Optimización del flujo de trabajo en seguros médicos: cómo logramos una reducción del 88 % en el tiempo de ejecución

Experiencia entregada

Backend, CRM, DevOps y control de calidad

Industria

Cuidado de la salud

Nuestro cliente,

Medigap Life es un destacado agregador de seguros en línea con sede en Florida, EE. UU. Fundado en 2016, Medigap Life surgió como un actor clave en el ámbito de los seguros, particularmente en el ámbito de Medicare.

El negocio de Medigap Life opera con un modelo de negocio doble. Ayuda a los principales proveedores de seguros a llegar a un mercado sin explotar de hogares de bajos ingresos, haciendo así que el seguro de salud sea una herramienta accesible para todos. Al mismo tiempo, ayuda a los compradores de pólizas a tomar decisiones informadas al permitirles comparar pólizas en línea y comprar pólizas digitales.

Actualmente, Medigap Life se enorgullece de estar entre las plataformas de seguros digitales más importantes de los Estados Unidos.

Desafío

El cliente, Medigap Life, se asocia con una multitud de proveedores de seguros y mantiene fuertes conexiones con una audiencia considerable de compradores de seguros.

Uno de los mayores desafíos que el equipo del cliente tenía que afrontar era gestionar un gran volumen de datos de clientes a través de sus flujos de trabajo de CRM tradicionales. Dado el tamaño de su clientela, la modernización de sus flujos de trabajo para lograr operaciones fluidas era una necesidad del momento.

Su aplicación CRM existente, vTiger, tenía flujos de trabajo estrechamente interconectados. Debido a las interdependencias excesivas, el sistema tenía dificultades para gestionar varias solicitudes simultáneamente, lo que se tradujo en una notable disminución del rendimiento.

El CRM carecía de flexibilidad y capacidad de configuración. Por ejemplo, no podía gestionar casos en los que el cliente quería procesar solo 5000 de 20 000 registros. Tampoco podía gestionar la ejecución de los flujos de trabajo en intervalos de tiempo predefinidos.

Además, el procesamiento de registros del sistema seguía un patrón secuencial estricto, lo que lo hacía incapaz de manejar múltiples solicitudes simultáneamente. Incluso las funciones básicas, como el envío diario de mensajes en lote (SMS de marketing a 25.000 usuarios por día), requerían de 7 a 8 horas.

Esto provocó que sus agentes tuvieran que esperar más tiempo para obtener una respuesta y poder interactuar más con los usuarios. A medida que la carga de trabajo aumentó, se generó aún más tensión, lo que llevó a una disminución considerable del rendimiento y la eficiencia general.

¿Por qué Maruti Techlabs?

Medigap Life buscaba activamente un equipo capacitado y calificado para ayudarlos a definir, expandir y ejecutar su iniciativa de optimización de flujo de trabajo y CRM sin inconvenientes. Encontraron nuestros blogs sobre el tema y se comunicaron con nosotros.

La herramienta del cliente sufría problemas de escalabilidad e ineficiencias en velocidad, rendimiento y funcionalidades.

Realizamos un taller colaborativo con el equipo del cliente para comprender a fondo sus requisitos y definir un alcance claro del proyecto. El taller resultó muy valioso, ya que ejemplificó nuestro enfoque estructurado para la gestión de proyectos y también destacó nuestro compromiso de comprender verdaderamente los objetivos comerciales antes de comenzar.

Este enfoque nos permitió sentar una base sólida para la ejecución exitosa del proyecto e infundió confianza en el cliente sobre nuestras capacidades.

“Maruti Techlabs ha demostrado tener un sistema de gestión de proyectos excepcional. Su implementación está meticulosamente organizada, lo que les ayuda a cumplir con los plazos de forma constante. Su precisión en cuanto a la comprensión del alcance del trabajo también es encomiable”. - Director de tecnología, Sean Chapman.

