คุณยังสามารถโทรติดต่อได้หรือไม่? ความท้าทายในการจัดการพนักงานระยะไกล

แม้ว่าการระบาดของ COVID-19 จะผ่านพ้นไปแล้ว แต่ผลกระทบที่เกิดขึ้นยังคงรู้สึกได้ โดยเฉพาะในสถานที่ทำงาน ระหว่างปี 2019 ถึง 2023 พนักงานในสหรัฐอเมริกา 40% เริ่มทำงานจากที่บ้านอย่างน้อยหนึ่งวันต่อสัปดาห์ การรักษาพนักงานจากระยะไกลจึงกลายเป็นสิ่งจำเป็น การสนับสนุนพนักงานจากระยะไกลและแบบผสมผสานก่อให้เกิดความท้าทายใหม่ ๆ ในด้านความเป็นผู้นำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในขณะนี้ที่องค์กรต่าง ๆ กำลังย้ายพนักงานกลับไปที่สำนักงาน

ในช่วงที่มีการระบาดใหญ่ ความท้าทายในการจัดการทีมงานระยะไกลกลายเป็นเรื่องที่ชัดเจน คุณจะรักษาแรงจูงใจของพนักงานที่ทำงานระยะไกลได้อย่างไร คุณจะวัดผลการปฏิบัติงานของพวกเขาได้อย่างไร คุณจะจัดการกับพนักงานที่ทำงานในบริษัทและพนักงานระยะไกลที่ไม่ประสานงานกันได้อย่างไร

การสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิผลซึ่งรองรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลนั้นต้องอาศัยการคิดสร้างสรรค์ แนวทางใหม่ในการจัดการทีม และทักษะความเป็นผู้นำแบบใหม่ นั่นเป็นเวลาที่พวกเขาเรียกหา ดร. ฟลาตต์ แมคคลีน ผู้ก่อตั้ง ฟลาทท์ไลน์ และผู้เชี่ยวชาญด้านภาวะผู้นำแบบปรับตัว

ข้อดีและข้อเสียของการทำงานระยะไกล

การระบาดใหญ่ทำให้การทำงานจากที่บ้านกลายเป็นสิ่งจำเป็น และเห็นได้ชัดว่าการทำงานจากระยะไกลจะคงอยู่ต่อไป พนักงานร้อยละ 20 ทำงานจากระยะไกล และบริษัทร้อยละ 16 ทำงานจากระยะไกลทั้งหมด พนักงานร้อยละ 98 ที่ตอบแบบสำรวจระบุว่าต้องการทำงานจากระยะไกลอย่างน้อยก็บางส่วน และผู้เชี่ยวชาญคาดการณ์ว่าภายในปี 2025 ชาวอเมริกัน 32.6 ล้านคนจะทำงานจากระยะไกล

แม้ว่าจะมีผู้ที่ยังไม่มั่นใจอยู่บ้าง แต่การนำกลยุทธ์การทำงานทางไกลมาใช้ก็มีข้อดีที่ชัดเจน โดยการทำงานทางไกลช่วยให้บริษัทประหยัดเงินได้โดยเฉลี่ย 10,600 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคน นอกจากนี้ พนักงานยังประหยัดค่าเดินทาง เสื้อผ้า น้ำมัน อาหาร และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ได้โดยเฉลี่ย 12,000 ดอลลาร์ต่อปี พนักงานร้อยละ 93 บอกว่าการทำงานจากที่บ้านดีต่อสุขภาพและสุขภาพจิตของพวกเขา และร้อยละ 48 ยังบอกว่าการทำงานทางไกลช่วยลดความเครียดได้อีกด้วย

ผู้บริหารหลายคนยังคงไม่มั่นใจเกี่ยวกับผลตอบแทนจากการลงทุนจากการทำงานทางไกล มาร์ก ซักเคอร์เบิร์กประกาศว่าวิศวกรของ Meta สามารถทำงานได้มากขึ้นในออฟฟิศ และหัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ Google บอกกับพนักงานว่าการทำงานนอกออฟฟิศจะส่งผลต่อการประเมินผลการปฏิบัติงาน การวิจัยแสดงให้เห็นว่าพนักงานที่ทำงานทางไกลมีประสิทธิภาพการทำงานลดลง 10-20% (ซึ่งสามารถชดเชยได้ด้วยค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการสนับสนุนพนักงานออฟฟิศ) อย่างไรก็ตาม การวิจัยยังแสดงให้เห็นอีกด้วยว่าพนักงานที่ทำงานแบบผสมผสานมีประสิทธิภาพเท่ากับพนักงานที่ทำงานในออฟฟิศ

