Lên tiếng trong các cuộc họp không nên khó đến mức này

Bạn có đủ dũng cảm để nói những gì cần nói trong một cuộc họp hay bạn cảm thấy thắt ruột và từ chối lên tiếng?

Bạn có thể thấy khó chia sẻ tiếng nói của mình trong cuộc họp vì những niềm tin hạn chế sau:

• Điều gì sẽ xảy ra nếu họ nghĩ ý tưởng của tôi là ngu ngốc?
• Tôi không có gì đáng giá để nói.
• Nó chỉ mới nướng được một nửa thôi.
• Những người khác có ý tưởng tốt hơn.
• Thà giữ im lặng còn hơn tỏ ra ngu ngốc.

Có thể lên tiếng ngay tại chỗ là một kỹ năng rất có giá trị. Chia sẻ quan điểm của bạn hoặc đóng góp vào cuộc thảo luận dù chỉ bằng những cách nhỏ nhặt không chỉ thể hiện sự tự tin mà còn tạo dựng uy tín.

Nhưng làm thế nào bạn có đủ can đảm để làm điều đó khi trái tim bạn bắt đầu đập nhanh khi nghĩ đến việc thốt ra dù chỉ vài từ? Làm thế nào bạn có thể nói điều gì đó có khả năng khiến bạn trông ngớ ngẩn, cảm thấy xấu hổ hoặc trông kém cỏi?

Con người được lập trình để kìm nén những cảm xúc tiêu cực như một phương tiện tự bảo vệ. Điều này khiến bạn tự nhiên tránh được bất cứ điều gì có thể khiến bạn cảm thấy không an toàn. Lên tiếng trong một cuộc họp không phải là một mối đe dọa thực sự, nhưng bộ não của bạn không có khả năng phân biệt giữa mối đe dọa thực sự và mối đe dọa nhận thức nên sẽ coi nó như một mối đe dọa. Mong muốn tránh xa những cảm xúc tiêu cực khiến bạn im lặng thay vì nói lên quan điểm của mình.

Trao quyền cho những suy nghĩ tiêu cực quanh quẩn trong tâm trí sẽ ngăn cản bạn đóng góp và chia sẻ những ý tưởng và quan điểm có giá trị của mình. Việc giữ im lặng sẽ ngăn cản bạn tạo ra những đóng góp có ý nghĩa cho nhóm và tổ chức của mình.

Tính dễ bị tổn thương không phải là điểm yếu và sự không chắc chắn, rủi ro cũng như sự bộc lộ cảm xúc mà chúng ta gặp phải hàng ngày không phải là điều bắt buộc. Lựa chọn duy nhất của chúng ta là vấn đề cam kết. Việc chúng ta sẵn sàng chấp nhận và đối mặt với sự dễ bị tổn thương của mình quyết định mức độ can đảm và sự rõ ràng của mục đích của chúng ta; mức độ chúng ta bảo vệ mình khỏi bị tổn thương là thước đo nỗi sợ hãi và sự mất kết nối của chúng ta - Brené Brown

Chấp nhận sự dễ bị tổn thương. Hãy hạ cảnh giác xuống. Giữ im lặng khiến bạn trở nên vô hình khi lên tiếng có tác dụng mạnh mẽ vì nó mang lại cho bạn tiếng nói. Chia sẻ suy nghĩ của bạn cho phép người khác kết nối, giao tiếp và cộng tác với bạn. Nó xây dựng sự tự tin.

Hãy thử 4 cách sau để lên tiếng trong cuộc họp:

Chấp nhận nỗi sợ hãi của bạn

Rào cản lớn nhất của việc lên tiếng trong các cuộc họp là nỗi sợ hãi—sợ bị đánh giá, sợ bị coi là ngu ngốc, kém năng lực, không xứng đáng hoặc ngớ ngẩn.

