کیا آپ اب بھی اسے فون کر سکتے ہیں؟ دور دراز کے کارکنوں کے انتظام کے چیلنجز

COVID-19 وبائی بیماری ہمارے پیچھے ہوسکتی ہے، لیکن اس کے اثرات اب بھی محسوس کیے جاتے ہیں، خاص طور پر کام کی جگہ پر۔ 2019 اور 2023 کے درمیان، 40 فیصد امریکی ملازمین نے ہفتے میں کم از کم ایک دن گھر سے کام کرنا شروع کیا۔ دور دراز افرادی قوت کو برقرار رکھنا ایک ضرورت بن گیا ہے۔ دور دراز اور ہائبرڈ افرادی قوت کو سپورٹ کرنا قیادت کے نئے چیلنجز پیش کرتا ہے، خاص طور پر اب جب تنظیمیں کارکنوں کو دفتر میں واپس لے جا رہی ہیں۔

وبائی مرض کے دوران ، دور دراز کی ٹیموں کے انتظام کے چیلنجز واضح ہوگئے۔ آپ دور دراز کے کارکنوں کو کیسے متحرک رکھتے ہیں؟ آپ ان کی کارکردگی کی پیمائش کیسے کرتے ہیں؟ آپ اندرون خانہ اور دور دراز کے کارکنوں پر مشتمل منقطع عملے کا انتظام کیسے کرتے ہیں؟

کام کا ایک نتیجہ خیز ماحول بنانا جو دور دراز کے کارکنوں کو قبول کرتا ہے تخلیقی سوچ، ٹیم مینجمنٹ کے لیے نئے نقطہ نظر، اور نئی قائدانہ صلاحیتوں کی ضرورت ہے۔ کہ جب وہ ڈاکٹر فلیٹ میکلین، کے بانی کو فون کرتے ہیں۔ فلیٹ لائن اور انکولی قیادت میں ماہر۔

ریموٹ ورک کے فوائد اور نقصانات

وبائی مرض نے گھر سے کام کو ایک ضرورت بنا دیا، اور یہ واضح ہے کہ دور دراز کا کام یہاں رہنے کے لیے ہے۔ بیس فیصد ملازمین دور سے کام کرتے ہیں، اور 16% کمپنیاں بالکل دور دراز ہیں۔ سروے میں شامل ستانوے فیصد کارکنوں نے کہا کہ وہ کم از کم وقت کا کچھ حصہ دور سے کام کرنا چاہتے ہیں۔ اور ماہرین کا اندازہ ہے کہ 2025 تک 32.6 ملین امریکی دور سے کام کر رہے ہوں گے۔

اگرچہ ابھی بھی کچھ شکوک و شبہات موجود ہیں، دور دراز کے کارکن کی حکمت عملی کو اپنانے کے واضح فوائد ہیں۔ دور دراز جا کر، کمپنیاں اوسطاً $10,600 فی ملازم بچاتی ہیں۔ ورکرز آنے جانے کے اخراجات، کپڑے، گیس، خوراک اور دیگر اخراجات میں سالانہ اوسطاً $12,000 بچاتے ہیں۔ ترانوے فیصد کارکنوں کا کہنا ہے کہ گھر سے کام کرنا ان کی صحت اور دماغی صحت کے لیے اچھا ہے۔ اڑتالیس فیصد نے یہ بھی کہا کہ دور سے کام کرنے سے تناؤ کم ہوتا ہے۔

بہت سے ایگزیکٹوز دور دراز کے کام کے ROI کے بارے میں شکوک و شبہات کا شکار ہیں۔ مارک زکربرگ نے اعلان کیا کہ میٹا انجینئرز دفتر میں "زیادہ کام کرتے ہیں"، اور گوگل کے چیف پیپل آفیسر نے ملازمین کو بتایا کہ دفتر سے باہر کام کرنے سے کارکردگی کے جائزے متاثر ہوں گے۔ تحقیق سے پتہ چلتا ہے کہ دور دراز کے کارکنان 10-20% کم پیداواری ہوتے ہیں (جو دفتری کارکنوں کی معاونت کی اضافی لاگت سے پورا کیا جا سکتا ہے)۔ تاہم، تحقیق سے یہ بھی ثابت ہوا ہے کہ ہائبرڈ ورکرز اتنے ہی موثر ہیں جتنے دفتر میں کام کرنے والے۔

