Optimering af arbejdsgange i sundhedsforsikring: Sådan opnåede vi 88 % reduktion i eksekveringstid

Ekspertise leveret

Backend, CRM, DevOps & QA

Industri

Sundhedspleje

Vores klient,

Medigap Life, er en fremtrædende online forsikringsaggregator baseret i Florida, USA. Medigap Life blev etableret i 2016 og opstod som en nøglespiller på forsikringsområdet, især inden for medicare-domænet.

Medigap Lifes forretning opererer på en todelt forretningsmodel. De hjælper topforsikringsudbydere med at nå et uudnyttet marked af lavindkomsthusholdninger og gør dermed sygeforsikring til et tilgængeligt værktøj for alle. Samtidig hjælper de politikkøbere med at træffe informerede beslutninger ved at muliggøre online politiksammenligninger og digitale politikkøb.

I øjeblikket er Medigap Life stolt blandt de førende digitale forsikringsplatforme i USA.

Udfordring

Kunden, Medigap Life, samarbejder med et væld af forsikringsudbydere og opretholder stærke forbindelser med et betydeligt publikum af forsikringskøbere.

En af de største udfordringer, som kundens team kæmpede med, var at administrere en stor mængde kundedata gennem deres traditionelle CRM-arbejdsgange. I betragtning af størrelsen af deres kundekreds var det timens behov at modernisere deres arbejdsgange til problemfri drift.

Deres eksisterende CRM-applikation, vTiger, havde tæt forbundne arbejdsgange. På grund af overdreven indbyrdes afhængighed kæmpede systemet for at håndtere flere anmodninger samtidigt, hvilket resulterede i et bemærkelsesværdigt fald i ydeevnen.

CRM manglede fleksibilitet og konfigurerbarhed. For eksempel kunne den ikke håndtere sager, hvor klienten kun ønskede at behandle 5000 ud af 20000 poster. Det var heller ikke i stand til at håndtere udførelsen af arbejdsgangene med foruddefinerede tidsintervaller.

Derudover fulgte systemets registreringsbehandling et strengt sekventielt mønster, hvilket gjorde det ude af stand til at håndtere flere anmodninger samtidigt. Selv grundlæggende funktioner, såsom udsendelse af daglige batch-beskeder (markedsføring af SMS'er til 25.000 brugere dagligt), krævede en omfattende 7 til 8 timer.

Dette resulterede i, at deres agenter måtte vente i længere tid for at få et svar og engagere brugerne yderligere. Efterhånden som arbejdsbyrden voksede, forårsagede det yderligere en masse belastning, hvilket førte til et betydeligt fald i ydeevne og overordnet effektivitet.

Hvorfor Maruti Techlabs?

Medigap Life søgte aktivt et dygtigt og dygtigt team til at hjælpe dem med at definere, udvide og udføre deres CRM- og workflow-optimeringsinitiativ problemfrit. De stødte på vores blogs om emnet og nåede ud til os.

Klientens værktøj havde problemer med skalerbarhed og ineffektivitet i hastighed, ydeevne og funktionalitet.

Vi gennemførte en samarbejdsworkshop med kundens team for at forstå deres krav grundigt og skitsere et klart projektomfang. Workshoppen viste sig at være yderst værdifuld, da den eksemplificerede vores strukturerede tilgang til projektledelse og også fremhævede vores forpligtelse til virkelig at forstå forretningsmål, før vi går i gang.

Denne tilgang gjorde det muligt for os at lægge et stærkt fundament for en vellykket gennemførelse af projektet og indgydede tillid til kunden om vores evner.

“Maruti Techlabs har demonstreret et exceptionelt projektledelsessystem. Deres implementering er omhyggeligt organiseret, hvilket hjælper dem med at overholde deadlines konsekvent. Deres nøjagtighed med hensyn til at forstå arbejdets omfang er også prisværdigt." - CTO, Sean Chapman.

