Сложност на навигацията: Предизвикателствата на управлението на мащабни проекти

Управлението на мащабни проекти става предизвикателство с участието на хиляди участници в изпълнението на проекта. Сложността идва и от липсата на единно информационно пространство за управление на проекти. Ключови аспекти, като графици, етапи, споразумения, бюджети на проекти, работни потоци на документи, анализ на ефективността и географска информация, са разпръснати в различни платформи.

Въз основа на нашия опит, особено в публичния сектор, събрах най-ценните съвети за преодоляване на предизвикателствата, които поставят мащабните проекти. Това включва софтуерни решения, предназначени за ефективно управление на проекти и стратегии за управление, предлагащи сплотен подход за преодоляване на препятствията, поставени от различни информационни пространства и децентрализирани работни потоци.

Типични предизвикателства

Ефективното управление на мащабни инфраструктурни проекти включва справяне с различни проблеми с управлението на проекти. Едно от най-значимите предизвикателства включва координирането на множество специализирани подизпълнители и изисква стратегически надзор, за да се гарантира съответствието им с целите и сроковете на проекта.

Друг момент тук е, че рисковете, свързани с финансите, като промени в обхвата на проекта или поръчките, изискват гъвкаво финансово планиране и управление, за да се приспособят към променящите се изисквания на проекта. Освен това поддържането на точен паричен поток е от съществено значение за правилното разпределение на ресурсите и разходите в съответствие с общия бюджет на строителството.

Техническите предизвикателства са още един аспект, с който непременно ще се сблъскате, работейки с големи мащаби. Те често възникват при получаване на одобрения, подчертавайки необходимостта от рационализирана комуникация и сътрудничество. По същия начин, навременните одобрения от собствениците на проекти са от решаващо значение за избягване на забавяния и осигуряване на гладко протичане на проекта. Разчитането на по-малко опитни подизпълнители въвежда технически предизвикателства, подчертавайки важността на задълбочената проверка и поддръжка.

Външните рискове, включително правителствената подкрепа и потенциалната инфлация на цените на ресурсите, също трябва да бъдат взети предвид. Въпреки че правителството може да помогне при определени външни рискове, изпълнителите трябва да отчитат колебанията в цените на ресурсите, които пряко влияят на разходите за строителство.

Най-малко договореният инфраструктурен риск са неточностите в оценката на материалните количества. Въпреки наемането на квалифицирани ресурси, потенциалните човешки грешки в оценката на количеството все още могат да създадат проблеми.

Ефективното справяне с тези предизвикателства изисква проактивни стратегии за управление на проекти, щателно финансово планиране и непрекъсната координация между заинтересованите страни, за да се гарантира успешно и навременно изпълнение на проекта. По-нататък ще обсъдим кои стратегии могат да помогнат при решаването на най-често срещаните проблеми.

Стратегии за преодоляване на предизвикателствата

Както вече описахме, мащабните проекти идват с присъщи предизвикателства, поради което изискват стратегически решения, за да осигурят успех. Имайки предвид тези насоки, ще допринесете за придобиването на подобрен контрол върху вашия проект, независимо от неговия размер.

