Шарлау күрделілігі: ауқымды жобаларды басқарудағы қиындықтар

Жобаны жүзеге асыруға мыңдаған қатысушыларды тарту арқылы ауқымды жобаларды басқару қиынға соғады. Күрделілік жобаны басқару үшін бірыңғай ақпараттық кеңістіктің жоқтығынан да туындайды. Кестелер, кезеңдер, келісімдер, жоба бюджеттері, құжат жұмыс процестері, өнімділікті талдау және географиялық ақпарат сияқты негізгі аспектілер әртүрлі платформаларда шашыраңқы.

Біздің тәжірибемізге сүйене отырып, әсіресе мемлекеттік секторда мен ауқымды жобалардың қиындықтарын жеңу үшін ең құнды кеңестерді жинадым. Бұл әртүрлі ақпараттық кеңістіктер мен орталықтандырылмаған жұмыс үрдістері тудыратын кедергілерді еңсеру үшін біріккен тәсілді ұсынатын жобалар мен басқару стратегияларын тиімді басқаруға арналған бағдарламалық шешімдерді қамтиды.

Типтік қиындықтар

Ауқымды инфрақұрылымдық жобаларды тиімді басқару жобаларды басқарудың әртүрлі мәселелерін шешуді талап етеді. Ең маңызды мәселелердің бірі бірнеше мамандандырылған қосалқы мердігерлерді үйлестіруді қамтиды және олардың жоба мақсаттары мен мерзімдеріне сәйкестігін қамтамасыз ету үшін стратегиялық қадағалауды талап етеді.

Мұндағы тағы бір мәселе, жоба ауқымындағы немесе тапсырыстардағы өзгерістер сияқты қаржылық байланысты тәуекелдер дамып келе жатқан жоба талаптарын қанағаттандыру үшін икемді қаржылық жоспарлау мен басқаруды талап етеді. Сонымен қатар, нақты ақша ағынын сақтау құрылыстың жалпы бюджетіне сәйкес ресурстар мен шығындарды дұрыс бөлу үшін өте маңызды.

Техникалық қиындықтар - бұл үлкен масштабтармен жұмыс істеуге міндетті болатын тағы бір аспект. Олар көбінесе оңтайландырылған байланыс пен ынтымақтастық қажеттілігін баса көрсете отырып, мақұлдауларды алу кезінде пайда болады. Сол сияқты, жоба иелерінің уақтылы мақұлдаулары кідірістерді болдырмау және жобаның біркелкі дамуын қамтамасыз ету үшін маңызды. Тәжірибесі аз қосалқы мердігерлерге сүйену техникалық қиындықтарды тудырады, бұл мұқият тексеру мен қолдаудың маңыздылығын көрсетеді.

Сыртқы тәуекелдерді, соның ішінде мемлекеттік қолдауды және ресурстар бағасының ықтимал инфляциясын да ескеру қажет. Үкімет белгілі бір сыртқы тәуекелдерге көмектессе де, мердігерлер құрылыс шығындарына тікелей әсер ететін ресурстар бағасының ауытқуын есепке алуы керек.

Ең аз келісілген инфрақұрылымдық тәуекел материалдың мөлшерін бағалаудағы дәлсіздіктер болып табылады. Білікті ресурстарды жалдауға қарамастан, мөлшерді бағалаудағы ықтимал адам қателері әлі де қиындықтар тудыруы мүмкін.

Бұл қиындықтарды тиімді басқару жобаны басқарудың белсенді стратегияларын, мұқият қаржылық жоспарлауды және жобаның сәтті және уақтылы жеткізілуін қамтамасыз ету үшін мүдделі тараптар арасында үздіксіз үйлестіруді талап етеді. Әрі қарай біз ең көп кездесетін мәселелерді шешуге қандай стратегиялар көмектесетінін талқылаймыз.

Қиындықтарды жеңу стратегиялары

Жоғарыда сипаттағанымыздай, ауқымды жобалардың өзіндік қиындықтары бар, сондықтан олар табысқа жету үшін стратегиялық шешімдерді талап етеді. Осы нұсқауларды ескере отырып, оның көлеміне қарамастан жобаны бақылауды жақсартуға ықпал етеді.

