Kerumitan Menavigasi: Cabaran Mengurus Projek Berskala Besar

Menguruskan projek berskala besar menjadi mencabar dengan penglibatan ribuan peserta dalam pelaksanaan projek. Kerumitan juga timbul daripada kekurangan ruang maklumat bersatu untuk pengurusan projek. Aspek utama, seperti jadual, pencapaian, perjanjian, belanjawan projek, aliran kerja dokumen, analisis prestasi dan maklumat geografi, tersebar di seluruh platform yang berbeza.

Berdasarkan pengalaman kami, khususnya dalam sektor awam, saya telah mengumpul petua paling berharga untuk mengatasi cabaran projek berskala besar. Ini termasuk penyelesaian perisian, yang direka untuk mengurus projek dan strategi pengurusan dengan cekap, menawarkan pendekatan padu untuk mengatasi halangan yang ditimbulkan oleh ruang maklumat yang pelbagai dan aliran kerja terpencar.

Cabaran biasa

Menguruskan projek infrastruktur berskala besar dengan berkesan memerlukan menangani pelbagai isu pengurusan projek. Salah satu cabaran paling ketara melibatkan penyelarasan berbilang subkontraktor khusus dan memerlukan pengawasan strategik untuk memastikan penjajaran mereka dengan matlamat dan garis masa projek.

Perkara lain di sini ialah risiko berkaitan kewangan, seperti perubahan dalam skop atau pesanan projek, menuntut perancangan dan pengurusan kewangan yang tangkas untuk menampung keperluan projek yang berkembang. Selain itu, mengekalkan aliran tunai yang tepat adalah penting untuk peruntukan sumber dan kos yang betul selaras dengan keseluruhan bajet pembinaan.

Cabaran teknikal adalah satu lagi aspek yang anda pasti akan hadapi bekerja dengan skala besar. Mereka sering timbul dalam mendapatkan kelulusan, menekankan keperluan untuk komunikasi dan kerjasama yang diperkemas. Begitu juga, kelulusan tepat pada masanya daripada pemilik projek adalah penting untuk mengelakkan kelewatan dan memastikan kemajuan projek lancar. Bergantung pada subkontraktor yang kurang berpengalaman memperkenalkan cabaran teknikal, menekankan kepentingan pemeriksaan dan sokongan menyeluruh.

Risiko luaran, termasuk sokongan kerajaan dan potensi inflasi dalam harga sumber, juga mesti dipertimbangkan. Walaupun kerajaan mungkin membantu dengan risiko luaran tertentu, kontraktor perlu mengambil kira turun naik harga sumber yang secara langsung menjejaskan kos pembinaan.

Risiko infrastruktur yang paling tidak dipersetujui ialah ketidaktepatan dalam menganggar kuantiti material. Walaupun mengupah sumber mahir, potensi kesilapan manusia dalam anggaran kuantiti masih boleh menimbulkan masalah.

Mengemudi cabaran ini dengan berkesan memerlukan strategi pengurusan projek yang proaktif, perancangan kewangan yang teliti, dan penyelarasan berterusan di kalangan pihak berkepentingan untuk memastikan penyampaian projek berjaya dan tepat pada masanya. Selanjutnya kita akan membincangkan strategi yang boleh menjadi penting dalam menyelesaikan masalah yang paling biasa.

Strategi untuk mengatasi cabaran

Seperti yang telah kami jelaskan, projek berskala besar datang dengan cabaran yang wujud, oleh itu mereka menuntut penyelesaian strategik untuk memastikan kejayaan. Mengingati garis panduan ini akan menyumbang kepada mendapatkan kawalan yang lebih baik ke atas projek anda, tanpa mengira saiznya.

