उत्पादकता का एकमात्र तरीका जिसकी आपको हमेशा आवश्यकता होगी वह है 'काम पूरा करना'

जब मैंने पहली बार डेविड एलन की पुस्तक गेटिंग थिंग्स डन (जीटीडी) का सामना किया, तो मैं हैरान रह गया। पुस्तक में वर्णित व्यक्तिगत उत्पादकता पद्धति—जिसे गेटिंग थिंग्स डन भी कहा जाता है—ने तुरंत मुझे प्रभावित किया, और मैंने इसे अपने दैनिक जीवन में लागू करना शुरू कर दिया। नतीजा तेजी से निकला: केवल कुछ दिनों के बाद, मैंने ध्यान में वृद्धि देखी और काम से संबंधित तनाव में कमी आई। मैं इसे माप नहीं सकता, लेकिन मुझे यकीन है कि इस किताब ने हज़ारों घंटे बचाने में मेरी मदद की है।

व्यक्तिगत उत्पादकता जीवन भर सीखने की प्रक्रिया है। इन वर्षों में, मैंने अपने काम के समय का अधिकतम लाभ उठाने के लिए विभिन्न तरीकों की कोशिश की है या मौजूदा लोगों को अनुकूलित किया है, लेकिन प्रत्येक नई तकनीक मुझे जीटीडी पद्धति के कुछ पहलुओं की याद दिलाती है। मैंने लोगों को अपने व्यक्तिगत संगठन के साथ तब तक संघर्ष करते देखा है जब तक वे इस पुस्तक की अवधारणाओं को नहीं समझ लेते।

इस पोस्ट में, मैं आपको जीटीडी से परिचित कराऊंगा और आपको दिखाऊंगा कि यह अभी भी शीर्ष क्रम की उत्पादकता पद्धति क्यों है।

आपको संगठन पद्धति की आवश्यकता क्यों है

औसत कार्यकर्ता प्रति दिन 50 से 60 बार के बीच बाधित होता है। इन रुकावटों में से प्रत्येक एक इनपुट बनाता है जिसे समझने की आवश्यकता होती है और कभी-कभी इसे एक कार्य में बदल दिया जाता है। अगर हम सभी को इतने सारे इनपुट मिलते हैं, तो कुछ लोग उन्हें कार्रवाई में बदलने में बेहतर क्यों लगते हैं? रहस्य उनकी व्यक्तिगत संगठन प्रणाली के भीतर है।

उन सूचनाओं से अभिभूत महसूस करना स्वाभाविक है, लेकिन उन्हें व्यवस्थित करना भी आपकी जिम्मेदारी है। उन्हें पकड़ने के तरीके के बिना, आप या तो उन्हें खुद पर हावी होने देते हैं या आप उन्हें भूल जाते हैं। दोनों ही मामलों में, आप बहुत अधिक कार्यों या सहकर्मियों के अप्रसन्न होने के कारण तनाव बढ़ाएंगे।

एक अच्छी संगठन प्रणाली आपको इनपुट प्राप्त करने और उन्हें व्यवस्थित करने में मदद करेगी ताकि वे आपके दिन पर कब्जा न करें। यदि इनपुट्स को सॉर्ट किया जाता है और कहीं सुरक्षित रूप से संग्रहीत किया जाता है, तो आप उन्हें बाद में कभी भी देख सकते हैं। कार्यों पर खर्च करने के लिए अधिक समय और रुकावटों पर कम समय के साथ, आप अंततः इस बड़े कार्य को समय पर पूरा कर सकते हैं। और एक बार यह हो जाने के बाद, आप यह बताने के लिए अपने सिस्टम पर भरोसा कर सकते हैं कि आपको आगे क्या करना है।

गेटिंग थिंग्स डन का उपयोग कैसे करें

डेविड एलन के अनुसार, काम पूरा करना " एक व्यक्तिगत उत्पादकता पद्धति है जो यह परिभाषित करती है कि आप अपने जीवन और कार्य को कैसे देखते हैं ।" यह आपके जीवन को व्यवस्थित करने और व्यवस्थित रूप से काम करने का एक ढांचा है। अपनी पद्धति को व्यवहार में लाने के लिए, डेविड एलन ने नीचे दिखाए गए एक सरल लॉजिक ट्री आरेख का विकास किया। मैंने इसके कुछ घटकों को सुव्यवस्थित करने के लिए इसे अनुकूलित किया, लेकिन मूल बहुत समान है और पुस्तक में पाया जा सकता है।

