Arbetsflödesoptimering i sjukvårdsförsäkringar: Hur vi uppnådde 88 % minskning av exekveringstid

Expertis levereras

Backend, CRM, DevOps & QA

Industri

Sjukvård

Vår kund,

Medigap Life, är en framstående online försäkringsaggregator baserad i Florida, USA. Medigap Life grundades 2016 och växte fram som en nyckelspelare inom försäkringsområdet, särskilt inom medicinområdet.

Medigap Lifes verksamhet bygger på en tvåfaldig affärsmodell. De hjälper toppförsäkringsleverantörer att nå en outnyttjad marknad av låginkomsthushåll, vilket gör sjukförsäkringen till ett tillgängligt verktyg för alla. Samtidigt hjälper de policyköpare att fatta välgrundade beslut genom att möjliggöra policyjämförelser online och digitala policyköp.

För närvarande rankas Medigap Life stolt bland de främsta digitala försäkringsplattformarna i USA.

Utmaning

Kunden, Medigap Life, samarbetar med en mängd försäkringsleverantörer och har starka kontakter med en ansenlig publik av försäkringsköpare.

En av de största utmaningarna som kundens team brottades med var att hantera en stor volym kunddata genom sina traditionella CRM-arbetsflöden. Med tanke på storleken på deras kundkrets var det dags att modernisera sina arbetsflöden för sömlös verksamhet.

Deras befintliga CRM-applikation, vTiger, hade nära sammanlänkade arbetsflöden. På grund av alltför stora ömsesidiga beroenden kämpade systemet med att hantera flera förfrågningar samtidigt, vilket resulterade i en märkbar nedgång i prestanda.

CRM saknade flexibilitet och konfigurerbarhet. Till exempel kunde den inte hantera ärenden där klienten bara ville behandla 5 000 av 20 000 poster. Den kunde inte heller hantera exekveringen av arbetsflödena med fördefinierade tidsintervall.

Dessutom följde systemets postbearbetning ett strikt sekventiellt mönster, vilket gjorde det oförmöget att hantera flera förfrågningar samtidigt. Till och med grundläggande funktioner, som att skicka ut dagliga batchmeddelanden (marknadsföring av SMS till 25 000 användare dagligen), krävde omfattande 7 till 8 timmar.

Detta resulterade i att deras agenter fick vänta en längre tid för att få svar och engagera användarna ytterligare. När arbetsbelastningen ökade orsakade det ytterligare mycket påfrestning, vilket ledde till en avsevärd nedgång i prestanda och total effektivitet.

Varför Maruti Techlabs?

Medigap Life sökte aktivt efter ett skickligt och kapabelt team för att hjälpa dem att definiera, expandera och genomföra sitt CRM- och arbetsflödesoptimeringsinitiativ sömlöst. De kom över våra bloggar om ämnet och nådde ut till oss.

Klientens verktyg drabbades av skalbarhetsproblem och ineffektivitet i hastighet, prestanda och funktionalitet.

Vi genomförde en samarbetsworkshop med kundens team för att förstå deras krav grundligt och beskriva en tydlig projektomfattning. Workshopen visade sig vara mycket värdefull eftersom den exemplifierade vårt strukturerade tillvägagångssätt för projektledning och även framhävde vårt engagemang för att verkligen förstå affärsmål innan vi sätter igång.

Detta tillvägagångssätt gjorde det möjligt för oss att lägga en stark grund för ett framgångsrikt genomförande av projektet och ingjutit förtroende hos kunden om vår förmåga.

"Maruti Techlabs har visat ett exceptionellt projektledningssystem. Deras distribution är noggrant organiserad, vilket hjälper dem att konsekvent hålla deadlines. Deras noggrannhet när det gäller att förstå arbetsomfattningen är också lovvärd. - CTO, Sean Chapman.

