你唯一需要的生产力方法就是“把事情做好”

当我第一次看到大卫·艾伦 (David Allen) 的《 Getting Things Done (GTD)》一书时，我被震撼了。书中描述的个人生产力方法——也称为“把事情做好”——立即引起了我的注意，我开始在日常生活中实施它。结果很快：仅仅几天后，我观察到注意力增加了，工作压力也减轻了。我无法衡量，但我确信这本书帮助我节省了数千小时。

个人生产力是一个终生学习的过程。多年来，我尝试过不同的方法或调整现有的方法来充分利用我的工作时间，但每一种新技术都让我想起了 GTD 方法的某些方面。我还看到人们在理解本书的概念之前，一直在为他们的个人组织而苦苦挣扎。

在这篇文章中，我将向您介绍 GTD，并向您展示为什么它仍然是一流的生产力方法。

为什么需要组织方法

普通员工每天被打扰 50 到 60 次。这些中断中的每一个都会产生一个需要理解的输入，有时还需要将其转化为一项任务。如果我们都收到了这么多的意见，为什么有些人似乎更善于将它们转化为行动？秘密在于他们的个人组织系统。

对这些输入感到不知所措是很自然的，但组织它们也是您的责任。如果没有办法捕捉它们，你要么让它们压倒你，要么你忘记它们。在这两种情况下，您都会因为太多的任务或不愉快的同事而增加压力。

一个好的组织系统将帮助您捕捉输入并组织它们，这样它们就不会占用您的一天。如果输入被分类并存储在安全的地方，您以后总是可以查看它们。有了更多的时间花在任务上，更少的时间被打扰，你终于可以及时完成这项大任务。一旦完成，您就可以依靠您的系统来告诉您下一步该做什么。

如何使用 Getting Things Done

根据 David Allen 的说法，Getting Things Done 是“一种个人生产力方法，它重新定义了您对待生活和工作的方式”。它是一个系统地组织你的生活和工作的框架。为了将他的方法付诸实践，David Allen 开发了一个简单的逻辑树图，如下所示。我对其进行了改编，以精简其中的一些组件，但原文非常相似，可以在书中找到。

GTD的5个原则

对我来说，这种方法的天才之处在于从“东西”开始。大卫艾伦建立了一个组织系统，所有类型的输入都以同样的方式处理。通过沿着逻辑树移动这些输入，您可以将它们分类到可以在相应上下文中使用的特定位置。起初，它似乎有点令人生畏，但经过几天的练习，这棵逻辑树成为第二天性。

GTD方法可以分为5个步骤：

1. 捕获

“东西”一引起你的注意就应该被捕获。 “东西”来自四面八方：电子邮件、Slack 或 Microsoft Teams 等即时消息应用程序、办公桌上的笔记、电话、会议等。即使是您在淋浴时得到的想法也是需要尽快捕捉的“东西”尽可能（我们都知道这些想法消失的速度有多快）。要捕获它们，您将需要一个收件箱系统，我将在稍后解释。

2. 阐明

所有“东西”都需要一些澄清。停下来理解输入是充分利用它的简单方法。对于更复杂的输入，此步骤可能快至几秒钟或需要更长的时间。上面描述的逻辑树使用一系列问题来阐明每个输入：

• “那是什么？ ”：这是一个非正式的问题，通常需要一微秒。目的是让你更深入地思考每个“东西”并理解它的本质。它还可以帮助您弄清某项输入是否值得您花时间。
• “是否可行？ ”：您不能总是将直接操作链接到输入 - 有时信息不需要后续操作。这是澄清“东西”的第一个交汇点。不可操作的输入将在我将在下面描述的子系统中分类。
• “下一步行动是什么？ ”：如果输入是可操作的，则需要询问下一个操作是什么。答案会给你一个任务，然后你可以组织。
• “它是一个多步骤项目的一部分吗？ ”：一些“下一步行动”比看起来更复杂，可能会导致一个多步骤的项目。在这种情况下，它们应该组织在一个项目系统中，如本文后面所述。
• “会不会不到两分钟？ ”：这是GTD方法的关键部分。在设计系统时，David Allen 意识到维护过多的组织系统是大材小用。两分钟规则解决了这个问题。如果完成一项任务的时间少于两分钟，你最好马上去做。在系统中组织它所需的努力将比完成它所花费的时间花费更多！

