Pagiging Kumplikado sa Pag-navigate: Ang Mga Hamon sa Pamamahala ng Malalaking Proyekto

Ang pamamahala sa mga malalaking proyekto ay nagiging mahirap sa paglahok ng libu-libong kalahok sa pagpapatupad ng proyekto. Ang pagiging kumplikado ay lumitaw din mula sa kakulangan ng isang pinag-isang puwang ng impormasyon para sa pamamahala ng proyekto. Ang mga pangunahing aspeto, gaya ng mga iskedyul, milestone, kasunduan, badyet ng proyekto, daloy ng trabaho sa dokumento, pagsusuri sa pagganap, at heograpikal na impormasyon, ay nakakalat sa iba't ibang platform.

Batay sa aming karanasan, partikular sa pampublikong sektor, nakolekta ko ang pinakamahahalagang tip upang malampasan ang mga hamon na ibinibigay ng malalaking proyekto. Kabilang dito ang mga solusyon sa software, na idinisenyo upang mahusay na pamahalaan ang mga proyekto at mga diskarte sa pamamahala, na nag-aalok ng magkakaugnay na diskarte upang malampasan ang mga hadlang na dulot ng magkakaibang mga puwang ng impormasyon at mga desentralisadong daloy ng trabaho.

Mga karaniwang hamon

Ang epektibong pamamahala sa mga malalaking proyektong pang-imprastraktura ay nangangailangan ng pagtugon sa iba't ibang isyu sa pamamahala ng proyekto. Ang isa sa pinakamahahalagang hamon ay kinabibilangan ng pag-uugnay ng maraming dalubhasang subcontractor at nangangailangan ng estratehikong pangangasiwa upang matiyak ang kanilang pagkakahanay sa mga layunin at timeline ng proyekto.

Ang isa pang punto dito ay ang mga panganib na nauugnay sa pananalapi, tulad ng mga pagbabago sa saklaw ng proyekto o mga order, ay nangangailangan ng maliksi na pagpaplano at pamamahala sa pananalapi upang matugunan ang mga umuusbong na kinakailangan sa proyekto. Bukod, ang pagpapanatili ng tumpak na daloy ng pera ay mahalaga para sa wastong paglalaan ng mapagkukunan at gastos na naaayon sa pangkalahatang badyet sa pagtatayo.

Ang mga teknikal na hamon ay isa pang aspeto na tiyak na makakaharap mo sa pagtatrabaho sa malalaking sukat. Madalas silang lumitaw sa pagkuha ng mga pag-apruba, na binibigyang-diin ang pangangailangan para sa naka-streamline na komunikasyon at pakikipagtulungan. Katulad nito, ang napapanahong pag-apruba mula sa mga may-ari ng proyekto ay kritikal para maiwasan ang mga pagkaantala at pagtiyak ng maayos na pag-unlad ng proyekto. Ang pag-asa sa mga hindi gaanong karanasan sa mga subcontractor ay nagpapakilala ng mga teknikal na hamon, na binibigyang-diin ang kahalagahan ng masusing pagsusuri at suporta.

Ang mga panlabas na panganib, kabilang ang suporta ng gobyerno at potensyal na inflation sa mga presyo ng mapagkukunan, ay dapat ding isaalang-alang. Bagama't maaaring tumulong ang pamahalaan sa ilang mga panlabas na panganib, kailangang isaalang-alang ng mga kontratista ang mga pagbabago sa mga presyo ng mapagkukunan na direktang nakakaapekto sa mga gastos sa konstruksiyon.

Ang hindi gaanong napagkasunduan na panganib sa imprastraktura ay ang mga kamalian sa pagtatantya ng mga materyal na dami. Sa kabila ng pagkuha ng mga bihasang mapagkukunan, ang mga potensyal na pagkakamali ng tao sa pagtatantya ng dami ay maaari pa ring magdulot ng mga problema.

Ang epektibong pag-navigate sa mga hamong ito ay nangangailangan ng mga proactive na diskarte sa pamamahala ng proyekto, masusing pagpaplano sa pananalapi, at patuloy na koordinasyon sa mga stakeholder upang matiyak ang matagumpay at napapanahong paghahatid ng proyekto. Higit pa sa tatalakayin natin kung anong mga estratehiya ang maaaring maging instrumento sa paglutas ng mga pinakakaraniwang problema.

Mga diskarte upang malampasan ang mga hamon

Tulad ng inilarawan na namin, ang mga malalaking proyekto ay may mga likas na hamon, kaya humihingi sila ng mga madiskarteng solusyon upang matiyak ang tagumpay. Ang pag-alala sa mga alituntuning ito ay makakatulong sa pagkakaroon ng pinahusay na kontrol sa iyong proyekto, anuman ang laki nito.

