Cómo fijar tus prioridades usando la matriz de Eisenhower

Urgente vs Importante: Cómo arreglar tus prioridades

Gracias a un estudio llamado ' El efecto de la mera urgencia ', finalmente tenemos evidencia detrás de un mal hábito del que la mayoría de nosotros somos culpables: priorizar las tareas urgentes sobre las importantes.

Es más probable que nos concentremos en tareas sensibles al tiempo, incluso si no generan tanto valor como otras tareas.

¿Estás confundido por los dos adjetivos que acabo de comparar? 'Urgente' e 'importante' significan lo mismo, ¿no es así?

No exactamente.

Si pasa sus días apagando incendios y nunca se siente satisfecho con las tareas que realiza, es probable que priorice las tareas urgentes, es decir, aquellas con fechas límite, sobre las tareas importantes que brindan más valor a largo plazo.

Ingrese a Eisenhower Matrix, una forma fácil de entender y altamente efectiva de organizar tareas para que pueda concentrarse en lo que realmente importa en la vida. Miremos más de cerca.

Urgente e importante no son lo mismo

Las tareas urgentes tienen una forma divertida de sentirse mucho más importantes de lo que realmente son.

Ya sea por la fecha límite asociada con ellos, la presión de un colega para hacerlo o simplemente su sentido de inmediatez, las tareas urgentes pueden parecer que son el todo y el final.

De hecho, toman tanto de nuestra atención que nos olvidamos de las tareas importantes, cosas que nos ayudan a alcanzar nuestras metas a largo plazo; cosas que tienen un pago más alto que las tareas urgentes más pequeñas.

¿Está priorizando tareas de bajo valor?

Te voy a plantear un escenario. A ver si te puedes relacionar:

Son las 8 de la mañana del lunes. Esta semana, su objetivo es actualizar la canalización de incorporación para nuevos usuarios.

Hacerlo más fluido e intuitivo atraerá a muchos más clientes y aumentará sustancialmente las ganancias de su empresa.

Planea pasar las primeras dos horas de cada día trabajando para alcanzar esta meta.

Sin embargo, al abrir su computadora portátil, lo bombardean de inmediato con correos electrónicos que solicitan pequeños cambios en las páginas web existentes.

Puede ver claramente que las actualizaciones marcarán la diferencia, pero no moverán la aguja en su proyecto de incorporación.

Pero... son urgentes. Y sus colegas claramente los necesitan lo antes posible.

Para cuando haya terminado de implementar estos pequeños cambios, sus dos horas habrán terminado y deberá continuar con sus otras responsabilidades diarias. No ha tenido la oportunidad de trabajar en el proyecto de incorporación.

¿Suena familiar?

Lo que sucede a menudo en esta situación es que estamos tan motivados por la necesidad de cumplir con los plazos (oficiales o autoimpuestos) que nos saltamos el proceso de evaluar qué tarea es más valiosa.

Lo crea o no, alguien en la historia que entendió profundamente esta falacia, y trabajó para resolverla en su propia vida, fue el presidente número 34 de los EE. UU., Dwight D. Eisenhower.

Él dijo:

"Especialmente cada vez que nuestros asuntos parecen estar en crisis, casi nos vemos obligados a prestar nuestra primera atención al presente urgente en lugar del futuro importante".

Eisenhower creía que las tareas urgentes no siempre son importantes y que las tareas importantes no siempre son urgentes. Y, gracias a Stephen Covey, autor de Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, ahora podemos entender exactamente lo que quiso decir.

La matriz de Eisenhower

Covey creó Eisenhower Matrix para ayudar al héroe cotidiano a priorizar tareas y proyectos. Personalmente vivo de acuerdo con este enfoque porque, como muchos de ustedes, mi vida como emprendedor está repleta de tareas 'urgentes'.

Matrix es simple; clasifica sus tareas en uno de cuatro cuadrados, todos los cuales corresponden a un plan de ataque diferente.

Visualícelo como una cuadrícula de dos por dos con "urgente" y "no urgente" en el eje x e "importante" y "no importante" en el eje y.

Aquí hay un desglose de cada cuadrado.

1. Urgente e Importante

Aquí, las tareas sensibles al tiempo y las de alto valor chocan. Estas son las tareas que deben manejarse de inmediato. Requerirán toda su atención y deben ser atendidos lo antes posible.

Por ejemplo, consideraría estos como urgentes e importantes:

• Una reunión de emergencia con un gran cliente que está considerando dejar su negocio. Es urgente porque están a solo unos minutos de salir por la puerta, y es importante porque una negociación exitosa podría significar ganancias mantenidas a largo plazo.

