El único método de productividad que necesitará es "hacer las cosas"

Cuando me encontré por primera vez con el libro Getting Things Done (GTD), de David Allen, me quedé impresionado. El método de productividad personal descrito en el libro, también llamado Getting Things Done, hizo clic conmigo de inmediato y comencé a implementarlo en mi vida diaria. El resultado fue rápido: después de solo unos días, observé un aumento en el enfoque y una disminución en el estrés relacionado con el trabajo. No puedo medirlo, pero estoy seguro de que este libro me ayudó a ahorrar miles de horas.

La productividad personal es un proceso de aprendizaje permanente. A lo largo de los años, he probado diferentes métodos o adaptado los existentes para aprovechar al máximo mi tiempo de trabajo, pero cada nueva técnica me recuerda algunos aspectos del método GTD. También he visto a personas luchar con su organización personal hasta que comprenden los conceptos de este libro.

En esta publicación, te presentaré GTD y te mostraré por qué sigue siendo el método de productividad de mayor rango.

Por qué necesitas un método de organización

El trabajador medio es interrumpido entre 50 y 60 veces al día. Cada una de estas interrupciones crea una entrada que debe comprenderse y, a veces, transformarse en una tarea. Si todos recibimos tantos aportes, ¿por qué algunas personas parecen ser mejores para convertirlos en acción? El secreto está dentro de su sistema de organización personal.

Sentirse abrumado por esos aportes es natural, pero también es su responsabilidad organizarlos. Sin una forma de capturarlos, o dejas que te abrumen o los olvidas. En ambos casos, agregará estrés debido a demasiadas tareas o colegas infelices.

Un buen sistema de organización lo ayudará a capturar las entradas a medida que llegan y organizarlas para que no se apoderen de su día. Si las entradas se clasifican y almacenan en un lugar seguro, siempre puede echarles un vistazo más tarde. Con más tiempo para dedicar a las tareas y menos tiempo dedicado a las interrupciones, finalmente puede realizar esta gran tarea a tiempo. Y una vez hecho esto, puede confiar en su sistema para decirle qué hacer a continuación.

Cómo usar Cómo hacer las cosas

Según David Allen, Getting Things Done es " una metodología de productividad personal que redefine la forma en que aborda su vida y su trabajo ". Es un marco para organizar tu vida y tu trabajo de manera sistemática. Para poner en práctica su método, David Allen desarrolló un diagrama de árbol lógico simple que se muestra a continuación. Lo adapté para simplificar algunos de sus componentes, pero el original es muy similar y se puede encontrar en el libro.

Los 5 principios de GTD

Para mí, la genialidad de este método comienza en la parte superior, con las "cosas". David Allen construyó un sistema de organización donde todos los tipos de insumos se tratan de la misma manera. Al mover estas entradas a lo largo del árbol lógico, las ordena en lugares específicos que se pueden usar en el contexto correspondiente. Al principio, puede parecer un poco desalentador, pero después de algunos días de práctica, este árbol lógico se convierte en una segunda naturaleza.

El método GTD se puede dividir en 5 pasos:

1. Captura

Las "cosas" deben capturarse tan pronto como llame su atención. Las “cosas” provienen de todas las direcciones: correos electrónicos, aplicaciones de mensajería instantánea como Slack o Microsoft Teams, notas en su escritorio, llamadas telefónicas, reuniones, etc. Incluso las ideas que tiene en la ducha son “cosas” que deben capturarse lo antes posible. como sea posible (todos sabemos lo rápido que desaparecen estas ideas). Para capturarlos necesitarás un sistema de bandejas de entrada que te explicaré más adelante.

2. Aclarar

Todas las "cosas" necesitan alguna aclaración. Hacer una pausa para comprender una entrada es una manera fácil de aprovecharla al máximo. Este paso puede ser tan rápido como unos pocos segundos o tomar un poco más de tiempo para entradas más complejas. El árbol lógico descrito anteriormente utiliza una serie de preguntas para aclarar cada entrada:

