Phương pháp năng suất duy nhất mà bạn cần là 'Hoàn thành công việc'

Lần đầu tiên đọc cuốn sách Getting Things Done (GTD) của David Allen, tôi đã rất ngạc nhiên. Phương pháp năng suất cá nhân được mô tả trong cuốn sách—còn có tên là Hoàn thành công việc—đã thu hút tôi ngay lập tức và tôi bắt đầu áp dụng nó vào cuộc sống hàng ngày của mình. Kết quả thật nhanh chóng: chỉ sau vài ngày, tôi đã quan sát thấy sự tập trung tăng lên và giảm căng thẳng liên quan đến công việc. Tôi không đo lường được, nhưng tôi chắc rằng cuốn sách này đã giúp tôi tiết kiệm hàng nghìn giờ.

Năng suất cá nhân là một quá trình học tập suốt đời. Trong nhiều năm, tôi đã thử các phương pháp khác nhau hoặc điều chỉnh các phương pháp hiện có để tận dụng tối đa thời gian làm việc của mình, nhưng mỗi kỹ thuật mới nhắc tôi nhớ đến một số khía cạnh của phương pháp GTD. Tôi cũng đã chứng kiến nhiều người đấu tranh với tổ chức cá nhân của họ cho đến khi họ hiểu được các khái niệm trong cuốn sách này.

Trong bài đăng này, tôi sẽ giới thiệu với bạn về GTD và cho bạn thấy lý do tại sao nó vẫn là phương pháp năng suất hàng đầu.

Tại sao bạn cần một phương pháp tổ chức

Công nhân trung bình bị gián đoạn từ 50 đến 60 lần mỗi ngày. Mỗi một trong những gián đoạn này tạo ra một đầu vào cần được hiểu và đôi khi được chuyển thành một nhiệm vụ. Nếu tất cả chúng ta đều nhận được nhiều đầu vào như vậy, tại sao một số người dường như giỏi hơn trong việc biến chúng thành hành động? Bí mật nằm trong hệ thống tổ chức cá nhân của họ.

Cảm thấy choáng ngợp trước những thông tin đầu vào đó là điều tự nhiên, nhưng bạn cũng có trách nhiệm sắp xếp chúng. Không có cách nào để nắm bắt chúng, bạn có thể để chúng lấn át bạn hoặc bạn quên chúng đi. Trong cả hai trường hợp, bạn sẽ thêm căng thẳng do có quá nhiều nhiệm vụ hoặc đồng nghiệp không hài lòng.

Một hệ thống tổ chức tốt sẽ giúp bạn nắm bắt các đầu vào khi chúng đến và sắp xếp chúng để chúng không chiếm hết thời gian của bạn. Nếu đầu vào được sắp xếp và lưu trữ ở nơi an toàn, bạn luôn có thể xem chúng sau. Với nhiều thời gian hơn dành cho các nhiệm vụ và ít thời gian hơn dành cho những gián đoạn, cuối cùng bạn cũng có thể hoàn thành nhiệm vụ lớn này kịp thời. Và sau khi hoàn tất, bạn có thể dựa vào hệ thống của mình để cho bạn biết phải làm gì tiếp theo.

Cách sử dụng Hoàn thành công việc

Theo David Allen, Hoàn thành công việc là “ một phương pháp năng suất cá nhân xác định lại cách bạn tiếp cận cuộc sống và công việc của mình .” Đó là một khuôn khổ để tổ chức cuộc sống và công việc của bạn một cách có hệ thống. Để áp dụng phương pháp của mình vào thực tế, David Allen đã phát triển một sơ đồ cây logic đơn giản dưới đây. Tôi đã điều chỉnh nó để hợp lý hóa một số thành phần của nó, nhưng bản gốc rất giống và có thể tìm thấy trong sách.