Lösning

Efter att noggrant överväga alla utmaningar insåg Medigap Life vikten av att modernisera sitt CRM-arbetsflöde. De ville ha ett erfaret tekniskt team som kunde uppgradera deras CRM-arbetsflöde för att effektivisera processer, automatisera repetitiva uppgifter, möjliggöra snabbare svarstider och utföra denna migrering utan att störa deras affärsprocesser. Dessutom var de noga med det nya CRM-systemets skalbarhet och flexibilitet.

När de kontaktade Maruti Techlabs med dessa krav, insisterade vi på att genomföra en omfattande workshop för att noggrant dokumentera deras krav, för att säkerställa att varje intrikata detalj beaktades. Efter att ha avslutat workshopen började vi utvecklingsprocessen, lanserade betaversionen, utförde QA-tester och implementerade produkten framgångsrikt.

Här är en detaljerad översikt över genomförandet av detta projekt -

1. Discovery Workshop

Efter en omfattande analys av Medigap Lifes krav, engagerade vi oss i nära samarbete med kundens team för att få en djupare förståelse av deras befintliga system.

Kunden ville förbättra och optimera de nuvarande arbetsflödena inom sitt befintliga CRM-system (vTiger CRM). vTiger är en gratis CRM-applikation med öppen källkod som kunden redan använde för att hantera sin interaktion med kunder, spåra försäljning och övervaka deras marknadsföringsaktiviteter. Vårt team av tekniska experter undersökte invecklarna i varje modul och förstod processerna i deras arbetsflöde.

Detta uppslukande tillvägagångssätt gjorde det möjligt för oss att identifiera deras smärtpunkter och förstå omfattningen av förbättringar mer effektivt, vilket gav en tydlig färdplan för CRM-modernisering och arbetsflödesoptimering.

I slutet av workshopen beskrev vi den detaljerade omfattningen av arbetet enligt följande -

• Konfigurera en applikation för att få meddelanden från CRM-systemet (när en lead skapas/uppdateras) för att exekvera ett visst arbetsflöde genom arbetsflödeshanterings- och automationsverktyget (Airflow DAG).

• Skapa följande uppgifter i arbetsflödeshanteringssystemet:

  1. Starta uppgift - Ställ in en utlösare för att starta arbetsflödet
  2. Villkorsuppgift - Ställ in villkor för att styra arbetsflödet.
  3. WebService-uppgift - Skapa ett anrop till webbtjänst eller API. Det hjälper till att interagera med externa tjänster, hämta data eller skicka data till externa system.
  4. Ange värdeuppgift - Tilldela eller ändra värden i arbetsflödet.
  5. Extern leverantörsuppgift - Ställ in interaktioner med externa leverantörer eller tjänster.
  6. Extern arbetsflödesuppgift - Anropa ett externt arbetsflöde baserat på villkoret uppfyllt.
  7. Fördröj uppgift: Inför en paus- eller vänteperiod i ett arbetsflöde för att kontrollera tidpunkten för utförandet av uppgiften och för att införa tidsluckor efter behov.
  8. Exempel på arbetsflöde: Bygg 5 exempel på arbetsflöden med ovanstående uppgifter i Airflow.
  9. Övrigt - Övervakning, spårning och lagring av arbetsflödesloggar.

• Skapa en Twilio-leverantör för SMS.

• Designa API för att anropa luftflöde.

  
  

Med tanke på komplexiteten i den övergripande processen, kategoriserade vi omfattningen av arbetet i hanterbara sprints med minimal otydlighet. Detta tillvägagångssätt var avgörande för att göra det möjligt för utvecklingsteam att starta snabbt och sömlöst gå över till implementeringsfasen. Den detaljerade omfattningen av arbetet och ritningen underlättade det agila antagandet av en sprintbaserad leveransmodell, vilket säkerställde att projektet fortskrider effektivt och levererar påtagliga resultat stadigt.

2. Arbetsflödesplanering

Vi identifierade att den befintliga implementeringen innehöll över hundra ömsesidigt beroende arbetsflöden. Klienten ville migrera alla arbetsflöden till det nya systemet.