1. Mengambil tanggungjawab Dalam projek jangka panjang, pemilikan sebenar hasil adalah perkara yang paling penting. Ketua projek mesti bertanggungjawab untuk keputusan yang sukar, memupuk keselamatan psikologi dalam pasukan. Pemerkasaan ini membolehkan membuat keputusan yang berkesan tanpa rasa takut yang tidak wajar, menghalang strategi yang terlalu berhati-hati dan perbincangan jawatankuasa yang berpanjangan.
2. Menyediakan sokongan Mendapat komitmen awal daripada pemimpin syarikat adalah penting untuk mengelakkan potensi risiko wujud jika sokongan eksekutif goyah. Rundingan matlamat dan metrik kejayaan dari awal adalah perkara biasa, tetapi untuk projek berskala besar, bekerjasama dengan pakar kewangan untuk meramalkan keuntungan dan perbelanjaan masa depan memberikan kelonggaran dalam pelarasan belanjawan.
3. Mengurus garis masa Menganggarkan masa dan usaha dalam projek penyelidikan dan pembangunan dengan tarikh akhir awam boleh menjadi mencabar, terutamanya apabila bahagian terakhir cenderung memakan masa yang paling lama. Sampaikan tarikh penghantaran sebagai julat: tarikh sasaran berdasarkan pemahaman semasa dan tarikh komitmen menandakan isu yang berpotensi. Mendiskaun anggaran secara telus membantu meningkatkan komunikasi dan memastikan penjadualan yang jelas untuk kerja bergantung.
4. Membina keyakinan Menangani kebimbangan dalam komuniti tempatan adalah penting untuk kejayaan projek utama. Mewujudkan ruang selamat untuk perbincangan tentang kebimbangan segera dan memberikan penjelasan tepat pada masanya tentang kaedah dan objektif projek adalah kunci. Mendidik ahli komuniti tentang tujuan projek, hasil yang diharapkan, kos, garis masa dan faedah untuk komuniti memupuk rasa persefahaman dan kerjasama. Dengan memupuk hubungan dengan pihak berkepentingan, penyedia projek boleh mewujudkan asas kepercayaan dan sokongan komunal, memastikan pelaksanaan projek yang lebih lancar dan masa depan yang lebih cerah untuk komuniti.
5. Memahami pasaran Kelewatan, kekurangan dan turun naik kos menimbulkan cabaran kepada projek infrastruktur. Untuk mengharungi halangan ini, pemahaman mendalam tentang dinamik pasaran dan sumber bekalan yang pelbagai adalah penting. Perancangan proaktif, termasuk kerjasama dengan pembekal tempatan, pemilihan vendor yang fleksibel, dan kesedaran tentang peluang pasaran bahan mentah, membolehkan garis masa yang lebih realistik dan pengurusan jangkaan yang berkesan. Memandangkan cabaran unik di lokasi geografi yang berbeza, penyelidikan menyeluruh sebelum memuktamadkan lokasi dan tarikh akhir projek adalah penting.

Alat untuk menguruskan projek berskala besar

Dalam projek yang luas, pasukan Pejabat Pengurusan Projek (PMO) mungkin terdiri daripada banyak individu, masing-masing menyelia kumpulan tugas yang berbeza. Penggunaan alat automasi dengan berkesan adalah penting untuk memastikan penyelarasan dan kerjasama yang lancar dalam PMO, menangani tanggungjawab dan tugas yang berkaitan dengan mengurus projek yang kompleks.

Automasi termasuk sistem ERP yang membantu mengurus kontraktor dan subkontraktor, memastikan kontrak dikemas kini dan mengawal belanjawan. BI (Kecerdasan Perniagaan) juga boleh berguna secara khusus untuk menganalisis Petunjuk Prestasi Utama (KPI) projek dan alatan seperti MS Project atau yang setara dengannya, seperti carta Gantt, garis masa dan perisian pengurusan tugas, biasanya digunakan dalam pengurusan projek berskala besar. .

perisian ERP

Perisian ERP ialah penyelesaian serba boleh yang menangani pelbagai cabaran perniagaan, menjadikannya sesuai untuk syarikat dari semua saiz. Berikut ialah masalah yang ERP selesaikan dengan berkesan, menawarkan faedah sebenar merentas pelbagai industri termasuk infrastruktur.

Memupuk kerjasama

ERP membawa kerjasama ke tahap baharu dengan menyepadukan data, membolehkan pasukan berfungsi dengan lebih padu. Melalui aliran kerja yang dioptimumkan, pasukan menyegerakkan usaha mereka, memastikan penyelarasan yang lancar dan mempromosikan persekitaran kerja kolaboratif.

Ketepatan belanjawan

Menyulap belanjawan merentas pelbagai projek menjadi tugas yang sukar, terutamanya apabila jabatan yang berbeza menggunakan kaedah penjejakan yang pelbagai. Langkah ERP untuk menyelaraskan proses belanjawan, menjamin kawalan yang dipertingkatkan dan pengesanan awal potensi cabaran belanjawan.

Memecahkan data

Data yang disenyapkan menimbulkan cabaran biasa dalam perusahaan kontemporari, menghalang kerjasama dan menghalang gambaran keseluruhan prestasi yang komprehensif. ERP berfungsi sebagai penyelesaian dengan menggabungkan data syarikat ke dalam platform bersatu, menawarkan perspektif holistik dan masa nyata, dengan itu meminimumkan ralat seperti kemasukan berganda.

Menangani kerumitan inventori

Mengurus inventori dengan berkesan terbukti menyusahkan, terutamanya dalam industri yang berurusan dengan pelbagai item dan subkategori. ERP memudahkan pengurusan inventori, menawarkan cerapan masa nyata ke dalam tahap inventori dan mengukuhkan kawalan keseluruhan.