1. Жауапкершілікті алу Ұзақ мерзімді жобаларда нәтижеге шынайы иелік ету ең маңызды сәт болып табылады. Жоба жетекшісі командадағы психологиялық қауіпсіздікті қамтамасыз ете отырып, қатаң шешімдер үшін жауапкершілікті өз мойнына алуы керек. Бұл мүмкіндік тым сақтық стратегиялары мен ұзаққа созылған комитет талқылауларына жол бермей, негізсіз қорқынышсыз тиімді шешім қабылдауға мүмкіндік береді.
2. Қолдау көрсету Компания басшыларының ертерек міндеттеме алуын қамтамасыз ету, егер басшылардың қолдауы сәтсіз болса, ықтимал экзистенциалды тәуекелдердің алдын алу үшін өте маңызды. Мақсаттар мен табыс көрсеткіштерін басынан бастап келіссөздер жүргізу жиі кездеседі, бірақ ауқымды жобалар үшін болашақ табыстар мен шығыстарды болжау үшін қаржы сарапшыларымен бірлесіп жұмыс істеу бюджетті түзету кезінде икемділік береді.
3. Уақыт кестелерін басқару Қоғамдық мерзімдері бар ғылыми-зерттеу және тәжірибелік-конструкторлық жобалардағы уақыт пен күш-жігерді бағалау қиын болуы мүмкін, әсіресе соңғы бөлік көп уақытты қажет ететін болса. Жеткізу күндерін ауқым ретінде хабарлаңыз: ағымдағы түсінуге негізделген мақсатты күн және ықтимал мәселелер туралы сигнал беретін тапсырма күні. Бағаларды ашық түрде дисконттау байланысты жақсартуға көмектеседі және тәуелді жұмыстың нақты кестесін қамтамасыз етеді.
4. Сенімді нығайту Жергілікті қауымдастықтардағы алаңдаушылықтарды шешу ірі жобалардың табысты болуы үшін маңызды. Шұғыл мәселелер туралы талқылау үшін қауіпсіз кеңістік құру және жоба әдістері мен мақсаттарын уақтылы түсіндіру маңызды. Қауымдастық мүшелерін жобаның мақсаты, күтілетін нәтижелері, құны, мерзімі және қоғамдастық үшін пайдасы туралы оқыту түсіністік пен ынтымақтастық сезімін тудырады. Мүдделі тараптармен қарым-қатынасты дамыта отырып, жоба жеткізушілері жобаның біркелкі орындалуын және қоғамдастық үшін жарқын болашақты қамтамасыз ете отырып, сенім мен қоғамдық қолдаудың негізін құра алады.
5. Нарықты түсіну Кешігулер, тапшылықтар және шығындардың ауытқуы инфрақұрылымдық жобаларға қиындықтар туғызады. Осы кедергілерді жеңу үшін нарық динамикасы мен әртүрлі жеткізу көздерін терең түсіну өте маңызды. Жергілікті жеткізушілермен ынтымақтасуды, икемді жеткізушілерді таңдауды және шикізат нарығының мүмкіндіктерін білуді қоса алғанда, проактивті жоспарлау неғұрлым нақты уақыт кестелері мен күтуді тиімді басқаруға мүмкіндік береді. Әртүрлі географиялық орындардағы бірегей қиындықтарды ескере отырып, жобаның орны мен мерзімін аяқтамас бұрын мұқият зерттеу қажет.

Ауқымды жобаларды басқару құралдары

Кең ауқымды жобаларда Жобаны басқару кеңсесі (PMO) командасы әрқайсысына жеке тапсырма тобын басқаратын көптеген адамдардан тұруы мүмкін. Автоматтандыру құралдарын тиімді пайдалану PMO ішінде үздіксіз үйлестіру мен ынтымақтастықты қамтамасыз ету, күрделі жобаларды басқарумен байланысты жауапкершіліктер мен тапсырмаларды шешу үшін өте маңызды.

