Eisenhower Matrisini Kullanarak Önceliklerinizi Nasıl Düzeltebilirsiniz?

Acil ve Önemli: Önceliklerinizi Nasıl Düzeltebilirsiniz?

' Sırf Aciliyet Etkisi ' adlı bir çalışma sayesinde, çoğumuzun suçlu olduğu kötü bir alışkanlığın ardındaki kanıtları sonunda bulduk: Acil görevleri önemli olanlardan daha fazla önceliklendirmek.

Diğer görevler kadar değer odaklı olmasalar bile zamana duyarlı görevlere odaklanma olasılığımız daha yüksektir.

Az önce karşılaştırdığım iki sıfat kafanızı mı karıştırdı? 'Acil' ve 'önemli' aynı anlama geliyor – değil mi?

Pek değil.

Günlerinizi yangınları söndürerek geçiriyorsanız ve yaptığınız görevlerin hiçbir zaman yerine getirildiğini hissetmiyorsanız, muhtemelen uzun vadede daha fazla değer sağlayacak önemli görevlerden ziyade acil görevlere (diğer bir deyişle son teslim tarihi olanlara) öncelik veriyorsunuz demektir.

Hayatta gerçekten önemli olan şeylere odaklanabilmeniz için görevleri organize etmenin kolay ve oldukça etkili bir yolu olan Eisenhower Matrisine girin. Hadi daha yakından bakalım.

Acil ve Önemli Aynı Değildir

Acil görevler, komik bir şekilde gerçekte olduğundan çok daha önemli hissettirir.

Kendileriyle ilgili son teslim tarihi, bir iş arkadaşının işi bitirme baskısı ya da sadece aciliyet duygusu olsun, acil görevler her şeyin başı ve sonu gibi görünebilir.

Dikkatimizi o kadar çok çekiyorlar ki aslında önemli görevleri, yani uzun vadeli hedeflerimize ulaşmamıza yardımcı olan şeyleri unutuyoruz; daha küçük acil görevlerden daha yüksek kazanç sağlayan şeyler.

Düşük Değerli Görevlere Öncelik Veriyor musunuz?

Size bir senaryo sunacağım. Bakalım ilişki kurabilecek misiniz:

Pazartesi sabahı saat 8.00. Bu hafta hedefiniz yeni kullanıcılar için katılım sürecini yükseltmektir.

Bunu daha sorunsuz ve daha sezgisel hale getirmek, çok daha fazla müşteriyi bünyenize katacak ve şirketinizin kârını önemli ölçüde artıracaktır.

Her günün ilk iki saatini bu hedef doğrultusunda çalışarak geçirmeyi planlıyorsunuz.

Ancak dizüstü bilgisayarınızı açtığınızda, mevcut web sayfalarında küçük değişiklikler yapılmasını isteyen e-posta bombardımanına maruz kalırsınız.

Güncellemelerin bir fark yaratacağını açıkça görebilirsiniz, ancak bunlar, katılım projenizdeki ibreyi hareket ettirmeyecektir.

Ama... bunlar acil. Ve meslektaşlarınızın bunların bir an önce yapılmasına açıkça ihtiyaçları var.

Bu küçük değişiklikleri uygulamayı tamamladığınızda iki saatiniz dolmuş olur ve diğer günlük sorumluluklarınıza geçmeniz gerekir. İlk katılım projesinde çalışma şansınız olmadı.

Tanıdık mı geldi?

Bu durumda sıklıkla olan şey, son teslim tarihlerini (resmi veya kendi kendimize belirlediğimiz) karşılama ihtiyacına o kadar kapılmışız ki, hangi görevin daha değerli olduğunu değerlendirme sürecini atlıyoruz.

İster inanın ister inanmayın, tarihte bu yanılgıyı derinlemesine anlayan ve bunu kendi hayatında çözmeye çalışan biri, 34. ABD başkanı Dwight D. Eisenhower'dı.

