Voitko silti soittaa? Etätyöntekijöiden johtamisen haasteet

COVID-19-pandemia saattaa olla takana, mutta sen vaikutukset tuntuvat edelleen, etenkin työpaikoilla. Vuosina 2019–2023 40 % yhdysvaltalaisista työntekijöistä aloitti työskentelyn kotoa käsin vähintään yhden päivän viikossa. Etätyövoiman ylläpitämisestä on tullut välttämättömyys. Etätyövoiman ja hybridityövoiman tukeminen asettaa uusia johtamisen haasteita varsinkin nyt, kun organisaatiot siirtävät työntekijöitä takaisin toimistoon.

Pandemian aikana etätiimien hallinnan haasteet tulivat ilmi. Miten pidät etätyöntekijät motivoituneina? Miten mittaat heidän suorituskykyään? Kuinka hallitset hajanaista henkilöstöä, joka koostuu sisä- ja etätyöntekijöistä?

Etätyöntekijöitä sisältävän tuottavan työympäristön luominen vaatii luovaa ajattelua, uusia lähestymistapoja tiiminhallintaan ja uusia johtamistaitoja. Silloin he kutsuvat paikalle tri Phlatt Mcleanin, yrityksen perustajan PhlattLine ja mukautuvan johtamisen asiantuntija.

Etätyön hyvät ja huonot puolet

Pandemia teki kotona työskentelystä välttämättömäksi, ja on selvää, että etätyö on tullut jäädäkseen. 20 prosenttia työntekijöistä työskentelee etänä ja 16 prosenttia yrityksistä on täysin etätyötä. 98 prosenttia kyselyyn vastanneista työntekijöistä ilmoitti haluavansa tehdä etätyötä ainakin osan ajasta. Asiantuntijat arvioivat, että 32,6 miljoonaa amerikkalaista työskentelee etänä vuoteen 2025 mennessä.

Vaikka epäilijöitä on edelleen, etätyöntekijästrategian omaksumisesta on selkeitä etuja. Etätyöskentelyllä yritykset säästävät keskimäärin 10 600 dollaria työntekijää kohden. Työntekijät säästävät myös keskimäärin 12 000 dollaria vuodessa työmatkakuluissa, vaatteissa, kaasussa, ruoassa ja muissa kuluissa. 93 prosenttia työntekijöistä sanoo, että kotona työskenteleminen on hyväksi heidän terveydelleen ja mielenterveydelleen. 48 prosenttia sanoi myös, että etätyö vähentää stressiä.

Monet johtajat ovat edelleen skeptisiä etätyön ROI:n suhteen. Mark Zuckerberg ilmoitti, että Meta-insinöörit "saavat enemmän aikaan" toimistossa, ja Googlen henkilöstöjohtaja kertoi työntekijöille, että toimiston ulkopuolella työskentely vaikuttaisi suorituskykyarviointiin. Tutkimukset osoittavat, että etätyöntekijät ovat 10–20 % vähemmän tuottavia (mitä voidaan kompensoida toimistotyöntekijöiden tukemisesta aiheutuvilla lisäkustannuksilla). Tutkimukset ovat kuitenkin myös osoittaneet, että hybridityöntekijät ovat yhtä tehokkaita kuin toimistotyöntekijät.

Osa tohtori Mcleanin työstä on auttaa organisaatioita luomaan mukautuva johtajuusrakenne, joka ottaa huomioon etätyöntekijät ja hybridityöntekijät. Hän auttaa johtajia kehittämään mittareita suorituskyvyn mittaamiseksi, arvioimaan etätiimejä ja kehittämään strategioita työntekijöiden suorituskyvyn maksimoimiseksi.

Etätyöryhmän johtaminen

Yritysjohtajat tietävät, että heidän on omaksuttava etä- ja hybridityö pysyäkseen kilpailukykyisinä. Tuottavan etä-/hybridityöympäristön luominen vaatii uutta johtamistapaa. Jokaisella organisaatiolla on erilaiset kriteerit etätyön tehostamiseksi. Ylimmän johdon on aloitettava määrittämällä, miten etätyöntekijöiden suorituskykyä mitataan.

Ennen etätyökäytännön luomista sinun on arvioitava koko organisaatio. Analysoi jokainen osasto luodaksesi lähtötilanteen etätyöntekijöiden suorituskyvyn mittaamiseksi. Mieti, miten kukin osasto tukee etätyötä. Mitkä työtehtävät tai tiimit sopivat parhaiten kotoa työskentelyyn?

