如何使用艾森豪威尔矩阵确定优先事项

紧急与重要：如何确定优先事项

多亏了一项名为“纯粹的紧迫性效应”的研究，我们终于找到了我们大多数人都犯过的坏习惯背后的证据：将紧急任务置于重要任务之上。

我们更有可能专注于时间敏感的任务，即使它们不像其他任务那样具有价值驱动力。

您是否对我刚刚比较的两个形容词感到困惑？ “紧急”和“重要”意思相同——不是吗？

不完全的。

如果你整天都在救火，却从不因完成的任务而感到满足，那么你很可能会优先考虑紧急任务——也就是有最后期限的任务——而不是从长远来看能带来更多价值的重要任务。

进入艾森豪威尔矩阵，这是一种易于理解且高效的任务组织方式，因此您可以专注于生活中真正重要的事情。让我们仔细看看。

紧急和重要不一样

紧急任务有一种有趣的感觉，感觉比实际重要得多。

无论是与他们相关的截止日期、来自同事的完成任务的压力，还是仅仅是他们的紧迫感，紧急任务似乎都是最重要的。

事实上，它们占据了我们太多的注意力，以至于我们忘记了重要的任务——帮助我们实现长期目标的事情；比较小的紧急任务具有更高支出的事情。

您是否优先处理低价值任务？

我将向您提出一个场景。看看你是否可以联系：

现在是星期一早上 8 点。本周，您的目标是升级新用户的入职流程。

让它更流畅、更直观将吸引更多的客户，并大幅增加您公司的利润。

您计划每天花前两个小时来实现这个目标。

但是，一旦打开笔记本电脑，您就会立即收到大量要求对现有网页进行小改动的电子邮件。

您可以清楚地看到更新会有所作为，但它们不会改变您的入职项目。

但是……他们很紧急。你的同事显然需要他们尽快完成。

当您完成这些小的更改时，您的两个小时就到了，您需要继续执行其他日常职责。您还没有机会参与入职项目。

听起来有点熟？

在这种情况下经常发生的事情是，我们被满足截止日期（官方或自我规定的）的需要所驱使，以至于我们跳过了评估哪个任务更有价值的过程。

信不信由你，美国第 34 任总统德怀特·D·艾森豪威尔 (Dwight D. Eisenhower) 是历史上深刻理解这一谬误并在其一生中努力解决它的人。

他说：

“尤其是当我们的事务似乎陷入危机时，我们几乎不得不首先关注紧迫的当下，而不是重要的未来。”

艾森豪威尔认为，紧急任务并不总是重要的，重要的任务并不总是紧急的。而且——多亏了《高效能人士的七个习惯》一书的作者斯蒂芬·柯维——我们现在可以准确地理解他的意思了。

艾森豪威尔矩阵

柯维创建了艾森豪威尔矩阵来帮助日常英雄确定任务和项目的优先级。我个人靠这种方式生活，因为和你们中的许多人一样，我作为企业家的生活充满了“紧急”任务。

矩阵很简单；它将您的任务分类为四个方块之一，所有这些方块都对应于不同的攻击计划。

将其可视化为一个二乘二的网格，x 轴为“紧急”和“不紧急”，y 轴为“重要”和“不重要”。

这是每个方块的细目分类。

1. 紧急重要

在这里，时间敏感的任务和高价值的任务发生了冲突。这些都是需要立即处理的任务。他们需要您的全神贯注，并应尽快得到照顾。

例如，我认为这些既紧急又重要：

• 与一位正在考虑离开您的公司的大客户召开紧急会议。这很紧迫，因为他们离走出大门只有片刻之遥，而且这很重要，因为成功的谈判可能意味着长期保持利润。

• 一个正在赶走客户的网站错误修复。每过一分钟，您实际上都在赔钱——因此，您当然必须尽快解决此问题。

• 离职心怀不满的客户。虽然不会立即造成经济后果，但在造成任何进一步损害之前迅速处理仍然很重要。您无法预测该客户对终止合同会有何反应，或者他们是否会试图以某种方式破坏您的业务。

要准确地确定哪些任务是“紧急且重要的”，这需要一个非常有意识的计划过程——否则您的大脑将默认仅根据紧迫性来确定所有任务的优先级。

2. 紧急但不重要

这些是需要您注意但不会对底线产生重大影响的任务。您可以安全地将这些委派给其他团队成员（并且您应该尽快）。

我指的是这样的任务：

• 向客户提交项目。您正在遵守预定的截止日期，但这是一项不需要您亲自关注的低技能任务。找别人来处理提交。

• 校对本周的公司电子通讯。即使您承诺每周在同一天发送这些内容，您也不需要亲自进行校对。这就是编辑器的用途。

• 回答与紧急订单或投诉无关的客户查询。这些可以由您的支持团队处理，无需您的任何额外参与。

授权是您可以掌握的最强大的技能之一。 （我会在以后的时事通讯中介绍，别担心！）

3. 不紧急但重要

在这里，事情变得有趣了。这些任务很容易被推到优先级列表的底部，因为它们看起来并不紧急——但绝不能忽视它们。

这些任务将对您的业务产生长期或预防性影响：

• 制定新的营销策略以在竞争激烈的市场中获取客户。这需要研究和集思广益，需要一些时间。但重要的是要在竞争中保持领先地位，并以既经济又持久的方式赢得客户。

• 举办团队培训班。 L&D 似乎并不紧迫，但高昂的士气对任何企业都是必不可少的——如果没有适当的培训课程，你不能指望你的团队成员精通自己的角色。

• 收集客户的反馈。反馈是确保您的产品和服务满足他们需求的最佳方式。而且，了解您将来可以做得更好的事情很重要。

为了不至于忘记这些任务或将它们放在列表中太久，需要对它们进行安排。在您的日历中设置一个周期性任务来处理这些“不紧急但重要”的任务。

4. 不紧急也不重要

最后说一下删除堆。 （相信我——你不需要考虑这些。）

如果你的清单上有一些不重要且没有时间限制的任务，那么它们就是在浪费你的时间。一些例子包括：

• 走下 LinkedIn 的兔子洞。你可能会将其伪装成“竞争对手研究”，但说实话——它所做的一切只会打击你的信心，并让你将自己的进步与其他类似的初创公司进行比较。

• 参加没有目的的活动。网络是一件很棒的事情。但是，如果您只是为了在社交媒体上发帖而参加某些活动，那是在浪费您的时间。

• 更新公司职位列表。你对现在的团队满意吗？是否有新的申请者涌入？如果是这样，更新职位描述之类的事情就不是进步；这是拖延症。

其中一些任务可以完全取消，而其他任务可以安全地忘记，直到以后再做。

养成艾森豪威尔习惯

正如我之前提到的研究证实的那样，我们人类对我们的优先次序很冲动。我们将默认执行最紧迫的任务。

也就是说，除非我们有意养成使用艾森豪威尔矩阵的习惯。

每天早上抽出几分钟时间查看您的任务列表，并根据矩阵对每个任务进行分类。

您会惊讶地发现，您会以多快的速度开始发现您对任务进行优先排序的方式发生了变化——并因此完成更多工作。

祝你好运！