Bạn có thể lo sợ vì bạn là người mới gia nhập tổ chức, ít kinh nghiệm hoặc có thể cho rằng ý tưởng của bạn quá nhỏ bé nên không bao giờ có thể ảnh hưởng đến quyết định. Nỗi sợ hãi cũng có thể xuất hiện khi bạn tham gia vào một cuộc thảo luận quan trọng, nơi có nhiều vấn đề bị đe dọa hơn và bạn không cảm thấy tự tin về ý tưởng, kiến thức hoặc năng lực của mình.

Dù lý do là gì đi nữa, bạn không thể đợi nỗi sợ hãi biến mất trước khi chia sẻ những điều trong tâm trí mình. Sự tự tin thực sự không đến từ việc thiếu sợ hãi. Nó được xây dựng bằng cách thay đổi mối quan hệ của bạn với nỗi sợ hãi hoặc như Russ Harris đã nói -

“Hành động của sự tự tin được đặt lên hàng đầu; cảm giác tự tin sẽ đến sau.”

Thay vì chờ đợi sự tự tin mới nói, hãy nói để xây dựng sự tự tin. Khi bạn hành động giống như con người mà bạn mong muốn trở thành, tâm trí bạn sẽ hòa hợp với thực tế mới này. Phát biểu trong các cuộc họp mà trước đây có vẻ khó khăn sẽ sớm trở thành bản chất thứ hai - nó sẽ trở thành thói quen.

Bất cứ khi nào tâm trí khuyên bạn rằng nói ra là không khôn ngoan, đừng tin vào điều đó. Đặt câu hỏi về suy nghĩ của bạn. Kết nối với cảm xúc của bạn. Bạn có cảm nhận được sự sợ hãi không? Thừa nhận rằng bạn đang cảm thấy sợ hãi. Hãy để nỗi sợ hãi ở bên cạnh bạn trong khi bạn lấy hết can đảm để thốt ra vài từ đầu tiên.

Đảo ngược suy nghĩ của bạn

Một trong những lý do khiến chúng ta không lên tiếng trong các cuộc họp là xu hướng cho rằng điều tồi tệ nhất đã xảy ra. Chúng ta tưởng tượng ra những tình huống xấu nhất và lặp lại chúng trong đầu.

Thành kiến tiêu cực – xu hướng chú ý, học hỏi và sử dụng thông tin tiêu cực nhiều hơn thông tin tích cực – khiến chúng ta tiếp thu những suy nghĩ vô ích này mà không thắc mắc về chúng.

Một cách tuyệt vời để chuyển tâm trí của chúng ta từ mặc định sang tiêu cực đòi hỏi phải đảo ngược suy nghĩ của chúng ta. Sự đảo ngược là một trong những mô hình tinh thần đơn giản nhưng mạnh mẽ nhất để biến sự tiêu cực thành tích cực.

Khi cố gắng phát biểu trong cuộc họp, lối suy nghĩ tự nhiên của chúng ta sẽ tìm kiếm câu trả lời cho:

1. Làm thế nào tôi có thể tránh trông ngu ngốc?
2. Nếu không ai thích ý tưởng của tôi thì sao?
3. Tại sao lại có người quan tâm đến ý kiến của tôi?
4. Im lặng chẳng phải sẽ an toàn hơn là nói những điều vô nghĩa sao?

Bằng cách đảo ngược suy nghĩ của mình, thay vào đó chúng ta có thể tự hỏi:

1. Tôi sẽ không biết người khác nghĩ gì trừ khi tôi nói ra. Tôi có thể học được gì từ việc chia sẻ quan điểm của mình với người khác?
2. Người khác không đồng ý hay không thích ý tưởng của tôi cũng không sao cả. Làm cách nào tôi có thể sử dụng thông tin này để cải thiện cách tôi suy nghĩ hoặc đưa ra quyết định?
3. Người khác chỉ có thể coi trọng ý kiến của tôi khi tôi nói ra suy nghĩ của mình và chia sẻ những ý kiến trung thực của mình. Làm cách nào tôi có thể dần dần tăng thêm giá trị cho những cuộc thảo luận này?
4. Tôi có thể không có thông tin đầy đủ hoặc ý tưởng hay nhất, nhưng ngay cả khi có một cơ hội nhỏ là nó có thể hữu ích cho nhóm của tôi, tôi có trách nhiệm chia sẻ nó và không kiềm chế bản thân. Ý tưởng của tôi có thể giúp nhóm của tôi như thế nào?