Esimerkiksi asiakaspalvelutyöntekijät saattavat tarvita vain Internet-yhteyden ja tietokoneen ollakseen tuottavia. Samoin jotkut ohjelmistokehittäjät työskentelevät tuottavammin yksin. Myynti on toinen rooli, joka sopii etätyöhön. Aloita isosta kuvasta ja keskity sitten tiettyihin alueisiin.

Käytä oikeita KPI:itä

On välttämätöntä kehittää avainindikaattoreita (KPI), jotka mittaavat suorituskykyä tarkasti. Käytä KPI-mittareita, jotka luovat tasapuoliset toimintaedellytykset etätyöntekijöille ja yrityksen sisäisille työntekijöille. Tavoitteena on saada tarkat mittarit etätyöntekijöiden ja sisäisten työntekijöiden suoritusten vertailuun. Se on ainoa tapa tehdä datalähtöisiä päätöksiä.

"Haluat asettaa riman vertaillaksesi, mikä ryhmä todella menestyy paremmin", tohtori Mclean sanoi. "Voit esimerkiksi mitata niitä käyttämällä yhteistä lähtökohtaa, kuten puhelinpyyntöjen, vastaanoton tai lippujen määrää, ja nähdä sitten, kuka vastaa useammin, nopeammin ja korkeammalla valmistumisasteella."

Jos suorituskyvyssä on eroja, seuraava askel on ymmärtää miksi. Ehkä se johtuu teknisten työkalujen tai välttämättömien tietojen puutteesta. Onko se viestintää? Onko heidän aikaansa enemmän häiriötekijöitä tai vaatimuksia, joko talon sisällä tai etänä? Jos eroja on, pohdi, onko etätyöntekijöillä teknisiä resursseja ja resursseja, joita he tarvitsevat menestyäkseen. Vaikuttaako esimerkiksi hidas tai satunnainen Internet-yhteys suorituskykyyn?

"Jos käyttämäsi tekniikka ei anna sinun toimia 100 %:sti, sinulla ei ole sitä, mitä tarvitset työsi suorittamiseen", sanoi tohtori Mclean.

Auta etätyöntekijöitä menestymään

Ongelma voi olla yksilön suoritus. Jotkut ihmiset toimivat paremmin ryhmässä, kun taas toiset toimivat paremmin itsenäisesti. Oikeat KPI-mittarit auttavat tunnistamaan ongelmat, jotka vaikuttavat kaikkiin etätyöntekijöihin verrattuna yksittäisiin heikommin suoriutuviin. Kun ymmärrät, miksi tietyllä työntekijällä on vaikeuksia, voit tarjota ratkaisun, joka auttaa häntä kehittymään, kuten suunnittelemalla aikaa toimistossa tuottavuuden lisäämiseksi tai etsimällä uusia tapoja lisätä sitoutumista.

"Johtajana ensimmäinen ajatuksesi pitäisi olla jonkun nostaminen", tohtori Mclean sanoi. "Johtajan on päästävä rikkaruohoon ja nähdä, mitä tapahtuu ja kuinka auttaa heikommin suoriutuneita olemaan tehokkaita ja tuottavia."

Etätyöntekijöitä tukevan ja organisaatiota hyödyttävän kulttuurin luominen on välttämätöntä. Esimerkiksi tohtori Mclean sanoi, että asiakasyritys otti etätyön työntekijöiden etuna. Jokaisella työntekijällä oli mahdollisuus tehdä etätyötä kahtena päivänä viikossa. Kaikille työntekijöille varattiin yksi päivä toimistoon, mikä auttoi järjestämään kokouksia ja muita toimintoja. Tämä lähestymistapa osoittautui optimoivan tuottavuuden samalla, kun työntekijät voivat työskennellä etänä aikataulujensa mukaan.

Jotkut ihmiset työskentelevät itsenäisesti ja noudattavat määräaikoja ilman kehotusta. Toiset tarvitsevat päivittäisen sisäänkirjautumisen. Ota käyttöön KPI:t, jotka seuraavat suorituskykyä ja vahvistavat työntekijöitä, ja mukauta johtamistapaasi auttaaksesi etätyöntekijöitä ja yrityksen sisäisiä työntekijöitä maksimoimaan potentiaalinsa.

"Johtajana sinun on tunnettava ihmiset, kuinka he työskentelevät, missä he työskentelevät, milloin he työskentelevät ja kuinka tehokkaita he ovat", sanoi tohtori Mclean. "Samaan tapaan kuin käännyt alan kriisin aikana, sopeutuvana johtajana sinun on autettava ihmisiä kääntymään menestyksen ja organisaatiopotentiaalin maksimoimiseksi."