आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग करके अपनी प्राथमिकताओं को कैसे ठीक करें

अत्यावश्यक बनाम महत्वपूर्ण: अपनी प्राथमिकताओं को कैसे ठीक करें

' द मेर अर्जेन्सी इफेक्ट ' नामक एक अध्ययन के लिए धन्यवाद, आखिरकार हमारे पास एक बुरी आदत के पीछे सबूत हैं, जिनमें से अधिकांश दोषी हैं: महत्वपूर्ण कार्यों पर तत्काल कार्यों को प्राथमिकता देना।

हम समय-संवेदी कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने की अधिक संभावना रखते हैं, भले ही वे अन्य कार्यों की तरह मूल्यवान न हों।

क्या आप उन दो विशेषणों से भ्रमित हैं जिनकी मैंने अभी तुलना की है? 'अत्यावश्यक' और 'महत्वपूर्ण' का अर्थ एक ही है - है ना?

काफी नहीं।

यदि आप अपने दिन आग बुझाने में बिताते हैं और अपने द्वारा किए गए कार्यों से कभी भी पूरा महसूस नहीं करते हैं, तो आप जरूरी कार्यों को प्राथमिकता दे रहे हैं - उर्फ, समय सीमा वाले - उन महत्वपूर्ण कार्यों पर जो लंबे समय में अधिक मूल्य प्रदान करते हैं।

आइजनहावर मैट्रिक्स दर्ज करें, कार्यों को व्यवस्थित करने का एक आसान-से-समझने वाला और अत्यधिक प्रभावी तरीका है ताकि आप इस बात पर ध्यान केंद्रित कर सकें कि वास्तव में जीवन में क्या मायने रखता है। आओ हम इसे नज़दीक से देखें।

अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण समान नहीं हैं

अत्यावश्यक कार्यों में वास्तव में जितना वे हैं उससे कहीं अधिक महत्वपूर्ण महसूस करने का एक अजीब तरीका है।

चाहे वह उनके साथ जुड़ी समय सीमा हो, किसी सहकर्मी का इसे पूरा करने का दबाव हो, या बस उनकी तात्कालिकता की भावना हो, अत्यावश्यक कार्य ऐसा लग सकता है कि वे सब-के-सब हैं और सब-के-सब हैं।

वास्तव में, वे हमारा इतना अधिक ध्यान आकर्षित करते हैं कि हम महत्वपूर्ण कार्यों को भूल जाते हैं - ऐसी चीजें जो हमें हमारे दीर्घकालिक लक्ष्यों तक पहुंचने में मदद करती हैं; जिन चीजों का भुगतान छोटे जरूरी कार्यों की तुलना में अधिक होता है।

क्या आप निम्न-मूल्य वाले कार्यों को प्राथमिकता दे रहे हैं?

मैं आपके लिए एक परिदृश्य प्रस्तुत करने जा रहा हूँ। देखें कि क्या आप संबंधित हो सकते हैं:

सोमवार सुबह के आठ बजे हैं। इस सप्ताह, आपका लक्ष्य नए उपयोगकर्ताओं के लिए ऑनबोर्डिंग पाइपलाइन को अपग्रेड करना है।

इसे सहज और अधिक सहज बनाने से बहुत अधिक ग्राहक बोर्ड पर आएंगे और आपकी कंपनी के मुनाफे में काफी वृद्धि होगी।

आप इस लक्ष्य की ओर काम करते हुए प्रत्येक दिन के पहले दो घंटे खर्च करने की योजना बनाते हैं।

हालाँकि, अपना लैपटॉप खोलने पर, आपको मौजूदा वेब पेजों में छोटे बदलावों का अनुरोध करने वाले ईमेलों की तुरंत बौछार कर दी जाती है।

आप स्पष्ट रूप से देख सकते हैं कि अपडेट से फर्क पड़ेगा, लेकिन वे आपके ऑनबोर्डिंग प्रोजेक्ट पर सुई नहीं चलाएंगे।

लेकिन... वे अत्यावश्यक हैं। और आपके सहयोगियों को स्पष्ट रूप से जल्द से जल्द उन्हें पूरा करने की आवश्यकता है।

जब तक आप इन छोटे परिवर्तनों को लागू करना समाप्त करते हैं, तब तक आपके दो घंटे पूरे हो जाते हैं, और आपको अपनी अन्य दैनिक जिम्मेदारियों पर आगे बढ़ने की आवश्यकता होती है। आपको ऑनबोर्डिंग प्रोजेक्ट पर काम करने का मौका नहीं मिला है।

जाना पहचाना?