Hình thức đặt câu hỏi ngược này có thể giúp chúng ta phá vỡ lối suy nghĩ mặc định của mình và chuyển từ đi xuống theo chiều hướng tiêu cực sang hướng lên trên theo hướng tích cực.

Nghịch đảo là một công cụ mạnh mẽ giúp cải thiện tư duy của bạn vì nó giúp bạn xác định và loại bỏ những trở ngại để thành công.

— Shane Parrish

Bắt đầu với một cái gì đó nhỏ

Một trở ngại lớn khi phát biểu trong các cuộc họp là mong muốn đưa ra những lập luận tốt nhất, trình bày những ý tưởng hay nhất hoặc nói những điều phi thường.

Nhưng nghĩ ra những điều tuyệt vời để nói không phải lúc nào cũng dễ dàng và đó không phải là cách duy nhất để đóng góp. Đôi khi, ngay cả một quan sát đơn giản, một ý kiến trung thực hoặc sự tò mò muốn hiểu thêm của bạn cũng có thể mở đường cho một cuộc trò chuyện sôi nổi và giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn.

Tôi không khuyên bạn nên lao thẳng vào những lập luận và kết luận lớn lao, táo bạo trừ khi trước tiên bạn đã thể hiện sự can đảm để chia sẻ những ý kiến ít mâu thuẫn hơn. Điều này là do việc làm lớn đôi khi có thể phản tác dụng. Người khác không thể tin tưởng vào phán đoán của bạn khi bạn ít nói.

Tuy nhiên, khi bắt đầu từ việc nhỏ, bạn không chỉ giảm nguy cơ bị phản ứng dữ dội mà việc thấy người khác đánh giá cao ý kiến của mình còn giúp bạn tự tin nói lên ý kiến của mình và không kìm nén bản thân.

Chúng ta là những người suy nghĩ từ A đến Z, băn khoăn về A, ám ảnh về Z nhưng lại quên mất B đến Y - Ryan Holiday

Bắt đầu từ việc nhỏ cho phép bạn thực hiện các bước đó từ B đến Y thay vì một bước nhảy vọt khổng lồ từ A đến Z.

Để bắt đầu từ việc nhỏ, hãy tìm kiếm những cơ hội nhỏ trong cuộc họp khi bạn có thể phát biểu. Bạn có thể yêu cầu họ chia sẻ thêm dữ liệu về kết luận của họ không? Bạn có thể nêu quan sát của bạn? Bạn có thể thể hiện sự ủng hộ của mình không? Bạn có thể đánh giá cao những hiểu biết sâu sắc của họ? Bạn có thể tìm kiếm sự làm rõ? Bạn có thể điều chỉnh lại vấn đề không? Bạn có thể đưa ra một gợi ý nhỏ được không?

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng đừng cố hạ bệ người khác, hành động hèn hạ hoặc coi thường họ bằng bất kỳ cách nào. Giọng nói của bạn nên được coi là nâng người khác lên chứ không phải hạ thấp họ. Ngay cả khi bạn không đồng ý với quan điểm hoặc quyết định của họ, hãy làm như vậy một cách tôn trọng - nêu lý do căn bản của bạn, chia sẻ một cách lịch sự sự bất đồng của bạn và hỏi ý kiến của họ.

Chỉ khi người khác thấy bạn có những đóng góp có ý nghĩa cho cuộc thảo luận của họ, họ mới tìm kiếm ý kiến của bạn vào lần tiếp theo.

Đóng khung nó như một câu hỏi

Bạn đã chấp nhận nỗi sợ hãi của mình, bạn đã biến nó thành một cơ hội để học hỏi và bạn quyết định bắt đầu từ việc nhỏ. Nhưng bạn vẫn có thể thấy mình không thể nói chuyện trong môi trường nhóm.