Автоматтандыру мердігерлер мен қосалқы мердігерлерді басқаруға, келісімшарттарды жаңартуға және бюджетті бақылауға көмектесетін ERP жүйелерін қамтиды. BI (Business Intelligence) сонымен қатар жобаның негізгі өнімділік көрсеткіштерін (KPI) талдау үшін арнайы пайдалы болуы мүмкін және MS Project сияқты құралдар немесе Гант диаграммалары, уақыт кестелері және тапсырмаларды басқару бағдарламалық құралы сияқты баламалары кең ауқымды жобаларды басқаруда әдетте қолданылады. .

ERP бағдарламалық қамтамасыз ету

ERP бағдарламалық жасақтамасы – бұл әр түрлі көлемдегі компаниялар үшін қолайлы ететін көптеген бизнес мәселелерін шешетін жан-жақты шешім. Мұнда әртүрлі салаларда, соның ішінде инфрақұрылымда нақты артықшылықтар ұсынатын ERP тиімді шешетін мәселелер бар.

Ынтымақтастыққа тәрбиелеу

ERP деректерді біріктіру арқылы ынтымақтастықты жаңа биіктерге шығарады, бұл командаларға ұйымшылдықпен жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Оңтайландырылған жұмыс үрдістері арқылы топтар үздіксіз үйлестіруді қамтамасыз етіп, бірлескен жұмыс ортасын ілгерілете отырып, күш-жігерін синхрондайды.

Бюджеттік дәлдік

Көптеген жобалар бойынша бюджеттерді жонглерлік ету қиын міндетке айналады, әсіресе әртүрлі бөлімдер бақылаудың әртүрлі әдістерін қолданғанда. ERP бақылауды күшейтуге және ықтимал бюджеттік қиындықтарды ерте анықтауға кепілдік бере отырып, бюджеттік процестерді теңестіруге кіріседі.

Деректерді бөлшектеу

Өңделген деректер қазіргі кәсіпорындарда ортақ қиындық тудырады, ынтымақтастыққа кедергі келтіреді және өнімділікті жан-жақты шолуға кедергі жасайды. ERP компания деректерін біртұтас платформаға біріктіру арқылы шешім ретінде қызмет етеді, тұтас және нақты уақыттағы перспективаны ұсынады, осылайша қосарланған енгізу сияқты қателерді азайтады.

Түгендеу қиындықтарын шешу

Тауарлы-материалдық қорларды тиімді басқару қиынға соғады, әсіресе көптеген элементтер мен ішкі санаттармен айналысатын салаларда. ERP тауарлық-материалдық қорларды басқаруды жеңілдетеді, инвентарлық деңгейлер туралы нақты уақыттағы түсініктерді ұсынады және жалпы бақылауды күшейтеді.

Тиімсіз жұмыс процестері

Жұмыс үрдісіндегі тиімсіздік көбінесе бизнестің өсуін қамтамасыз етуде қиындықтарға әкеледі. ERP деректер мен байланыс үшін бірыңғай платформа жасайды, бұл бөлімдер мен деңгейлер бойынша тиімділікті арттыруға мүмкіндік береді, сайып келгенде, нәтижеге пайда әкеледі. Сондықтан, егер сіздің бизнесіңіз осы қиындықтардың кез келгенімен күрессе, ERP шешімдерін зерттеу жалпы мәселелерді шешудің кілті болуы мүмкін.

Іскерлік интеллект

BI процесстерді оңтайландыруда, менеджерлерге жеткізу тізбегі көрсеткіштері туралы түсінік беруде және тарату жолдарын жақсартуда баға жетпес құндылығын дәлелдейді. Бұған қоса, ол жалпы операциялық тиімділікті арттыра отырып, қызмет көрсету деңгейі туралы келісімдердің сақталуын қамтамасыз етеді.