1. Поемане на отговорност В дългосрочните проекти истинската собственост върху резултатите е най-важният момент. Ръководителят на проекта трябва да поеме отговорност за трудните решения, като насърчава психологическата безопасност в екипа. Това овластяване позволява ефективно вземане на решения без ненужен страх, предотвратявайки прекалено предпазливи стратегии и продължителни дискусии в комисии.
2. Осигуряване на подкрепа Осигуряването на ранен ангажимент от страна на лидерите на компанията е от жизненоважно значение за предотвратяване на потенциални екзистенциални рискове, ако подкрепата на изпълнителната власт отслабне. Договарянето на цели и показатели за успех от самото начало е обичайно, но за мащабни проекти сътрудничеството с финансови експерти за прогнозиране на бъдещи печалби и разходи осигурява гъвкавост при корекциите на бюджета.
3. Управление на сроковете Оценяването на времето и усилията в научноизследователски и развойни проекти с публични крайни срокове може да бъде предизвикателство, особено когато последната част обикновено отнема най-много време. Съобщете датите на доставка като диапазон: целева дата въз основа на текущото разбиране и дата на ангажиране, сигнализираща за потенциални проблеми. Прозрачното дисконтиране на оценките помага за подобряване на комуникацията и осигурява ясен график за зависима работа.
4. Изграждане на доверие Разглеждането на проблеми в местните общности е от съществено значение за успеха на големите проекти. Създаването на безопасно пространство за дискусии относно спешни проблеми и предоставянето на навременни обяснения на методите и целите на проекта е от ключово значение. Обучението на членовете на общността относно целта на проекта, очакваните резултати, разходите, графика и ползите за общността насърчава чувството за разбиране и сътрудничество. Подхранвайки взаимоотношения със заинтересованите страни, доставчиците на проекти могат да създадат основа на доверие и обществена подкрепа, осигурявайки по-гладко изпълнение на проекта и по-светло бъдеще за общността.
5. Разбиране на пазара Закъсненията, недостигът и колебанията в разходите поставят предизвикателства пред инфраструктурните проекти. За да се справите с тези препятствия, дълбокото разбиране на пазарната динамика и разнообразните източници на доставки е от решаващо значение. Проактивното планиране, включително сътрудничество с местни доставчици, избор на гъвкави доставчици и осъзнаване на възможностите на пазара на суровини, позволява по-реалистични срокове и ефективно управление на очакванията. Като се имат предвид уникалните предизвикателства в различни географски местоположения, задълбочено проучване преди финализиране на местоположенията и крайните срокове на проекта е наложително.

Инструменти за управление на мащабни проекти

При обширни проекти екипът на Офиса за управление на проекти (PMO) може да се състои от многобройни лица, всеки от които наблюдава отделна група от задачи. Ефективното използване на инструменти за автоматизация е от съществено значение за осигуряване на безпроблемна координация и сътрудничество в рамките на PMO, адресиране на отговорностите и задачите, свързани с управлението на сложни проекти.

Автоматизацията включва ERP системи, които помагат за управлението на изпълнители и подизпълнители, поддържат договорите актуализирани и контролират бюджета. BI (Business Intelligence) също може да бъде особено полезен за анализиране на ключови показатели за ефективност на проекта (KPI), а инструменти като MS Project или техни еквиваленти, като диаграми на Гант, графики и софтуер за управление на задачи, обикновено се използват в управлението на големи проекти .

ERP софтуер

ERP софтуерът е универсално решение, което адресира набор от бизнес предизвикателства, което го прави подходящ за компании от всякакъв размер. Ето проблемите, които ERP решава ефективно, предлагайки реални ползи в различни индустрии, включително инфраструктура.

Насърчаване на сътрудничеството

ERP издига сътрудничеството до нови висоти чрез интегриране на данни, което позволява на екипите да функционират по-сплотено. Чрез оптимизирани работни потоци екипите синхронизират усилията си, осигурявайки безпроблемна координация и насърчавайки работна среда за сътрудничество.

Бюджетна точност

Жонглирането на бюджети в множество проекти се превръща в трудна задача, особено когато различните отдели приемат различни методи за проследяване. ERP се намесва, за да приведе в съответствие бюджетните процеси, като гарантира подобрен контрол и ранно откриване на потенциални бюджетни предизвикателства.

Разбивка на данни

Изолираните данни представляват често срещано предизвикателство в съвременните предприятия, възпрепятствайки сътрудничеството и възпрепятствайки цялостния преглед на ефективността. ERP служи като решение чрез обединяване на фирмени данни в унифицирана платформа, предлагаща холистична перспектива в реално време, като по този начин минимизира грешки като двойно въвеждане.

Справяне със сложността на инвентара

Ефективното управление на инвентара се оказва обезпокоително, особено в индустрии, работещи с множество артикули и подкатегории. ERP опростява управлението на инвентара, като предлага информация в реално време за нивата на инвентара и укрепва цялостния контрол.