ڈاکٹر میکلین کے کام کا ایک حصہ تنظیموں کی مدد کرنا ہے کہ وہ ایک موافق قیادت کا ڈھانچہ تشکیل دے جو دور دراز اور ہائبرڈ کارکنوں کو ایڈجسٹ کرے۔ وہ مینیجرز کی کارکردگی کی پیمائش کرنے، دور دراز کی ٹیموں کا اندازہ لگانے اور ملازمین کی کارکردگی کو زیادہ سے زیادہ کرنے کے لیے حکمت عملی تیار کرنے میں مدد کرتا ہے۔

ریموٹ ٹیم کی قیادت کرنا

کارپوریٹ لیڈر جانتے ہیں کہ انہیں مسابقتی رہنے کے لیے دور دراز اور ہائبرڈ کام کو اپنانا چاہیے۔ ایک پیداواری دور دراز/ہائبرڈ کام کا ماحول بنانے کے لیے ایک نئے انتظامی انداز کی ضرورت ہے۔ دور دراز کے کام کو موثر بنانے کے لیے ہر تنظیم کے پاس مختلف معیار ہوتے ہیں۔ سینئر مینجمنٹ کو اس بات کا تعین کرکے شروع کرنا چاہئے کہ دور دراز کے کارکنوں کی کارکردگی کا اندازہ کیسے لگایا جائے۔

ریموٹ ورک پالیسی بنانے سے پہلے، آپ کو پوری تنظیم کا جائزہ لینا چاہیے۔ ریموٹ ورکرز کی کارکردگی کا اندازہ لگانے کے لیے ایک بیس لائن بنانے کے لیے ہر محکمے کا تجزیہ کریں۔ غور کریں کہ ہر شعبہ دور دراز کے کام کو کس طرح سپورٹ کرتا ہے۔ کون سے جاب فنکشنز یا ٹیمیں گھر سے کام کرنے کے لیے بہترین ہیں؟

مثال کے طور پر، کسٹمر سروس ورکرز کو پیداواری ہونے کے لیے صرف انٹرنیٹ تک رسائی اور کمپیوٹر کی ضرورت ہو سکتی ہے۔ اسی طرح، کچھ سافٹ ویئر ڈویلپر اپنے طور پر کام کرنے سے زیادہ نتیجہ خیز ہوتے ہیں۔ سیلز ایک اور کردار ہے جو خود کو دور دراز کے کام کے لیے قرض دیتا ہے۔ بڑی تصویر کے ساتھ شروع کریں اور پھر مخصوص علاقوں پر توجہ دیں۔

صحیح KPIs استعمال کریں۔

کارکردگی کی درست پیمائش کرنے والے کلیدی کارکردگی کے اشارے (KPIs) تیار کرنا ضروری ہے۔ KPIs کا استعمال کریں جو دور دراز اور اندرون ملک کارکنوں کے لیے برابری کا میدان بناتی ہیں۔ مقصد یہ ہے کہ دور دراز اور اندرون ملک کارکنوں کی کارکردگی کا موازنہ کرنے کے لیے درست میٹرکس ہوں۔ ڈیٹا پر مبنی فیصلے کرنے کا یہی واحد طریقہ ہے۔

ڈاکٹر میکلین نے کہا کہ "آپ اس کا موازنہ کرنے کے لیے بار سیٹ کرنا چاہتے ہیں کہ کون سا گروپ دراصل بہتر کارکردگی کا مظاہرہ کر رہا ہے۔" "مثال کے طور پر، آپ ایک عام بیس لائن کا استعمال کرتے ہوئے ان کی پیمائش کر سکتے ہیں، جیسے کہ فون کی درخواستوں، انٹیکوں، یا ٹکٹوں کی تعداد، پھر دیکھیں کہ کون زیادہ کثرت سے، تیزی سے اور اعلی تکمیلی شرحوں کے ساتھ جواب دے رہا ہے۔"

اگر کارکردگی میں تفاوت ہے، تو اگلا مرحلہ یہ سمجھنا ہے کہ کیوں۔ شاید یہ تکنیکی آلات کی کمی یا ضروری ڈیٹا تک رسائی ہے۔ کیا یہ مواصلات ہے؟ کیا ان کے وقت پر مزید خلفشار یا مطالبات ہیں، یا تو گھر میں کام کرتے ہیں یا دور سے؟ اگر کوئی تفاوت ہے، تو غور کریں کہ آیا دور دراز کے کارکنوں کے پاس وہ تکنیکی اثاثے اور وسائل ہیں جن کی انہیں کامیابی کے لیے ضرورت ہے۔ مثال کے طور پر، کیا سست یا چھٹپٹ انٹرنیٹ تک رسائی کارکردگی کو متاثر کرتی ہے؟