3. 组织

清楚地了解需要注意的地方后，您就可以将“东西”放在正确的位置，您一定会在需要时找到它。有关如何组织系统的更多详细信息，请参阅下一步。

4. 审查

经常回顾你的工作是保持系统运行的关键。优先级会发生变化，反思您盘子里剩下的东西对于让您的系统保持最新状态很重要。 GTD 使用每日和每周回顾系统：

• 每日回顾：每天结束时，花 5 到 10 分钟反思您当天所做的事情，并重新安排第二天的优先事项（例如未完成的任务或新的优先事项）。您还可以保留每日日志——这是创造完成感的好方法，并且有助于每周回顾。
• 每周回顾：在你一周的某个时候，你需要更深入的时间来全面回顾你的系统。最佳时间通常是周五下班前或周末。在每周回顾期间，您会查看本周完成的工作（您的每日日志可能是一个很好的地方）并为下一周做准备。为此，您应该检查整个系统。更新您的项目计划和下一步行动，并为下周选择一些。为这些任务中的每一项分配一天，这样当你开始新的一周时，你就会清楚地知道要做什么。

5. 从事

如果不涉及很多行动，这个系统就不会被称为“把事情做好”！当你的个人组织系统运行顺畅时，你就有更多的时间去做你想做的事情。每周回顾也有助于使您的优先事项保持最新。许多与工作相关的压力是由于任务紧迫的印象。 GTD 通过清楚地知道该做什么以及何时做来帮助您消除这种感觉。没有持续的不确定性，您可以抽出时间专注于您为自己选择的任务。

如何建立组织体系

为了使系统正常工作，您首先需要构建一些“盒子”来存储您的“东西”：

• 收件箱：您需要收件箱来捕获“东西”。您应该已经使用过其中一些，例如您的电子邮件收件箱。大多数人想念的是，软件收件箱本应是临时存储的地方。拥有多个收件箱也很常见，但要正常工作，需要将它们整合到一个有组织的系统中。使用 GTD，您可以使用一个或多个收件箱，只要它们以相同的方式处理即可，这意味着您在其中收集的每一点信息都会通过逻辑树。以下是我使用的收件箱：
• 电子邮件收件箱：我使用我的电子邮件收件箱作为临时存储来接收电子邮件。一旦我阅读它们，它们包含的信息就会通过 GTD 逻辑树并且电子邮件被存档（这称为零收件箱方法）。
• 待办事项列表收件箱：我使用待办事项列表应用程序 ( Things 3 ) 中的收件箱来捕获想法、个人任务或会议或聊天中的口头输入。它也可以在我的手机上访问，所以我可以随时添加输入。
• Slack 消息：我将整个应用程序视为一个收件箱——其中的每条消息都有一个要分类的输入，就像电子邮件一样。
• Monday.com 通知：我们和我的团队一起使用这个应用程序来管理我们的项目（它类似于 Asana 或 Trello）。如果有人在项目说明中提及您或在某处标记您，内置通信系统会通知您。我收到的每个通知也是一个输入，必须使用 GTD 方法进行排序。
• 参考：有时您想保留一些信息以供日后使用，例如会议记录或在线阅读的文章。这就是参考系统的来源。Evernote和Notion是用于构建参考系统的出色应用程序。有些人还喜欢保留一个模拟参考系统，本书详细介绍了如何创建一个参考系统。我将所有内容都数字化，因为它很容易搜索和访问。你的参考系统就像第二个大脑。例如，它还用于记录您在书中阅读或在播客中听到的内容。我建议保留一个需要尽可能少维护的系统。使用标签是将所有内容集中在一个地方而无需手动分类到文件夹中的好方法。
• 某天/也许：一些“东西”可能是相关的，但现在不可操作。在这些情况下，建议将它们保存在一个名为“某天/也许”的特殊列表中。我将其保留在我的待办事项列表中。这份清单的关键是要记住定期审查它。这是您可能已经忘记的新想法的好地方。
• 垃圾桶：丢弃不必要的电子邮件或消息是将它们从您的脑海中移除的最佳方式。不要忘记按垃圾桶按钮来整理您的系统。
• 项目计划：多步骤项目需要自己的系统。将大项目分解成可以独立完成的较小部分很重要。对于那些人来说，专用盒子很重要。您可以使用项目管理软件（适用于团队）、带有项目文件夹的待办事项列表，甚至笔记本。
• 等候名单：委派和任务并在数周后意识到尚未完成，这令人沮丧。等候名单可以解决您的问题，并让您放心地委派任务。委派需要跟进，等候名单会跟踪您委派的一切。与收件箱一样，根据您的工作方式，您可以有不同的等候名单。例如，我在我的电子邮件和待办事项列表中保留了等待标签。每个星期四，我都会检查它们，如果任务没有完成，我会跟进。
• 日历：这很简单，因为我们大多数人已经在使用数字或模拟日历。 GTD 将它用于与时间相关的“东西”。
• 下一步行动：这是您待办事项列表中的“事情”。我从 GTD 中学到的一个重要教训是，只有当任务有真正的截止日期时才将截止日期放在任务上（这意味着如果不按时完成就会发生不好的事情）。在所有其他情况下，审查系统将帮助您保留没有截止日期的待办事项列表，这是减轻压力的好方法。