Dedi ki:

"Özellikle işlerimiz krizde göründüğünde, neredeyse ilk dikkatimizi önemli gelecekten ziyade acil şimdiye vermek zorunda kalıyoruz."

Eisenhower, acil görevlerin her zaman önemli olmadığına ve önemli görevlerin de her zaman acil olmadığına inanıyordu. Ve – Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı kitabının yazarı Stephen Covey sayesinde – artık tam olarak ne demek istediğini anlayabiliyoruz.

Eisenhower Matrisi

Covey, gündelik kahramanın görevlere ve projelere öncelik vermesine yardımcı olmak için Eisenhower Matrisini yarattı. Ben şahsen bu yaklaşıma göre yaşıyorum çünkü çoğunuz gibi, bir girişimci olarak hayatım ağzına kadar 'acil' görevlerle dolu.

Matrix basittir; görevlerinizi, her biri farklı bir saldırı planına karşılık gelen dört kareden birine ayırır.

Bunu, x ekseninde 'acil' ve 'acil değil', y ekseninde ise 'önemli' ve 'önemli değil' ifadelerinin yer aldığı ikiye ikilik bir ızgara olarak görselleştirin.

İşte her karenin bir dökümü.

1. Acil ve Önemli

Burada zamana duyarlı ve yüksek değerli görevler çarpışıyor. Bunlar acilen halledilmesi gereken görevlerdir. Tüm dikkatinizi vermenizi gerektirirler ve mümkün olan en kısa sürede ilgilenilmeleri gerekir.

Örneğin, bunların hem acil hem de önemli olduğunu düşünüyorum:

• İşletmenizden ayrılmayı düşünen büyük bir müşteriyle acil bir toplantı. Acil çünkü kapıdan çıkmaya sadece birkaç dakika kaldı ve başarılı bir müzakere uzun vadede kârın korunması anlamına gelebileceği için önemli.

• Müşterileri uzaklaştıran bir web sitesi hatası düzeltmesi. Kelimenin tam anlamıyla her geçen dakika para kaybediyorsunuz; bu nedenle elbette bu sorunu mümkün olan en kısa sürede çözmelisiniz.

• Hoşnutsuz bir müşteriyi işten çıkarmak. Acil bir mali sonuç olmasa da, daha fazla hasar meydana gelmeden önce bu durumu hızlı bir şekilde ele almak yine de önemlidir. Bu müşterinin sözleşmesinin feshedilmesine nasıl tepki vereceğini veya işinizi bir şekilde sabote etmeye çalışıp çalışmayacağını tahmin edemezsiniz.

Hangi görevlerin 'acil ve önemli' olduğunu doğru bir şekilde belirlemek için bunun çok kasıtlı bir planlama süreci olması gerekir - aksi takdirde beyniniz varsayılan olarak tüm görevleri yalnızca aciliyete dayalı olarak önceliklendirecektir.

2. Acil Ama Önemli Değil

Bunlar dikkatinizi gerektiren ancak sonuç üzerinde önemli bir etkisi olmayan görevlerdir. Bunları güvenli bir şekilde diğer ekip üyelerine devredebilirsiniz (ve mümkün olan en kısa sürede bunu yapmalısınız).

Aşağıdaki gibi görevlerden bahsediyorum:

• Projelerin müşterilere sunulması. Önceden belirlenmiş bir son tarihe uyuyorsunuz, ancak bu, kişisel dikkatinizi gerektirmeyen, düşük beceri gerektiren bir görevdir. Gönderimlerle ilgilenmesi için başka birini görevlendirin.

• Bu haftanın şirket e-bülteninin redaksiyonu. Bunları her hafta aynı gün göndermeye kararlı olsanız bile, redaksiyonla kişisel olarak ilgilenmenize gerek yok. Editörlerin amacı budur.

• Acil siparişler veya şikayetlerle ilgili olmayan müşteri sorularını yanıtlamak. Bunlar, sizin herhangi bir ek katılımınız gerekmeden destek ekibiniz tarafından halledilebilir.