GTD के 5 सिद्धांत

मेरे लिए, इस पद्धति की प्रतिभा "सामान" के साथ शीर्ष पर शुरू होती है। डेविड एलन ने एक संगठन प्रणाली का निर्माण किया जहां सभी प्रकार के आदानों को समान तरीके से व्यवहार किया जाता है। इन इनपुट्स को लॉजिक ट्री के साथ ले जाकर, आप उन्हें विशिष्ट स्थानों में सॉर्ट करते हैं जिनका उपयोग संबंधित संदर्भ में किया जा सकता है। पहले तो यह थोड़ा कठिन लग सकता है, लेकिन कुछ दिनों के अभ्यास के बाद यह लॉजिक ट्री दूसरी प्रकृति बन जाता है।

GTD विधि को 5 चरणों में विभाजित किया जा सकता है:

1. कब्ज़ा करना

"सामान" जैसे ही आपके ध्यान में आता है, उसे कैप्चर कर लेना चाहिए। "सामान" सभी दिशाओं से आ रहा है: ईमेल, इंस्टेंट मैसेजिंग ऐप जैसे स्लैक या माइक्रोसॉफ्ट टीम्स, आपके डेस्क पर नोट्स, फोन कॉल, मीटिंग आदि। यहां तक कि आपको शॉवर में मिले विचार भी "सामान" हैं जिन्हें जल्द से जल्द पकड़ने की जरूरत है जितना संभव हो सके (हम सभी जानते हैं कि ये विचार कितनी तेजी से चले जाते हैं)। उन्हें पकड़ने के लिए, आपको इनबॉक्स की एक प्रणाली की आवश्यकता होगी, जिसके बारे में मैं बाद में बताऊंगा।

2. स्पष्ट करना

सभी "सामान" को कुछ स्पष्टीकरण की आवश्यकता है। किसी इनपुट को समझने के लिए रुकना उसका अधिकतम लाभ उठाने का एक आसान तरीका है। यह चरण कुछ सेकंड जितना तेज़ हो सकता है या अधिक जटिल इनपुट के लिए थोड़ा अधिक समय ले सकता है। ऊपर वर्णित लॉजिक ट्री प्रत्येक इनपुट को स्पष्ट करने के लिए प्रश्नों की एक श्रृंखला का उपयोग करता है:

• " यह क्या है? ”: यह एक अनौपचारिक प्रश्न है और आमतौर पर एक माइक्रोसेकंड लेता है। लक्ष्य यह है कि आप प्रत्येक "सामान" के बारे में अधिक गहराई से सोचें और उसकी प्रकृति को समझें। यह आपको यह स्पष्ट करने में भी मदद कर रहा है कि इनपुट आपके समय के लायक है या नहीं।
• " क्या यह कार्रवाई योग्य है? ”: आपके पास हमेशा एक इनपुट से जुड़ी एक सीधी कार्रवाई नहीं हो सकती है - कभी-कभी जानकारी को अनुवर्ती कार्रवाई की आवश्यकता नहीं होती है। यह "सामान" के स्पष्टीकरण में पहला जंक्शन बिंदु है। गैर-कार्रवाई योग्य इनपुट को एक उप-प्रणाली में क्रमबद्ध किया जाएगा जिसका मैं नीचे वर्णन करूंगा।
• " अगली कार्रवाई क्या है? ”: यदि कोई इनपुट कार्रवाई योग्य है, तो आपको यह पूछने की जरूरत है कि अगली कार्रवाई क्या है। उत्तर आपको एक कार्य देगा जिसे आप तब व्यवस्थित कर सकते हैं।
• " क्या यह बहु-चरणीय परियोजना का हिस्सा है? ”: कुछ “अगली कार्रवाइयाँ” जितनी लगती हैं उससे कहीं अधिक जटिल हैं और इससे एक बहु-चरणीय परियोजना बन सकती है। इस मामले में, उन्हें इस पोस्ट में बाद में वर्णित एक प्रोजेक्ट सिस्टम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए।
• " क्या इसमें दो मिनट से भी कम समय लगेगा? ”: यह GTD पद्धति का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। सिस्टम को डिजाइन करते समय, डेविड एलन सचेत थे कि बहुत अधिक रखरखाव वाली एक संगठन प्रणाली ओवरकिल है। दो मिनट का नियम इस समस्या को ठीक करता है। यदि किसी कार्य को पूरा होने में दो मिनट से कम समय लगता है, तो बेहतर होगा कि आप उसे तुरंत कर लें। इसे एक सिस्टम में व्यवस्थित करने के लिए आवश्यक प्रयास आपको इसे पूरा करने में लगने वाले समय से अधिक खर्च होंगे!