5 nguyên tắc GTD

Đối với tôi, ưu điểm của phương pháp này bắt đầu từ đầu, với “thứ”. David Allen đã xây dựng một hệ thống tổ chức trong đó tất cả các loại đầu vào đều được xử lý theo cùng một cách. Bằng cách di chuyển các đầu vào này dọc theo cây logic, bạn sắp xếp chúng vào những vị trí cụ thể có thể được sử dụng trong ngữ cảnh tương ứng. Lúc đầu, nó có vẻ hơi khó khăn, nhưng sau vài ngày thực hành, cây logic này sẽ trở thành bản chất thứ hai.

Phương pháp GTD có thể được chia thành 5 bước:

1. Chiếm lấy

“Nội dung” nên được ghi lại ngay khi bạn chú ý. “Nội dung” đến từ mọi hướng: email, ứng dụng nhắn tin nhanh như Slack hoặc Microsoft Teams, ghi chú trên bàn của bạn, cuộc gọi điện thoại, cuộc họp, v.v. càng tốt (tất cả chúng ta đều biết những ý tưởng này biến mất nhanh như thế nào). Để nắm bắt chúng, bạn sẽ cần một hệ thống hộp thư đến mà tôi sẽ giải thích sau.

2. Làm rõ

Tất cả "công cụ" cần một số làm rõ. Tạm dừng để hiểu đầu vào là một cách dễ dàng để tận dụng tối đa thông tin đó. Bước này có thể nhanh trong vài giây hoặc lâu hơn một chút đối với các đầu vào phức tạp hơn. Cây logic được mô tả ở trên sử dụng một loạt câu hỏi để làm rõ từng đầu vào:

• “ Cái gì vậy? ”: Đây là một câu hỏi không chính thức và thường mất một phần triệu giây. Mục tiêu là khiến bạn suy nghĩ sâu sắc hơn về từng “thứ” và hiểu bản chất của nó. Nó cũng giúp bạn làm rõ liệu đầu vào có xứng đáng với thời gian của bạn hay không.
• “ Có khả thi không? ”: Không phải lúc nào bạn cũng có một hành động trực tiếp được liên kết với một đầu vào—đôi khi thông tin không cần một hành động tiếp theo. Đây là điểm nối đầu tiên trong việc làm rõ “thứ”. Các đầu vào không thể thực hiện được sẽ được sắp xếp trong một hệ thống phụ mà tôi sẽ mô tả bên dưới.
• “ Hành động tiếp theo là gì? ”: Nếu đầu vào có thể thực hiện được, bạn cần hỏi hành động tiếp theo là gì. Câu trả lời sẽ cung cấp cho bạn một nhiệm vụ mà sau đó bạn có thể tổ chức.
• “ Đây có phải là một phần của dự án nhiều bước không? ”: Một số “hành động tiếp theo” phức tạp hơn vẻ ngoài của chúng và có thể dẫn đến một dự án gồm nhiều bước. Trong trường hợp này, chúng nên được tổ chức trong một hệ thống dự án, được mô tả sau trong bài viết này.
• “ Sẽ mất ít hơn hai phút chứ? ”: Đây là một phần quan trọng của phương pháp GTD. Khi thiết kế hệ thống, David Allen đã nhận thức được rằng một hệ thống tổ chức có quá nhiều công việc bảo trì là quá mức cần thiết. Quy tắc hai phút khắc phục vấn đề này. Nếu một nhiệm vụ mất ít hơn hai phút để hoàn thành, tốt nhất bạn nên làm ngay. Nỗ lực cần thiết để tổ chức nó trong một hệ thống sẽ khiến bạn tốn nhiều thời gian hơn để hoàn thành nó!

3. Tổ chức

Với một bức tranh rõ ràng về nơi cần sự chú ý của bạn, bạn có thể đặt “đồ đạc” vào đúng chỗ, nơi bạn chắc chắn sẽ tìm thấy nó khi cần. Để biết thêm chi tiết về cách tổ chức hệ thống của bạn, hãy tham khảo bước tiếp theo.

