Poruszanie się po złożoności: wyzwania związane z zarządzaniem projektami na dużą skalę

Zarządzanie projektami na dużą skalę staje się trudne, gdy w realizację projektu zaangażowane są tysiące uczestników. Złożoność wynika również z braku jednolitej przestrzeni informacyjnej do zarządzania projektami. Kluczowe aspekty, takie jak harmonogramy, kamienie milowe, umowy, budżety projektów, przepływy dokumentów, analiza wydajności i informacje geograficzne, są rozproszone na różnych platformach.

Korzystając z naszego doświadczenia, szczególnie w sektorze publicznym, zebrałem najcenniejsze wskazówki, jak pokonać wyzwania, jakie stawiają duże projekty. Obejmuje to rozwiązania programowe, zaprojektowane do efektywnego zarządzania projektami i strategiami zarządzania, oferujące spójne podejście do pokonywania przeszkód stawianych przez zróżnicowane przestrzenie informacyjne i zdecentralizowane przepływy pracy.

Typowe wyzwania

Skuteczne zarządzanie projektami infrastrukturalnymi na dużą skalę wiąże się z rozwiązywaniem różnych problemów związanych z zarządzaniem projektem. Jednym z najpoważniejszych wyzwań jest koordynacja wielu wyspecjalizowanych podwykonawców i wymaga strategicznego nadzoru, aby zapewnić ich zgodność z celami i harmonogramami projektu.

Innym punktem jest to, że ryzyka związane z finansami, takie jak zmiany zakresu projektu lub zamówień, wymagają zwinnego planowania finansowego i zarządzania, aby dostosować się do zmieniających się wymagań projektu. Ponadto utrzymanie dokładnego przepływu środków pieniężnych jest niezbędne do właściwego przydziału zasobów i kosztów zgodnie z ogólnym budżetem budowy.

Wyzwania techniczne to kolejny aspekt, z którym na pewno się zetkniesz, pracując na dużą skalę. Często pojawiają się one przy uzyskiwaniu zgód, podkreślając potrzebę usprawnionej komunikacji i współpracy. Podobnie, terminowe zgody od właścicieli projektów są kluczowe dla uniknięcia opóźnień i zapewnienia płynnego postępu projektu. Poleganie na mniej doświadczonych podwykonawcach wprowadza wyzwania techniczne, podkreślając znaczenie dokładnej weryfikacji i wsparcia.

Należy również wziąć pod uwagę ryzyka zewnętrzne, w tym wsparcie rządowe i potencjalną inflację cen zasobów. Podczas gdy rząd może pomóc w przypadku pewnych ryzyk zewnętrznych, wykonawcy muszą uwzględnić wahania cen zasobów, które bezpośrednio wpływają na koszty budowy.

Najmniej uzgodnionym ryzykiem infrastrukturalnym są niedokładności w szacowaniu ilości materiałów. Pomimo zatrudnienia wykwalifikowanych zasobów, potencjalne błędy ludzkie w szacowaniu ilości mogą nadal stanowić problem.

Skuteczne radzenie sobie z tymi wyzwaniami wymaga proaktywnych strategii zarządzania projektami, skrupulatnego planowania finansowego i ciągłej koordynacji między interesariuszami w celu zapewnienia pomyślnej i terminowej realizacji projektu. Dalej omówimy, jakie strategie mogą być pomocne w rozwiązywaniu najczęstszych problemów.

Strategie pokonywania wyzwań

Jak już opisaliśmy, projekty na dużą skalę wiążą się z nieodłącznymi wyzwaniami, dlatego wymagają strategicznych rozwiązań, aby zapewnić sukces. Pamiętanie o tych wytycznych przyczyni się do uzyskania lepszej kontroli nad projektem, niezależnie od jego rozmiaru.