Løsning

Efter omhyggeligt at have overvejet alle udfordringerne indså Medigap Life vigtigheden af at modernisere sin CRM-workflow. De ønskede et erfarent teknisk team, der kunne opgradere deres CRM-workflow for at strømline processer, automatisere gentagne opgaver, muliggøre hurtigere svartider og udføre denne migrering uden at forstyrre deres forretningsprocesser. Derudover var de særligt opmærksomme på det nye CRM-systems skalerbarhed og fleksibilitet.

Da de kontaktede Maruti Techlabs med disse krav, insisterede vi på at gennemføre en omfattende workshop for omhyggeligt at dokumentere deres krav og sikre, at alle indviklede detaljer blev overvejet. Efter at have afsluttet workshoppen begyndte vi udviklingsprocessen, lancerede betaen, udførte QA-tests og implementerede produktet med succes.

Her er en detaljeret oversigt over udførelsen af dette projekt -

1. Opdagelsesværksted

Efter en omfattende analyse af Medigap Lifes krav, gik vi i tæt samarbejde med kundens team for at få en dybere forståelse af deres eksisterende system.

Kunden ønskede at forbedre og optimere de nuværende arbejdsgange i deres eksisterende CRM-system (vTiger CRM). vTiger er en gratis, open source CRM-applikation, som kunden allerede brugte til at styre deres interaktioner med kunder, spore salg og overvåge deres marketingaktiviteter. Vores team af tekniske eksperter undersøgte forviklingerne ved hvert modul og forstod processerne i deres arbejdsgang.

Denne fordybende tilgang gjorde det muligt for os at identificere deres smertepunkter og forstå omfanget af forbedringer mere effektivt, hvilket gav en klar køreplan for CRM-modernisering og workflow-optimering.

Ved afslutningen af workshoppen skitserede vi det detaljerede arbejdsomfang som følger -

• Konfigurer en applikation til at få meddelelser fra CRM-systemet (når et kundeemne oprettes/opdateres) til at udføre en bestemt arbejdsgang gennem arbejdsgangstyrings- og automatiseringsværktøjet (Airflow DAG).

• Opret følgende opgaver i arbejdsprocesstyringssystemet:

  1. Start opgave - Indstil en trigger for at starte arbejdsgangen
  2. Tilstandsopgave - Indstil betingelser for at styre arbejdsgangen.
  3. WebService-opgave - Opret et kald til webservice eller API. Det hjælper med at interagere med eksterne tjenester, hente data eller sende data til eksterne systemer.
  4. Opgave med indstilling af værdier - Tildel eller rediger værdier i arbejdsgangen.
  5. Ekstern udbyderopgave - Opsæt interaktioner med eksterne udbydere eller tjenester.
  6. Ekstern arbejdsgangsopgave - Kald en ekstern arbejdsgang baseret på den opfyldte betingelse.
  7. Forsinket opgave: Indfør en pause eller venteperiode i en arbejdsgang for at kontrollere timingen af opgaveudførelsen og for at indføre tidshuller efter behov.
  8. Eksempel på arbejdsgang: Byg 5 eksempel på arbejdsgange ved hjælp af ovenstående opgaver i Airflow.
  9. Diverse - Overvågning, sporing og lagring af workflow-logfiler.

• Opret en Twilio-udbyder til SMS.

• Design API til at kalde Airflow.

  
  

I betragtning af kompleksiteten af den overordnede proces, kategoriserede vi omfanget af arbejdet i håndterbare sprints med minimal tvetydighed. Denne tilgang var afgørende for at gøre det muligt for udviklingsteams at starte hurtigt og problemfrit gå over i implementeringsfasen. Det detaljerede arbejdsomfang og planen lettede den agile indførelse af en sprintbaseret leveringsmodel, der sikrede, at projektet skrider frem effektivt og konstant leverer håndgribelige resultater.

2. Workflow Migration Planlægning

Vi identificerede, at den eksisterende implementering indeholdt over hundrede indbyrdes afhængige arbejdsgange. Klienten ønskede at migrere alle arbejdsgange til det nye system.