Aliran kerja yang tidak cekap

Ketidakcekapan dalam aliran kerja sering membawa kepada cabaran dalam mengikuti pertumbuhan perniagaan. ERP mencipta platform bersatu untuk data dan komunikasi, membolehkan peningkatan kecekapan merentas jabatan dan peringkat, akhirnya memberi manfaat kepada keuntungan. Jadi jika perniagaan anda bergelut dengan mana-mana cabaran ini, meneroka penyelesaian ERP boleh menjadi kunci untuk mengatasi isu biasa.

Perisikan Perniagaan

BI terbukti tidak ternilai dalam mengoptimumkan proses, menawarkan pengurus wawasan tentang metrik rantaian bekalan dan memudahkan penambahbaikan dalam laluan pengedaran. Selain itu, ia memastikan pematuhan kepada perjanjian tahap perkhidmatan, meningkatkan kecekapan operasi keseluruhan.

Nilai utama BI terletak pada kapasitinya untuk memacu keputusan dipacu data, mengubah data mentah kepada maklumat yang boleh diambil tindakan yang memaklumkan tindakan strategik. Jenis analitik berikut menyumbang kepada cadangan nilai pelbagai rupa BI:

• Analitis deskriptif : menawarkan cerapan tentang peristiwa masa lalu dan semasa, analitik ini meningkatkan pemahaman dan mengenal pasti bidang untuk penambahbaikan melalui papan pemuka, pelaporan, pergudangan data dan kad skor.
• Analitik ramalan : menggunakan perlombongan data, pemodelan ramalan dan pembelajaran mesin, analitik ini memproyeksikan peristiwa masa hadapan dan menilai kemungkinan kejadiannya.
• Analitik preskriptif : mendedahkan tindakan optimum untuk diambil, analitik preskriptif membolehkan pengoptimuman, simulasi dan pemodelan keputusan, menyediakan analisis yang komprehensif untuk membuat keputusan termaklum.

Sebagai contoh, saya ingin menamakan Cementos Argos, sebuah syarikat simen terkemuka dengan operasi di seluruh benua Amerika, yang menunjukkan kesan transformatif BI. Berhadapan dengan keperluan untuk kelebihan daya saing dan membuat keputusan yang lebih baik, syarikat itu menubuhkan pusat analisis perniagaan khusus. Dengan melabur dalam penganalisis perniagaan yang berpengalaman dan pasukan sains data, Cementos Argos menggunakan BI untuk menyeragamkan proses kewangan dan mendapatkan pandangan yang lebih mendalam tentang tingkah laku pelanggan, yang menghasilkan tahap keuntungan yang tinggi.

Memilih penyelesaian yang berkesan

Memilih alat dan teknik yang betul adalah penting untuk kejayaan mana-mana projek. Dengan mempertimbangkan faktor ini, anda boleh membuat keputusan termaklum apabila memilih alatan pengurusan projek berskala besar yang selaras dengan keperluan unik dan dinamik projek anda.

Kebolehcapaian

Dalam era pasca COVID, kebolehaksesan adalah yang terpenting, dengan mengambil kira lokasi kerja yang pelbagai. Alat pengurusan projek pembinaan terbaik adalah berasaskan awan/web, menawarkan kebolehaksesan dari mana-mana sahaja di seluruh dunia.

Pelaporan dinamik

Untuk menguruskan projek pembinaan dengan berkesan, maklumat masa nyata adalah satu kemestian. Pilih alat yang menyediakan pelaporan segera, memastikan anda mempunyai cerapan yang paling terkini untuk membuat keputusan termaklum.

Sokongan yang teguh

Malah alat terbaik mungkin menghadapi cabaran semasa pelaksanaan. Pilih penyelesaian daripada pembekal dengan sokongan pelanggan yang boleh dipercayai, memastikan bantuan segera apabila diperlukan.

Keselamatan data

Memandangkan nilai dan sensitiviti data pembinaan, utamakan alatan dengan langkah keselamatan yang teguh. Sebelum penyepaduan, selidiki pembekal perisian, fahami syarat penggunaan mereka dan pastikan protokol keselamatan yang dilaksanakan untuk melindungi data syarikat anda.

Penyepaduan yang lancar

Kenali bahawa satu penyelesaian perisian mungkin tidak memenuhi semua keperluan pengurusan projek anda. Pilih alatan yang disepadukan dengan lancar dengan persediaan sedia ada anda, membolehkan penyelesaian tersuai dan padu.

Ringkasnya, pengendalian projek besar datang dengan cabaran yang sukar, seperti menyelaraskan kumpulan kerja yang berbeza dan mengurus risiko kewangan. ERP dan BI, boleh membantu meningkatkan tahap kawalan dan mendapatkan cerapan berguna daripada data besar, memilih alatan pengurusan projek yang betul adalah kunci untuk meningkatkan produktiviti syarikat anda. Kami percaya artikel ini telah memberikan cerapan berharga tentang pertimbangan penting untuk proses penilaian anda.