ส่วนหนึ่งของงานของดร. แมคคลีนคือการช่วยให้องค์กรต่างๆ สร้างโครงสร้างความเป็นผู้นำที่ปรับเปลี่ยนได้ซึ่งรองรับพนักงานที่ทำงานทางไกลและแบบผสมผสาน เขาช่วยเหลือผู้จัดการในการพัฒนาตัวชี้วัดเพื่อวัดประสิทธิภาพ ประเมินทีมงานที่ทำงานทางไกล และพัฒนากลยุทธ์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานให้สูงสุด

การเป็นผู้นำทีมระยะไกล

ผู้นำองค์กรต่างทราบดีว่าพวกเขาต้องยอมรับการทำงานทางไกลและแบบผสมผสานเพื่อให้สามารถแข่งขันได้ การสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานทางไกล/แบบผสมผสานที่มีประสิทธิผลนั้นต้องใช้แนวทางการจัดการแบบใหม่ องค์กรแต่ละแห่งมีเกณฑ์ที่แตกต่างกันเพื่อให้การทำงานทางไกลมีประสิทธิผล ผู้บริหารระดับสูงต้องเริ่มต้นด้วยการกำหนดวิธีประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานทางไกล

ก่อนที่จะสร้างนโยบายการทำงานระยะไกล คุณต้องประเมินทั้งองค์กร วิเคราะห์ทุกแผนกเพื่อสร้างฐานข้อมูลอ้างอิงในการวัดผลการทำงานของพนักงานระยะไกล พิจารณาว่าแต่ละแผนกสนับสนุนการทำงานระยะไกลอย่างไร ฟังก์ชันงานหรือทีมงานใดเหมาะสมที่สุดสำหรับการทำงานจากที่บ้าน

ตัวอย่างเช่น พนักงานบริการลูกค้าอาจต้องการเพียงอินเทอร์เน็ตและคอมพิวเตอร์เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล ในทำนองเดียวกัน นักพัฒนาซอฟต์แวร์บางรายสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากกว่าหากทำงานคนเดียว การขายเป็นอีกบทบาทหนึ่งที่เหมาะสำหรับการทำงานจากระยะไกล เริ่มต้นด้วยภาพรวมแล้วจึงมุ่งเน้นไปที่พื้นที่เฉพาะ

ใช้ KPI ที่ถูกต้อง

การพัฒนาตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPI) ที่วัดประสิทธิภาพได้อย่างแม่นยำถือเป็นสิ่งสำคัญ ใช้ KPI ที่สร้างสนามแข่งขันที่เท่าเทียมกันสำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลและพนักงานในบริษัท เป้าหมายคือการมีตัวชี้วัดที่แม่นยำเพื่อเปรียบเทียบประสิทธิภาพของพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลและพนักงานในบริษัท นั่นเป็นวิธีเดียวที่จะตัดสินใจโดยอิงจากข้อมูล

“คุณต้องการตั้งมาตรฐานเพื่อเปรียบเทียบว่ากลุ่มใดมีประสิทธิภาพดีกว่ากัน” ดร. แมคคลีนกล่าว “ตัวอย่างเช่น คุณสามารถวัดผลโดยใช้เกณฑ์พื้นฐานทั่วไป เช่น จำนวนคำขอทางโทรศัพท์ จำนวนผู้เข้ารับการทดสอบ หรือจำนวนใบสั่ง จากนั้นจึงดูว่าใครตอบสนองบ่อยกว่า เร็วกว่า และมีอัตราการทำเสร็จที่สูงกว่า”