3. व्यवस्थित

आपके ध्यान की आवश्यकता कहाँ है, इसकी एक स्पष्ट तस्वीर के साथ, आप "सामान" को सही जगह पर पार्क कर सकते हैं, जहाँ आपको इसकी आवश्यकता होने पर निश्चित रूप से मिल जाएगा। अपने सिस्टम को व्यवस्थित करने के तरीके के बारे में अधिक विवरण के लिए, अगले चरण का संदर्भ लें।

4. समीक्षा

सिस्टम को चालू रखने के लिए बार-बार अपने काम की समीक्षा करना महत्वपूर्ण है। प्राथमिकताएं बदलती हैं, और आपके सिस्टम को अद्यतित रखने के लिए आपकी प्लेट पर क्या बचा है, इस पर विचार करना महत्वपूर्ण है। GTD दैनिक और साप्ताहिक समीक्षाओं की एक प्रणाली का उपयोग करता है:

• दैनिक समीक्षा : प्रत्येक दिन के अंत में, दिन के दौरान आपने क्या किया है, इस पर विचार करने के लिए पांच से दस मिनट का समय लें और अगले दिन के लिए प्राथमिकताओं को पुनर्गठित करें (जैसे अधूरे कार्य या नई प्राथमिकताएं)। आप एक दैनिक लॉग भी रख सकते हैं—यह पूर्णता की भावना पैदा करने का एक शानदार तरीका है, और यह आपकी साप्ताहिक समीक्षा में मदद करता है।
• साप्ताहिक समीक्षाएँ : आपके सप्ताह में कहीं न कहीं, आपको अपने सिस्टम की पूरी तरह से समीक्षा करने के लिए गहन समय की आवश्यकता होती है। सबसे अच्छा समय आम तौर पर शुक्रवार को कार्यालय छोड़ने से पहले या सप्ताहांत में होता है। साप्ताहिक समीक्षा के दौरान, आप देखते हैं कि सप्ताह के दौरान क्या किया गया है (आपका दैनिक लॉग इसके लिए एक बढ़िया स्थान हो सकता है) और आने वाले सप्ताह के लिए तैयारी करें। ऐसा करने के लिए, आपको अपने पूरे सिस्टम की समीक्षा करनी चाहिए। अपनी परियोजना योजनाओं और अगली कार्रवाइयों को अपडेट करें और आने वाले सप्ताह के लिए कुछ चुनें। इनमें से प्रत्येक कार्य के लिए एक दिन निर्दिष्ट करें ताकि जब आप अपना सप्ताह शुरू करें, तो आपको क्या करना है इसकी एक स्पष्ट तस्वीर हो।

5. व्यस्त रखना

इस प्रणाली को बहुत अधिक कार्रवाई शामिल किए बिना काम पूरा करना नहीं कहा जाएगा! जब आपकी व्यक्तिगत संगठन प्रणाली सुचारू रूप से चल रही होती है, तो आपके पास अपनी मनचाही चीजें करने के लिए अधिक समय होता है। साप्ताहिक समीक्षा भी आपकी प्राथमिकताओं को अद्यतन रखने में बहुत मदद करती है। कार्यों के साथ अत्यावश्यकता की छाप के कारण काम से संबंधित बहुत तनाव है। जीटीडी आपको इस भावना को दूर करने में मदद करता है कि क्या करना है और कब करना है। निरंतर अनिश्चितता के बिना, आप अपने लिए चुने गए कार्य पर ध्यान केंद्रित करने का समय पा सकते हैं।