1. Ang pagkuha ng responsibilidad Sa mga pangmatagalang proyekto, ang tunay na pagmamay-ari ng mga resulta ay ang pinakamahalagang punto. Ang pinuno ng proyekto ay dapat kumuha ng responsibilidad para sa mga mahihirap na desisyon, na nagpapatibay ng sikolohikal na kaligtasan sa loob ng koponan. Ang empowerment na ito ay nagbibigay-daan sa epektibong paggawa ng desisyon nang walang labis na takot, na pumipigil sa sobrang maingat na mga diskarte at matagal na talakayan ng komite.
2. Pagbibigay ng suporta Ang pag-secure ng maagang pangako mula sa mga pinuno ng kumpanya ay mahalaga upang maiwasan ang mga potensyal na eksistensyal na panganib kung humihina ang suporta ng executive. Ang pakikipag-ayos sa mga layunin at sukatan ng tagumpay mula sa simula ay karaniwan, ngunit para sa mga malalaking proyekto, ang pakikipagtulungan sa mga eksperto sa pananalapi upang mahulaan ang mga kita at gastos sa hinaharap ay nagbibigay ng flexibility sa mga pagsasaayos ng badyet.
3. Pamamahala ng mga timeline Ang pagtatantya ng oras at pagsisikap sa mga proyekto sa pananaliksik at pagpapaunlad na may mga pampublikong deadline ay maaaring maging mahirap, lalo na kapag ang huling bahagi ay may posibilidad na maging pinaka-nakakaubos ng oras. Ipahayag ang mga petsa ng paghahatid bilang isang hanay: isang target na petsa batay sa kasalukuyang pag-unawa at isang petsa ng pag-commit na nagpapahiwatig ng mga potensyal na isyu. Ang malinaw na pagbabawas ng mga pagtatantya ay nakakatulong na mapabuti ang komunikasyon at tinitiyak ang malinaw na pag-iiskedyul para sa umaasang trabaho.
4. Pagbuo ng kumpiyansa Ang pagtugon sa mga alalahanin sa loob ng mga lokal na komunidad ay mahalaga para sa tagumpay ng mga pangunahing proyekto. Ang paglikha ng isang ligtas na lugar para sa mga talakayan tungkol sa mga kagyat na alalahanin at pagbibigay ng napapanahong mga paliwanag ng mga pamamaraan at layunin ng proyekto ay susi. Ang pagtuturo sa mga miyembro ng komunidad sa layunin ng proyekto, inaasahang mga resulta, gastos, timeline, at mga benepisyo para sa komunidad ay nagpapaunlad ng pakiramdam ng pagkakaunawaan at pakikipagtulungan. Sa pamamagitan ng pag-aalaga ng mga relasyon sa mga stakeholder, ang mga tagapagbigay ng proyekto ay makakapagtatag ng pundasyon ng tiwala at suportang pangkomunidad, na tinitiyak ang isang mas maayos na pagpapatupad ng proyekto at isang mas maliwanag na hinaharap para sa komunidad.
5. Pag-unawa sa merkado Ang mga pagkaantala, kakulangan, at pagbabagu-bago ng gastos ay nagdudulot ng mga hamon sa mga proyektong pang-imprastraktura. Upang ma-navigate ang mga hadlang na ito, ang malalim na pag-unawa sa dinamika ng merkado at magkakaibang mga mapagkukunan ng supply ay mahalaga. Ang aktibong pagpaplano, kabilang ang pakikipagtulungan sa mga lokal na supplier, pagpili ng mga flexible na vendor, at isang kamalayan sa mga pagkakataon sa merkado ng hilaw na materyal, ay nagbibigay-daan para sa mas makatotohanang mga timeline at epektibong pamamahala sa inaasahan. Dahil sa mga natatanging hamon sa iba't ibang heyograpikong lokasyon, kailangan ang masusing pagsasaliksik bago i-finalize ang mga lokasyon at deadline ng proyekto.

Mga tool para pamahalaan ang mga malalaking proyekto

Sa malawak na mga proyekto, ang Project Management Office (PMO) team ay maaaring binubuo ng maraming indibidwal, bawat isa ay nangangasiwa sa isang natatanging pangkat ng gawain. Ang epektibong paggamit ng mga tool sa automation ay mahalaga para sa pagtiyak ng tuluy-tuloy na koordinasyon at pakikipagtulungan sa loob ng PMO, pagtugon sa mga responsibilidad at gawaing nauugnay sa pamamahala ng mga kumplikadong proyekto.