• ¿Qué es? ”: Esta es una pregunta informal y generalmente toma un microsegundo. El objetivo es hacerte pensar en cada "cosa" más profundamente y comprender su naturaleza. También lo ayuda a aclarar si una entrada vale la pena o no.
• “ ¿Es accionable? ”: No siempre se puede vincular una acción directa a una entrada; a veces, la información no necesita una acción de seguimiento. Este es el primer punto de unión en la clarificación de las “cosas”. Las entradas no procesables se clasificarán en un subsistema que describiré a continuación.
• “ ¿Cuál es la siguiente acción? ”: si una entrada es procesable, debe preguntar cuál es la siguiente acción. La respuesta te dará una tarea que luego podrás organizar.
• “ ¿Es parte de un proyecto de varios pasos? ”: Algunas de las “próximas acciones” son más complejas de lo que parecen y podrían conducir a un proyecto de varios pasos. En este caso, deben organizarse en un sistema de proyectos, que se describe más adelante en esta publicación.
• “ ¿Tomará menos de dos minutos? ”: Esta es una parte crítica del método GTD. Al diseñar el sistema, David Allen era consciente de que un sistema de organización con demasiado mantenimiento es excesivo. La regla de los dos minutos soluciona este problema. Si una tarea tarda menos de dos minutos en completarse, es mejor que la haga de inmediato. ¡El esfuerzo requerido para organizarlo en un sistema le costará más que el tiempo que lleva completarlo!

3. Organizar

Con una imagen clara de dónde se necesita su atención, puede estacionar las "cosas" en el lugar correcto, donde seguramente las encontrará cuando las necesite. Para obtener más detalles sobre cómo organizar su sistema, consulte el siguiente paso.

4. Revisar

La revisión frecuente de su trabajo es clave para mantener el sistema en funcionamiento. Las prioridades cambian, y reflexionar sobre lo que queda en su plato es importante para mantener su sistema actualizado. GTD utiliza un sistema de revisiones diarias y semanales:

• Revisiones diarias : al final de cada día, tómese de cinco a diez minutos para reflexionar sobre lo que ha hecho durante el día y reorganizar las prioridades para el día siguiente (como tareas incompletas o nuevas prioridades). También puede mantener un registro diario: es una excelente manera de crear una sensación de finalización y ayuda para su revisión semanal.
• Revisiones semanales : en algún momento de la semana, necesita un tiempo más profundo para revisar completamente su sistema. El mejor momento suele ser el viernes antes de salir de la oficina o durante el fin de semana. Durante la revisión semanal, observa lo que se ha hecho durante la semana (su registro diario podría ser un excelente lugar para eso) y se prepara para la próxima semana. Para hacerlo, debe revisar todo su sistema. Actualice los planes de su proyecto y las próximas acciones y seleccione algunas para la próxima semana. Asigne un día a cada una de estas tareas para que cuando comience la semana tenga una idea clara de lo que debe hacer.

5. Comprometerse

¡Este sistema no se llamaría Getting Things Done sin involucrar mucha acción! Cuando su sistema de organización personal funciona sin problemas, tiene más tiempo para hacer las cosas que desea. La revisión semanal también ayuda mucho a mantener tus prioridades al día. Gran parte del estrés relacionado con el trabajo se debe a la impresión de urgencia con las tareas. GTD te ayuda a eliminar este sentimiento al obtener una idea clara de qué hacer y cuándo hacerlo. Sin la incertidumbre constante, puede encontrar el tiempo para concentrarse en una tarea que seleccionó para usted.

Cómo configurar su sistema de organización

Para que el sistema funcione, primero debe construir algunas "cajas" para almacenar sus "cosas":

