So legen Sie Ihre Prioritäten mithilfe der Eisenhower-Matrix fest

Dringend vs. wichtig: So legen Sie Ihre Prioritäten fest

Dank einer Studie mit dem Titel „ The Mere Urgency Effect “ haben wir endlich Beweise für eine schlechte Angewohnheit, der sich die meisten von uns schuldig gemacht haben: dringende Aufgaben vor wichtigen zu priorisieren.

Wir konzentrieren uns eher auf zeitkritische Aufgaben, auch wenn diese nicht so wertsteigernd sind wie andere Aufgaben.

Verwirren Sie die beiden Adjektive, die ich gerade verglichen habe? „Dringend“ und „wichtig“ bedeuten dasselbe – nicht wahr?

Nicht ganz.

Wenn Sie Ihre Tage damit verbringen, Brände zu löschen, und sich durch die erledigten Aufgaben nie erfüllt fühlen, priorisieren Sie wahrscheinlich dringende Aufgaben – also solche mit Fristen – gegenüber wichtigen Aufgaben, die auf lange Sicht mehr Wert bringen.

Betreten Sie die Eisenhower-Matrix, eine leicht verständliche und äußerst effektive Möglichkeit, Aufgaben zu organisieren, damit Sie sich auf das Wesentliche im Leben konzentrieren können. Lass uns genauer hinschauen.

Dringend und wichtig sind nicht dasselbe

Dringende Aufgaben haben auf komische Weise den Eindruck, dass sie viel wichtiger sind, als sie tatsächlich sind.

Ganz gleich, ob es sich um die mit ihnen verbundene Deadline, den Druck eines Kollegen, sie zu erledigen, oder einfach um ihr Gefühl der Unmittelbarkeit handelt: Dringende Aufgaben können so wirken, als wären sie das A und O.

Sie beanspruchen so viel Aufmerksamkeit, dass wir die wichtigen Aufgaben vergessen – Dinge, die uns helfen, unsere langfristigen Ziele zu erreichen; Dinge, die eine höhere Auszahlung haben als kleinere dringende Aufgaben.

Priorisieren Sie Aufgaben mit geringem Wert?

Ich werde Ihnen ein Szenario vorstellen. Sehen Sie, ob Sie Folgendes nachvollziehen können:

Es ist Montagmorgen, 8 Uhr. Diese Woche besteht Ihr Ziel darin, die Onboarding-Pipeline für neue Benutzer zu aktualisieren.

Wenn Sie es reibungsloser und intuitiver gestalten, werden Sie viel mehr Kunden gewinnen und den Gewinn Ihres Unternehmens erheblich steigern.

Sie planen, die ersten zwei Stunden jedes Tages damit zu verbringen, auf dieses Ziel hinzuarbeiten.

Wenn Sie jedoch Ihren Laptop öffnen, werden Sie sofort mit E-Mails bombardiert, in denen Sie zu kleinen Änderungen an vorhandenen Webseiten aufgefordert werden.

Sie können deutlich sehen, dass die Updates einen Unterschied machen werden, aber sie werden Ihrem Onboarding-Projekt keinen Abbruch tun.

Aber... sie sind dringend. Und Ihre Kollegen müssen diese Aufgaben eindeutig so schnell wie möglich erledigen.

Wenn Sie mit der Implementierung dieser kleinen Änderungen fertig sind, sind Ihre zwei Stunden abgelaufen und Sie müssen sich Ihren anderen täglichen Aufgaben widmen. Sie hatten noch keine Gelegenheit, am Onboarding-Projekt mitzuarbeiten.

Klingt bekannt?

Was in dieser Situation oft passiert, ist, dass wir so sehr von der Notwendigkeit getrieben sind, (offizielle oder selbst auferlegte) Fristen einzuhalten, dass wir den Prozess der Beurteilung, welche Aufgabe wertvoller ist, überspringen.

Ob Sie es glauben oder nicht, jemand in der Geschichte, der diesen Irrtum zutiefst verstand – und daran arbeitete, ihn in seinem eigenen Leben aufzulösen – war der 34. US-Präsident, Dwight D. Eisenhower.