4. Kiểm tra lại

Thường xuyên xem lại công việc của bạn là chìa khóa để giữ cho hệ thống hoạt động. Các ưu tiên thay đổi và việc phản ánh những gì còn lại trên đĩa của bạn là rất quan trọng để giữ cho hệ thống của bạn được cập nhật. GTD sử dụng hệ thống đánh giá hàng ngày và hàng tuần:

• Đánh giá hàng ngày : Vào cuối mỗi ngày, hãy dành 5 đến 10 phút để suy ngẫm về những gì bạn đã làm trong ngày và sắp xếp lại các ưu tiên cho ngày hôm sau (như nhiệm vụ chưa hoàn thành hoặc ưu tiên mới). Bạn cũng có thể ghi nhật ký hàng ngày—đó là một cách tuyệt vời để tạo cảm giác hoàn thành và giúp ích cho việc đánh giá hàng tuần của bạn.
• Đánh giá hàng tuần : Ở đâu đó trong tuần của bạn, bạn cần có thời gian sâu hơn để xem xét toàn bộ hệ thống của mình. Thời gian tốt nhất thường là vào thứ Sáu trước khi rời văn phòng hoặc vào cuối tuần. Trong đánh giá hàng tuần, bạn xem xét những gì đã được thực hiện trong tuần (nhật ký hàng ngày của bạn có thể là một nơi tuyệt vời cho điều đó) và chuẩn bị cho tuần tới. Để làm như vậy, bạn nên xem lại toàn bộ hệ thống của mình. Cập nhật kế hoạch dự án của bạn và các hành động tiếp theo và chọn một số cho tuần tới. Chỉ định một ngày cho mỗi nhiệm vụ này để khi bạn bắt đầu tuần mới, bạn có một bức tranh rõ ràng về những việc cần làm.

5. Đính hôn

Hệ thống này sẽ không được gọi là Hoàn thành công việc nếu không có nhiều hành động! Khi hệ thống tổ chức cá nhân của bạn hoạt động trơn tru, bạn có nhiều thời gian hơn để làm những việc mình muốn. Đánh giá hàng tuần cũng giúp ích rất nhiều cho việc cập nhật các ưu tiên của bạn. Rất nhiều căng thẳng liên quan đến công việc là do ấn tượng về sự cấp bách với các nhiệm vụ. GTD giúp bạn loại bỏ cảm giác này bằng cách có ý tưởng rõ ràng về những việc cần làm và khi nào nên làm. Nếu không có sự không chắc chắn liên tục, bạn có thể tìm thấy thời gian để tập trung vào một nhiệm vụ mà bạn đã chọn cho mình.

Cách thiết lập hệ thống tổ chức của bạn

Để làm cho hệ thống hoạt động, trước tiên bạn cần xây dựng một vài “chiếc hộp” để lưu trữ “đồ đạc” của mình:

• (Các) hộp thư đến : Bạn cần hộp thư đến để nắm bắt “nội dung”. Bạn nên đã sử dụng một số trong số chúng, chẳng hạn như hộp thư đến email của bạn. Điều mà hầu hết mọi người bỏ lỡ là hộp thư đến của phần mềm được coi là nơi lưu trữ tạm thời. Việc có nhiều hộp thư đến cũng là điều bình thường, nhưng để hoạt động, chúng cần được hợp nhất trong một hệ thống có tổ chức. Với GTD, bạn có thể sử dụng một hoặc nhiều hộp thư đến miễn là chúng được xử lý theo cùng một cách, nghĩa là mọi bit thông tin bạn thu thập trong chúng đều đi qua cây logic. Đây là những hộp thư đến tôi sử dụng:
• Hộp thư đến email : Tôi sử dụng hộp thư đến email của mình làm bộ nhớ tạm thời để nhận email. Sau khi tôi đọc chúng, thông tin chúng chứa sẽ đi qua cây logic GTD và email được lưu trữ (được gọi là phương thức hộp thư đến bằng không).
• Hộp thư đến danh sách việc cần làm : Tôi sử dụng hộp thư đến trong ứng dụng danh sách việc cần làm của mình ( Things 3 ) để ghi lại các ý tưởng, nhiệm vụ cá nhân hoặc đầu vào bằng lời nói từ các cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện. Nó cũng có thể truy cập được trên điện thoại của tôi, vì vậy tôi có thể thêm đầu vào bất kỳ lúc nào.
• Tin nhắn bị chùng : Tôi coi toàn bộ ứng dụng là một hộp thư đến—mọi tin nhắn trong đó đều có đầu vào để sắp xếp, giống như một email.
• Thông báo Monday.com : Chúng tôi sử dụng ứng dụng này cùng với nhóm của mình để quản lý các dự án của mình (tương tự như Asana hoặc Trello). Hệ thống liên lạc tích hợp sẽ thông báo cho bạn nếu ai đó đề cập đến bạn trên ghi chú dự án hoặc gắn thẻ bạn ở đâu đó. Mỗi thông báo tôi nhận được cũng là một đầu vào và phải được sắp xếp theo phương thức GTD.
• Tham khảo : Đôi khi bạn muốn giữ lại một số thông tin để sử dụng sau này, chẳng hạn như ghi chú cuộc họp hoặc bài báo bạn đọc trực tuyến. Đó là cách hệ quy chiếu xuất hiện. Evernote và Notion là những ứng dụng tuyệt vời để sử dụng để xây dựng hệ quy chiếu. Một số người cũng thích giữ một hệ quy chiếu tương tự, và cuốn sách sẽ trình bày chi tiết về cách tạo một hệ quy chiếu. Tôi giữ mọi thứ ở dạng kỹ thuật số vì nó có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập. Hệ quy chiếu của bạn giống như bộ não thứ hai. Ví dụ, nó cũng được sử dụng để ghi chú những điều bạn đã đọc trong sách hoặc nghe trong podcast. Tôi khuyên bạn nên giữ một hệ thống yêu cầu bảo trì ít nhất có thể. Sử dụng thẻ là một cách hay để giữ mọi thứ tập trung ở một nơi mà không cần phải sắp xếp thủ công vào các thư mục.
• Một ngày nào đó/có thể : Một số “thứ” có thể có liên quan, nhưng không thể hành động ngay bây giờ. Trong những trường hợp đó, bạn nên giữ chúng trong một danh sách đặc biệt gọi là “một ngày nào đó/có thể”. Tôi giữ điều này trong danh sách việc cần làm của tôi. Điều quan trọng với danh sách này là hãy nhớ xem lại nó thường xuyên. Đó là một nơi tuyệt vời cho những ý tưởng mới mà bạn có thể đã quên.
• Thùng rác : Xoá các email hoặc tin nhắn không cần thiết vào thùng rác là cách tốt nhất để loại bỏ chúng khỏi tâm trí bạn. Đừng quên nhấn nút thùng rác để dọn dẹp hệ thống của bạn.
• Kế hoạch dự án : Các dự án nhiều bước yêu cầu hệ thống riêng của họ. Điều quan trọng là chia nhỏ các dự án lớn thành các phần nhỏ hơn có thể được thực hiện độc lập. Đối với những người đó, một hộp chuyên dụng là quan trọng. Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án (tốt cho nhóm), danh sách việc cần làm với các thư mục dự án hoặc thậm chí là sổ ghi chép.
• Danh sách chờ đợi : Thật khó chịu khi ủy thác và giao nhiệm vụ và nhận ra rằng nó vẫn chưa được thực hiện sau nhiều tuần. Danh sách chờ có thể giải quyết vấn đề của bạn và cho phép bạn tự tin giao nhiệm vụ. Việc ủy quyền cần được theo dõi và danh sách chờ theo dõi mọi thứ bạn đã ủy quyền. Giống như hộp thư đến, bạn có thể có các danh sách chờ khác nhau tùy thuộc vào cách bạn làm việc. Ví dụ, tôi giữ nhãn chờ trong email và trong danh sách việc cần làm của mình. Thứ Năm hàng tuần, tôi xem qua chúng và theo dõi nếu nhiệm vụ chưa được hoàn thành.
• Lịch : Đây là điều dễ hiểu vì hầu hết chúng ta đều đã sử dụng lịch kỹ thuật số hoặc analog. GTD sử dụng nó cho “những thứ” liên quan đến thời gian.
• Hành động tiếp theo : Đây là “công việc” trong danh sách việc cần làm của bạn. Một bài học quan trọng mà tôi học được từ GTD là chỉ đặt ngày đến hạn cho một nhiệm vụ khi nó có thời hạn thực sự (có nghĩa là điều tồi tệ sẽ xảy ra nếu nó không được thực hiện đúng hạn). Trong tất cả các trường hợp khác, hệ thống đánh giá sẽ giúp bạn giữ danh sách việc cần làm của mình mà không có ngày đến hạn, đây là một cách tuyệt vời để giảm căng thẳng của bạn.