Yetkilendirme, ustalaşabileceğiniz en güçlü becerilerden biridir. (Bunu daha sonraki bir bültende ele alacağım, endişelenmeyin!)

3. Acil Değil Ama Önemli

Burada işler ilginçleşiyor. Bunlar, acil görünmedikleri için öncelikler listenizin en altına kolayca itilebilecek görevlerdir ancak asla göz ardı edilmemelidirler.

İşletmeniz üzerinde uzun vadeli veya önleyici etkisi olacak görevler şunlardır:

• Rekabetçi pazarlarda müşteri kazanmak için yeni pazarlama stratejileri geliştirmek. Bu araştırma ve beyin fırtınası gerektirir ve biraz zaman alacaktır. Ancak rekabette önde olmak ve hem uygun maliyetli hem de uzun ömürlü bir şekilde müşteri kazanmak önemlidir.

• Takım antrenmanları düzenlemek. Öğrenme ve Geliştirme acil görünmeyebilir, ancak yüksek moral her işletme için çok önemlidir ve uygun eğitim oturumları olmadan ekip üyelerinizin rollerinde bilgili olmalarını bekleyemezsiniz.

• Müşterilerden geri bildirim toplamak. Geri bildirim, ürün ve hizmetlerinizin ihtiyaçlarını karşıladığından emin olmanın en iyi yoludur. Gelecekte neyi daha iyi yapabileceğinizi anlamak açısından da önemlidir.

Bu görevleri unutmamanız veya listenizde çok uzun süre aşağı itmemeniz için bunların planlanması gerekir. Bu 'acil değil ama önemli' görevler üzerinde çalışmak için takviminizde yinelenen bir görev ayarlayın.

4. Acil Değil ve Önemli Değil

Son olarak silme yığınından bahsedelim. (Güven bana – bunlar hakkında iki kez düşünmenize gerek yok.)

Listenizde önemsiz ve hiçbir zaman sınırlı olmayan görevleriniz varsa, bunlar tamamen zaman kaybıdır. Birkaç örnek şunları içerir:

• LinkedIn tavşan deliğinden aşağı iniyorum. Bunu 'rakip araştırması' olarak gizleyebilirsiniz, ancak dürüst olalım; bunun tek yaptığı, güveninizi azaltmak ve ilerlemenizi diğer karşılaştırılabilir girişimlerle karşılaştırmanıza neden olmaktır.

• Amacı olmayan etkinliklere katılmak. Ağ oluşturmak mükemmel bir şeydir. Ancak eğer bir şeye sadece iyi bir sosyal medya paylaşımı için katılıyorsanız, bu zaman kaybıdır.

• Şirketin iş ilanlarının güncellenmesi. Mevcut takımınızdan memnun musunuz? Yeni başvurular gelmeye başladı mı? Eğer öyleyse, iş tanımlarını güncellemek gibi şeyler yapmak ilerleme değildir; bu ertelemedir.

Bu görevlerden bazıları tamamen ortadan kaldırılabilirken bazıları daha sonraki bir tarihe kadar güvenle unutulabilir.

Bir Eisenhower Alışkanlığı Oluşturun

Daha önce bahsettiğim çalışmanın da doğruladığı gibi, biz insanlar öncelik verme konusunda dürtüsel davranıyoruz. En acil olan görevlere varsayılan olarak başlayacağız.

Yani, Eisenhower Matrisini kullanma alışkanlığını bilinçli olarak geliştirmediğimiz sürece.

Görev listenizi gözden geçirmek ve her birini matrise göre kategorilere ayırmak için her sabah birkaç dakikanızı ayırın.

Görevlerinize öncelik verme şeklinizde ne kadar çabuk bir fark görmeye başlayacağınıza ve bunun sonucunda daha fazlasını başaracağınıza şaşıracaksınız.

İyi şanlar!