BI-ның негізгі құндылығы оның деректерге негізделген шешімдер қабылдау қабілетінде, бастапқы деректерді стратегиялық әрекеттерді хабардар ететін әрекет ететін ақпаратқа түрлендіруде. Аналитиканың келесі түрлері BI көп қырлы құндылық ұсынысына ықпал етеді:

• Сипаттамалық аналитика : өткен және ағымдағы оқиғалар туралы түсініктерді ұсына отырып, бұл талдаулар бақылау тақталары, есеп беру, деректерді сақтау және көрсеткіштер жүйесі арқылы түсінуді жақсартады және жақсарту аймақтарын анықтайды.
• Болжалды аналитика : деректерді өндіруді, болжамды модельдеуді және машиналық оқытуды қолдана отырып, бұл аналитика болашақ оқиғаларды жобалайды және олардың пайда болу ықтималдығын бағалайды.
• Нұсқаулық аналитика : қабылданатын оңтайлы әрекеттерді анықтайды, нұсқамалық талдау оңтайландыруға, модельдеуге және шешімді модельдеуге мүмкіндік береді, негізделген шешім қабылдау үшін жан-жақты талдауды қамтамасыз етеді.

Мысал ретінде, BI-ның трансформациялық әсерін көрсететін Америкада жұмыс істейтін көрнекті цемент компаниясы Cementos Argos-ты атағым келеді. Бәсекелестік артықшылық пен шешім қабылдауды жақсарту қажеттілігіне тап болған компания арнайы бизнес-талдау орталығын құрды. Тәжірибелі бизнес-аналитиктерге және деректер ғылымы топтарына инвестиция салу арқылы Cementos Argos қаржылық процестерді стандарттау және тұтынушылардың мінез-құлқы туралы тереңірек түсінік алу үшін BI-ды пайдаланды, нәтижесінде кірістілік деңгейі көтерілді.

Тиімді шешімдерді таңдау

Кез келген жобаның сәтті болуы үшін дұрыс құралдар мен әдістерді таңдау өте маңызды. Осы факторларды ескере отырып, жобаларыңыздың бірегей қажеттіліктері мен динамикасына сәйкес келетін ауқымды жобаларды басқару құралдарын таңдау кезінде негізделген шешімдер қабылдауға болады.

Қол жетімділік

COVID-тен кейінгі дәуірде әртүрлі жұмыс орындарын ескере отырып, қолжетімділік ең маңызды болып табылады. Құрылыс жобаларын басқарудың ең жақсы құралдары бұлт/веб негізіндегі болып табылады, олар дүние жүзінде кез келген жерден қол жетімділікті ұсынады.

Динамикалық есеп беру

Құрылыс жобаларын тиімді басқару үшін нақты уақыттағы ақпарат қажет. Анықталған шешім қабылдау үшін ең соңғы түсініктерге ие болатындығын қамтамасыз ететін жедел есеп беретін құралдарды таңдаңыз.

Мықты қолдау

Тіпті ең жақсы құралдар іске асыру кезінде қиындықтарға тап болуы мүмкін. Қажет болған кезде жедел көмек көрсететін сенімді тұтынушыларға қолдау көрсететін провайдерлердің шешімдерін таңдаңыз.

Деректер қауіпсіздігі

Құрылыс деректерінің құндылығы мен сезімталдығын ескере отырып, сенімді қауіпсіздік шаралары бар құралдарға басымдық беріңіз. Интеграциядан бұрын бағдарламалық қамтамасыз ету провайдерін зерттеңіз, олардың пайдалану шарттарын түсініңіз және компанияңыздың деректерін қорғау үшін енгізілген қауіпсіздік протоколдарын анықтаңыз.

Үздіксіз интеграция

Жалғыз бағдарламалық шешім жобаны басқарудың барлық талаптарын орындамауы мүмкін екенін мойындаңыз. Теңшелген және біртұтас шешімге мүмкіндік беретін бұрыннан бар орнатумен үздіксіз біріктірілетін құралдарды таңдаңыз.

Қорытындылай келе, үлкен жобаларды өңдеу әртүрлі жұмыс топтарын үйлестіру және қаржылық тәуекелдерді басқару сияқты қиын қиындықтармен бірге келеді. ERP және BI басқару деңгейін арттыруға және үлкен деректерден пайдалы түсінік алуға көмектеседі, жобаны басқарудың дұрыс құралдарын таңдау компанияңыздың өнімділігін арттырудың кілті болып табылады. Бұл мақала сіздің бағалау процесіне қатысты маңызды ойлар туралы құнды түсініктер берді деп сенеміз.