Với những hệ thống khác nhau được thiết lập, thật dễ dàng để duy trì tổ chức nhất quán với GTD.

GTD ở khắp mọi nơi

Nếu bạn vẫn chưa bị thuyết phục về những lợi ích của GTD, hãy để tôi chỉ cho bạn cách nó trở nên phổ biến trong môi trường làm việc của chúng ta.

Một số phương pháp năng suất phổ biến được lấy cảm hứng từ GTD và sử dụng một cây logic tương tự để tổ chức đầu vào và chọn những việc cần làm tiếp theo:

• Inbox Zero : Khái niệm chính là sử dụng hộp thư đến của bạn làm bộ nhớ tạm thời, sau đó sắp xếp, lưu trữ hoặc xóa email. Về cơ bản, GTD được áp dụng cho email.
• Bullet Journal : Đó là một giải pháp thay thế tương tự cho GTD (sử dụng sổ tay giấy và bút). Tương tự như GTD, phương pháp Bullet Journal cung cấp một hệ thống tổ chức để sắp xếp tất cả thông tin đầu vào của bạn vào các nhóm khác nhau được gọi là “bộ sưu tập”. Giống như GTD, nó sử dụng nguyên tắc đánh giá định kỳ để giữ cho hệ thống được cập nhật (rất tốt cho những người đang gặp khó khăn với các công cụ kỹ thuật số).

Ngay cả những kỹ thuật cũ hơn như Agile (hoặc các dẫn xuất của nó như Scrum) cũng có thể được áp dụng dễ dàng hơn bằng cách sử dụng GTD. Agile sử dụng một khái niệm tương tự: thu thập dữ liệu về một dự án, lập kế hoạch cho các bước khác nhau và sau đó thực hiện chúng trong một chu kỳ ngắn gọi là “chạy nước rút”. Khi kết thúc một Sprint, nhóm có thể xem lại dự án và bắt đầu chuẩn bị cho chu kỳ tiếp theo. Nó rất giống với quy trình làm việc GTD, nhưng được áp dụng cho một nhóm thay vì một cá nhân.

GTD cũng được tích hợp trong các công cụ chúng tôi sử dụng. Hầu hết các ứng dụng chúng tôi sử dụng cho công việc đều sử dụng hộp thư đến, kho lưu trữ và chức năng thùng rác. GTD ở khắp mọi nơi và việc bỏ qua nó có thể khiến bạn mất rất nhiều thời gian.

Biến GTD thành một phần của khuôn khổ lớn hơn

Chìa khóa của một hệ thống năng suất tốt là tính nhất quán. GTD đôi khi bị chỉ trích là quá phức tạp để thực hiện trong cuộc sống hàng ngày của bạn. Tôi đồng ý rằng việc tuân thủ nghiêm ngặt phương pháp GTD có thể là quá nhiều, nhưng bạn đã có thể đạt được rất nhiều điều với những điều cơ bản.

