Como corrigir suas prioridades usando a matriz de Eisenhower

Urgente x Importante: como corrigir suas prioridades

Graças a um estudo chamado ' The Mere Urgency Effect ', finalmente temos evidências por trás de um mau hábito do qual a maioria de nós é culpada: priorizar tarefas urgentes sobre as importantes.

É mais provável que nos concentremos em tarefas sensíveis ao tempo, mesmo que não sejam tão geradoras de valor quanto outras tarefas.

Você está confuso com os dois adjetivos que acabei de comparar? 'Urgente' e 'importante' significam a mesma coisa – não é?

Não exatamente.

Se você passa seus dias apagando incêndios e nunca se sente satisfeito com as tarefas que realiza, provavelmente está priorizando tarefas urgentes – também conhecidas como aquelas com prazos – em vez de tarefas importantes que agregam mais valor a longo prazo.

Entre na Eisenhower Matrix, uma maneira fácil de entender e altamente eficaz de organizar tarefas para que você possa se concentrar no que realmente importa na vida. Vamos olhar mais de perto.

Urgente e importante não são a mesma coisa

Tarefas urgentes têm uma maneira engraçada de parecer muito mais importantes do que realmente são.

Quer seja o prazo associado a eles, a pressão de um colega para fazer isso ou simplesmente seu senso de imediatismo, as tarefas urgentes podem parecer o fim de tudo.

De fato, eles chamam tanto a nossa atenção que nos esquecemos das tarefas importantes – coisas que nos ajudam a alcançar nossos objetivos de longo prazo; coisas que têm um pagamento maior do que tarefas urgentes menores.

Você está priorizando tarefas de baixo valor?

Vou propor um cenário para você. Veja se você se identifica:

São 8 horas da manhã de segunda-feira. Esta semana, seu objetivo é atualizar o pipeline de integração para novos usuários.

Torná-lo mais suave e intuitivo trará muito mais clientes a bordo e aumentará substancialmente os lucros de sua empresa.

Você planeja passar as duas primeiras horas de cada dia trabalhando em direção a esse objetivo.

Ao abrir seu laptop, no entanto, você é imediatamente bombardeado com e-mails solicitando pequenas alterações em páginas da web existentes.

Você pode ver claramente que as atualizações farão a diferença, mas não mudarão o rumo do seu projeto de integração.

Mas... eles são urgentes. E seus colegas claramente precisam deles o mais rápido possível.

Quando terminar de implementar essas pequenas mudanças, suas duas horas terminaram e você precisa passar para suas outras responsabilidades diárias. Você não teve a chance de trabalhar no projeto de integração.

Soa familiar?

O que muitas vezes acontece nessa situação é que estamos tão motivados pela necessidade de cumprir prazos (oficiais ou auto-impostos) que pulamos o processo de avaliar qual tarefa é mais valiosa.

Acredite ou não, alguém na história que entendeu profundamente essa falácia – e trabalhou para resolvê-la em sua própria vida – foi o 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower.

Ele disse:

"Especialmente sempre que nossos negócios parecem estar em crise, somos quase compelidos a dar nossa primeira atenção ao presente urgente, em vez de ao futuro importante."

Eisenhower acreditava que tarefas urgentes nem sempre são importantes e que tarefas importantes nem sempre são urgentes. E – graças a Stephen Covey, autor de Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes – agora podemos entender exatamente o que ele quis dizer.

A Matriz de Eisenhower

Covey criou a Eisenhower Matrix para ajudar o herói cotidiano a priorizar tarefas e projetos. Pessoalmente, vivo de acordo com essa abordagem porque, como muitos de vocês, minha vida como empreendedor está repleta de tarefas 'urgentes'.

A Matrix é simples; ele classifica suas tarefas em um dos quatro quadrados, todos correspondendo a um plano de ataque diferente.

Visualize-o como uma grade de dois por dois com 'urgente' e 'não urgente' no eixo x e 'importante' e 'não importante' no eixo y.

Aqui está um detalhamento de cada quadrado.

1. Urgente e Importante

Aqui, as tarefas sensíveis ao tempo e as de alto valor colidem. Estas são as tarefas que precisam ser tratadas imediatamente. Eles exigirão toda a sua atenção e devem ser resolvidos o mais rápido possível.

Por exemplo, eu consideraria isso urgente e importante:

• Uma reunião de emergência com um grande cliente que está pensando em deixar seu negócio. É urgente porque eles estão prestes a sair pela porta e é importante porque uma negociação bem-sucedida pode significar lucros mantidos no longo prazo.

