O único método de produtividade que você precisará é 'fazer as coisas'

Quando me deparei com o livro Getting Things Done (GTD), de David Allen, fiquei maravilhado. O método de produtividade pessoal descrito no livro – também chamado Getting Things Done – me tocou imediatamente e comecei a implementá-lo em minha vida diária. O resultado foi rápido: em apenas alguns dias, observei um aumento no foco e uma diminuição no estresse relacionado ao trabalho. Não posso medir, mas tenho certeza de que este livro me ajudou a economizar milhares de horas.

A produtividade pessoal é um processo de aprendizagem ao longo da vida. Ao longo dos anos, experimentei diferentes métodos ou adaptei os existentes para aproveitar ao máximo meu tempo de trabalho, mas cada nova técnica me lembra alguns aspectos do método GTD. Também vi pessoas lutando com sua organização pessoal até entenderem os conceitos deste livro.

Neste post, apresentarei o GTD e mostrarei por que ele ainda é o método de produtividade mais bem classificado.

Por que você precisa de um método de organização

O trabalhador médio é interrompido entre 50 e 60 vezes por dia. Cada uma dessas interrupções cria uma entrada que precisa ser compreendida e às vezes transformada em uma tarefa. Se todos recebemos tantos insumos, por que algumas pessoas parecem ser melhores em transformá-los em ação? O segredo está em seu sistema de organização pessoal.

Sentir-se sobrecarregado com essas informações é natural, mas também é sua responsabilidade organizá-las. Sem uma maneira de capturá-los, você os deixa dominar você ou os esquece. Em ambos os casos, você aumentará o estresse devido a muitas tarefas ou colegas infelizes.

Um bom sistema de organização irá ajudá-lo a capturar os insumos à medida que eles chegam e organizá-los para que não tomem conta do seu dia. Se as entradas forem classificadas e armazenadas em algum lugar seguro, você sempre poderá dar uma olhada nelas mais tarde. Com mais tempo para gastar em tarefas e menos tempo gasto em interrupções, você pode finalmente concluir essa grande tarefa a tempo. E uma vez feito isso, você pode confiar em seu sistema para lhe dizer o que fazer a seguir.

Como usar o Getting Things Done

De acordo com David Allen, Getting Things Done é “ uma metodologia de produtividade pessoal que redefine como você aborda sua vida e trabalho ”. É uma estrutura para organizar sua vida e trabalhar sistematicamente. Para colocar seu método em prática, David Allen desenvolveu um diagrama de árvore lógica simples mostrado abaixo. Adaptei-o para simplificar alguns de seus componentes, mas o original é muito semelhante e pode ser encontrado no livro.

Os 5 princípios do GTD

Para mim, a genialidade desse método começa no topo, com as “coisas”. David Allen construiu um sistema de organização onde todos os tipos de insumos são tratados da mesma forma. Ao mover essas entradas ao longo da árvore lógica, você as classifica em locais específicos que podem ser usados no contexto correspondente. A princípio, pode parecer um pouco assustador, mas depois de alguns dias de prática, essa árvore lógica se torna uma segunda natureza.

O método GTD pode ser dividido em 5 etapas:

1. Capturar

“Coisas” devem ser capturadas assim que chamarem sua atenção. “Coisas” vêm de todas as direções: e-mails, aplicativos de mensagens instantâneas como Slack ou Microsoft Teams, anotações em sua mesa, telefonemas, reuniões etc. quanto possível (todos nós sabemos o quão rápido essas ideias desaparecem). Para capturá-los, você precisará de um sistema de caixas de entrada que explicarei mais adiante.

2. Esclarecer

Todas as “coisas” precisam de algum esclarecimento. Pausar para entender uma entrada é uma maneira fácil de tirar o máximo proveito dela. Esta etapa pode ser tão rápida quanto alguns segundos ou demorar um pouco mais para entradas mais complexas. A árvore lógica descrita acima usa uma série de perguntas para esclarecer cada entrada:

• “ O que é? ”: Esta é uma pergunta informal e geralmente leva um microssegundo. O objetivo é fazer você pensar sobre cada “coisa” mais profundamente e entender sua natureza. Também está ajudando você a esclarecer se uma entrada vale ou não o seu tempo.
• “ É acionável? ”: Nem sempre é possível ter uma ação direta vinculada a uma entrada — às vezes, a informação não precisa de uma ação de acompanhamento. Este é o primeiro ponto de junção no esclarecimento de “coisas”. As entradas não acionáveis serão classificadas em um subsistema que descreverei abaixo.
• “ Qual é a próxima ação? ”: Se uma entrada for acionável, você precisa perguntar qual é a próxima ação. A resposta lhe dará uma tarefa que você pode organizar.
• “ Faz parte de um projeto de várias etapas? ”: Algumas das “próximas ações” são mais complexas do que parecem e podem levar a um projeto de várias etapas. Nesse caso, eles devem ser organizados em um sistema de projeto, descrito mais adiante neste post.
• “ Vai demorar menos de dois minutos? ”: Esta é uma parte crítica do método GTD. Ao projetar o sistema, David Allen estava ciente de que um sistema de organização com muita manutenção é um exagero. A regra dos dois minutos corrige esse problema. Se uma tarefa leva menos de dois minutos para ser concluída, é melhor fazê-la imediatamente. O esforço necessário para organizá-lo em um sistema custará mais do que o tempo necessário para concluí-lo!

3. Organizar

Com uma imagem clara de onde sua atenção é necessária, você pode estacionar as “coisas” no lugar certo, onde certamente as encontrará quando precisar. Para obter mais detalhes sobre como organizar seu sistema, consulte a próxima etapa.

4. Análise

A revisão frequente do seu trabalho é fundamental para manter o sistema funcionando. As prioridades mudam e refletir sobre o que resta no seu prato é importante para manter seu sistema atualizado. O GTD utiliza um sistema de revisões diárias e semanais:

• Revisões diárias : Ao final de cada dia, reserve de cinco a dez minutos para refletir sobre o que você fez durante o dia e reorganize as prioridades para o dia seguinte (como tarefas incompletas ou novas prioridades). Você também pode manter um registro diário - é uma ótima maneira de criar uma sensação de conclusão e ajuda em sua revisão semanal.
• Revisões semanais : em algum momento da semana, você precisa de um tempo mais profundo para revisar completamente seu sistema. A melhor hora é normalmente na sexta-feira antes de sair do escritório ou no fim de semana. Durante a revisão semanal, você analisa o que foi feito durante a semana (seu registro diário pode ser um ótimo lugar para isso) e se prepara para a próxima semana. Para fazer isso, você deve revisar todo o seu sistema. Atualize seus planos de projeto e próximas ações e selecione algumas para a próxima semana. Atribua um dia a cada uma dessas tarefas para que, ao começar a semana, você tenha uma ideia clara do que fazer.

5. Se empenhar

Este sistema não seria chamado de Getting Things Done sem envolver muita ação! Quando seu sistema de organização pessoal está funcionando sem problemas, você tem mais tempo para fazer as coisas que deseja. A revisão semanal também ajuda muito a manter suas prioridades em dia. Muito do estresse relacionado ao trabalho se deve à impressão de urgência com as tarefas. O GTD ajuda você a remover esse sentimento, obtendo uma ideia clara do que fazer e quando fazê-lo. Sem a incerteza constante, você pode encontrar tempo para se concentrar em uma tarefa que selecionou para si mesmo.

Como configurar seu sistema de organização

Para fazer o sistema funcionar, primeiro você precisa construir algumas “caixas” para guardar suas “coisas”:

• Caixa(s) de entrada: você precisa de caixas de entrada para capturar as “coisas”. Você já deve ter usado alguns deles, como sua caixa de entrada de e-mail. O que a maioria das pessoas não percebe é que as caixas de entrada de software devem ser locais de armazenamento temporário. Também é comum ter várias caixas de entrada, mas para funcionarem elas precisam estar consolidadas em um sistema organizado. Com o GTD, você pode usar uma ou várias caixas de entrada, desde que sejam tratadas da mesma forma, o que significa que cada bit de informação coletada nelas passa pela árvore lógica. Aqui estão as caixas de entrada que eu uso:
• Caixa de entrada de e- mail : uso minha caixa de entrada de e-mail como armazenamento temporário para receber e-mails. Depois de lê-los, as informações que eles contêm passam pela árvore lógica do GTD e o e-mail é arquivado (isso é chamado de método de caixa de entrada zero).
• Caixa de entrada da lista de tarefas : eu uso a caixa de entrada em meu aplicativo de lista de tarefas ( Coisas 3 ) para capturar ideias, tarefas pessoais ou entradas verbais de reuniões ou bate-papos. Também está acessível no meu telefone, para que eu possa adicionar uma entrada a qualquer momento.
• Mensagens do Slack : trato todo o aplicativo como uma caixa de entrada - cada mensagem ali é uma entrada a ser classificada, como um e-mail.
• Notificações do Monday.com : Usamos este aplicativo com minha equipe para gerenciar nossos projetos (é semelhante ao Asana ou Trello). O sistema de comunicação integrado notifica você se alguém o mencionar em uma nota do projeto ou marcar você em algum lugar. Cada notificação que recebo também é uma entrada e deve ser classificada com o método GTD.
• Referência : Às vezes, você deseja guardar algumas informações para mais tarde, como uma nota de reunião ou um artigo que leu online. É assim que entra o sistema de referência. O Evernote e o Notion são ótimos aplicativos para usar na construção de um sistema de referência. Algumas pessoas também gostam de manter um sistema de referência analógico, e o livro detalha como criar um. Eu mantenho tudo digital, pois é facilmente pesquisável e acessível. Seu sistema de referência é como um segundo cérebro. Também é usado para fazer anotações sobre coisas que você leu em livros ou ouviu em um podcast, por exemplo. Eu recomendo manter um sistema que exija o mínimo de manutenção possível. Usar tags é uma boa maneira de manter tudo centralizado em um só lugar sem ter que classificar manualmente em pastas.
• Algum dia/talvez : algumas “coisas” podem ser relevantes, mas não acionáveis agora. Nesses casos, é recomendável mantê-los em uma lista especial chamada “algum dia/talvez”. Eu mantenho isso na minha lista de tarefas. O que é crucial com esta lista é lembrar de revisá-la regularmente. É um ótimo lugar para novas ideias que você pode ter esquecido.
• Lixo : Jogar no lixo e-mails ou mensagens desnecessárias é a melhor maneira de removê-los de sua mente. Não se esqueça de pressionar o botão da lixeira para organizar seu sistema.
• Planos de projeto : Projetos de várias etapas requerem seu próprio sistema. É importante dividir grandes projetos em pedaços menores que podem ser feitos de forma independente. Para esses, uma caixa dedicada é importante. Você pode usar um software de gerenciamento de projetos (bom para equipes), uma lista de tarefas com pastas de projetos ou até mesmo um caderno.
• Lista de espera : é frustrante delegar tarefas e perceber semanas depois que não foi feito. A lista de espera pode resolver seu problema e permitir que você delegue tarefas com confiança. A delegação precisa de acompanhamento, e a lista de espera acompanha tudo o que você delegou. Assim como as caixas de entrada, você pode ter diferentes listas de espera dependendo de como você trabalha. Eu mantenho uma etiqueta de espera em meus e-mails e na minha lista de tarefas, por exemplo. Toda quinta-feira, eu passo por eles e acompanho se a tarefa não foi realizada.
• Calendário : Este é um acéfalo, pois a maioria de nós já está usando um calendário digital ou analógico. O GTD o utiliza para “coisas” relacionadas ao tempo.
• Próximas ações : Isso é “coisas” que estão na sua lista de tarefas. Uma lição importante que aprendi com o GTD é colocar datas de vencimento em uma tarefa apenas quando ela tiver um prazo real (o que significa que algo ruim acontecerá se não for feito no prazo). Em todos os outros casos, o sistema de revisão ajudará você a manter sua lista de tarefas sem prazo, o que é uma ótima maneira de reduzir o estresse.

Com esses diferentes sistemas configurados, é fácil manter uma organização consistente com o GTD.

GTD está em todo lugar

Se você ainda não está convencido sobre os benefícios do GTD, deixe-me mostrar como ele se tornou onipresente em nosso ambiente de trabalho.

Vários métodos populares de produtividade são inspirados no GTD e usam uma árvore lógica semelhante para organizar as entradas e escolher o que fazer a seguir:

• Caixa de entrada zero : o conceito-chave é usar sua caixa de entrada como armazenamento temporário e, em seguida, classificar, arquivar ou excluir e-mails. É basicamente o GTD aplicado ao e-mail.
• Bullet Journal : É uma alternativa analógica ao GTD (usando um caderno de papel e uma caneta). Da mesma forma que o GTD, o método Bullet Journal oferece um sistema de organização para classificar todas as suas entradas em diferentes baldes chamados “coleções”. Como o GTD, ele usa um princípio de revisão recorrente para manter o sistema atualizado (é ótimo para pessoas que lutam com ferramentas digitais).