หากมีความแตกต่างกันในประสิทธิภาพการทำงาน ขั้นตอนต่อไปคือการทำความเข้าใจสาเหตุ อาจเป็นเพราะขาดเครื่องมือทางเทคโนโลยีหรือขาดการเข้าถึงข้อมูลสำคัญ หรืออาจเป็นเพราะการสื่อสารหรือไม่ มีสิ่งรบกวนหรือความต้องการเวลาในการทำงานมากขึ้นหรือไม่ ไม่ว่าจะทำงานภายในบริษัทหรือจากระยะไกล หากมีความแตกต่างกัน ให้พิจารณาว่าพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลมีทรัพยากรทางเทคนิคและสินทรัพย์ที่จำเป็นต่อความสำเร็จหรือไม่ ตัวอย่างเช่น การเข้าถึงอินเทอร์เน็ตที่ช้าหรือไม่สม่ำเสมอส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานหรือไม่

“หากเทคโนโลยีที่คุณมีไม่สามารถทำงานได้ 100% แสดงว่าคุณไม่มีคุณสมบัติที่จำเป็นในการทำงาน” ดร. แม็กคลีนกล่าว

ช่วยให้พนักงานที่ทำงานระยะไกลประสบความสำเร็จ

ปัญหาอาจเกิดจากประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคล บางคนทำงานได้ดีกว่าเมื่อทำงานเป็นกลุ่ม ในขณะที่บางคนทำงานได้ดีกว่าเมื่อทำงานอิสระ ตัวชี้วัด KPI ที่ถูกต้องจะช่วยระบุปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลทั้งหมดเมื่อเทียบกับพนักงานแต่ละคนที่ทำงานต่ำกว่ามาตรฐาน เมื่อคุณเข้าใจสาเหตุที่พนักงานคนใดคนหนึ่งประสบปัญหา คุณก็สามารถเสนอวิธีแก้ปัญหาเพื่อช่วยให้พวกเขาปรับปรุงได้ เช่น กำหนดเวลาในสำนักงานเพื่อเพิ่มผลงานหรือค้นหาวิธีใหม่ๆ เพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วม

ดร. แม็คลีนกล่าวว่า “ในฐานะผู้นำ สิ่งแรกที่คุณควรนึกถึงคือการยกระดับคนคนหนึ่ง ผู้นำต้องลงลึกในรายละเอียดและดูว่าเกิดอะไรขึ้น และจะช่วยให้ผู้ที่มีผลงานต่ำกว่ามาตรฐานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลได้อย่างไร”

การสร้างวัฒนธรรมที่สนับสนุนพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลและส่งผลดีต่อองค์กรถือเป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่น ดร. แม็คลีนกล่าวว่าบริษัทลูกค้าแห่งหนึ่งได้นำการทำงานจากระยะไกลมาใช้เป็นสวัสดิการของพนักงาน พนักงานทุกคนมีทางเลือกในการทำงานจากระยะไกลได้สองวันต่อสัปดาห์ โดยกำหนดหนึ่งวันให้พนักงานทุกคนเข้ามาที่สำนักงาน ซึ่งช่วยให้สามารถจัดการประชุมและกิจกรรมอื่นๆ ได้อย่างเหมาะสม แนวทางนี้พิสูจน์แล้วว่าสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ พร้อมทั้งให้พนักงานสามารถทำงานจากระยะไกลได้เพื่อให้เข้ากับตารางเวลาของตนเอง

บางคนทำงานอิสระและตรงตามกำหนดเวลาโดยไม่ต้องมีใครบอก บางคนต้องตรวจสอบการทำงานทุกวัน นำ KPI ที่ติดตามประสิทธิภาพการทำงานและส่งเสริมพนักงานมาใช้ และปรับวิธีการจัดการของคุณเพื่อช่วยให้พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลและในบริษัทใช้ศักยภาพของตนได้อย่างเต็มที่

ดร. แม็คลีนกล่าวว่า “ในฐานะผู้นำ คุณต้องรู้จักพนักงานของคุณ พวกเขาทำงานอย่างไร ทำงานที่ไหน ทำงานเมื่อใด และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด เช่นเดียวกับที่คุณต้องปรับเปลี่ยนเมื่อเกิดวิกฤตในอุตสาหกรรม ในฐานะผู้นำที่สามารถปรับตัวได้ คุณต้องช่วยให้พนักงานของคุณปรับเปลี่ยนเพื่อเพิ่มความสำเร็จและศักยภาพขององค์กรให้สูงสุด”