Navegando pola complexidade: os retos da xestión de proxectos a gran escala

Xestionar proxectos a gran escala faise un reto coa implicación de miles de participantes na implementación do proxecto. A complexidade tamén xorde da falta dun espazo de información unificado para a xestión de proxectos. Os aspectos clave, como horarios, fitos, acordos, orzamentos de proxectos, fluxos de traballo de documentos, análise de rendemento e información xeográfica, están espallados por diferentes plataformas.

Partindo da nosa experiencia, sobre todo no sector público, recollín os consellos máis valiosos para superar os retos que están a plantexar os proxectos a gran escala. Isto inclúe solucións de software, deseñadas para xestionar de forma eficiente proxectos e estratexias de xestión, que ofrecen un enfoque cohesionado para superar os obstáculos que supoñen os diversos espazos de información e os fluxos de traballo descentralizados.

Desafíos típicos

Xestionar de forma eficaz proxectos de infraestruturas a gran escala implica abordar varios problemas de xestión de proxectos. Un dos retos máis importantes implica a coordinación de múltiples subcontratistas especializados e require unha supervisión estratéxica para garantir o seu aliñamento cos obxectivos e prazos do proxecto.

Outro punto aquí é que os riscos relacionados co financiamento, como os cambios no alcance do proxecto ou as ordes, esixen unha planificación e xestión financeira áxiles para acomodar as necesidades do proxecto en evolución. Ademais, manter un fluxo de caixa preciso é esencial para a correcta asignación de recursos e custos de acordo co orzamento xeral de construción.

Os desafíos técnicos son un aspecto máis co que tes que atopar traballando a gran escala. Moitas veces xorden na obtención de aprobacións, facendo fincapé na necesidade dunha comunicación e colaboración simplificadas. Do mesmo xeito, as aprobacións oportunas dos propietarios do proxecto son fundamentais para evitar atrasos e garantir a boa progresión do proxecto. Contar con subcontratistas con menos experiencia presenta retos técnicos, o que subliña a importancia dunha investigación e apoio exhaustivos.

Tamén se deben considerar os riscos externos, incluíndo o apoio do goberno e a inflación potencial dos prezos dos recursos. Aínda que o goberno pode axudar con certos riscos externos, os contratistas deben ter en conta as flutuacións dos prezos dos recursos que afectan directamente aos custos de construción.

O risco de infraestrutura menos acordado son as inexactitudes na estimación das cantidades materiais. A pesar de contratar recursos cualificados, os posibles erros humanos na estimación de cantidades aínda poden supoñer problemas.

Navegar eficazmente por estes desafíos esixe estratexias de xestión de proxectos proactivas, planificación financeira meticulosa e coordinación continua entre as partes interesadas para garantir a entrega exitosa e oportuna do proxecto. Máis adiante analizaremos cales son as estratexias que poden ser fundamentais para resolver os problemas máis comúns.

Estratexias para superar os retos

Como xa describimos, os proxectos a gran escala veñen con desafíos inherentes, polo que demandan solucións estratéxicas para garantir o éxito. Tendo en conta estas directrices, contribuirá a mellorar o control do teu proxecto, independentemente do seu tamaño.