"اگر آپ کے پاس موجود ٹیکنالوجی آپ کو 100% پر کام کرنے کی اجازت نہیں دیتی ہے، تو آپ کے پاس وہ نہیں ہے جو آپ کو اپنا کام کرنے کی ضرورت ہے،" ڈاکٹر میکلین نے کہا۔

ریموٹ ورکرز کو کامیاب ہونے میں مدد کریں۔

مسئلہ انفرادی کارکردگی کا ہو سکتا ہے۔ کچھ لوگ گروپ سیٹنگ میں بہتر کام کرتے ہیں، جبکہ کچھ لوگ آزادانہ طور پر بہتر کام کرتے ہیں۔ صحیح KPI میٹرکس ان مسائل کی نشاندہی کرنے میں مدد کرتے ہیں جو تمام ریموٹ ورکرز بمقابلہ انفرادی انڈر پرفارمرز کو متاثر کرتے ہیں۔ ایک بار جب آپ یہ سمجھ لیں کہ کوئی خاص کارکن کیوں جدوجہد کر رہا ہے، تو آپ انہیں بہتر بنانے میں مدد کے لیے ایک حل فراہم کر سکتے ہیں، جیسے کہ پیداواری صلاحیت بڑھانے کے لیے دفتر میں وقت کا تعین کرنا یا مصروفیت بڑھانے کے لیے نئے طریقے تلاش کرنا۔

ڈاکٹر میکلین نے کہا کہ "ایک لیڈر کے طور پر، آپ کی پہلی سوچ کسی کو اٹھانا ہونی چاہیے۔" "لیڈر کو ماتمی لباس میں داخل ہونا چاہئے اور دیکھنا چاہئے کہ کیا ہو رہا ہے اور کس طرح کم کارکردگی دکھانے والوں کو موثر اور نتیجہ خیز بننے میں مدد کرنا ہے۔"

ایک ایسا کلچر بنانا جو دور دراز کے ملازمین کی مدد کرے اور تنظیم کو فائدہ پہنچائے۔ مثال کے طور پر، ڈاکٹر میکلین نے کہا کہ ایک کلائنٹ کمپنی نے ریموٹ ورک کو ملازم کے فائدے کے طور پر اپنایا۔ ہر ملازم کے پاس ہفتے میں دو دن دور سے کام کرنے کا اختیار تھا۔ تمام ملازمین کے دفتر آنے کے لیے ایک دن مختص کیا گیا تھا، جس سے میٹنگز اور دیگر سرگرمیوں کو ایڈجسٹ کرنے میں مدد ملی۔ یہ نقطہ نظر پیداواری صلاحیت کو بہتر بنانے کے لیے ثابت ہوا جبکہ ملازمین کو اپنے نظام الاوقات کو ایڈجسٹ کرنے کے لیے دور سے کام کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

کچھ لوگ آزادانہ طور پر کام کریں گے اور بغیر اشارہ کیے ڈیڈ لائن کو پورا کریں گے۔ دوسروں کو روزانہ چیک ان کی ضرورت ہوتی ہے۔ KPIs کو اپنائیں جو کارکردگی کو ٹریک کرتے ہیں اور ملازمین کو بااختیار بناتے ہیں، اور دور دراز اور اندرون ملک ملازمین کو ان کی صلاحیتوں کو زیادہ سے زیادہ بنانے میں مدد کرنے کے لیے اپنے انتظامی انداز کو اپناتے ہیں۔

ڈاکٹر میکلین نے کہا، "ایک رہنما کے طور پر، آپ کو اپنے لوگوں کو جاننے کی ضرورت ہے، وہ کیسے کام کرتے ہیں، وہ کہاں کام کرتے ہیں، وہ کب کام کرتے ہیں، وہ کتنے موثر ہیں۔" "جس طرح آپ صنعت کے بحران کے وقت محور ہوتے ہیں، ایک انکولی لیڈر کے طور پر، آپ کو کامیابی اور تنظیمی صلاحیت کو زیادہ سے زیادہ کرنے کے لیے اپنے لوگوں کی مدد کرنے کی ضرورت ہے۔"