इस स्थिति में अक्सर क्या होता है कि हम समय सीमा (आधिकारिक या स्व-लगाई गई) को पूरा करने की आवश्यकता से इतने प्रेरित होते हैं कि हम यह आकलन करने की प्रक्रिया को छोड़ देते हैं कि कौन सा कार्य अधिक मूल्यवान है।

मानो या न मानो, इतिहास में कोई व्यक्ति जिसने इस भ्रम को गहराई से समझा - और अपने जीवन में इसे हल करने के लिए काम किया - वह अमेरिका के 34वें राष्ट्रपति ड्वाइट डी. आइजनहावर थे।

उन्होंने कहा:

"विशेष रूप से जब भी हमारे मामले संकट में दिखते हैं, तो हम अपना पहला ध्यान महत्वपूर्ण भविष्य के बजाय तत्काल वर्तमान पर देने के लिए मजबूर हो जाते हैं।"

आइजनहावर का मानना था कि अत्यावश्यक कार्य हमेशा महत्वपूर्ण नहीं होते हैं और महत्वपूर्ण कार्य हमेशा अत्यावश्यक नहीं होते हैं। और - द 7 हैबिट्स ऑफ हाइली इफेक्टिव पीपल के लेखक स्टीफन कोवे के लिए धन्यवाद - अब हम वास्तव में समझ सकते हैं कि उनका क्या मतलब था।

आइजनहावर मैट्रिक्स

कोवे ने आइजनहावर मैट्रिक्स को रोजमर्रा के नायक को कार्यों और परियोजनाओं को प्राथमिकता देने में मदद करने के लिए बनाया। मैं व्यक्तिगत रूप से इस दृष्टिकोण से जीता हूं क्योंकि, आप में से कई लोगों की तरह, एक उद्यमी के रूप में मेरा जीवन 'अत्यावश्यक' कार्यों से भरा हुआ है।

मैट्रिक्स सरल है; यह आपके कार्यों को चार वर्गों में से एक में क्रमबद्ध करता है, जिनमें से सभी हमले की एक अलग योजना के अनुरूप होते हैं।

इसे एक्स-एक्सिस पर 'अत्यावश्यक' और 'जरूरी नहीं' और वाई-एक्सिस पर 'महत्वपूर्ण' और 'महत्वपूर्ण नहीं' के साथ दो-दो-दो ग्रिड के रूप में कल्पना करें।

यहां प्रत्येक वर्ग का विश्लेषण दिया गया है।

1. अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण

यहां, समय-संवेदी और उच्च-मूल्य वाले कार्य आपस में टकराते हैं। ये ऐसे कार्य हैं जिन्हें तत्काल निपटाने की आवश्यकता है। उन्हें आपके पूरे ध्यान की आवश्यकता होगी और जितनी जल्दी हो सके उनका ध्यान रखा जाना चाहिए।

उदाहरण के लिए, मैं इन दोनों को अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण मानूंगा:

• एक बड़े ग्राहक के साथ एक आपात बैठक जो आपके व्यवसाय को छोड़ने पर विचार कर रहा है। यह अत्यावश्यक है क्योंकि वे दरवाजे से बाहर निकलने से कुछ ही क्षण दूर हैं, और यह महत्वपूर्ण है क्योंकि एक सफल बातचीत का अर्थ लंबे समय में लाभ बनाए रखना हो सकता है।

