Cách khắc phục các ưu tiên của bạn bằng Ma trận Eisenhower

Khẩn cấp vs Quan trọng: Cách khắc phục các ưu tiên của bạn

Nhờ một nghiên cứu có tên ' Hiệu ứng Đơn thuần Khẩn cấp ', cuối cùng chúng ta cũng có bằng chứng đằng sau một thói quen xấu mà hầu hết chúng ta đều mắc phải: ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp hơn những nhiệm vụ quan trọng.

Chúng tôi có nhiều khả năng tập trung vào các nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian ngay cả khi chúng không mang lại giá trị như các nhiệm vụ khác.

Bạn có bối rối bởi hai tính từ mà tôi vừa so sánh không? 'Khẩn cấp' và 'quan trọng' có nghĩa giống nhau – phải không?

Không hẳn.

Nếu bạn dành cả ngày để dập lửa và không bao giờ cảm thấy thỏa mãn với những nhiệm vụ đã hoàn thành, thì có khả năng bạn đang ưu tiên những nhiệm vụ khẩn cấp – hay còn gọi là những nhiệm vụ có thời hạn – hơn những nhiệm vụ quan trọng mang lại nhiều giá trị hơn về lâu dài.

Nhập Ma trận Eisenhower, một cách sắp xếp công việc dễ hiểu và hiệu quả cao để bạn có thể tập trung vào những gì thực sự quan trọng trong cuộc sống. Hãy xem xét kỹ hơn.

Khẩn cấp và quan trọng không giống nhau

Các nhiệm vụ khẩn cấp có một cách buồn cười để cảm thấy quan trọng hơn nhiều so với thực tế.

Cho dù đó là thời hạn liên quan đến họ, áp lực hoàn thành công việc từ đồng nghiệp hay chỉ đơn giản là cảm giác cấp bách của họ, các nhiệm vụ khẩn cấp có vẻ như là tất cả và là mục tiêu cuối cùng.

Trên thực tế, chúng thu hút quá nhiều sự chú ý của chúng ta đến nỗi chúng ta quên đi những nhiệm vụ quan trọng – những thứ giúp chúng ta đạt được mục tiêu dài hạn; những việc có mức chi trả cao hơn những nhiệm vụ khẩn cấp nhỏ hơn.

Bạn có đang ưu tiên các nhiệm vụ có giá trị thấp không?

Tôi sẽ đặt ra một kịch bản cho bạn. Xem nếu bạn có thể liên quan:

Bây giờ là 8 giờ sáng thứ Hai. Tuần này, mục tiêu của bạn là nâng cấp quy trình giới thiệu cho người dùng mới.

Làm cho nó mượt mà và trực quan hơn sẽ mang lại nhiều khách hàng hơn và tăng đáng kể lợi nhuận của công ty bạn.

Bạn dự định dành hai giờ đầu tiên mỗi ngày để hướng tới mục tiêu này.

Tuy nhiên, khi mở máy tính xách tay của bạn, bạn ngay lập tức nhận được rất nhiều email yêu cầu những thay đổi nhỏ đối với các trang web hiện có.

Bạn có thể thấy rõ ràng rằng các bản cập nhật sẽ tạo ra sự khác biệt, nhưng chúng sẽ không ảnh hưởng đến dự án giới thiệu của bạn.

Nhưng... họ đang khẩn cấp. Và đồng nghiệp của bạn rõ ràng cần họ hoàn thành càng sớm càng tốt.

Vào thời điểm bạn hoàn thành việc thực hiện những thay đổi nhỏ này, hai giờ của bạn đã hết và bạn cần chuyển sang các trách nhiệm hàng ngày khác của mình. Bạn chưa có cơ hội làm việc trong dự án giới thiệu.

Nghe có vẻ quen?

Điều thường xảy ra trong tình huống này là chúng ta bị thúc đẩy bởi nhu cầu đáp ứng thời hạn (chính thức hoặc tự đặt ra) đến nỗi chúng ta bỏ qua quá trình đánh giá nhiệm vụ nào có giá trị hơn.

Dù bạn có tin hay không thì tùy, một người trong lịch sử đã hiểu sâu sắc về ngụy biện này – và đã nỗ lực giải quyết nó trong chính cuộc đời mình – chính là tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, Dwight D. Eisenhower.