Kasama sa automation ang mga ERP system na tumutulong na pamahalaan ang mga contractor at subcontractor, panatilihing na-update ang mga kontrata, at kontrolin ang badyet. Ang BI (Business Intelligence) ay maaari ding maging partikular na kapaki-pakinabang para sa pagsusuri ng mga Key Performance Indicator (KPI) ng proyekto, at mga tool tulad ng MS Project o mga katumbas ng mga ito, tulad ng mga Gantt chart, timeline, at task management software, ay karaniwang ginagamit sa malakihang pamamahala ng proyekto. .

ERP software

Ang ERP software ay isang maraming nalalaman na solusyon na tumutugon sa isang hanay ng mga hamon sa negosyo, na ginagawa itong angkop para sa mga kumpanya sa lahat ng laki. Narito ang mga problemang epektibong nilulutas ng ERP, na nag-aalok ng mga tunay na benepisyo sa iba't ibang industriya kabilang ang imprastraktura.

Pagpapatibay ng pagtutulungan

Dinadala ng ERP ang pakikipagtulungan sa mga bagong taas sa pamamagitan ng pagsasama ng data, na nagbibigay-daan sa mga koponan na gumana nang mas magkakaugnay. Sa pamamagitan ng mga naka-optimize na daloy ng trabaho, isinasabay ng mga koponan ang kanilang mga pagsisikap, tinitiyak ang tuluy-tuloy na koordinasyon at nagpo-promote ng isang collaborative na kapaligiran sa trabaho.

Katumpakan ng badyet

Ang pag-juggling ng mga badyet sa maraming proyekto ay nagiging isang nakakatakot na gawain, lalo na kapag ang iba't ibang departamento ay gumagamit ng magkakaibang paraan ng pagsubaybay. Ang ERP ay sumusulong upang ihanay ang mga proseso sa badyet, ginagarantiyahan ang pinahusay na kontrol at ang maagang pagtuklas ng mga potensyal na hamon sa badyet.

Pagsira ng data

Ang siled data ay nagdudulot ng isang karaniwang hamon sa mga kontemporaryong negosyo, na humahadlang sa pakikipagtulungan at humahadlang sa isang komprehensibong pangkalahatang-ideya ng pagganap. Ang ERP ay nagsisilbing solusyon sa pamamagitan ng pagsasama-sama ng data ng kumpanya sa isang pinag-isang platform, na nag-aalok ng holistic at real-time na pananaw, at sa gayon ay pinapaliit ang mga error tulad ng double entry.

Pagharap sa mga kumplikadong imbentaryo

Ang epektibong pamamahala ng imbentaryo ay nagpapatunay na nakakagulo, lalo na sa mga industriya na nakikitungo sa maraming mga item at subcategory. Pinapasimple ng ERP ang pamamahala ng imbentaryo, nag-aalok ng mga real-time na insight sa mga antas ng imbentaryo at pinalalakas ang pangkalahatang kontrol.

Mga hindi mahusay na daloy ng trabaho

Ang mga kawalan ng kahusayan sa mga daloy ng trabaho ay kadalasang humahantong sa mga hamon sa pagsunod sa paglago ng negosyo. Lumilikha ang ERP ng pinag-isang platform para sa data at komunikasyon, na nagbibigay-daan sa mga pagpapabuti ng kahusayan sa mga departamento at antas, na sa huli ay nakikinabang sa ilalim ng linya. Kaya kung ang iyong negosyo ay nakikipagbuno sa alinman sa mga hamong ito, ang paggalugad sa mga solusyon sa ERP ay maaaring maging susi sa pagtagumpayan ng mga karaniwang isyu.

Business Intelligence

Napakahalaga ng BI sa pag-optimize ng mga proseso, nag-aalok sa mga tagapamahala ng mga insight sa mga sukatan ng supply chain at pinapadali ang mga pagpapabuti sa mga ruta ng pamamahagi. Bukod pa rito, tinitiyak nito ang pagsunod sa mga kasunduan sa antas ng serbisyo, na nagpapahusay sa pangkalahatang kahusayan sa pagpapatakbo.