Solución

Después de considerar cuidadosamente todos los desafíos, Medigap Life se dio cuenta de la importancia de modernizar su flujo de trabajo de CRM. Querían un equipo técnico experimentado que pudiera actualizar su flujo de trabajo de CRM para optimizar los procesos, automatizar las tareas repetitivas, permitir tiempos de respuesta más rápidos y ejecutar esta migración sin interrumpir sus procesos comerciales. Además, eran específicos sobre la escalabilidad y flexibilidad del nuevo sistema de CRM.

Cuando se comunicaron con Maruti Techlabs con estos requisitos, insistimos en realizar un taller integral para documentar meticulosamente sus requisitos y asegurarnos de que se tuvieran en cuenta todos los detalles. Una vez finalizado el taller, comenzamos el proceso de desarrollo, lanzamos la versión beta, ejecutamos pruebas de control de calidad e implementamos el producto con éxito.

A continuación se muestra una descripción detallada de la ejecución de este proyecto:

1. Taller de descubrimiento

Después de un análisis exhaustivo de los requisitos de Medigap Life, colaboramos estrechamente con el equipo del cliente para obtener una comprensión más profunda de su sistema existente.

El cliente quería mejorar y optimizar los flujos de trabajo actuales dentro de su sistema CRM existente (vTiger CRM). vTiger es una aplicación CRM gratuita y de código abierto que el cliente ya utilizaba para gestionar sus interacciones con los clientes, realizar un seguimiento de las ventas y supervisar sus actividades de marketing. Nuestro equipo de expertos técnicos examinó las complejidades de cada módulo y comprendió los procesos dentro de su flujo de trabajo.

Este enfoque inmersivo nos permitió identificar sus puntos débiles y comprender el alcance de la mejora de manera más efectiva, proporcionando una hoja de ruta clara para la iniciativa de modernización del CRM y optimización del flujo de trabajo.

Al final del taller, describimos el alcance detallado del trabajo de la siguiente manera:

• Configure una aplicación para recibir notificaciones del sistema CRM (cuando se crea/actualiza un cliente potencial) para ejecutar un flujo de trabajo particular a través de la herramienta de automatización y gestión del flujo de trabajo (Airflow DAG).

• Cree las siguientes tareas en el sistema de gestión de flujo de trabajo:

  1. Iniciar tarea: establezca un disparador para iniciar el flujo de trabajo
  2. Tarea de condición: establece condiciones para dirigir el flujo de trabajo.
  3. Tarea de servicio web: configura una llamada a un servicio web o API. Ayuda a interactuar con servicios externos, recuperar datos o enviar datos a sistemas externos.
  4. Tarea Establecer valores: asignar o modificar valores dentro del flujo de trabajo.
  5. Tarea de proveedor externo: configurar interacciones con proveedores o servicios externos.
  6. Tarea de flujo de trabajo externo: llamar a un flujo de trabajo externo según la condición cumplida.
  7. Tarea de retraso: introduzca una pausa o un período de espera dentro de un flujo de trabajo para controlar el tiempo de ejecución de la tarea e introducir intervalos de tiempo según sea necesario.
  8. Flujo de trabajo de muestra: cree cinco flujos de trabajo de muestra utilizando las tareas anteriores en Airflow.
  9. Varios: Monitoreo, seguimiento y almacenamiento de registros de flujo de trabajo.

• Crear un proveedor Twilio para SMS.

• API de diseño para invocar Airflow.

  
  

Teniendo en cuenta la complejidad del proceso general, dividimos el alcance del trabajo en sprints manejables con mínima ambigüedad. Este enfoque fue fundamental para permitir que los equipos de desarrollo comenzaran rápidamente y pasaran sin problemas a la fase de implementación. El alcance del trabajo detallado y el plan de trabajo facilitaron la adopción ágil de un modelo de entrega basado en sprints, lo que garantiza que el proyecto avance de manera eficiente y brinde resultados tangibles de manera constante.

2. Planificación de la migración del flujo de trabajo

Identificamos que la implementación existente contenía más de cien flujos de trabajo interdependientes. El cliente quería migrar todos los flujos de trabajo al nuevo sistema.

Sin embargo, teniendo en cuenta sus altos requisitos de rendimiento y escalabilidad, centramos estratégicamente nuestro enfoque en los flujos de trabajo más críticos. Clasificamos y priorizamos los flujos de trabajo esenciales que se centraban principalmente en las campañas de adquisición y retención de clientes, junto con la sincronización de datos desde la plataforma del centro de llamadas a vTiger CRM.