अपनी संगठन प्रणाली कैसे स्थापित करें

सिस्टम को काम करने के लिए, आपको पहले अपना "सामान" स्टोर करने के लिए कुछ "बक्से" बनाने होंगे:

• इनबॉक्स : आपको "सामान" कैप्चर करने के लिए इनबॉक्स की आवश्यकता है। आपको उनमें से कुछ का पहले ही उपयोग कर लेना चाहिए था, जैसे आपका ईमेल इनबॉक्स। अधिकांश लोग जो याद करते हैं वह यह है कि सॉफ़्टवेयर इनबॉक्स अस्थायी संग्रहण स्थान होते हैं। कई इनबॉक्स होना भी आम बात है, लेकिन काम करने के लिए उन्हें एक संगठित प्रणाली में समेकित करने की आवश्यकता है। जीटीडी के साथ, आप एक या कई इनबॉक्स का उपयोग तब तक कर सकते हैं जब तक उनके साथ एक ही तरह का व्यवहार किया जाता है, जिसका अर्थ है कि आपके द्वारा एकत्र की जाने वाली प्रत्येक जानकारी लॉजिक ट्री के माध्यम से जाती है। मेरे द्वारा उपयोग किए जाने वाले इनबॉक्स यहां दिए गए हैं:
• ईमेल इनबॉक्स : मैं ईमेल प्राप्त करने के लिए अस्थायी भंडारण के रूप में अपने ईमेल इनबॉक्स का उपयोग करता हूं। एक बार जब मैं उन्हें पढ़ता हूं, तो उनमें जो जानकारी होती है वह जीटीडी लॉजिक ट्री के माध्यम से जाती है और ईमेल को संग्रहीत किया जाता है (जिसे शून्य इनबॉक्स विधि कहा जाता है)।
• टू-डू लिस्ट इनबॉक्स : मैं अपने टू-डू लिस्ट ऐप ( थिंग्स 3 ) में इनबॉक्स का उपयोग विचारों, व्यक्तिगत कार्यों, या मीटिंग या चैट से मौखिक इनपुट को कैप्चर करने के लिए करता हूं। यह मेरे फोन पर भी उपलब्ध है, इसलिए मैं किसी भी समय इनपुट जोड़ सकता हूं।
• सुस्त संदेश : मैं पूरे ऐप को एक इनबॉक्स के रूप में मानता हूं - वहां हर संदेश को ईमेल की तरह सॉर्ट करने के लिए एक इनपुट होता है।
• मंडे.कॉम सूचनाएं : हम अपनी परियोजनाओं को प्रबंधित करने के लिए अपनी टीम के साथ इस ऐप का उपयोग करते हैं (यह आसन या ट्रेलो के समान है)। अंतर्निहित संचार प्रणाली आपको सूचित करती है यदि कोई आपको किसी प्रोजेक्ट नोट पर उल्लेख करता है या आपको कहीं टैग करता है। मुझे प्राप्त होने वाली प्रत्येक अधिसूचना एक इनपुट भी है और इसे जीटीडी पद्धति से क्रमबद्ध किया जाना चाहिए।
• संदर्भ : कभी-कभी आप कुछ जानकारी बाद के लिए रखना चाहते हैं, जैसे कोई मीटिंग नोट या कोई लेख जिसे आप ऑनलाइन पढ़ते हैं। इसी तरह संदर्भ प्रणाली आती है। संदर्भ प्रणाली बनाने के लिए उपयोग करने के लिए एवरनोट और नोटियन शानदार ऐप हैं। कुछ लोग एक एनालॉग रेफरेंस सिस्टम रखना भी पसंद करते हैं, और यह पुस्तक इस बारे में विस्तार से बताती है कि इसे कैसे बनाया जाए। मैं सब कुछ डिजिटल रखता हूं क्योंकि यह आसानी से खोजा जा सकता है और पहुंच योग्य है। आपकी संदर्भ प्रणाली दूसरे मस्तिष्क की तरह है। उदाहरण के लिए, किताबों में पढ़ी गई या पॉडकास्ट में सुनी गई चीज़ों पर नोट्स रखने के लिए भी इसका उपयोग किया जाता है। मैं एक ऐसी प्रणाली रखने की सलाह देता हूं जिसके लिए यथासंभव कम रखरखाव की आवश्यकता हो। फ़ोल्डर्स में मैन्युअल रूप से सॉर्ट किए बिना सब कुछ एक ही स्थान पर केंद्रित रखने के लिए टैग का उपयोग करना एक अच्छा तरीका है।