通过设置这些不同的系统，很容易与 GTD 保持一致的组织。

GTD无处不在

如果您仍然不相信 GTD 的好处，让我向您展示它如何在我们的工作环境中变得无处不在。

几种流行的生产力方法受到 GTD 的启发，并使用类似的逻辑树来组织输入并选择下一步做什么：

• 收件箱清零：关键概念是将收件箱用作临时存储，然后对电子邮件进行分类、存档或删除。它基本上是应用于电子邮件的 GTD。
• Bullet Journal ：它是 GTD 的模拟替代品（使用纸质笔记本和笔）。与 GTD 类似，Bullet Journal 方法提供了一个组织系统，可以将你所有的输入分类到不同的桶中，称为“集合”。与 GTD 一样，它使用循环审查原则来使系统保持最新状态（这对于使用数字工具苦苦挣扎的人来说非常有用）。

通过使用 GTD，甚至可以更轻松地应用像敏捷（或其衍生产品如 Scrum）这样的老技术。敏捷使用类似的概念：收集项目数据，规划不同的步骤，然后在称为“冲刺”的短周期内完成这些步骤。在冲刺结束时，团队可以审查项目并开始准备下一个周期。它与 GTD 工作流非常相似，但适用于团队而不是个人。

GTD 也内置在我们使用的工具中。我们用于工作的大多数应用程序都使用收件箱、存档和垃圾桶功能。 GTD 无处不在，忽视它可能会浪费你很多时间。

使 GTD 成为更大框架的一部分

一个好的生产力系统的关键是一致性。 GTD 有时会因为过于复杂而无法在日常生活中实施而受到批评。我同意严格遵循 GTD 方法论可能有点过分，但你已经可以通过基础知识取得很多成就。

例如，我不使用书中描述的“上下文”选项。 David Allen 解释说，你可以用上下文标签标记每个“下一步行动”，例如“家/工作”、“打电话/在车里”或“低能量”/“高能量”。我的工作与生活的平衡和议程结构合理，我的每周回顾足以将任务规划到上下文中，而无需保留活动标签系统。在意识到维护它花费了太多时间后，我选择将它从我的 GTD 中删除。

您的 GTD 也可以发展成自己的定制版本。 GTD 使您能够以有条理的方式清除收到的输入，但如果您让输入一直打扰您，您的一天仍然会一团糟。在 GTD 之上，您可以使用其他技术让您专注于“下一步行动”。

我推荐三种适用于 GTD 的方法：

• 异步通信：GTD 正在解决如何对“东西”进行排序的问题；异步通信回答何时对其进行排序。答案很简单：一天一次或两次，仅此而已。通过分批处理您的沟通时间，您可以腾出一天的剩余时间进行深度工作。如果你想了解更多细节，我写了一篇关于它的文章。
• 1-3-5 规则：如果使用得当，异步通信会给你完成“下一步行动”所需的时间。但是你如何选择下一步做什么呢？ 1-3-5 规则是选择下一步行动的好方法。规则说每天，你应该选择：
  • 1 项需要数小时专注的大任务
  • 3 个中等任务，每个任务需要 5 到 30 分钟
  • 5 个小任务，每个任务不到 5 分钟，主要是差事
• “吃掉那只青蛙”：美国作家马克·吐温曾说过，“早上第一件事就是吃一只活青蛙，接下来的一天不会有更糟的事情发生在你身上。” “青蛙”是 1-3-5 规则中的大任务。这是最困难的一个，因为它需要时间和注意力。为了让它更容易，早上第一件事就是解决这个大任务。当你来到办公室时，不要查看你的电子邮件或手机上的最新消息——坐下来吃那只青蛙。它有效，相信我（免责声明：我早上第一件事就是写我所有的博客文章）。

有了这些额外的技巧，您应该能够定期达到心流状态，使您的注意力达到最高水平。与截止日期或虚假截止日期相关的压力也应该成为一个糟糕的记忆。随时尝试新技术或恢复到过去效果更好的方法。把事情做好是您生产力系统的支柱。不要等待尝试！

Viktor Talashuk和Bernard Hermant 拍摄的照片