1. Przyjmowanie odpowiedzialności W długoterminowych projektach prawdziwe poczucie własności wyników jest najważniejsze. Lider projektu musi wziąć odpowiedzialność za trudne decyzje, wspierając bezpieczeństwo psychologiczne w zespole. To upoważnienie umożliwia skuteczne podejmowanie decyzji bez zbędnego strachu, zapobiegając nadmiernie ostrożnym strategiom i przedłużającym się dyskusjom komitetu.
2. Zapewnienie wsparcia Wczesne zapewnienie zaangażowania ze strony liderów firmy jest kluczowe, aby zapobiec potencjalnym zagrożeniom egzystencjalnym, jeśli wsparcie kadry kierowniczej zawiedzie. Negocjowanie celów i wskaźników sukcesu od samego początku jest powszechne, ale w przypadku projektów na dużą skalę współpraca z ekspertami finansowymi w celu przewidywania przyszłych zysków i wydatków zapewnia elastyczność w dostosowywaniu budżetu.
3. Zarządzanie harmonogramami Oszacowanie czasu i wysiłku w projektach badawczo-rozwojowych z publicznymi terminami może być trudne, zwłaszcza gdy ostatnia część jest zazwyczaj najbardziej czasochłonna. Komunikuj daty dostaw jako zakres: datę docelową opartą na bieżącym zrozumieniu i datę zobowiązania sygnalizującą potencjalne problemy. Przejrzyste dyskontowanie szacunków pomaga usprawnić komunikację i zapewnia jasne planowanie prac zależnych.
4. Budowanie zaufania Rozwiązywanie problemów w społecznościach lokalnych jest niezbędne do sukcesu dużych projektów. Stworzenie bezpiecznej przestrzeni do dyskusji o pilnych problemach i terminowe wyjaśnianie metod i celów projektu ma kluczowe znaczenie. Edukowanie członków społeczności na temat celu projektu, oczekiwanych rezultatów, kosztów, harmonogramu i korzyści dla społeczności wzmacnia poczucie zrozumienia i współpracy. Poprzez pielęgnowanie relacji z interesariuszami, dostawcy projektu mogą stworzyć fundament zaufania i wsparcia społecznego, zapewniając płynniejszą realizację projektu i jaśniejszą przyszłość dla społeczności.
5. Zrozumienie rynku Opóźnienia, niedobory i wahania kosztów stanowią wyzwanie dla projektów infrastrukturalnych. Aby pokonać te przeszkody, kluczowe jest głębokie zrozumienie dynamiki rynku i zróżnicowanych źródeł dostaw. Proaktywne planowanie, w tym współpraca z lokalnymi dostawcami, wybór elastycznych dostawców i świadomość możliwości rynkowych surowców, pozwala na bardziej realistyczne harmonogramy i skuteczne zarządzanie oczekiwaniami. Biorąc pod uwagę wyjątkowe wyzwania w różnych lokalizacjach geograficznych, dokładne badania przed sfinalizowaniem lokalizacji projektu i terminów są konieczne.

Narzędzia do zarządzania projektami na dużą skalę

W przypadku rozległych projektów zespół Project Management Office (PMO) może składać się z wielu osób, z których każda nadzoruje odrębną grupę zadań. Efektywne wykorzystanie narzędzi automatyzacji jest niezbędne do zapewnienia płynnej koordynacji i współpracy w ramach PMO, zajmując się obowiązkami i zadaniami związanymi z zarządzaniem złożonymi projektami.

Automatyzacja obejmuje systemy ERP, które pomagają zarządzać wykonawcami i podwykonawcami, aktualizować umowy i kontrolować budżet. BI (Business Intelligence) może być również szczególnie przydatne do analizowania kluczowych wskaźników efektywności (KPI) projektu, a narzędzia takie jak MS Project lub ich odpowiedniki, takie jak wykresy Gantta, osie czasu i oprogramowanie do zarządzania zadaniami, są powszechnie stosowane w zarządzaniu projektami na dużą skalę.

Oprogramowanie ERP

Oprogramowanie ERP to wszechstronne rozwiązanie, które rozwiązuje szereg wyzwań biznesowych, dzięki czemu jest odpowiednie dla firm każdej wielkości. Oto problemy, które ERP skutecznie rozwiązuje, oferując rzeczywiste korzyści w różnych branżach, w tym w infrastrukturze.

Wspieranie współpracy

ERP wynosi współpracę na nowe wyżyny, integrując dane, umożliwiając zespołom bardziej spójne funkcjonowanie. Dzięki zoptymalizowanym przepływom pracy zespoły synchronizują swoje wysiłki, zapewniając bezproblemową koordynację i promując środowisko pracy oparte na współpracy.

Precyzja budżetowa

Żonglowanie budżetami w wielu projektach staje się trudnym zadaniem, szczególnie gdy różne działy stosują różne metody śledzenia. ERP wkracza, aby dostosować procesy budżetowe, gwarantując zwiększoną kontrolę i wczesne wykrywanie potencjalnych wyzwań budżetowych.

Rozbijanie danych

Wyizolowane dane stanowią powszechne wyzwanie we współczesnych przedsiębiorstwach, utrudniając współpracę i uniemożliwiając kompleksowy przegląd wydajności. ERP służy jako rozwiązanie poprzez łączenie danych firmy w ujednoliconą platformę, oferując holistyczną i bieżącą perspektywę, minimalizując w ten sposób błędy, takie jak podwójne wprowadzanie.

Rozwiązywanie problemów związanych ze złożonością zapasów

Skuteczne zarządzanie zapasami okazuje się kłopotliwe, szczególnie w branżach, w których występuje wiele pozycji i podkategorii. ERP upraszcza zarządzanie zapasami, oferując wgląd w czasie rzeczywistym w poziomy zapasów i wzmacniając ogólną kontrolę.