Неефективни работни процеси

Неефективността на работните потоци често води до предизвикателства при поддържането на растежа на бизнеса. ERP създава унифицирана платформа за данни и комуникация, позволявайки подобрения на ефективността между отделите и нивата, като в крайна сметка облагодетелства крайния резултат. Така че, ако вашият бизнес се бори с някое от тези предизвикателства, проучването на ERP решения може да бъде ключът към преодоляването на общи проблеми.

Бизнес разузнаване

BI се оказва безценен при оптимизирането на процесите, като предлага на мениджърите поглед върху показателите на веригата за доставки и улеснява подобренията в маршрутите за дистрибуция. Освен това, той гарантира спазването на споразуменията за ниво на обслужване, повишавайки общата оперативна ефективност.

Основната стойност на BI се крие в способността му да управлява решения, базирани на данни, трансформирайки необработените данни в полезна информация, която информира за стратегическите действия. Следните типове анализи допринасят за многостранното предложение за стойност на BI:

• Описателни анализи : предлагайки прозрения за минали и текущи събития, тези анализи подобряват разбирането и идентифицират области за подобрение чрез табла за управление, отчитане, съхранение на данни и карти с резултати.
• Прогностичен анализ : използвайки извличане на данни, прогнозно моделиране и машинно обучение, тези анализи проектират бъдещи събития и оценяват вероятността от тяхното възникване.
• Предписани анализи : разкривайки оптималните действия, които трябва да се предприемат, предписаните анализи позволяват оптимизация, симулация и моделиране на решения, предоставяйки цялостен анализ за информирано вземане на решения.

Като пример бих искал да посоча Cementos Argos, известна циментова компания с операции в цяла Америка, която демонстрира трансформиращото въздействие на BI. Изправена пред необходимостта от конкурентно предимство и подобрено вземане на решения, компанията създаде специален център за бизнес анализи. Инвестирайки в опитни бизнес анализатори и екипи за наука за данни, Cementos Argos използва BI, за да стандартизира финансовите процеси и да получи по-задълбочена представа за поведението на клиентите, което води до повишени нива на рентабилност.

Избор на ефективни решения

Изборът на правилните инструменти и техники е от решаващо значение за успеха на всеки проект. Като вземете предвид тези фактори, можете да вземете информирани решения, когато избирате мащабни инструменти за управление на проекти, които са в съответствие с уникалните нужди и динамика на вашите проекти.

Достъпност

В ерата след COVID достъпността е от първостепенно значение, като се имат предвид разнообразните работни места. Най-добрите инструменти за управление на строителни проекти са облачни/уеб базирани, предлагащи достъп от практически навсякъде по света.

Динамично отчитане

За да управлявате ефективно строителните проекти, информацията в реално време е задължителна. Изберете инструменти, които предоставят незабавно отчитане, гарантирайки, че разполагате с най-актуалната информация за информирано вземане на решения.

Здрава опора

Дори и най-добрите инструменти могат да срещнат предизвикателства по време на внедряването. Изберете решения от доставчици с надеждна поддръжка на клиенти, осигурявайки бърза помощ при необходимост.

Сигурност на данните

Като се има предвид стойността и чувствителността на строителните данни, дайте приоритет на инструментите със стабилни мерки за сигурност. Преди интеграция, проучете доставчика на софтуер, разберете техните условия за използване и се уверете, че са внедрени протоколи за сигурност, за да защитите данните на вашата компания.

Безпроблемна интеграция

Признайте, че едно софтуерно решение може да не изпълни всички ваши изисквания за управление на проекти. Изберете инструменти, които безпроблемно се интегрират със съществуващата ви настройка, позволявайки персонализирано и сплотено решение.

В обобщение, управлението на големи проекти идва с трудни предизвикателства, като координиране на различни работни групи и управление на финансови рискове. ERP и BI, могат да помогнат за подобряване на нивото на контрол и получаване на полезна информация от големи данни, изборът на правилните инструменти за управление на проекти е от ключово значение за повишаване на производителността на вашата компания. Вярваме, че тази статия е предоставила ценна информация за основните съображения за вашия процес на оценка.