• Bandeja de entrada(s) : necesita bandejas de entrada para capturar las "cosas". Ya debería haber usado algunos de ellos, como su bandeja de entrada de correo electrónico. Lo que la mayoría de la gente extraña es que las bandejas de entrada de software están destinadas a ser lugares de almacenamiento temporal. También es común tener varias bandejas de entrada, pero para que funcionen, deben consolidarse en un sistema organizado. Con GTD, puede usar una o varias bandejas de entrada siempre que se traten de la misma manera, lo que significa que cada bit de información que recopila en ellas pasa por el árbol lógico. Estas son las bandejas de entrada que uso:
• Bandeja de entrada de correo electrónico : utilizo mi bandeja de entrada de correo electrónico como almacenamiento temporal para recibir correos electrónicos. Una vez que los leo, la información que contienen pasa por el árbol lógico de GTD y el correo electrónico se archiva (eso se llama método de bandeja de entrada cero).
• Bandeja de entrada de lista de tareas : uso la bandeja de entrada en mi aplicación de lista de tareas ( Cosas 3 ) para capturar ideas, tareas personales o entradas verbales de reuniones o chats. También es accesible desde mi teléfono, por lo que puedo agregar una entrada en cualquier momento.
• Mensajes de Slack : Trato toda la aplicación como una bandeja de entrada: cada mensaje que contiene tiene una entrada para ordenar, como un correo electrónico.
• Notificaciones de Monday.com : usamos esta aplicación con mi equipo para administrar nuestros proyectos (es similar a Asana o Trello). El sistema de comunicación integrado te notifica si alguien te menciona en una nota de proyecto o te etiqueta en alguna parte. Cada notificación que recibo también es una entrada y debe ordenarse con el método GTD.
• Referencia : a veces desea conservar cierta información para más tarde, como una nota de reunión o un artículo que lee en línea. Así es como entra en juego el sistema de referencia. Evernote y Notion son excelentes aplicaciones para construir un sistema de referencia. A algunas personas también les gusta mantener un sistema de referencia analógico, y el libro detalla cómo crear uno. Mantengo todo digital ya que es fácil de buscar y accesible. Su sistema de referencia es como un segundo cerebro. También se usa para tomar notas sobre cosas que lees en libros o escuchas en un podcast, por ejemplo. Recomiendo mantener un sistema que requiera el menor mantenimiento posible. El uso de etiquetas es una buena manera de mantener todo centrado en un solo lugar sin tener que ordenar manualmente en carpetas.
• Algún día/tal vez : Algunas "cosas" pueden ser relevantes, pero no procesables en este momento. En esos casos, se recomienda mantenerlos en una lista especial llamada “algún día/tal vez”. Lo tengo en mi lista de pendientes. Lo que es crucial con esta lista es recordar revisarla regularmente. Es un gran lugar para nuevas ideas que puede haber olvidado.
• Papelera : Tirar correos electrónicos o mensajes innecesarios es la mejor manera de eliminarlos de tu mente. No olvide presionar el botón de papelera para ordenar su sistema.
• Planes de proyecto : los proyectos de varios pasos requieren su propio sistema. Es importante dividir los grandes proyectos en partes más pequeñas que se puedan realizar de forma independiente. Para aquellos, una caja dedicada es importante. Puede usar un software de gestión de proyectos (bueno para equipos), una lista de tareas pendientes con carpetas de proyectos o incluso un cuaderno.
• Lista de espera : es frustrante delegar y realizar tareas y darse cuenta semanas después de que no se ha hecho. La lista de espera puede solucionar tu problema y permitirte delegar tareas con confianza. La delegación necesita seguimiento y la lista de espera realiza un seguimiento de todo lo que ha delegado. Al igual que las bandejas de entrada, puedes tener diferentes listas de espera dependiendo de cómo trabajes. Mantengo una etiqueta de espera en mis correos electrónicos y en mi lista de tareas pendientes, por ejemplo. Todos los jueves los reviso y hago un seguimiento si la tarea no se ha hecho.
• Calendario : Esto es obvio, ya que la mayoría de nosotros ya usamos un calendario digital o analógico. GTD lo usa para "cosas" relacionadas con el tiempo.
• Próximas acciones : estas son "cosas" que están en su lista de tareas pendientes. Una lección importante que aprendí de GTD es poner fechas de vencimiento en una tarea solo cuando tiene una fecha límite real (lo que significa que algo malo sucederá si no se hace a tiempo). En todos los demás casos, el sistema de revisión lo ayudará a mantener su lista de tareas sin fecha de vencimiento, lo cual es una excelente manera de reducir su estrés.

Con esos diferentes sistemas configurados, es fácil mantener una organización consistente con GTD.

GTD está en todas partes

Si aún no está convencido de los beneficios de GTD, permítame mostrarle cómo se volvió omnipresente en nuestro entorno de trabajo.

Varios métodos de productividad populares están inspirados en GTD y usan un árbol lógico similar para organizar las entradas y elegir qué hacer a continuación:

• Bandeja de entrada cero : el concepto clave es usar su bandeja de entrada como almacenamiento temporal y luego clasificar, archivar o eliminar correos electrónicos. Es básicamente GTD aplicado al correo electrónico.
• Bullet Journal : Es una alternativa analógica a GTD (usando un cuaderno de papel y un bolígrafo). De manera similar a GTD, el método Bullet Journal ofrece un sistema de organización para clasificar todas sus entradas en diferentes cubos llamados "colecciones". Al igual que GTD, utiliza un principio de revisión recurrente para mantener el sistema actualizado (es excelente para las personas que luchan con las herramientas digitales).