Nieefektywne przepływy pracy

Nieefektywność przepływów pracy często prowadzi do wyzwań w nadążaniu za rozwojem firmy. ERP tworzy ujednoliconą platformę dla danych i komunikacji, umożliwiając poprawę efektywności w działach i na różnych poziomach, co ostatecznie korzystnie wpływa na wynik finansowy. Jeśli więc Twoja firma zmaga się z którymś z tych wyzwań, zbadanie rozwiązań ERP może być kluczem do przezwyciężenia typowych problemów.

Wywiad biznesowy

BI okazuje się nieocenione w optymalizacji procesów, oferując menedżerom wgląd w metryki łańcucha dostaw i ułatwiając usprawnienia tras dystrybucji. Ponadto zapewnia przestrzeganie umów o poziomie usług, zwiększając ogólną wydajność operacyjną.

Podstawowa wartość BI leży w jego zdolności do podejmowania decyzji opartych na danych, przekształcania surowych danych w użyteczne informacje, które informują o działaniach strategicznych. Następujące rodzaje analiz przyczyniają się do wieloaspektowej propozycji wartości BI:

• Analityka opisowa : oferująca wgląd w przeszłe i bieżące zdarzenia, analityka ta poprawia zrozumienie sytuacji i identyfikuje obszary wymagające udoskonalenia za pomocą pulpitów nawigacyjnych, raportów, magazynów danych i kart wyników.
• Analityka predykcyjna : wykorzystując eksplorację danych, modelowanie predykcyjne i uczenie maszynowe, analityka ta prognozuje przyszłe zdarzenia i ocenia prawdopodobieństwo ich wystąpienia.
• Analityka preskryptywna : ujawnia optymalne działania, umożliwia optymalizację, symulację i modelowanie decyzji, zapewniając kompleksową analizę umożliwiającą podejmowanie świadomych decyzji.

Jako przykład chciałbym podać Cementos Argos, znaną firmę cementową działającą w obu Amerykach, która pokazuje transformacyjny wpływ BI. W obliczu potrzeby przewagi konkurencyjnej i lepszego podejmowania decyzji firma utworzyła dedykowane centrum analityki biznesowej. Inwestując w doświadczonych analityków biznesowych i zespoły zajmujące się nauką o danych, Cementos Argos wykorzystało BI do standaryzacji procesów finansowych i uzyskania głębszego wglądu w zachowania klientów, co zaowocowało podniesieniem poziomu rentowności.

Wybór efektywnych rozwiązań

Wybór odpowiednich narzędzi i technik jest kluczowy dla sukcesu każdego projektu. Biorąc pod uwagę te czynniki, możesz podejmować świadome decyzje przy wyborze narzędzi do zarządzania projektami na dużą skalę, które są zgodne z unikalnymi potrzebami i dynamiką Twoich projektów.

Dostępność

W erze po COVID-19 dostępność jest najważniejsza, biorąc pod uwagę zróżnicowane miejsca pracy. Najlepsze narzędzia do zarządzania projektami budowlanymi są oparte na chmurze/sieci, oferując dostępność praktycznie z dowolnego miejsca na świecie.

Dynamiczne raportowanie

Aby skutecznie zarządzać projektami budowlanymi, informacje w czasie rzeczywistym są koniecznością. Wybierz narzędzia, które zapewniają natychmiastowe raportowanie, zapewniając najbardziej aktualne informacje do podejmowania świadomych decyzji.

Solidne wsparcie

Nawet najlepsze narzędzia mogą napotkać wyzwania podczas wdrażania. Wybierz rozwiązania od dostawców z niezawodną obsługą klienta, zapewniając szybką pomoc w razie potrzeby.

Bezpieczeństwo danych

Biorąc pod uwagę wartość i wrażliwość danych budowlanych, priorytetowo potraktuj narzędzia z solidnymi środkami bezpieczeństwa. Przed integracją zbadaj dostawcę oprogramowania, zapoznaj się z jego warunkami użytkowania i sprawdź wdrożone protokoły bezpieczeństwa, aby chronić dane swojej firmy.

Bezproblemowa integracja

Zdaj sobie sprawę, że pojedyncze rozwiązanie programowe może nie spełniać wszystkich wymagań zarządzania projektami. Wybierz narzędzia, które płynnie integrują się z istniejącą konfiguracją, umożliwiając dostosowane i spójne rozwiązanie.

Podsumowując, obsługa dużych projektów wiąże się z trudnymi wyzwaniami, takimi jak koordynacja różnych grup roboczych i zarządzanie ryzykiem finansowym. ERP i BI mogą pomóc zwiększyć poziom kontroli i uzyskać przydatne informacje z dużych zbiorów danych, wybór odpowiednich narzędzi do zarządzania projektami jest kluczem do zwiększenia produktywności Twojej firmy. Mamy nadzieję, że ten artykuł dostarczył cennych informacji na temat istotnych kwestii dotyczących procesu oceny.