捕捉和应用经验教训以实现有效项目管理的艺术

我最近读完了一本很棒的书，《解密引擎》，这本书似乎与项目管理无关（我正在尝试扩展🙄）。然而，读到大约三分之一的时候，我对作者马修·康纳利所描述的“未对我们国家的历史进行分类的问题”的相似之处感到震惊。

我的生活和本书的次要情节结合在一起，体现了一个良好的经验教训战略不仅可以为一个组织而且可以为一个国家（即美国）带来什么。康纳利先生出色地阐述了一个事实，这一事实很容易成为“不了解历史的人注定会重蹈覆辙”这句话的催化剂。 （-埃德蒙·伯克）。

为了确保我们保持同步，这里是康纳利的书的快速版本：在“解密引擎”中，康纳利讨论了他和他的团队如何探索美国政府的分类和解密系统，特别注意到过度保密和历史记录的破坏。他认为这种保密和破坏的文化削弱了民主并阻碍了我们对过去的理解。

那下划线的这部分正是当我们作为项目经理不专注于实施计划以获取项目经验教训的简单任务时所发生的情况。一旦团队解散或开始另一个项目，如果不写下来，你也可能会认为这些信息被销毁了。我开始新项目时想知道为什么没有人跟踪经验教训......最大的秘密是什么？

为什么我们跟踪经验教训

无论是项目或计划管理，还是一项长期、旷日持久的任务，记录和应用经验教训的过程对于未来努力的持续改进和成功至关重要。吸取的经验教训可以帮助组织利用其成功，避免过去的错误，识别效率低下的领域，并防止错误的重复。捕获这些信息还可以有助于最佳实践的开发和业务流程的改进。

在这两种情况下——政府历史学家或项目经理——都明确强调透明度、记录和从过去的经验中学习的重要性。正如康纳利主张建立更加透明和负责任的分类系统以增强公众理解一样，项目经理也利用吸取的经验教训来提高团队和组织内的透明度和问责制。

汲取经验教训

从最简单的意义上来说，每天只需要几分钟就可以写下你一天中发现有用、奇怪或需要改变的想法或问题。我为我的所有项目保留了一个正在运行的原始数字日志（通过 Obsydian 或 Notion），正是这些笔记帮助我记忆所学到的经验教训。以下是您可以遵循的一些最佳实践（归因）：

• 让整个团队和利益相关者参与：让项目经理、项目团队和主要利益相关者参与经验教训练习。这确保了从不同角度全面了解项目。 （ 吸取经验教训指南）

  
  

• 进行定期审查：根据项目的复杂性，在每个项目管理阶段结束时举办一次经验教训会议，以便在信息仍然新鲜时捕获信息。这样可以及时评估哪些方面进展顺利，哪些方面出了问题，以及从中可以学到什么。 （体式）

  
  

• 将经验教训存储在中央存储库中：将学到的经验教训存储在所有团队成员都可以轻松访问的中央存储库中。这确保了经验教训是可检索的，并可用于指导未来的项目。 （ 简单学习）

  
  

• 回顾过去的课程：与团队一起回顾过去的课程成为强制性的一部分。这有助于加强学习并确保不再重复过去的错误（Simplilearn）

经验教训模板示例

这是我个人的基本模板：

1. 项目名称 |开始日期 |结束日期
2. 发起人、主要利益相关者和团队成员（和电子邮件）
3. 预算
4. 已知的问题项目开始时（很高兴知道这一点，因此在考虑出现的任何问题时，可能存在已知但被忽略的问题）
5. 得到教训
6. 问题出在哪里？
   • 它对项目有何影响？
   • 该问题是如何解决、处理或以其他方式无效的？
   • 如果其他项目发生这种特定类型的问题，应该采取哪些不同的做法？
7. 发起人或高级利益相关者（或客户*）签名表明他们已经回顾了所吸取的教训。

所有这些都非常简单；第五点应该针对吸取的教训中的每个不同问题进行处理。对于第六项，这并不总是必要的，但它确实可以让您确保食物链上层的人员了解项目或团队遇到的任何问题。最坏的情况是，他们会说“谢谢”，最好的情况是，他们会将其发送给每个人阅读。

以下是您可以使用的一些其他网站的示例：

• ClickUp提供了最佳经验教训模板列表，可用于捕获对未来项目有用的见解。这些模板旨在全面且用户友好。

  
  

• Monday.com提供了一个专为各类专业人士构建的交互式经验教训模板。该模板可帮助团队成员回顾已完成项目的积极和消极经历，其结构涵盖日常管理、沟通、技术要素和整体项目管理。

  
  

• TemplateLab提供各种 Excel 和 Word 格式的经验教训模板。强烈建议使用这些模板来记录和分析从项目中学到的经验教训，它们可以指导您定义项目、选择用于记录的团队成员、存储信息和传播学到的经验教训。

归根结底，我们有责任确保我们或我们团队的错误行为不再发生。

如果您找到了完成此类特定项目的秘诀，请务必也抓住这一点……这并不全是关于厄运和悲观的事情。