Đó là bởi vì bạn có thể vẫn đang thiếu một yếu tố quan trọng – thẳng thắn hoặc khẳng định ý kiến của mình đòi hỏi phải có kinh nghiệm và thực hành. Tâm trí của bạn tràn ngập những câu hỏi nếu xảy ra khiến bạn không thể sử dụng đúng cơ hội—Điều gì sẽ xảy ra nếu người khác nghĩ bạn kiêu ngạo? Nếu họ cảm thấy bị xúc phạm thì sao?

Những điều-nếu-này có thể chiếm quá nhiều băng thông tinh thần của bạn đến mức hầu như không còn gì để nói. Thẳng thắn có cái lợi của nó, nhưng khi nó không hiệu quả thì bạn cũng không cần phải bỏ cuộc. Bạn có thể thoát khỏi rào cản tinh thần này bằng cách đặt một câu hỏi vì việc đặt câu hỏi sẽ dễ dàng hơn là khẳng định ý kiến của bạn.

Ví dụ:

Thay vì: Việc này sẽ không bao giờ thành công.

Nói: Điều này có thể thất bại theo cách nào?

Thay vì: Tôi đề nghị chúng ta nên làm “…”*

Hãy nói: Tôi có ý tưởng về cách chúng ta có thể tiếp cận nó. Bạn có muốn nghe nó không?

Thay vì: Đây là dữ liệu không đầy đủ. Chúng ta không thể dựa vào nó.

Nói: Dữ liệu bổ sung nào có thể giúp chúng ta đưa ra quyết định tốt hơn?

Thay vì: Tôi không đồng ý với bạn.

Nói: Tôi có thể chia sẻ quan điểm khác về vấn đề đó không?

Một câu hỏi sẽ đưa bạn đến một góc nhìn tích cực—tò mò, chu đáo và chú ý. Nó không cần chuẩn bị nhiều và chắc chắn ít rủi ro hơn. Việc trình bày lại những điều bạn cần nói dưới dạng câu hỏi cũng khiến người khác dễ tiếp thu hơn. Họ có thể bỏ qua một câu nói, nhưng một câu hỏi thì không thể dễ dàng bỏ qua hoặc né tránh.

Đôi khi lời khuyên tốt nhất bạn có thể đưa ra là những câu hỏi. Các câu hỏi mở đường cho sự rõ ràng.

— Chinonye J. Chidolue\

Bản tóm tắt

1. Im lặng thường là điều không tốt khi bạn đang tham gia một cuộc thảo luận và cần lên tiếng.
2. Việc không chia sẻ suy nghĩ, ý tưởng và ý kiến sẽ ngăn cản bạn tạo ra những đóng góp có ý nghĩa cho nhóm và tổ chức của mình.
3. Lên tiếng là một kỹ năng và nó có thể được xây dựng bằng kinh nghiệm và thực tiễn phù hợp.
4. Nếu nỗi sợ hãi ngăn cản bạn nói lên ý kiến của mình, hãy hành động dù cảm thấy sợ hãi. Làm điều này thường xây dựng các mạch mới trong não của bạn, giúp bạn dễ dàng nói chuyện vào lần tiếp theo.
5. Thay vì để bộ não của bạn mặc định suy nghĩ tiêu cực, hãy xoay chuyển nó bằng cách đảo ngược. Hãy coi việc lên tiếng là một cơ hội để học hỏi, cải thiện và trở nên tốt hơn.
6. Thay vì nói những điều tuyệt vời, hãy tìm kiếm những cơ hội nhỏ. Nói những điều nhỏ nhặt giúp bạn có những bước đi đúng đắn trước những lập luận lớn, táo bạo.
7. Nếu việc khẳng định ý kiến của bạn ban đầu khiến bạn cảm thấy sợ hãi, thay vào đó hãy thử đặt một câu hỏi. Các câu hỏi không đòi hỏi phải suy nghĩ quá nhiều và khiến việc phát biểu trong cuộc họp bớt đáng sợ hơn.

Câu chuyện này đã được xuất bản trước đây ở đây . Theo dõi tôi trên LinkedIn hoặc ở đây để biết thêm câu chuyện.