1. Asumir a responsabilidade Nos proxectos a longo prazo, a verdadeira propiedade dos resultados é o punto máis esencial. O líder do proxecto debe asumir a responsabilidade das decisións difíciles, fomentando a seguridade psicolóxica dentro do equipo. Este empoderamento permite a toma de decisións eficaz sen medo indebido, evitando estratexias excesivamente cautelosas e prolongadas discusións do comité.
2. Proporcionar apoio Asegurar o compromiso precoz dos líderes da empresa é vital para previr posibles riscos existenciais se o apoio executivo falla. Negociar obxectivos e métricas de éxito desde o principio é común, pero para proxectos a gran escala, colaborar con expertos financeiros para prever beneficios e gastos futuros proporciona flexibilidade nos axustes orzamentarios.
3. Xestionar cronogramas Estimar o tempo e o esforzo en proxectos de investigación e desenvolvemento con prazos públicos pode ser un reto, especialmente cando a última parte adoita ser a que leva máis tempo. Comunica as datas de entrega como un intervalo: unha data obxectivo baseada no entendemento actual e unha data de compromiso que sinala posibles problemas. Descontar as estimacións de forma transparente axuda a mellorar a comunicación e garante unha programación clara para o traballo dependente.
4. Fomentar a confianza Abordar as preocupacións das comunidades locais é esencial para o éxito dos grandes proxectos. Crear un espazo seguro para debates sobre problemas urxentes e proporcionar explicacións oportunas dos métodos e obxectivos do proxecto é fundamental. Educar aos membros da comunidade sobre o propósito do proxecto, os resultados esperados, o custo, o calendario e os beneficios para a comunidade fomenta un sentido de comprensión e colaboración. Ao fomentar as relacións coas partes interesadas, os provedores de proxectos poden establecer unha base de confianza e apoio comunitario, garantindo unha execución do proxecto máis fluida e un futuro máis brillante para a comunidade.
5. Comprensión do mercado Os atrasos, a escaseza e as flutuacións de custos supoñen retos para os proxectos de infraestrutura. Para superar estes obstáculos, é fundamental unha profunda comprensión da dinámica do mercado e das diversas fontes de subministración. A planificación proactiva, que inclúe a colaboración con provedores locais, a selección de provedores flexibles e o coñecemento das oportunidades do mercado de materias primas, permiten prazos máis realistas e unha xestión eficaz das expectativas. Dados os desafíos únicos en diferentes localizacións xeográficas, é imprescindible unha investigación exhaustiva antes de finalizar as localizacións e os prazos do proxecto.

Ferramentas para xestionar proxectos a gran escala

En proxectos extensos, o equipo da Oficina de Xestión de Proxectos (PMO) pode estar formado por numerosas persoas, cada unha delas supervisando un grupo de tarefas distinto. Utilizar eficazmente as ferramentas de automatización é esencial para garantir unha coordinación e colaboración perfecta dentro do PMO, abordando as responsabilidades e tarefas asociadas á xestión de proxectos complexos.

A automatización inclúe sistemas ERP que axudan a xestionar contratistas e subcontratistas, manter os contratos actualizados e controlar o orzamento. BI (Business Intelligence) tamén pode ser especialmente útil para analizar os indicadores clave de rendemento (KPI) do proxecto, e ferramentas como MS Project ou os seus equivalentes, como diagramas de Gantt, cronogramas e software de xestión de tarefas, úsanse habitualmente na xestión de proxectos a gran escala. .

software ERP

O software ERP é unha solución versátil que aborda unha serie de desafíos empresariais, polo que é adecuado para empresas de todos os tamaños. Estes son os problemas que o ERP resolve de forma eficaz, ofrecendo beneficios reais en varias industrias, incluída a infraestrutura.

Fomento da colaboración

O ERP leva a colaboración a novas alturas integrando datos, o que permite aos equipos funcionar de forma máis cohesionada. A través de fluxos de traballo optimizados, os equipos sincronizan os seus esforzos, garantindo unha coordinación perfecta e promovendo un ambiente de traballo colaborativo.

Precisión orzamentaria

Facer malabarismos cos orzamentos en varios proxectos convértese nunha tarefa desalentadora, especialmente cando os diferentes departamentos adoptan diversos métodos de seguimento. O ERP intervén para aliñar os procesos orzamentarios, garantindo un control mellorado e a detección precoz de potenciais retos orzamentarios.

Desglosando datos

Os datos en silos representan un desafío común nas empresas contemporáneas, que impiden a colaboración e obstruyen unha visión xeral do rendemento. O ERP serve como solución ao fusionar os datos da empresa nunha plataforma unificada, ofrecendo unha perspectiva holística e en tempo real, minimizando así erros como a dobre entrada.

Abordar a complexidade do inventario

Xestionar de forma eficaz o inventario resulta problemático, especialmente nas industrias que tratan con multitude de artigos e subcategorías. O ERP simplifica a xestión do inventario, ofrecendo información en tempo real sobre os niveis de inventario e reforzando o control xeral.