• किसी दिन/हो सकता है : कुछ "सामान" प्रासंगिक हो सकते हैं, लेकिन अभी कार्रवाई योग्य नहीं हैं। उन मामलों में, उन्हें "किसी दिन/हो सकता है" नामक एक विशेष सूची में रखने की अनुशंसा की जाती है। मैं इसे अपनी टू-डू सूची में रखता हूं। इस सूची के साथ जो महत्वपूर्ण है वह यह है कि इसकी नियमित रूप से समीक्षा करना याद रखें। यह नए विचारों के लिए एक बेहतरीन जगह है, जिन्हें आप शायद भूल गए हों।
• ट्रैश : अनावश्यक ईमेल या संदेशों को ट्रैश करना उन्हें अपने दिमाग से हटाने का सबसे अच्छा तरीका है। अपने सिस्टम को अव्यवस्थित करने के लिए ट्रैश बटन दबाना न भूलें।
• परियोजना योजनाएँ : बहु-चरणीय परियोजनाओं के लिए स्वयं की प्रणाली की आवश्यकता होती है। बड़ी परियोजनाओं को छोटे-छोटे टुकड़ों में तोड़ना महत्वपूर्ण है जिन्हें स्वतंत्र रूप से किया जा सकता है। उनके लिए, एक समर्पित बॉक्स महत्वपूर्ण है। आप एक परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर (टीमों के लिए अच्छा), परियोजना फ़ोल्डरों के साथ एक टू-डू सूची या यहां तक कि एक नोटबुक का उपयोग कर सकते हैं।
• प्रतीक्षा सूची : सौंपना और कार्य करना और सप्ताहों बाद यह महसूस करना निराशाजनक है कि यह नहीं किया गया है। प्रतीक्षा सूची आपकी समस्या का समाधान कर सकती है और आपको आत्मविश्वास से कार्यों को सौंपने की अनुमति देती है। प्रतिनिधिमंडल को अनुवर्ती कार्रवाई की आवश्यकता होती है, और प्रतीक्षा सूची आपके द्वारा प्रत्यायोजित की गई हर चीज का ट्रैक रखती है। इनबॉक्स की तरह, आपके काम करने के तरीके के आधार पर आपके पास अलग-अलग प्रतीक्षा सूची हो सकती है। उदाहरण के लिए, मैं अपने ईमेल और टू-डू सूची में एक प्रतीक्षा लेबल रखता हूं। प्रत्येक गुरुवार को मैं उनके माध्यम से जाता हूं और यदि कार्य पूरा नहीं हुआ है तो उसका पालन करता हूं।
• कैलेंडर : यह कोई ब्रेनर नहीं है, क्योंकि हम में से अधिकांश पहले से ही डिजिटल या एनालॉग कैलेंडर का उपयोग कर रहे हैं। GTD इसका उपयोग "सामान" के लिए करता है जो समय से संबंधित है।
• अगली कार्रवाइयाँ : यह वह "सामान" है जो आपकी टू-डू सूची में जा रहा है। जीटीडी से मैंने जो एक महत्वपूर्ण सबक सीखा है, वह यह है कि नियत तारीखों को किसी कार्य पर तभी रखा जाए, जब उसकी वास्तविक समय सीमा हो (मतलब कुछ बुरा होगा अगर वह समय पर नहीं हुआ)। अन्य सभी मामलों में, समीक्षा प्रणाली आपकी टू-डू सूची को नियत तारीख के बिना रखने में आपकी मदद करेगी, जो आपके तनाव को कम करने का एक शानदार तरीका है।