3. Migración a Apache Airflow

En respuesta a la necesidad del cliente de contar con una herramienta distribuida, configurable y escalable, migramos los flujos de trabajo seleccionados a Apache Airflow. Apache Airflow permite el escalamiento horizontal de los flujos de trabajo para adaptarse a una carga de trabajo cada vez mayor.

Además de esto, Airflow ofrece capacidades de monitoreo, ejecución de tareas en paralelo y programación basada en tiempo y eventos. Esto resolvería la mayoría de los problemas existentes dentro de la herramienta CRM existente.

Sin embargo, para aprovechar al máximo el poder de Airflow, aprovechamos Amazon Elastic Kubernetes Service (EKS) junto con Amazon Elastic Compute Cloud (EC2), que proporcionó la infraestructura informática escalable necesaria para ejecutar los flujos de trabajo en Airflow a la velocidad del rayo. Además, armamos un clúster EKS: un grupo de unidades informáticas potentes listas para ejecutar tareas de Airflow a escala.

Además, se utilizaron Amazon Simple Storage Service (S3) y Amazon Relational Database Service (RDS) para almacenar y proteger datos confidenciales de los clientes. Los flujos de trabajo ahora podían acceder y procesar sin problemas los datos almacenados en los buckets S3 y RDS (con servicio de interceptor de datos), lo que garantizaba un flujo de información fluido e ininterrumpido.

Por último, utilizamos Amazon CloudWatch dentro del entorno Airflow para garantizar capacidades integrales de monitoreo y registro. Con la vigilancia de CloudWatch, Medigap Life pudo monitorear de cerca el desempeño de sus flujos de trabajo, identificar rápidamente cualquier problema potencial y mantener el funcionamiento sin problemas de su canal de procesamiento de datos.

• Pasos que tomamos para migrar a Apache Airflow -

  1. Instalación de Apache Airflow

  2. Identificar y definir DAG para cada flujo de trabajo, que representen la secuencia de tareas y sus dependencias.

  3. Ejecutar migración de tareas

  4. Manejar dependencias

  5. Configurar parámetros de programación para cada DAG

  6. Manejar dependencias de datos

  7. Pruebas y despliegue

  8. Monitoreo y optimización

     
     

4. Configurar notificaciones desde vTiger

Habilitamos notificaciones en tiempo real desde vTiger CRM en función de las interacciones del cliente y activamos la ejecución de un flujo de trabajo específico al cumplir condiciones preestablecidas.

Esta integración estratégica tuvo como objetivo elevar la automatización y la capacidad de respuesta en los flujos de trabajo de datos, abordando de manera eficaz las inquietudes del cliente con respecto al rendimiento lento.

Pasos que seguimos para configurar notificaciones de vTiger -

1. Configurar webhooks en vTiger para activar notificaciones basadas en eventos

2. Seleccione el canal de notificación

3. Crear y configurar un receptor de notificaciones

4. Integrar con Airflow

5. Activar la ejecución de DAG de Airflow

6. Manejo y registro de errores

7. Probar la configuración

8. Monitorizar y mantener

   
   

5. Crea un proveedor Twilio para SMS

Otro problema acuciante con la implementación existente era la ejecución lenta de los mensajes SMS por lotes. Para solucionarlo, implementamos un proveedor Twilio para enviar mensajes SMS. Twilio es un proveedor de servicios SMS confiable que ofrece escalabilidad, personalización y facilidad de integración.

Pasos que seguimos para crear un proveedor Twilio para enviar mensajes SMS -

1. Regístrese para obtener una cuenta Twilio

2. Instalar la biblioteca Python de Twilio

3. Importar biblioteca Twilio

4. Inicializar el cliente Twilio

5. Enviar SMS

   
   

6. Diseñar API para invocar Airflow

Para satisfacer los requisitos del cliente de ejecución dinámica de flujos de trabajo, diseñamos una API (interfaz de programación de aplicaciones) para activar y gestionar flujos de trabajo, supervisar su progreso y recuperar información relacionada con la ejecución del flujo de trabajo, como comprobar el estado del flujo de trabajo y recuperar registros o resultados. La API les permitió activar flujos de trabajo sin esfuerzo, definir puntos finales, pausar o retrasar flujos de trabajo y ejecutar flujos de trabajo en intervalos de tiempo predefinidos.