Men med tanke på deras höga krav på prestanda och skalbarhet, har vi strategiskt begränsat vårt fokus till de mest kritiska arbetsflödena. Vi sorterade och prioriterade de väsentliga arbetsflödena som främst var centrerade kring kundförvärvs- och retentionskampanjer, tillsammans med datasynkronisering från callcenterplattformen till vTiger CRM.

3. Migrera till Apache Airflow

I enlighet med kundens behov av ett distribuerat, konfigurerbart och skalbart verktyg, migrerade vi de valda arbetsflödena till Apache Airflow. Apache Airflow möjliggör horisontell skalning av arbetsflöden för att tillgodose en ökande arbetsbelastning.

Utöver detta tillhandahåller Airflow övervakningsmöjligheter, parallellkörning av uppgifter och tidsbaserad och händelsebaserad schemaläggning. Detta skulle lösa de flesta av de befintliga smärtpunkterna i det befintliga CRM-verktyget.

Men för att fullt ut utnyttja kraften i Airflow utnyttjade vi Amazon Elastic Kubernetes Service (EKS) tillsammans med Amazon Elastic Compute Cloud (EC2), som gav den skalbara beräkningsinfrastrukturen som behövs för att köra arbetsflödena i Airflow blixtsnabbt. Vi sammanställde ytterligare ett EKS-kluster - en grupp kraftfulla datorenheter redo att utföra luftflödesuppgifter i stor skala.

Amazon Simple Storage Service (S3) och Amazon Relational Database Service (RDS) användes ytterligare för att lagra och skydda känslig kunddata. Arbetsflödena kunde nu sömlöst komma åt och bearbeta data lagrade i S3-buckets och RDS (med datainterceptor-tjänst), vilket säkerställer ett smidigt och oavbrutet informationsflöde.

Slutligen använde vi Amazon CloudWatch inom Airflow-miljön för att säkerställa omfattande övervaknings- och loggningsmöjligheter. Med CloudWatchs vaksamma öga kunde Medigap Life noga övervaka prestandan för deras arbetsflöden, snabbt identifiera eventuella problem och upprätthålla en smidig drift av deras databehandlingspipeline.

• Steg vi tog för att migrera till Apache Airflow -

  1. Apache Airflow installation

  2. Identifiera och definiera DAG:er för varje arbetsflöde, som representerar sekvensen av uppgifter och deras beroenden

  3. Utför uppgiftsmigrering

  4. Hantera beroenden

  5. Ställ in schemaläggningsparametrar för varje DAG

  6. Hantera databeroende

  7. Testning och driftsättning

  8. Övervakning och optimering

     
     

4. Ställ in aviseringar från vTiger

Vi aktiverade realtidsaviseringar från vTiger CRM baserat på kundinteraktioner och utlöste specifik arbetsflödesexekvering på att uppfylla förutbestämda villkor.

Denna strategiska integration syftade till att höja automatisering och lyhördhet i dataarbetsflöden, och effektivt ta itu med kundens problem angående långsam prestanda.

Steg vi tog för att ställa in aviseringar från vTiger -

1. Konfigurera Webhooks i vTiger för att utlösa händelsebaserade meddelanden

2. Välj aviseringskanal

3. Skapa och konfigurera en aviseringsmottagare

4. Integrera med Airflow

5. Utlösa Airflow DAG exekvering

6. Felhantering och loggning

7. Testa inställningen

8. Övervaka och underhålla

   
   

5. Skapa en Twilio-leverantör för SMS

Ett annat akut problem med den befintliga implementeringen var den långsamma exekveringen av batch-SMS-meddelanden. För att åtgärda detta implementerade vi en Twilio-leverantör för att skicka SMS. Twilio är en pålitlig SMS-tjänstleverantör som erbjuder skalbarhet, anpassning och enkel integration.