उन विभिन्न प्रणालियों की स्थापना के साथ, जीटीडी के साथ सुसंगत संगठन रखना आसान है।

जीटीडी हर जगह है

यदि आप अभी भी GTD के लाभों के बारे में आश्वस्त नहीं हैं, तो मैं आपको दिखाता हूँ कि यह हमारे कार्य वातावरण में सर्वव्यापी कैसे बन गया।

कई लोकप्रिय उत्पादकता विधियां जीटीडी से प्रेरित हैं और इनपुट को व्यवस्थित करने के लिए एक समान लॉजिक ट्री का उपयोग करती हैं और आगे क्या करना है इसका चयन करती हैं:

• इनबॉक्स जीरो : मुख्य अवधारणा यह है कि आप अपने इनबॉक्स को अस्थायी स्टोरेज के रूप में उपयोग करें और फिर ईमेल को सॉर्ट, आर्काइव या डिलीट करें। यह मूल रूप से ईमेल पर लागू जीटीडी है।
• बुलेट जर्नल : यह GTD का एक एनालॉग विकल्प है (एक पेपर नोटबुक और एक पेन का उपयोग करके)। जीटीडी के समान, बुलेट जर्नल विधि "संग्रह" नामक विभिन्न बकेट में आपके सभी इनपुट को सॉर्ट करने के लिए एक संगठन प्रणाली प्रदान करती है। जीटीडी की तरह, यह सिस्टम को अद्यतित रखने के लिए आवर्ती समीक्षा सिद्धांत का उपयोग करता है (यह डिजिटल उपकरणों से जूझ रहे लोगों के लिए बहुत अच्छा है)।

एजाइल (या इसके डेरिवेटिव जैसे स्क्रम) जैसी पुरानी तकनीकों को भी जीटीडी का उपयोग करके अधिक आसानी से लागू किया जा सकता है। एजाइल एक समान अवधारणा का उपयोग करता है: एक परियोजना पर डेटा एकत्र करना, विभिन्न चरणों की योजना बनाना और फिर उन्हें "स्प्रिंट" नामक एक छोटे चक्र में करना। स्प्रिंट के अंत में, टीम परियोजना की समीक्षा कर सकती है और अगले चक्र की तैयारी शुरू कर सकती है। यह GTD वर्कफ़्लो के समान है, लेकिन एक व्यक्ति के बजाय एक टीम पर लागू होता है।

GTD हमारे द्वारा उपयोग किए जाने वाले टूल में भी अंतर्निहित है। हमारे द्वारा काम के लिए उपयोग किए जाने वाले अधिकांश ऐप्स इनबॉक्स, एक संग्रह और ट्रैश फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं। जीटीडी हर जगह है, और इसे अनदेखा करने से आपका बहुत समय खर्च हो सकता है।

जीटीडी को एक बड़े ढांचे का हिस्सा बनाएं

एक अच्छी उत्पादकता प्रणाली की कुंजी निरंतरता है। आपके दैनिक जीवन में लागू करने के लिए बहुत जटिल होने के कारण कभी-कभी जीटीडी की आलोचना की जाती है। मैं मानता हूं कि जीटीडी कार्यप्रणाली का सख्ती से पालन करना बहुत अधिक हो सकता है, लेकिन आप पहले से ही बुनियादी बातों के साथ बहुत कुछ हासिल कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, मैं पुस्तक में वर्णित "संदर्भ" विकल्प का उपयोग नहीं करता। डेविड एलेन बताते हैं कि आप प्रत्येक "अगली कार्रवाई" को "घर / काम," "फोन पर / कार में," या "कम ऊर्जा" / "उच्च ऊर्जा" जैसे संदर्भ लेबल के साथ टैग कर सकते हैं। मेरा कार्य-जीवन संतुलन और एजेंडा अच्छी तरह से संरचित है, और मेरी साप्ताहिक समीक्षा सक्रिय टैग प्रणाली को बनाए रखने के बिना संदर्भों में कार्यों की योजना बनाने के लिए पर्याप्त है। यह महसूस करने के बाद कि इसे बनाए रखने में बहुत अधिक समय लग रहा है, मैंने इसे अपने जीटीडी से हटाने का फैसला किया।