Er sagte:

„Besonders wenn unsere Angelegenheiten in einer Krise zu stecken scheinen, sind wir fast gezwungen, unsere Aufmerksamkeit eher der dringenden Gegenwart als der wichtigen Zukunft zu widmen.“

Eisenhower glaubte, dass dringende Aufgaben nicht immer wichtig seien und dass wichtige Aufgaben nicht immer dringend seien. Und – dank Stephen Covey, Autor von „The 7 Habits of Highly Effective People“ – können wir jetzt genau verstehen, was er meinte.

Die Eisenhower-Matrix

Covey hat die Eisenhower-Matrix entwickelt, um dem Alltagshelden dabei zu helfen, Aufgaben und Projekte zu priorisieren. Ich persönlich lebe nach diesem Ansatz, denn wie viele von Ihnen ist mein Leben als Unternehmer bis zum Rand mit „dringenden“ Aufgaben gefüllt.

Die Matrix ist einfach; Es sortiert Ihre Aufgaben in eines von vier Feldern, die jeweils einem unterschiedlichen Angriffsplan entsprechen.

Stellen Sie es sich als Zwei-mal-Zwei-Raster mit „dringend“ und „nicht dringend“ auf der x-Achse und „wichtig“ und „nicht wichtig“ auf der y-Achse vor.

Hier ist eine Aufschlüsselung der einzelnen Quadrate.

1. Dringend und wichtig

Hier treffen zeitkritische und hochwertige Aufgaben aufeinander. Dies sind die Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen. Sie erfordern Ihre volle Aufmerksamkeit und sollten so schnell wie möglich behoben werden.

Folgendes würde ich beispielsweise als dringend und wichtig erachten:

• Ein Notfalltreffen mit einem großen Kunden, der erwägt, Ihr Unternehmen zu verlassen. Es ist dringend, weil sie nur wenige Augenblicke davon entfernt sind, die Tür zu verlassen, und es ist wichtig, weil eine erfolgreiche Verhandlung auf lange Sicht gleichbleibende Gewinne bedeuten könnte.

• Eine Website-Fehlerbehebung, die Kunden vertreibt. Sie verlieren buchstäblich mit jeder Minute Geld – daher müssen Sie dieses Problem natürlich so schnell wie möglich beheben.

• Einen verärgerten Kunden aus dem Board entlassen. Auch wenn es keine unmittelbaren finanziellen Folgen gibt, ist es dennoch wichtig, schnell damit umzugehen, bevor weiterer Schaden entsteht. Sie können nicht vorhersagen, wie dieser Kunde auf die Kündigung seines Vertrags reagieren wird oder ob er versuchen wird, Ihr Geschäft auf irgendeine Weise zu sabotieren.

Um genau zu bestimmen, welche Aufgaben „dringend und wichtig“ sind, muss dies ein sehr bewusster Planungsprozess sein – sonst priorisiert Ihr Gehirn standardmäßig alle Aufgaben allein aufgrund ihrer Dringlichkeit.

2. Dringend, aber nicht wichtig

Dies sind Aufgaben, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, aber keinen wesentlichen Einfluss auf das Endergebnis haben. Sie können diese bedenkenlos an andere Teammitglieder delegieren (und das sollten Sie auch so schnell wie möglich tun).

Ich beziehe mich auf Aufgaben wie:

• Übermittlung von Projekten an Kunden. Sie halten sich an eine im Voraus festgelegte Frist, aber es handelt sich um eine Aufgabe mit geringem Fachwissen, die nicht Ihre persönliche Aufmerksamkeit erfordert. Beauftragen Sie jemand anderen mit der Bearbeitung der Einreichungen.

• Korrekturlesen des Unternehmens-E-Newsletters dieser Woche. Selbst wenn Sie sich verpflichten, diese jede Woche am selben Tag zu versenden, müssen Sie sich nicht persönlich um das Korrekturlesen kümmern. Dafür sind Redakteure da.

• Beantwortung von Kundenanfragen, die sich nicht auf dringende Bestellungen oder Beschwerden beziehen. Diese können von Ihrem Support-Team ohne zusätzliches Eingreifen Ihrerseits bearbeitet werden.

