontuei buruzko informazio baliotsua eman duelakoan gaude.