Ang pangunahing halaga ng BI ay nakasalalay sa kapasidad nitong humimok ng mga desisyon na batay sa data, na ginagawang naaaksyunan na impormasyon ang raw data na nagpapaalam sa mga madiskarteng aksyon. Ang mga sumusunod na uri ng analytics ay nag-aambag sa multifaceted value proposition ng BI:

• Descriptive analytics : nag-aalok ng mga insight sa nakaraan at kasalukuyang mga kaganapan, pinapahusay ng analytics na ito ang pag-unawa at tinutukoy ang mga lugar para sa pagpapabuti sa pamamagitan ng mga dashboard, pag-uulat, data warehousing, at scorecard.
• Predictive analytics : gumagamit ng data mining, predictive modelling, at machine learning, pino-project ng analytics na ito ang mga kaganapan sa hinaharap at tinatasa ang posibilidad na mangyari ang mga ito.
• Prescriptive analytics : inilalantad ang pinakamainam na pagkilos na gagawin, ang prescriptive analytics ay nagbibigay-daan sa pag-optimize, simulation, at pagmomolde ng desisyon, na nagbibigay ng komprehensibong pagsusuri para sa matalinong paggawa ng desisyon.

Bilang halimbawa, gusto kong pangalanan ang Cementos Argos, isang kilalang kumpanya ng semento na may mga operasyon sa buong America, na nagpapakita ng pagbabagong epekto ng BI. Nahaharap sa pangangailangan para sa isang mapagkumpitensyang kalamangan at pinahusay na paggawa ng desisyon, ang kumpanya ay nagtatag ng isang nakatuong sentro ng analytics ng negosyo. Sa pamamagitan ng pamumuhunan sa mga bihasang analyst ng negosyo at data science team, ginamit ng Cementos Argos ang BI upang i-standardize ang mga proseso sa pananalapi at makakuha ng mas malalim na mga insight sa gawi ng customer, na nagreresulta sa mataas na antas ng kita.

Pagpili ng mga epektibong solusyon

Ang pagpili ng mga tamang tool at diskarte ay mahalaga para sa tagumpay ng anumang proyekto. Sa pamamagitan ng pagsasaalang-alang sa mga salik na ito, maaari kang gumawa ng matalinong mga pagpapasya kapag pumipili ng malakihang mga tool sa pamamahala ng proyekto na umaayon sa mga natatanging pangangailangan at dinamika ng iyong mga proyekto.

Accessibility

Sa panahon ng post-COVID, ang pagiging naa-access ay pinakamahalaga, kung isasaalang-alang ang magkakaibang mga lokasyon ng pagtatrabaho. Ang pinakamahusay na mga tool sa pamamahala ng proyekto sa pagtatayo ay cloud/web-based, na nag-aalok ng accessibility mula sa halos kahit saan sa buong mundo.

Dynamic na pag-uulat

Upang epektibong pamahalaan ang mga proyekto sa pagtatayo, kailangan ang real-time na impormasyon. Mag-opt para sa mga tool na nagbibigay ng agarang pag-uulat, na tinitiyak na mayroon kang pinaka-up-to-date na mga insight para sa matalinong paggawa ng desisyon.

Matibay na suporta

Kahit na ang pinakamahusay na mga tool ay maaaring makatagpo ng mga hamon sa panahon ng pagpapatupad. Pumili ng mga solusyon mula sa mga provider na may maaasahang suporta sa customer, na tinitiyak ang agarang tulong kapag kinakailangan.

Seguridad ng data

Dahil sa halaga at pagiging sensitibo ng data ng konstruksiyon, unahin ang mga tool na may matatag na mga hakbang sa seguridad. Bago ang pagsasama, saliksikin ang software provider, unawain ang kanilang mga tuntunin sa paggamit, at alamin ang ipinatupad na mga protocol ng seguridad upang mapangalagaan ang data ng iyong kumpanya.

Walang putol na pagsasama

Kilalanin na ang isang solong solusyon sa software ay maaaring hindi matugunan ang lahat ng iyong mga kinakailangan sa pamamahala ng proyekto. Mag-opt para sa mga tool na walang putol na isinasama sa iyong kasalukuyang setup, na nagbibigay-daan para sa isang naka-customize at magkakaugnay na solusyon.

Sa buod, ang paghawak ng malalaking proyekto ay may kasamang mahihirap na hamon, tulad ng pag-coordinate ng iba't ibang grupo ng trabaho at pamamahala sa mga panganib sa pananalapi. Ang ERP at BI, ay maaaring makatulong na mapahusay ang antas ng kontrol at makakuha ng mga kapaki-pakinabang na insight mula sa malaking data, ang pagpili ng mga tamang tool sa pamamahala ng proyekto ay susi sa pagpapalakas ng pagiging produktibo ng iyong kumpanya. Nagtitiwala kami na ang artikulong ito ay nagbigay ng mahahalagang insight sa mahahalagang pagsasaalang-alang para sa iyong proseso ng pagsusuri.