Anh nói:

"Đặc biệt là bất cứ khi nào công việc của chúng ta dường như đang gặp khủng hoảng, chúng ta gần như buộc phải dành sự quan tâm đầu tiên cho hiện tại cấp bách hơn là tương lai quan trọng."

Eisenhower tin rằng những nhiệm vụ khẩn cấp không phải lúc nào cũng quan trọng và những nhiệm vụ quan trọng không phải lúc nào cũng khẩn cấp. Và – nhờ Stephen Covey, tác giả của 7 thói quen của người thành đạt – giờ đây chúng ta có thể hiểu chính xác ý của ông.

Ma trận Eisenhower

Covey đã tạo ra Ma trận Eisenhower để giúp người anh hùng hàng ngày ưu tiên các nhiệm vụ và dự án. Cá nhân tôi sống theo cách tiếp cận này bởi vì, giống như nhiều người trong số các bạn, cuộc sống của tôi với tư cách là một doanh nhân tràn ngập những nhiệm vụ 'khẩn cấp'.

Ma trận rất đơn giản; nó sắp xếp các nhiệm vụ của bạn vào một trong bốn ô vuông, tất cả đều tương ứng với một kế hoạch tấn công khác.

Hình dung nó dưới dạng lưới hai nhân hai với 'khẩn cấp' và 'không khẩn cấp' trên trục x và 'quan trọng' và 'không quan trọng' trên trục y.

Đây là một sự cố của mỗi hình vuông.

1. Khẩn cấp và Quan trọng

Ở đây, các nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian và giá trị cao xung đột với nhau. Đây là những công việc cần phải xử lý ngay. Họ sẽ yêu cầu sự chú ý đầy đủ của bạn và cần được chăm sóc càng sớm càng tốt.

Ví dụ: tôi coi những điều này vừa khẩn cấp vừa quan trọng:

• Một cuộc họp khẩn cấp với một khách hàng lớn đang cân nhắc rời khỏi doanh nghiệp của bạn. Việc này cấp bách vì họ chỉ còn vài phút nữa là bước ra khỏi cửa và điều đó quan trọng vì một cuộc đàm phán thành công có thể đồng nghĩa với việc duy trì lợi nhuận trong thời gian dài.

• Sửa lỗi trang web đang khiến khách hàng bỏ đi. Bạn thực sự đang mất tiền sau mỗi phút trôi qua – vì vậy, tất nhiên, bạn phải khắc phục vấn đề này càng sớm càng tốt.

• Offboarding một khách hàng bất mãn. Mặc dù không có hậu quả tài chính ngay lập tức, nhưng điều quan trọng là phải xử lý vấn đề này nhanh chóng trước khi có thêm bất kỳ thiệt hại nào. Bạn không thể dự đoán khách hàng này sẽ phản ứng thế nào với việc chấm dứt hợp đồng của họ hoặc liệu họ có cố gắng phá hoại doanh nghiệp của bạn theo một cách nào đó hay không.

Để xác định chính xác nhiệm vụ nào là 'khẩn cấp và quan trọng', đây cần phải là một quá trình lập kế hoạch có chủ đích - nếu không bộ não của bạn sẽ mặc định ưu tiên tất cả các nhiệm vụ chỉ dựa trên mức độ khẩn cấp.

2. Khẩn cấp nhưng không quan trọng

Đây là những nhiệm vụ đòi hỏi sự chú ý của bạn nhưng không có tác động đáng kể đến điểm mấu chốt. Bạn có thể ủy thác những việc này cho các thành viên khác trong nhóm một cách an toàn (và bạn nên làm như vậy càng sớm càng tốt).

Tôi đang đề cập đến các nhiệm vụ như:

• Trình dự án cho khách hàng. Bạn đang tuân thủ thời hạn đã định trước, nhưng đó là một nhiệm vụ đòi hỏi kỹ năng thấp và không đòi hỏi sự chú ý của cá nhân bạn. Nhờ người khác chăm sóc các bài nộp.

• Đọc lại bản tin điện tử của công ty tuần này. Ngay cả khi bạn cam kết gửi chúng vào cùng một ngày mỗi tuần, cá nhân bạn cũng không cần quan tâm đến việc hiệu đính. Đó là những gì các biên tập viên dành cho.