Chẳng hạn, tôi không sử dụng tùy chọn “bối cảnh” được mô tả trong sách. David Allen giải thích rằng bạn có thể gắn thẻ cho mỗi “hành động tiếp theo” bằng nhãn ngữ cảnh như “nhà/cơ quan”, “trên điện thoại/trong ô tô” hoặc “năng lượng thấp”/ “năng lượng cao”. Chương trình làm việc và cân bằng giữa công việc và cuộc sống của tôi được sắp xếp hợp lý và bản đánh giá hàng tuần của tôi đủ để lập kế hoạch cho các nhiệm vụ theo ngữ cảnh mà không cần phải duy trì hệ thống thẻ đang hoạt động. Tôi đã chọn xóa nó khỏi GTD của mình sau khi nhận ra rằng nó tốn quá nhiều thời gian để duy trì.

GTD của bạn cũng có thể phát triển trong phiên bản tùy chỉnh của riêng nó. GTD cung cấp cho bạn khả năng xóa các đầu vào mà bạn nhận được một cách có tổ chức, nhưng nếu bạn luôn để các đầu vào làm gián đoạn mình, một ngày của bạn sẽ vẫn giống như một mớ hỗn độn. Ngoài GTD, bạn có thể sử dụng các kỹ thuật khác cho phép bạn tập trung vào “các hành động tiếp theo”.

Tôi đề xuất ba phương pháp hoạt động tốt với GTD:

• Giao tiếp không đồng bộ : GTD đang giải quyết vấn đề về cách sắp xếp “nội dung;” của bạn giao tiếp không đồng bộ trả lời khi sắp xếp nó. Và câu trả lời rất đơn giản: một hoặc hai lần một ngày, không hơn. Bằng cách sắp xếp thời gian giao tiếp theo nhóm, bạn có thể dành thời gian còn lại trong ngày để làm việc chuyên sâu. Tôi đã viết một bài về nó nếu bạn muốn đi vào chi tiết hơn.
• Quy tắc 1-3-5 : Nếu được sử dụng đúng cách, giao tiếp không đồng bộ sẽ trả lại cho bạn thời gian bạn cần để hoàn thành “hành động tiếp theo” của mình. Nhưng làm thế nào để bạn chọn những gì để làm tiếp theo? Quy tắc 1-3-5 là một cách tuyệt vời để chọn các hành động tiếp theo của bạn. Quy tắc nói rằng mỗi ngày, bạn nên chọn:
  • 1 nhiệm vụ lớn cần vài giờ tập trung
  • 3 nhiệm vụ trung bình mất 5 đến 30 phút mỗi nhiệm vụ
  • 5 nhiệm vụ nhỏ mất dưới năm phút cho mỗi nhiệm vụ, chủ yếu là việc lặt vặt
• “Hãy ăn con ếch đó ”: Tác giả người Mỹ Mark Twain từng nói, “ Việc đầu tiên là ăn một con ếch sống vào buổi sáng và sẽ không có điều gì tồi tệ hơn xảy ra với bạn trong suốt thời gian còn lại trong ngày.” “Con ếch” là nhiệm vụ lớn trong quy tắc 1-3-5 của bạn. Đó là điều khó khăn nhất vì nó sẽ mất thời gian và sự tập trung. Để dễ dàng hơn, hãy giải quyết nhiệm vụ lớn này đầu tiên vào buổi sáng. Đừng kiểm tra email hoặc tin tức mới nhất trên điện thoại khi bạn đến văn phòng - chỉ cần ngồi xuống và ăn con ếch đó. Nó hoạt động, tin tôi đi (tuyên bố từ chối trách nhiệm: Tôi viết tất cả các bài đăng trên blog của mình vào buổi sáng).

Với những kỹ thuật bổ sung này, bạn nên được trang bị để thường xuyên đạt được trạng thái trôi chảy trong đó sự tập trung của bạn ở mức cao nhất. Căng thẳng liên quan đến thời hạn hoặc ngày đến hạn giả cũng sẽ trở thành một ký ức tồi tệ. Luôn thoải mái thử nghiệm các kỹ thuật mới hoặc quay lại với thứ gì đó hoạt động tốt hơn trong quá khứ. Hoàn thành công việc là xương sống của hệ thống năng suất của bạn. Đừng chờ đợi để thử nó!

Ảnh của Viktor Talashuk và Bernard Hermant