Fluxos de traballo ineficientes

As ineficiencias nos fluxos de traballo adoitan levar a desafíos para manter o crecemento do negocio. O ERP crea unha plataforma unificada para datos e comunicación, que permite melloras de eficiencia en todos os departamentos e niveis, beneficiando finalmente o resultado final. Polo tanto, se a súa empresa se enfronta a algún destes desafíos, explorar solucións ERP pode ser a clave para superar problemas comúns.

Intelixencia empresarial

A BI resulta inestimable para optimizar os procesos, ofrecer aos xestores información sobre as métricas da cadea de subministración e facilitar melloras nas rutas de distribución. Ademais, garante o cumprimento dos acordos de nivel de servizo, mellorando a eficiencia operativa xeral.

O principal valor da BI reside na súa capacidade para impulsar decisións baseadas en datos, transformando os datos brutos en información accionable que informa as accións estratéxicas. Os seguintes tipos de análises contribúen á proposta de valor multifacética de BI:

• Analítica descritiva : ofrecendo información sobre eventos pasados e actuais, estas análises melloran a comprensión e identifican áreas de mellora mediante paneis, informes, almacenamento de datos e tarxetas de puntuación.
• Analítica preditiva : empregando a minería de datos, o modelado preditivo e a aprendizaxe automática, estas análises proxectan eventos futuros e avalían a probabilidade de que se produzan.
• Analítica prescritiva : que revela as accións óptimas a tomar, a análise prescritiva permite a optimización, a simulación e o modelado de decisións, proporcionando unha análise completa para a toma de decisións informada.

Como exemplo, gustaríame poñer o nome de Cementos Argos, unha destacada empresa de cemento con operacións en América, que demostra o impacto transformador da BI. Ante a necesidade dunha vantaxe competitiva e unha mellora na toma de decisións, a empresa estableceu un centro de análise empresarial dedicado. Ao investir en analistas empresariais experimentados e equipos de ciencia de datos, Cementos Argos utilizou a BI para estandarizar os procesos financeiros e obter información máis profunda sobre o comportamento dos clientes, o que resultou nuns niveis de rendibilidade elevados.

Elixir solucións eficaces

Seleccionar as ferramentas e técnicas adecuadas é fundamental para o éxito de calquera proxecto. Ao ter en conta estes factores, pode tomar decisións informadas ao elixir ferramentas de xestión de proxectos a gran escala que se aliñan coas necesidades e dinámicas únicas dos seus proxectos.

Accesibilidade

Nunha era posterior á COVID-19, a accesibilidade é primordial, tendo en conta os diversos lugares de traballo. As mellores ferramentas de xestión de proxectos de construción están baseadas na nube/web, que ofrecen accesibilidade desde practicamente calquera lugar do mundo.

Informes dinámicos

Para xestionar proxectos de construción de forma eficaz, a información en tempo real é imprescindible. Opta por ferramentas que proporcionan informes instantáneos, asegurándose de ter as informacións máis actualizadas para tomar decisións informadas.

Soporte robusto

Incluso as mellores ferramentas poden atopar problemas durante a implementación. Elixe solucións de provedores con atención ao cliente fiable, garantindo unha asistencia rápida cando sexa necesario.

Seguridade dos datos

Dado o valor e a sensibilidade dos datos de construción, priorice as ferramentas con medidas de seguridade sólidas. Antes da integración, investigue o provedor de software, comprenda os seus termos de uso e comprobe os protocolos de seguridade implementados para protexer os datos da súa empresa.

Integración perfecta

Recoñece que unha única solución de software pode non cumprir todos os requisitos de xestión de proxectos. Opta por ferramentas que se integran perfectamente coa túa configuración existente, o que permite unha solución personalizada e cohesionada.

En resumo, a xestión de grandes proxectos leva con retos difíciles, como coordinar diferentes grupos de traballo e xestionar riscos financeiros. O ERP e a BI poden axudar a mellorar o nivel de control e obter información útil a partir do big data. Elixir as ferramentas de xestión de proxectos adecuadas é fundamental para aumentar a produtividade da súa empresa. Confiamos que este artigo proporcionou información valiosa sobre consideracións esenciais para o seu proceso de avaliación.