Delegation ist eine der mächtigsten Fähigkeiten, die Sie beherrschen können. (Ich werde das in einem späteren Newsletter behandeln, keine Sorge!)

3. Nicht dringend, aber wichtig

Hier wird es interessant. Dies sind die Aufgaben, die leicht ans Ende Ihrer Prioritätenliste verschoben werden können, weil sie nicht dringend erscheinen – aber sie sollten niemals ignoriert werden.

Dies sind die Aufgaben, die sich nachhaltig oder präventiv auf Ihr Unternehmen auswirken:

• Entwicklung neuer Marketingstrategien zur Kundengewinnung in wettbewerbsintensiven Märkten. Dies erfordert Recherche und Brainstorming und wird einige Zeit in Anspruch nehmen. Aber es ist wichtig, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein und Kunden auf kostengünstige und nachhaltige Weise zu gewinnen.

• Durchführung von Teamtrainings. L&D scheint vielleicht nicht dringend zu sein, aber eine hohe Arbeitsmoral ist für jedes Unternehmen unerlässlich – und Sie können von Ihren Teammitgliedern nicht erwarten, dass sie sich in ihren Aufgaben gut auskennen, ohne entsprechende Schulungen.

• Sammeln von Feedback von Kunden. Feedback ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Produkte und Dienstleistungen ihren Bedürfnissen entsprechen. Und es ist wichtig, um zu verstehen, was Sie in Zukunft besser machen können.

Damit Sie diese Aufgaben nicht vergessen oder zu lange auf Ihrer Liste verschieben, müssen sie geplant werden. Richten Sie in Ihrem Kalender eine wiederkehrende Aufgabe ein, um an diesen „nicht dringenden, aber wichtigen“ Aufgaben zu arbeiten.

4. Nicht dringend und nicht wichtig

Lassen Sie uns abschließend über den Löschstapel sprechen. (Vertrauen Sie mir – darüber müssen Sie nicht zweimal nachdenken.)

Wenn Sie Aufgaben auf Ihrer Liste haben, die unwichtig und überhaupt nicht terminiert sind, sind sie ganz einfach Zeitverschwendung. Einige Beispiele sind:

• Wir gehen den LinkedIn-Kaninchenbau hinunter. Sie könnten dies als „Konkurrenzforschung“ tarnen, aber seien wir ehrlich: Es schadet lediglich Ihrem Selbstvertrauen und führt dazu, dass Sie Ihre Fortschritte mit denen anderer vergleichbarer Startups vergleichen.

• An Veranstaltungen teilnehmen, die keinen Zweck haben. Networking ist eine hervorragende Sache. Wenn Sie jedoch einfach nur auf einen guten Social-Media-Beitrag warten, ist das Zeitverschwendung.

• Aktualisierung der Stellenangebote von Unternehmen. Sind Sie mit Ihrem aktuellen Team zufrieden? Sind neue Bewerber hinzugekommen? Wenn ja, ist die Aktualisierung von Stellenbeschreibungen kein Fortschritt; es ist Aufschub.

Einige dieser Aufgaben können ganz entfallen, andere können getrost bis zu einem späteren Zeitpunkt vergessen werden.

Bauen Sie eine Eisenhower-Gewohnheit auf

Wie die zuvor erwähnte Studie bestätigt, sind wir Menschen bei der Priorisierung impulsiv. Wir werden uns standardmäßig auf die Aufgaben konzentrieren, die uns am dringendsten erscheinen.

Das heißt, es sei denn, wir machen es uns absichtlich zur Gewohnheit, die Eisenhower-Matrix zu verwenden.

Nehmen Sie sich jeden Morgen ein paar Minuten Zeit, um Ihre Aufgabenliste durchzugehen und jede einzelne Aufgabe anhand der Matrix zu kategorisieren.

Sie werden überrascht sein, wie schnell Sie einen Unterschied in der Art und Weise bemerken, wie Sie Ihre Aufgaben priorisieren – und dadurch mehr erledigen.

Viel Glück!