प्रभावी परियोजना प्रबंधन के लिए सीखे गए पाठों को पकड़ने और लागू करने की कला

मैंने हाल ही में एक शानदार किताब, द डीक्लासिफिकेशन इंजन, पढ़ना समाप्त किया है, जिसका परियोजना प्रबंधन से कोई लेना-देना नहीं है (मैं इसे आगे बढ़ाने का प्रयास कर रहा था)। हालाँकि, लगभग एक तिहाई रास्ते में, मैं उस समानता से आश्चर्यचकित था जिसे लेखक मैथ्यू कोनेली "हमारे देश के इतिहास को वर्गीकृत न करने के मुद्दों" के रूप में वर्णित कर रहे थे।

जहां मेरा जीवन और पुस्तक का उपकथानक एक साथ आते हैं, वह वास्तविकता है कि सबक से सीखी गई एक अच्छी रणनीति न केवल एक संगठन बल्कि एक राष्ट्र (यानी, संयुक्त राज्य अमेरिका) के लिए क्या कर सकती है। श्री कोनेली ने इस तथ्य को प्रस्तुत करने में बहुत अच्छा काम किया है जो आसानी से इस कहावत का उत्प्रेरक हो सकता है, "जो लोग इतिहास नहीं जानते वे इसे दोहराने के लिए अभिशप्त हैं।" (- एडमंड बर्क)।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि हम तालमेल में हैं, यहां कॉनली की पुस्तक का त्वरित संस्करण है: "द डीक्लासिफिकेशन इंजन" में, कॉनली चर्चा करते हैं कि कैसे उन्होंने और उनकी टीम ने अमेरिकी सरकार की वर्गीकरण और डीक्लासिफिकेशन प्रणाली का पता लगाया, विशेष रूप से अत्यधिक गोपनीयता के नकारात्मक प्रभावों पर ध्यान दिया। ऐतिहासिक अभिलेखों का विनाश. उनका तर्क है कि गोपनीयता और विनाश की यह संस्कृति लोकतंत्र को कमजोर करती है और अतीत की हमारी समझ में बाधा डालती है।

वह रेखांकित भाग बिल्कुल वैसा ही होता है जब हम, परियोजना प्रबंधक के रूप में, किसी परियोजना से सीखे गए सबक को पकड़ने के लिए एक योजना को लागू करने के सरल कार्य पर ध्यान केंद्रित नहीं करते हैं। एक बार जब टीम तितर-बितर हो जाती है या कोई अन्य परियोजना शुरू कर देती है, तो आप यह भी मान सकते हैं कि यदि जानकारी लिखी नहीं गई तो वह नष्ट हो गई। मैं नई परियोजनाओं पर काम कर रहा हूं और सोच रहा हूं कि कोई भी सीखे गए पाठों पर नज़र क्यों नहीं रख रहा... बड़ा रहस्य क्या है?

हम सीखे गए पाठों को ट्रैक क्यों करते हैं?

चाहे वह परियोजना हो या कार्यक्रम प्रबंधन या यहां तक कि एक लंबा, खींचा हुआ कार्य, सीखे गए पाठों को दस्तावेजीकरण करने और लागू करने की प्रक्रिया भविष्य के प्रयासों में निरंतर सुधार और सफलता के लिए महत्वपूर्ण है। सीखे गए सबक संगठनों को उनकी सफलताओं का लाभ उठाने, पिछली गलतियों से बचने, अक्षमता के क्षेत्रों की पहचान करने और त्रुटियों की पुनरावृत्ति को रोकने में मदद करते हैं। इस जानकारी को प्राप्त करने से सर्वोत्तम प्रथाओं के विकास और व्यावसायिक प्रक्रियाओं में सुधार में भी योगदान मिल सकता है।

दोनों संदर्भों में - सरकारी इतिहासकार या परियोजना प्रबंधक - पारदर्शिता, दस्तावेज़ीकरण और पिछले अनुभवों से सीखने के महत्व पर स्पष्ट जोर दिया गया है। जिस तरह कॉनली सार्वजनिक समझ को बढ़ाने के लिए वर्गीकरण की अधिक पारदर्शी और जवाबदेह प्रणाली की वकालत करती है, उसी तरह परियोजना प्रबंधक अपनी टीमों और संगठनों के भीतर पारदर्शिता और जवाबदेही को बढ़ावा देने के लिए सीखे गए पाठों का उपयोग करते हैं।

सीखे गए पाठों को कैद करना

सबसे आसान अर्थ में, उन विचारों या मुद्दों को लिखने में प्रतिदिन केवल कुछ मिनट लगते हैं जो आपको उपयोगी, अजीब लगते हैं, या पूरे दिन में बदलने की आवश्यकता होती है। मैं अपने सभी प्रोजेक्ट्स के लिए एक रनिंग रॉ डिजिटल लॉग रखता हूं (ओब्सीडियन या नोशन के माध्यम से) और यह वे नोट्स हैं जो सीखे गए पाठों के लिए मेरी याददाश्त को तेज करने में मदद करते हैं। यहां कुछ सर्वोत्तम प्रथाएं (एक विशेषता) दी गई हैं जिनका आप अनुसरण कर सकते हैं:

• पूरी टीम और हितधारकों को शामिल करें : सीखे गए अभ्यास में प्रोजेक्ट मैनेजर, प्रोजेक्ट टीम और प्रमुख हितधारकों को शामिल करें। यह विभिन्न दृष्टिकोणों से परियोजना की व्यापक समझ सुनिश्चित करता है। ( सीखे गए पाठों को पकड़ने के लिए एक मार्गदर्शिका )