• Trả lời các câu hỏi của khách hàng không liên quan đến các đơn đặt hàng khẩn cấp hoặc khiếu nại. Chúng có thể được xử lý bởi nhóm hỗ trợ của bạn mà không cần bất kỳ sự tham gia bổ sung nào từ bạn.

Ủy quyền là một trong những kỹ năng mạnh mẽ nhất mà bạn có thể thành thạo. (Tôi sẽ đề cập đến điều đó trong một bản tin sau, đừng lo lắng!)

3. Không khẩn cấp, nhưng quan trọng

Ở đây, mọi thứ trở nên thú vị. Đây là những nhiệm vụ có thể dễ dàng bị đẩy xuống cuối danh sách ưu tiên của bạn vì chúng không có vẻ khẩn cấp – nhưng chúng không bao giờ được bỏ qua.

Đây là những nhiệm vụ sẽ có tác động lâu dài hoặc mang tính phòng ngừa đối với doanh nghiệp của bạn:

• Phát triển các chiến lược tiếp thị mới để có được khách hàng trong các thị trường cạnh tranh. Điều này đòi hỏi phải nghiên cứu và động não, và sẽ mất một thời gian. Nhưng điều quan trọng là phải đi trước đối thủ cạnh tranh và thu hút khách hàng theo cách tiết kiệm chi phí và lâu dài.

• Tiến hành các buổi huấn luyện đội nhóm. L&D có vẻ không cấp bách, nhưng tinh thần cao là điều cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào – và bạn không thể mong đợi các thành viên trong nhóm của mình thành thạo vai trò của họ nếu không có các buổi đào tạo phù hợp.

• Thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng. Phản hồi là cách tốt nhất để đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ của bạn đang đáp ứng nhu cầu của họ. Và, điều quan trọng là phải hiểu những gì bạn có thể làm tốt hơn trong tương lai.

Để bạn không quên những nhiệm vụ này hoặc đẩy chúng xuống danh sách của mình quá lâu, chúng cần được lên lịch. Thiết lập một nhiệm vụ định kỳ trong lịch của bạn để thực hiện những nhiệm vụ 'không khẩn cấp nhưng quan trọng' này.

4. Không khẩn cấp và không quan trọng

Cuối cùng, hãy nói về đống xóa. (Tin tôi đi - bạn không cần phải suy nghĩ kỹ về những điều này.)

Nếu bạn có những nhiệm vụ không quan trọng và không có thời hạn trong danh sách của mình, thì chúng chỉ đơn giản là lãng phí thời gian của bạn. Một vài ví dụ bao gồm:

• Đi xuống hố thỏ LinkedIn. Bạn có thể ngụy trang đây là 'nghiên cứu đối thủ cạnh tranh', nhưng hãy thành thật mà nói - tất cả những gì nó làm là làm giảm sự tự tin của bạn và khiến bạn so sánh sự tiến bộ của mình với các công ty khởi nghiệp tương đương khác.

• Tham dự các sự kiện không có mục đích. Mạng là một điều tuyệt vời để làm. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ đơn giản là tham dự một cái gì đó cho một bài đăng tốt trên mạng xã hội, thì đó là một sự lãng phí thời gian của bạn.

• Cập nhật danh sách công việc của công ty. Bạn có hài lòng với đội hiện tại của mình không? Các ứng viên mới đã đến chưa? Nếu vậy, những việc như cập nhật mô tả công việc không tiến triển; đó là sự trì hoãn.

Một số nhiệm vụ này có thể được loại bỏ hoàn toàn, trong khi những nhiệm vụ khác có thể bị lãng quên một cách an toàn cho đến một ngày sau đó.

Xây dựng Thói quen Eisenhower

Như nghiên cứu mà tôi đã đề cập trước đó đã xác nhận, con người chúng ta rất bốc đồng với thứ tự ưu tiên của mình. Chúng tôi sẽ mặc định cho các nhiệm vụ cảm thấy khẩn cấp nhất.

Đó là, trừ khi chúng ta cố ý xây dựng thói quen sử dụng Ma trận Eisenhower.

Dành vài phút mỗi sáng để xem lại danh sách nhiệm vụ của bạn và phân loại từng nhiệm vụ theo ma trận.

Bạn sẽ ngạc nhiên về tốc độ mà bạn bắt đầu nhận thấy sự khác biệt trong cách ưu tiên các nhiệm vụ của mình – và kết quả là hoàn thành được nhiều việc hơn.

Chúc may mắn!