• एक वेबसाइट बग समाधान जो ग्राहकों को दूर कर रहा है। आप वास्तव में प्रत्येक बीतते मिनट के साथ पैसे खो रहे हैं - इसलिए निश्चित रूप से, आपको इस मुद्दे को जल्द से जल्द ठीक करना चाहिए।

• एक असंतुष्ट ग्राहक को ऑफबोर्ड करना। हालांकि कोई तत्काल वित्तीय परिणाम नहीं है, फिर भी कोई और नुकसान होने से पहले इसे जल्दी से संभालना महत्वपूर्ण है। आप अनुमान नहीं लगा सकते कि यह ग्राहक अपने अनुबंध की समाप्ति पर कैसी प्रतिक्रिया देगा या क्या वे किसी तरह से आपके व्यवसाय को नुकसान पहुंचाने का प्रयास करेंगे।

सटीक रूप से यह निर्धारित करने के लिए कि कौन से कार्य 'अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण' हैं, यह एक बहुत ही जानबूझकर नियोजन प्रक्रिया होने की आवश्यकता है - या आपका मस्तिष्क केवल अत्यावश्यकता के आधार पर सभी कार्यों को प्राथमिकता देने में डिफ़ॉल्ट होगा।

2. अत्यावश्यक, लेकिन महत्वपूर्ण नहीं

ये ऐसे कार्य हैं जिन पर आपको ध्यान देने की आवश्यकता है लेकिन इनका नीचे की रेखा पर महत्वपूर्ण प्रभाव नहीं पड़ता है। आप इन्हें टीम के अन्य सदस्यों को सुरक्षित रूप से सौंप सकते हैं (और आपको जल्द से जल्द ऐसा करना चाहिए)।

मैं कार्यों की बात कर रहा हूँ जैसे:

• ग्राहकों को प्रोजेक्ट सबमिट करना। आप एक पूर्व-निर्धारित समय सीमा का पालन कर रहे हैं, लेकिन यह एक कम-कौशल वाला कार्य है जिस पर आपको व्यक्तिगत ध्यान देने की आवश्यकता नहीं है। सबमिशन का ख्याल रखने के लिए किसी और को प्राप्त करें।

• इस सप्ताह के कंपनी ई-न्यूजलेटर की प्रूफरीडिंग। यहां तक कि अगर आप इन्हें हर सप्ताह एक ही दिन भेजने के लिए प्रतिबद्ध हैं, तो भी आपको व्यक्तिगत रूप से प्रूफरीडिंग का ध्यान रखने की आवश्यकता नहीं है। संपादक इसी के लिए होते हैं।

• ग्राहकों की पूछताछ का जवाब देना जो तत्काल आदेश या शिकायतों से संबंधित नहीं है। इन्हें आपकी सहायता टीम द्वारा बिना किसी अतिरिक्त भागीदारी के नियंत्रित किया जा सकता है।

प्रतिनिधिमंडल सबसे शक्तिशाली कौशल में से एक है जिसे आप मास्टर कर सकते हैं। (मैं इसे बाद के समाचार पत्र में शामिल करूँगा, चिंता न करें!)

3. अत्यावश्यक नहीं, बल्कि महत्वपूर्ण

यहाँ, चीजें दिलचस्प हो जाती हैं। ये ऐसे कार्य हैं जिन्हें आसानी से आपकी प्राथमिकताओं की सूची में सबसे नीचे धकेला जा सकता है क्योंकि वे अत्यावश्यक नहीं दिखते - लेकिन उन्हें कभी भी नज़रअंदाज़ नहीं किया जाना चाहिए।

ये ऐसे कार्य हैं जिनका आपके व्यवसाय पर दीर्घकालिक या निवारक प्रभाव पड़ेगा:

• प्रतिस्पर्धी बाजारों में ग्राहकों को प्राप्त करने के लिए नई विपणन रणनीतियां विकसित करना। इसके लिए शोध और मंथन की आवश्यकता है, और इसमें कुछ समय लगेगा। लेकिन प्रतिस्पर्धा से आगे रहना और ग्राहकों को इस तरह से हासिल करना महत्वपूर्ण है जो किफ़ायती और लंबे समय तक चलने वाला दोनों हो।