  
  

• नियमित समीक्षाएँ आयोजित करें : परियोजना की जटिलता के आधार पर, जानकारी प्राप्त करने के लिए प्रत्येक परियोजना प्रबंधन चरण के अंत में एक सबक-सीखा सत्र आयोजित करें जब यह अभी भी ताज़ा हो। इससे समय पर मूल्यांकन करने की अनुमति मिलती है कि क्या अच्छा हुआ, क्या गलत हुआ और इससे क्या सीखा जा सकता है। ( आसन )

  
  

• पाठों को एक केंद्रीय भंडार में संग्रहीत करें : सीखे गए पाठों को एक केंद्रीय भंडार में संग्रहीत करें जो टीम के सभी सदस्यों के लिए आसानी से उपलब्ध हो। यह सुनिश्चित करता है कि पाठ पुनर्प्राप्ति योग्य हैं और भविष्य की परियोजनाओं का मार्गदर्शन करने के लिए उपयोग किया जा सकता है। ( सरल सीखो )

  
  

• पिछले पाठों की समीक्षा करें : टीम के साथ पिछले पाठों की समीक्षा करना अनिवार्य हिस्सा बनाएं। इससे सीखने को सुदृढ़ करने में मदद मिलती है और यह सुनिश्चित होता है कि पिछली गलतियाँ दोहराई न जाएँ (सिंपिलीलर्न)

सीखे गए पाठों के नमूने टेम्पलेट्स

यहाँ मेरा व्यक्तिगत बेअर-बोन्स टेम्पलेट है:

1. प्रोजेक्ट का नाम | आरंभ तिथि | अंतिम तिथि
2. प्रायोजक, प्रमुख हितधारक, और टीम के सदस्य (और ईमेल)
3. बजट
4. ज्ञात पहलु प्रोजेक्ट कब शुरू हुआ (यह जानना अच्छा है, इसलिए जब किसी भी मुद्दे के संदर्भ में लिया जाए, तो हो सकता है कि कोई ऐसा मुद्दा रहा हो जिसके बारे में पता था लेकिन उसे नजरअंदाज कर दिया गया था)
5. सीख सीखी
6. मामला क्या था?
   • इसका परियोजना पर क्या प्रभाव पड़ा?
   • समस्या को कैसे ठीक किया गया, निपटाया गया या अन्यथा रद्द कर दिया गया?
   • यदि यह विशेष प्रकार की समस्या किसी अन्य प्रोजेक्ट के साथ होती है तो अलग तरीके से क्या किया जाना चाहिए?
7. प्रायोजक या वरिष्ठ हितधारक (या ग्राहक*) के हस्ताक्षर जिसमें कहा गया हो कि उन्होंने सीखे गए पाठों की समीक्षा की है।

यह सब बहुत सीधा है; प्रत्येक अलग-अलग मुद्दे के लिए नंबर पांच किया जाना चाहिए जिससे सबक सीखा गया। आइटम छह के लिए, यह हमेशा आवश्यक नहीं होता है, लेकिन यह आपको यह सुनिश्चित करने की अनुमति देता है कि खाद्य श्रृंखला में आगे कोई व्यक्ति परियोजना या टीम के किसी भी मुद्दे से अवगत हो। सबसे खराब स्थिति में, वे कहते हैं "धन्यवाद," सबसे खराब स्थिति में, वे इसे सभी को पढ़ने के लिए भेजते हैं।

उदाहरण के लिए यहां कुछ अन्य साइटें दी गई हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं:

• ClickUp सीखे गए सर्वोत्तम पाठ टेम्पलेट्स की एक सूची प्रदान करता है जिनका उपयोग भविष्य की परियोजनाओं के लिए उपयोगी अंतर्दृष्टि प्राप्त करने के लिए किया जा सकता है। ये टेम्प्लेट व्यापक और उपयोगकर्ता के अनुकूल होने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।

  
  

• सोमवार.कॉम एक इंटरैक्टिव पाठ-सीखा टेम्पलेट प्रदान करता है जो सभी प्रकार के पेशेवरों के लिए बनाया गया है। यह टेम्प्लेट टीम के सदस्यों को पूर्ण परियोजना के सकारात्मक और नकारात्मक दोनों अनुभवों की समीक्षा करने में मदद करता है और इसे रोजमर्रा के प्रबंधन, संचार, तकनीकी तत्वों और समग्र परियोजना प्रबंधन को कवर करने के लिए संरचित किया गया है।

  
  

• टेम्प्लेटलैब एक्सेल और वर्ड फॉर्मेट में विभिन्न प्रकार के पाठ-सीखे गए टेम्प्लेट पेश करता है। परियोजनाओं से सीखे गए पाठों का दस्तावेजीकरण और विश्लेषण करने के लिए इन टेम्पलेट्स की अत्यधिक अनुशंसा की जाती है, और वे आपके प्रोजेक्ट को परिभाषित करने, दस्तावेज़ीकरण के लिए टीम के सदस्यों को चुनने, जानकारी संग्रहीत करने और सीखे गए पाठों को प्रसारित करने में आपका मार्गदर्शन करते हैं।

दिन के अंत में, यह सुनिश्चित करना हमारी ज़िम्मेदारी है कि हम या हमारी टीम जो गलत कर रही है वह दोबारा न हो।

और यदि आपको इस विशेष प्रकार की परियोजना को पूरा करने का गुप्त रहस्य मिल गया है, तो उसे भी पकड़ना सुनिश्चित करें... यह सब विनाश और उदासी के बारे में नहीं है।