Mesmo técnicas mais antigas como Agile (ou seus derivados como Scrum) podem ser aplicadas mais facilmente usando GTD. O Agile usa um conceito semelhante: coletar dados em um projeto, planejar as diferentes etapas e executá-las em um ciclo curto chamado “sprint”. No final de um sprint, a equipe pode revisar o projeto e começar a preparar o próximo ciclo. É muito semelhante a um fluxo de trabalho GTD, mas aplicado a uma equipe em vez de um indivíduo.

O GTD também é construído nas ferramentas que usamos. A maioria dos aplicativos que usamos para o trabalho usa uma caixa de entrada, um arquivo e uma função de lixeira. O GTD está em toda parte e ignorá-lo pode custar muito tempo.

Torne o GTD parte de uma estrutura maior

A chave de um bom sistema de produtividade é a consistência. Às vezes, o GTD é criticado por ser muito complexo para ser implementado em sua vida diária. Concordo que seguir rigorosamente a metodologia GTD pode ser demais, mas você já consegue muito com o básico.

Por exemplo, não uso a opção “contexto” descrita no livro. David Allen explica que você pode marcar cada “próxima ação” com um rótulo de contexto como “casa/trabalho”, “no telefone/no carro” ou “baixa energia” / “alta energia”. Meu equilíbrio e agenda entre vida pessoal e profissional são bem estruturados e minha revisão semanal é suficiente para planejar tarefas em contextos sem ter que manter um sistema de tags ativo. Optei por removê-lo do meu GTD depois de perceber que estava demorando muito para manter.

Seu GTD também pode evoluir em sua própria versão personalizada. O GTD dá a você o poder de limpar as informações recebidas de maneira organizada, mas se você permitir que as informações o interrompam o tempo todo, seu dia ainda parecerá uma bagunça. Além do GTD, você pode usar outras técnicas que permitirão que você se concentre nas “próximas ações”.

Eu recomendo três métodos que funcionam bem com GTD:

• Comunicação assíncrona : o GTD está resolvendo o problema de como classificar suas “coisas”; a comunicação assíncrona responde quando classificá-la. E a resposta é simples: uma ou duas vezes por dia, não mais. Ao agrupar seu tempo de comunicação, você pode liberar o resto do dia para um trabalho intenso. Escrevi um post sobre isso se você quiser entrar em mais detalhes.
• A regra 1-3-5 : se usada corretamente, a comunicação assíncrona lhe dará o tempo necessário para concluir suas “próximas ações”. Mas como você escolhe o que fazer a seguir? A regra 1-3-5 é uma ótima maneira de selecionar suas próximas ações. A regra diz que todos os dias, você deve selecionar:
  • 1 grande tarefa que leva várias horas de foco
  • 3 tarefas médias que levam de cinco a trinta minutos cada
  • 5 pequenas tarefas que levam menos de cinco minutos cada, principalmente recados
• “ Coma aquele sapo ”: o autor americano Mark Twain disse uma vez: “Coma um sapo vivo logo pela manhã e nada pior acontecerá com você no resto do dia”. O “sapo” é a grande tarefa em sua regra 1-3-5. É o mais difícil porque vai levar tempo e foco. Para facilitar, lide com essa grande tarefa logo pela manhã. Não verifique seus e-mails ou as últimas notícias em seu telefone quando chegar ao escritório - apenas sente-se e coma aquele sapo. Funciona, acredite em mim (aviso: eu escrevo todos os posts do meu blog logo pela manhã).

Com essas técnicas adicionais em seu currículo, você deve estar equipado para alcançar regularmente um estado de fluxo em que sua concentração está em seu nível mais alto. Estresse relacionado a prazos ou datas de vencimento falsas também deve se tornar uma lembrança ruim. Sinta-se sempre à vontade para experimentar novas técnicas ou reverter para algo que funcionou melhor no passado. Getting Things Done é a espinha dorsal do seu sistema de produtividade. Não espere para experimentar!

Fotos de Viktor Talashuk e Bernard Hermant