Steg vi tog för att skapa en Twilio-leverantör för att skicka SMS -

1. Registrera dig för ett Twilio-konto

2. Installera Twilio Python Library

3. Importera Twilio-biblioteket

4. Initiera Twilio-klienten

5. Skicka SMS

   
   

6. Designa API för att anropa luftflöde

För att tillgodose kundens krav på dynamiskt exekvering av arbetsflöden, designade vi ett API (Application Programming Interface) för att trigga och hantera arbetsflöden, övervaka deras framsteg och hämta information relaterad till arbetsflödesexekveringen, som att kontrollera arbetsflödesstatus och hämta loggar eller resultat. API:et gjorde det möjligt för dem att trigga arbetsflöden utan ansträngning, definiera slutpunkter, pausa eller fördröja arbetsflöden och köra arbetsflöden med fördefinierade tidsintervall.

"De flesta av vår kommunikation hanteras via telefonsamtal varje vecka och halvvecka, tillsammans med Slack-kommunikation." - CTO, Sean Chapman.

Kommunikation och samarbete

Teamet på Maruti Techlabs upprätthöll konsekvent och effektiv kommunikation med kunden, vilket säkerställde en tydlig förståelse av förväntningar och projektframsteg. Under en två veckor lång workshop hade vi ett nära samarbete med kundens kärnteam.

Vår tekniska arkitekt arbetade med Medigap Lifes CTO för att definiera produktfärdplanen. Som svar på deras behov samlade Maruti Techlabs ett dedikerat team, inklusive:

• Backend-ingenjörer

• Frontend ingenjörer

• DevOps-ingenjörer

• QA ingenjörer

• Teknisk arkitekt

  
  

Vi höll veckovisa samtal för uppdateringar och diskussioner för att säkerställa att utvecklingsframstegen förblev på rätt spår. Teamen kommunicerade effektivt med hjälp av JIRA, Slack-arbetsyta och e-post, vilket skapade en sammanhållen och strömlinjeformad strategi för framgång i projektet.

Teknikstapel

"Maruti Techlabs utvecklade en av våra produkter från grunden och utförde en felfri migrering av vårt befintliga arbetsflöde till ett toppmodernt CRM-system. Deras proaktiva inställning till användarcentrerad design, inklusive djupgående forskning och färdigställande av layout, förtjänar särskilt beröm. Detta partnerskap har varit exceptionellt givande och vi ser fram emot att fortsätta vårt samarbete med dem.” - CTO, Sean Chapman.

Resultat

• Utförandetiden för SMS-kampanjer minskade med 87,5 % . De kundförvärvs- och kundbehållningskampanjer som tidigare tog 8 timmar är nu reducerade till en timme.
• CRM-sidans laddningstid minskar med nästan 50 % medan arbetsflöden exekveras parallellt.
• Tillgång till aktuell och korrekt data gjorde det möjligt för företaget att fatta bättre informerade beslut om sina marknadsföringskampanjer och kundservicestrategier.

Genom att förstå Medigap Lifes vision och mål, tydligt dokumentera deras krav och utnyttja högkvalitativa utvecklingsfärdigheter, levererade Maruti Techlabs framgångsrikt ett innovativt arbetsflödesoptimeringsinitiativ som inte bara uppfyllde utan överträffade förväntningarna.

Projektet resulterade i en betydande höjning av deras CRM-prestanda och arbetsflödeskörningshastighet. Detta höjde inte bara Medigap Lifes operativa effektivitet utan satte en ny standard för sömlösa processer.

Vårt team är fortfarande djupt engagerade i sina affärsmål och futuristiska strävanden. Detta engagemang höjs ytterligare genom kontinuerligt samarbete med det tekniska ledarskapet, vilket skapar ett partnerskap präglat av djupt förtroende och pålitlighet. Körsbäret på toppen är den lysande 5/5-betyget på Clutch från CTO, ett bevis på den förträfflighet och pålitlighet som är inbäddad i vår samarbetande framgångssaga.

Vår utvecklingsprocess

Vi följer Agile, Lean och DevOps bästa praxis för att skapa en överlägsen prototyp som förverkligar dina användares idéer genom samarbete och snabbt genomförande. Vår högsta prioritet är snabb reaktionstid och tillgänglighet.

Vi vill verkligen vara ditt utökade team, så förutom de vanliga mötena kan du vara säker på att var och en av våra teammedlemmar är ett telefonsamtal, e-postmeddelande eller meddelande bort.