• Uma correção de bug no site que está afastando os clientes. Você está literalmente perdendo dinheiro a cada minuto que passa – então, é claro, você deve corrigir esse problema o mais rápido possível.

• Excluindo um cliente insatisfeito. Embora não haja uma consequência financeira imediata, ainda é importante lidar com isso rapidamente antes que mais danos sejam causados. Você não pode prever como esse cliente reagirá ao término de seu contrato ou se ele tentará sabotar seu negócio de alguma forma.

Para determinar com precisão quais tarefas são 'urgentes e importantes', isso precisa ser um processo de planejamento muito intencional - ou seu cérebro irá priorizar todas as tarefas com base apenas na urgência.

2. Urgente, mas não importante

Essas são tarefas que exigem sua atenção, mas não têm um impacto significativo nos resultados. Você pode delegar isso com segurança a outros membros da equipe (e deve fazê-lo o mais rápido possível).

Estou me referindo a tarefas como:

• Envio de projetos aos clientes. Você está cumprindo um prazo pré-determinado, mas é uma tarefa de baixa habilidade que não requer sua atenção pessoal. Peça a outra pessoa para cuidar dos envios.

• Revisão do boletim eletrônico da empresa desta semana. Mesmo que você se comprometa a enviá-los no mesmo dia todas as semanas, não precisa cuidar pessoalmente da revisão. É para isso que servem os editores.

• Responder a perguntas de clientes que não estejam relacionadas a pedidos ou reclamações urgentes. Isso pode ser tratado por sua equipe de suporte sem qualquer envolvimento adicional de sua parte.

A delegação é uma das habilidades mais poderosas que você pode dominar. (Vou cobrir isso em um boletim posterior, não se preocupe!)

3. Não é urgente, mas é importante

Aqui, as coisas ficam interessantes. Essas são as tarefas que podem ser facilmente colocadas no final da sua lista de prioridades porque não parecem urgentes – mas nunca devem ser ignoradas.

Estas são as tarefas que terão um impacto preventivo ou de longo prazo em seus negócios:

• Desenvolvimento de novas estratégias de marketing para aquisição de clientes em mercados competitivos. Isso requer pesquisa e brainstorming, e levará algum tempo. Mas é importante ficar à frente da concorrência e conquistar clientes de maneira econômica e duradoura.

• Realização de treinamentos de equipe. O L&D pode não parecer urgente, mas o moral elevado é essencial para qualquer negócio – e você não pode esperar que os membros de sua equipe sejam versados em suas funções sem sessões de treinamento adequadas.

• Coleta de feedback dos clientes. O feedback é a melhor maneira de garantir que seus produtos e serviços atendam às necessidades deles. E é importante para entender o que você pode fazer melhor no futuro.

Para que você não se esqueça dessas tarefas ou as empurre para baixo em sua lista por muito tempo, elas precisam ser agendadas. Configure uma tarefa recorrente em seu calendário para trabalhar nessas tarefas 'não urgentes, mas importantes'.

4. Não é urgente e não é importante

Por fim, vamos falar sobre a pilha de exclusão. (Confie em mim - você não precisa pensar duas vezes sobre isso.)

Se você tem tarefas em sua lista que não são importantes e nem um pouco temporais, elas são simplesmente uma perda de tempo. Alguns exemplos incluem:

• Descendo a toca do coelho do LinkedIn. Você pode disfarçar isso como 'pesquisa de concorrentes', mas sejamos honestos - tudo o que isso faz é diminuir sua confiança e fazer você comparar seu progresso com outras startups comparáveis.

• Participar de eventos que não têm propósito. Networking é uma excelente coisa a fazer. Se você está simplesmente participando de algo para uma boa postagem na mídia social, no entanto, é uma perda de tempo.

• Atualização das listas de empregos da empresa. Você está feliz com sua equipe atual? Novos candidatos estão chegando? Nesse caso, fazer coisas como atualizar as descrições de trabalho não é um progresso; é procrastinação.

Algumas dessas tarefas podem ser totalmente eliminadas, enquanto outras podem ser esquecidas com segurança até uma data posterior.

Crie um hábito de Eisenhower

Como o estudo que mencionei anteriormente confirmou, nós humanos somos impulsivos com nossa priorização. Vamos padronizar as tarefas que parecem mais urgentes.

Isto é, a menos que construamos intencionalmente o hábito de usar a Matriz de Eisenhower.

Reserve alguns minutos todas as manhãs para revisar sua lista de tarefas e categorizar cada uma delas de acordo com a matriz.

Você ficará surpreso com a rapidez com que começará a ver a diferença na forma como prioriza suas tarefas – e, como resultado, fará mais.

Boa sorte!