Men i betragtning af deres høje ydeevne og skalerbarhedskrav indsnævrede vi strategisk vores fokus til de mest kritiske arbejdsgange. Vi sorterede og prioriterede de væsentlige arbejdsgange, som primært var centreret omkring kundeerhvervelse og fastholdelseskampagner, sammen med datasynkronisering fra callcenterplatform til vTiger CRM.

3. Migrering til Apache Airflow

I overensstemmelse med kundens behov for et distribueret, konfigurerbart og skalerbart værktøj migrerede vi de valgte arbejdsgange til Apache Airflow. Apache Airflow muliggør horisontal skalering af arbejdsgange for at imødekomme en stigende arbejdsbyrde.

Ud over dette giver Airflow overvågningsmuligheder, parallel opgaveudførelse og tidsbaseret og hændelsesbaseret planlægning. Dette ville løse de fleste af de eksisterende smertepunkter i det eksisterende CRM-værktøj.

Men for fuldt ud at udnytte kraften i Airflow udnyttede vi Amazon Elastic Kubernetes Service (EKS) sammen med Amazon Elastic Compute Cloud (EC2), som leverede den skalerbare computerinfrastruktur, der var nødvendig for at køre arbejdsgangene i Airflow med lynets hast. Vi samlede yderligere en EKS-klynge - en gruppe af kraftfulde computerenheder klar til at udføre Airflow-opgaver i stor skala.

Amazon Simple Storage Service (S3) og Amazon Relational Database Service (RDS) blev yderligere brugt til at gemme og beskytte følsomme kundedata. Arbejdsgangene kunne nu problemfrit få adgang til og behandle data lagret i S3 buckets og RDS (med datainterceptor-tjeneste), hvilket sikrer en jævn og uafbrudt informationsstrøm.

Endelig har vi brugt Amazon CloudWatch i Airflow-miljøet for at sikre omfattende overvågnings- og logningsfunktioner. Med CloudWatchs årvågne øje kunne Medigap Life nøje overvåge ydeevnen af deres arbejdsgange, hurtigt identificere eventuelle potentielle problemer og opretholde en problemfri drift af deres databehandlingspipeline.

• Trin vi tog for at migrere til Apache Airflow -

  1. Apache Airflow installation

  2. Identificer og definer DAG'er for hver arbejdsgang, der repræsenterer rækkefølgen af opgaver og deres afhængigheder

  3. Udfør opgavemigrering

  4. Håndtere afhængigheder

  5. Opsæt planlægningsparametre for hver DAG

  6. Håndtere dataafhængigheder

  7. Test og implementering

  8. Overvågning og optimering

     
     

4. Konfigurer meddelelser fra vTiger

Vi aktiverede notifikationer i realtid fra vTiger CRM baseret på kundeinteraktioner og udløste specifik workflow-udførelse ved opfyldelse af forudfastsatte betingelser.

Denne strategiske integration havde til formål at højne automatisering og lydhørhed i data-workflows og effektivt adressere kundens bekymringer vedrørende langsom ydeevne.

Trin vi tog for at konfigurere meddelelser fra vTiger -

1. Konfigurer Webhooks i vTiger for at udløse hændelsesbaserede meddelelser

2. Vælg notifikationskanalen

3. Opret og konfigurer en meddelelsesmodtager

4. Integrer med Airflow

5. Udløs Airflow DAG-udførelse

6. Fejlhåndtering og logning

7. Test opsætningen

8. Overvåg og vedligehold

   
   

5. Opret en Twilio-udbyder til SMS

Et andet presserende problem med den eksisterende implementering var den langsomme udførelse af batch SMS-beskeder. For at løse dette, implementerede vi en Twilio-udbyder til at sende SMS-beskeder. Twilio er en pålidelig SMS-tjenesteudbyder, der tilbyder skalerbarhed, tilpasning og nem integration.