आपका GTD अपने स्वयं के अनुकूलित संस्करण में भी विकसित हो सकता है। जीटीडी आपको एक संगठित तरीके से प्राप्त इनपुट को साफ़ करने की शक्ति देता है, लेकिन यदि आप इनपुट को हर समय बाधित करते हैं, तो आपका दिन अभी भी एक गड़बड़ जैसा दिखाई देगा। जीटीडी के ऊपर, आप अन्य तकनीकों का उपयोग कर सकते हैं जो आपको "अगली कार्रवाइयों" पर ध्यान केंद्रित करने देगी।

मैं तीन तरीकों की सिफारिश करता हूं जो जीटीडी के साथ अच्छी तरह काम करते हैं:

• अतुल्यकालिक संचार : जीटीडी आपके "सामान" को कैसे क्रमबद्ध करें, इस समस्या को हल कर रहा है। अतुल्यकालिक संचार जवाब देता है कि इसे कब सॉर्ट करना है। और उत्तर सरल है: दिन में एक या दो बार, और नहीं। अपने संचार समय को बैच कर, आप अपने शेष दिन को गहन कार्य के लिए मुक्त कर सकते हैं। यदि आप अधिक विवरण में जाना चाहते हैं तो मैंने इसके बारे में एक पोस्ट लिखा था ।
• 1-3-5 नियम : यदि ठीक से उपयोग किया जाता है, तो अतुल्यकालिक संचार आपको अपनी "अगली कार्रवाइयों" को पूरा करने के लिए आवश्यक समय वापस देगा। लेकिन आप कैसे चुनते हैं कि आगे क्या करना है? 1-3-5 नियम आपके अगले कार्यों का चयन करने का एक शानदार तरीका है। नियम कहता है कि हर दिन, आपको चयन करना चाहिए:
  • 1 बड़ा काम जिसके लिए कई घंटों तक ध्यान देना पड़ता है
  • 3 मध्यम कार्य जिनमें प्रत्येक में पाँच से तीस मिनट लगते हैं
  • 5 छोटे कार्य जिनमें प्रत्येक में पाँच मिनट लगते हैं, मुख्य रूप से काम
• " उस मेंढक को खाओ ": अमेरिकी लेखक मार्क ट्वेन ने एक बार कहा था, "सुबह सबसे पहले एक जीवित मेंढक पर ध्यान दें और बाकी दिन आपके साथ कुछ भी बुरा नहीं होगा।" आपके 1-3-5 नियम में "मेंढक" बड़ा काम है। यह सबसे कठिन है क्योंकि इसमें समय और ध्यान लगेगा। इसे आसान बनाने के लिए इस बड़े काम को सुबह सबसे पहले निपटा लें। जब आप कार्यालय में आते हैं तो अपने ईमेल या अपने फ़ोन पर नवीनतम समाचारों की जाँच न करें - बस बैठ जाएँ और उस मेंढक को खा जाएँ। यह काम करता है, मेरा विश्वास करो (अस्वीकरण: मैं अपने सभी ब्लॉग पोस्ट सुबह सबसे पहले लिखता हूं)।

अपनी बेल्ट के तहत इन अतिरिक्त तकनीकों के साथ, आपको नियमित रूप से प्रवाह की स्थिति तक पहुंचने के लिए सुसज्जित होना चाहिए जहां आपकी एकाग्रता अपने उच्चतम स्तर पर हो। डेडलाइन या फर्जी ड्यू डेट से जुड़ा तनाव भी एक बुरी याद बन जाना चाहिए। हमेशा नई तकनीकों के साथ प्रयोग करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें या अतीत में बेहतर काम करने वाली किसी चीज़ पर वापस लौटें। काम पूरा करना आपकी उत्पादकता प्रणाली की रीढ़ है। इसे आजमाने के लिए प्रतीक्षा न करें!

विक्टर तालाशुक और बर्नार्ड हर्मेंट द्वारा तस्वीरें