• टीम प्रशिक्षण सत्र आयोजित करना। एल एंड डी अत्यावश्यक प्रतीत नहीं हो सकता है, लेकिन किसी भी व्यवसाय के लिए उच्च मनोबल आवश्यक है - और आप उचित प्रशिक्षण सत्रों के बिना अपनी टीम के सदस्यों से अपनी भूमिकाओं से अच्छी तरह वाकिफ होने की उम्मीद नहीं कर सकते।

• ग्राहकों से फीडबैक इकट्ठा करना। फीडबैक यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आपके उत्पाद और सेवाएं उनकी जरूरतों को पूरा कर रहे हैं। और, यह समझना महत्वपूर्ण है कि आप भविष्य में क्या बेहतर कर सकते हैं।

ताकि आप इन कार्यों के बारे में न भूलें या उन्हें अपनी सूची में बहुत लंबे समय तक धकेलें, उन्हें शेड्यूल करने की आवश्यकता है। इन 'अत्यावश्यक नहीं, बल्कि महत्वपूर्ण' कार्यों पर काम करने के लिए अपने कैलेंडर में एक आवर्ती कार्य सेट करें।

4. अत्यावश्यक नहीं, और महत्वपूर्ण नहीं

अंत में, डिलीट पाइल के बारे में बात करते हैं। (मुझ पर भरोसा करें - आपको इनके बारे में दो बार सोचने की ज़रूरत नहीं है।)

यदि आपकी सूची में ऐसे कार्य हैं जो महत्वहीन हैं और बिल्कुल भी समयबद्ध नहीं हैं, तो वे आपके समय की बर्बादी हैं। कुछ उदाहरणों में शामिल हैं:

• लिंक्डइन रैबिट होल के नीचे जा रहे हैं। आप इसे 'प्रतिस्पर्धी अनुसंधान' के रूप में छिपा सकते हैं, लेकिन आइए ईमानदार रहें - यह सब आपके आत्मविश्वास को कम करता है और आपको अपनी प्रगति की तुलना अन्य तुलनीय स्टार्टअप से करता है।

• ऐसी घटनाओं में भाग लेना जिनका कोई उद्देश्य नहीं है। नेटवर्किंग एक बेहतरीन काम है। हालाँकि, यदि आप केवल एक अच्छी सोशल मीडिया पोस्ट के लिए कुछ कर रहे हैं, तो यह आपके समय की बर्बादी है।

• कंपनी नौकरी लिस्टिंग अद्यतन कर रहा है। क्या आप अपनी मौजूदा टीम से खुश हैं? क्या नए आवेदक आ रहे हैं? अगर ऐसा है, तो नौकरी के विवरण को अपडेट करने जैसे काम करना प्रगति नहीं है; यह विलंब है।

इनमें से कुछ कार्यों को पूरी तरह समाप्त किया जा सकता है, जबकि अन्य को बाद की तारीख तक सुरक्षित रूप से भुलाया जा सकता है।

एक आइजनहावर आदत बनाएँ

जैसा कि मैंने पहले जिस अध्ययन का उल्लेख किया है, उसकी पुष्टि हुई है, हम मनुष्य अपनी प्राथमिकता के साथ आवेगी हैं। हम उन कार्यों को डिफ़ॉल्ट करने जा रहे हैं जो सबसे जरूरी लगते हैं।

यही है, जब तक कि हम जानबूझकर आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग करने की आदत नहीं बनाते।

अपनी कार्य सूची की समीक्षा करने के लिए प्रत्येक सुबह कुछ मिनट निकालें और प्रत्येक को मैट्रिक्स के अनुसार वर्गीकृत करें।

आप इस बात से हैरान होंगे कि आप अपने कार्यों को प्राथमिकता देने के तरीके में कितनी जल्दी अंतर देखना शुरू कर देंगे - और इसके परिणामस्वरूप, अधिक काम करें।

आपको कामयाबी मिले!