Trin vi tog for at oprette en Twilio-udbyder til at sende SMS-beskeder -

1. Tilmeld dig en Twilio-konto

2. Installer Twilio Python Library

3. Importer Twilio bibliotek

4. Initialiser Twilio Client

5. Send SMS

   
   

6. Design API til at påkalde luftstrøm

For at imødekomme kundens krav om dynamisk udførelse af arbejdsgange, har vi designet en API (Application Programming Interface) til at udløse og administrere arbejdsgange, overvåge deres fremskridt og hente information relateret til udførelse af arbejdsgange, såsom kontrol af status for arbejdsgange og hentning af logfiler eller resultater. API'et gjorde det muligt for dem at udløse arbejdsgange uden besvær, definere slutpunkter, pause eller forsinke arbejdsgange og køre arbejdsgange med foruddefinerede tidsintervaller.

"Det meste af vores kommunikation håndteres gennem ugentlige og halvugentlige telefonopkald sammen med Slack-kommunikation." - CTO, Sean Chapman.

Kommunikation og samarbejde

Teamet hos Maruti Techlabs opretholdt en konsekvent og effektiv kommunikation med kunden, hvilket sikrede en klar forståelse af forventninger og projektforløb. I løbet af en to ugers workshop arbejdede vi tæt sammen med kundens kerneteam.

Vores tekniske arkitekt arbejdede sammen med Medigap Lifes CTO for at definere produktkøreplanen. Som svar på deres behov samlede Maruti Techlabs et dedikeret team, herunder:

• Backend ingeniører

• Frontend ingeniører

• DevOps ingeniører

• QA ingeniører

• Teknisk arkitekt

  
  

Vi afholdt ugentlige opkald til opdateringer og diskussioner for at sikre, at udviklingsfremskridtet forblev på sporet. Holdene kommunikerede effektivt ved hjælp af JIRA, Slack workspace og e-mail, hvilket skabte en sammenhængende og strømlinet tilgang til projektsucces.

Teknologi stak

“Maruti Techlabs udviklede et af vores produkter fra bunden og udførte en fejlfri migrering af vores eksisterende arbejdsgang til et avanceret CRM-system. Deres proaktive tilgang til brugercentreret design, herunder dybdegående forskning og færdiggørelse af layout, fortjener særlig ros. Dette partnerskab har været usædvanligt givende, og vi ser frem til at fortsætte vores samarbejde med dem.” - CTO, Sean Chapman.

Resultater

• SMS-kampagnens udførelsestid blev reduceret med 87,5 % . De kundeopsamlings- og fastholdelseskampagner, der tidligere tog 8 timer, er nu reduceret til en time.
• CRM-sideindlæsningstider reduceres med næsten 50 % , mens arbejdsgange udføres parallelt.
• Adgang til rettidige og nøjagtige data gjorde det muligt for virksomheden at træffe bedre informerede beslutninger om sine marketingkampagner og kundeservicestrategier.

Ved at forstå Medigap Lifes vision og mål, tydeligt dokumentere deres krav og udnytte udviklingsevner af høj kvalitet, leverede Maruti Techlabs med succes et innovativt workflow-optimeringsinitiativ, der ikke kun opfyldte, men overgik forventningerne.

Projektet resulterede i et betydeligt løft i deres CRM-ydeevne og hastighed for udførelse af workflow. Dette øgede ikke kun Medigap Lifes operationelle effektivitet, men satte også en ny standard for sømløse processer.

Vores team er fortsat dybt forpligtet til deres forretningsmål og futuristiske bestræbelser. Dette engagement forhøjes yderligere gennem kontinuerligt samarbejde med den tekniske ledelse, hvilket skaber et partnerskab præget af dyb tillid og pålidelighed. Kirsebæret på toppen er den glødende 5/5-bedømmelse på Clutch fra CTO, et vidnesbyrd om den fortræffelighed og pålidelighed, der er indlejret i vores samarbejdsmæssige succeshistorie.

Vores udviklingsproces

Vi følger Agile, Lean og DevOps bedste praksis for at skabe en overlegen prototype, der bringer dine brugeres ideer til virkelighed gennem samarbejde og hurtig eksekvering. Vores topprioritet er hurtig reaktionstid og tilgængelighed.

Vi vil virkelig gerne være dit udvidede team, så bortset fra de almindelige møder, kan du være sikker på, at hvert af vores teammedlemmer er et telefonopkald, e-mail eller besked væk.