• Una corrección de errores del sitio web que está alejando a los clientes. Está literalmente perdiendo dinero con cada minuto que pasa, por lo que, por supuesto, debe solucionar este problema lo antes posible.

• Despedir a un cliente descontento. Si bien no hay una consecuencia financiera inmediata, es importante manejar esto rápidamente antes de que se produzcan más daños. No puede predecir cómo reaccionará este cliente ante la terminación de su contrato o si intentará sabotear su negocio de alguna manera.

Para determinar con precisión qué tareas son "urgentes e importantes", este debe ser un proceso de planificación muy intencional, o su cerebro priorizará todas las tareas de forma predeterminada basándose únicamente en la urgencia.

2. Urgente, pero no importante

Estas son tareas que requieren su atención pero que no tienen un impacto significativo en el resultado final. Puede delegarlos de forma segura a otros miembros del equipo (y debería hacerlo lo antes posible).

Me refiero a tareas como:

• Envío de proyectos a clientes. Está cumpliendo con un plazo predeterminado, pero es una tarea de baja habilidad que no requiere su atención personal. Consiga a otra persona para que se encargue de las presentaciones.

• Revisión del boletín electrónico de la empresa de esta semana. Incluso si te comprometes a enviarlos el mismo día todas las semanas, no es necesario que te encargues personalmente de la revisión. Para eso están los editores.

• Responder las consultas de los clientes que no se relacionen con pedidos urgentes o quejas. Estos pueden ser manejados por su equipo de soporte sin ninguna participación adicional de su parte.

Delegar es una de las habilidades más poderosas que puedes dominar. (Cubriré eso en un boletín posterior, ¡no se preocupe!)

3. No urgente, pero importante

Aquí, las cosas se ponen interesantes. Estas son las tareas que se pueden colocar fácilmente al final de su lista de prioridades porque no parecen urgentes, pero nunca deben ignorarse.

Estas son las tareas que tendrán un impacto a largo plazo o preventivo en su negocio:

• Desarrollar nuevas estrategias de marketing para adquirir clientes en mercados competitivos. Esto requiere investigación y lluvia de ideas, y llevará algún tiempo. Pero es importante mantenerse por delante de la competencia y adquirir clientes de una manera rentable y duradera.

• Realización de sesiones de entrenamiento del equipo. L&D puede no parecer urgente, pero la moral alta es esencial para cualquier negocio, y no puede esperar que los miembros de su equipo estén bien versados en sus funciones sin sesiones de capacitación adecuadas.

• Recopilación de comentarios de los clientes. La retroalimentación es la mejor manera de garantizar que sus productos y servicios satisfagan sus necesidades. Y es importante para comprender lo que puede hacer mejor en el futuro.

Para que no se olvide de estas tareas o las deje rezagadas en su lista durante demasiado tiempo, es necesario programarlas. Configure una tarea recurrente en su calendario para trabajar en estas tareas 'no urgentes, pero importantes'.

4. No urgente y no importante

Finalmente, hablemos de la pila de eliminación. (Confía en mí, no necesitas pensar dos veces sobre esto).

Si tiene tareas en su lista que no son importantes y no están limitadas en el tiempo, son simplemente una pérdida de tiempo. Algunos ejemplos incluyen:

• Bajando por la madriguera del conejo de LinkedIn. Puede disfrazar esto como 'investigación de la competencia', pero seamos honestos: todo lo que hace es disminuir su confianza y hacer que compare su progreso con el de otras empresas emergentes comparables.

• Asistir a eventos que no tienen ningún propósito. La creación de redes es una excelente cosa que hacer. Sin embargo, si simplemente asiste a algo para una buena publicación en las redes sociales, es una pérdida de tiempo.

• Actualización de las ofertas de trabajo de la empresa. ¿Estás contento con tu equipo actual? ¿Han estado llegando nuevos solicitantes? Si es así, hacer cosas como actualizar las descripciones de trabajo no es un progreso; es la procrastinación.

Algunas de estas tareas se pueden eliminar por completo, mientras que otras se pueden olvidar de forma segura hasta una fecha posterior.

Desarrolla un hábito de Eisenhower

Como confirmó el estudio que mencioné anteriormente, los humanos somos impulsivos con nuestra priorización. Vamos a por defecto a las tareas que se sienten más urgentes.

Es decir, a menos que construyamos intencionalmente el hábito de usar la Matriz de Eisenhower.

Tómese unos minutos cada mañana para revisar su lista de tareas y categorizar cada una de acuerdo con la matriz.

Se sorprenderá de lo rápido que comenzará a ver una diferencia en la forma en que prioriza sus tareas y, como resultado, hará más cosas.

¡Buena suerte!