“La mayoría de nuestras comunicaciones se gestionan a través de llamadas telefónicas semanales o quincenales, junto con comunicaciones por Slack”. - CTO, Sean Chapman.

Comunicación y colaboración

El equipo de Maruti Techlabs mantuvo una comunicación constante y eficaz con el cliente, lo que permitió comprender claramente las expectativas y el progreso del proyecto. Durante un taller de dos semanas, colaboramos estrechamente con el equipo central del cliente.

Nuestro arquitecto técnico trabajó con el director de tecnología de Medigap Life para definir la hoja de ruta del producto. En respuesta a sus necesidades, Maruti Techlabs reunió a un equipo especializado, que incluía a:

• Ingenieros de back-end

• Ingenieros de frontend

• Ingenieros DevOps

• Ingenieros de control de calidad

• Arquitecto técnico

  
  

Realizamos llamadas semanales para actualizaciones y debates con el fin de garantizar que el progreso del desarrollo siguiera según lo previsto. Los equipos se comunicaron de manera eficiente mediante JIRA, el espacio de trabajo de Slack y el correo electrónico, lo que creó un enfoque cohesivo y optimizado para el éxito del proyecto.

Pila de tecnología

“Maruti Techlabs desarrolló uno de nuestros productos desde cero y ejecutó una migración impecable de nuestro flujo de trabajo existente a un sistema CRM de última generación. Su enfoque proactivo hacia el diseño centrado en el usuario, que incluye una investigación exhaustiva y la finalización del diseño, merece un reconocimiento especial. Esta asociación ha sido excepcionalmente gratificante y esperamos con entusiasmo continuar nuestra colaboración con ellos”. - Director de tecnología, Sean Chapman.

Resultados

• El tiempo de ejecución de las campañas SMS se redujo en un 87,5% . Las campañas de adquisición y retención de clientes que antes demoraban 8 horas ahora se reducen a una hora.
• Los tiempos de carga de las páginas de CRM se reducen casi en un 50% mientras los flujos de trabajo se ejecutan en paralelo.
• El acceso a datos oportunos y precisos permitió a la empresa tomar decisiones mejor informadas sobre sus campañas de marketing y estrategias de servicio al cliente.

Al comprender la visión y los objetivos de Medigap Life, documentar claramente sus requisitos y aprovechar las habilidades de desarrollo de alta calidad, Maruti Techlabs implementó con éxito una innovadora iniciativa de optimización del flujo de trabajo que no solo cumplió sino que superó las expectativas.

El proyecto dio como resultado una mejora significativa en el rendimiento de su CRM y la velocidad de ejecución del flujo de trabajo. Esto no solo aumentó la eficiencia operativa de Medigap Life, sino que estableció un nuevo estándar para procesos sin interrupciones.

Nuestro equipo sigue profundamente comprometido con sus objetivos comerciales y sus proyectos futuros. Este compromiso se eleva aún más a través de la colaboración continua con el liderazgo técnico, lo que crea una asociación marcada por una profunda confianza y confiabilidad. La cereza del pastel es la brillante calificación 5/5 de Clutch por parte del director de tecnología, un testimonio de la excelencia y la confiabilidad incorporadas en nuestra historia de éxito colaborativo.

Nuestro proceso de desarrollo

Seguimos las mejores prácticas de Agile, Lean y DevOps para crear un prototipo superior que haga realidad las ideas de sus usuarios mediante la colaboración y la ejecución rápida. Nuestra máxima prioridad es la rapidez de reacción y la accesibilidad.

Realmente queremos ser su equipo extendido, así que además de las reuniones regulares, puede estar seguro de que cada uno de los miembros de nuestro equipo está a una llamada telefónica, correo electrónico o mensaje de distancia.