Incluso las técnicas más antiguas como Agile (o sus derivados como Scrum) se pueden aplicar más fácilmente utilizando GTD. Agile utiliza un concepto similar: recopila datos sobre un proyecto, planifica los diferentes pasos y luego los realiza en un ciclo corto llamado "sprint". Al final de un sprint, el equipo puede revisar el proyecto y comenzar a preparar el próximo ciclo. Es muy similar a un flujo de trabajo GTD, pero se aplica a un equipo en lugar de a un individuo.

GTD también está integrado en las herramientas que usamos. La mayoría de las aplicaciones que usamos para el trabajo usan una bandeja de entrada, un archivo y una función de papelera. GTD está en todas partes e ignorarlo podría costarle mucho tiempo.

Haz que GTD sea parte de un marco más grande

La clave de un buen sistema de productividad es la consistencia. GTD a veces es criticado por ser demasiado complejo para implementarlo en su vida diaria. Estoy de acuerdo en que seguir estrictamente la metodología GTD puede ser demasiado, pero ya puedes lograr mucho con lo básico.

Por ejemplo, no uso la opción de "contexto" descrita en el libro. David Allen explica que puede etiquetar cada "próxima acción" con una etiqueta de contexto como "casa/trabajo", "al teléfono/en el coche" o "baja energía" / "alta energía". Mi agenda y mi equilibrio entre la vida laboral y personal están bien estructurados, y mi revisión semanal es suficiente para planificar tareas en contextos sin tener que mantener un sistema de etiquetas activo. Elegí eliminarlo de mi GTD después de darme cuenta de que me estaba tomando demasiado tiempo mantenerlo.

Tu GTD también puede evolucionar en su propia versión personalizada. GTD te da el poder de borrar las entradas que recibes de manera organizada, pero si dejas que las entradas te interrumpan todo el tiempo, tu día seguirá pareciendo un desastre. Además de GTD, puede usar otras técnicas que le permitirán concentrarse en las "próximas acciones".

Recomiendo tres métodos que funcionan bien con GTD:

• Comunicación asíncrona : GTD está resolviendo el problema de cómo ordenar tus “cosas”; la comunicación asíncrona responde cuándo ordenarla. Y la respuesta es sencilla: una o dos veces al día, no más. Al agrupar su tiempo de comunicación, puede liberar el resto de su día para un trabajo profundo. Escribí una publicación al respecto si quieres entrar en más detalles.
• La regla 1-3-5 : si se usa correctamente, la comunicación asíncrona le devolverá el tiempo que necesita para completar sus "próximas acciones". Pero, ¿cómo eliges qué hacer a continuación? La regla 1-3-5 es una excelente manera de seleccionar sus próximas acciones. La regla dice que todos los días, debe seleccionar:
  • 1 gran tarea que requiere varias horas de atención
  • 3 tareas medianas que toman de cinco a treinta minutos cada una
  • 5 tareas pequeñas que toman menos de cinco minutos cada una, principalmente mandados
• “ Cómete esa rana ”: el autor estadounidense Mark Twain dijo una vez: “ Come una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor te sucederá el resto del día”. La "rana" es la gran tarea en su regla 1-3-5. Es el más difícil porque requerirá tiempo y concentración. Para hacerlo más fácil, aborde esta gran tarea a primera hora de la mañana. No revise sus correos electrónicos o las últimas noticias en su teléfono cuando venga a la oficina, solo siéntese y coma esa rana. Funciona, créanme (descargo de responsabilidad: escribo todas las publicaciones de mi blog a primera hora de la mañana).

Con estas técnicas adicionales en su haber, debe estar equipado para alcanzar regularmente un estado de flujo donde su concentración esté en su nivel más alto. El estrés relacionado con los plazos o fechas de vencimiento falsas también debería convertirse en un mal recuerdo. Siempre siéntase libre de experimentar con nuevas técnicas o volver a algo que funcionó mejor en el pasado. Getting Things Done es la columna vertebral de su sistema de productividad. ¡No esperes para probarlo!

Fotos de Viktor Talashuk y Bernard Hermant