কার্যকরী প্রকল্প ব্যবস্থাপনার জন্য শেখা পাঠ ক্যাপচারিং এবং প্রয়োগ করার শিল্প

আমি সম্প্রতি একটি চমত্কার বই পড়া শেষ করেছি, দ্য ডিক্ল্যাসিফিকেশন ইঞ্জিন, যার আপাতদৃষ্টিতে প্রকল্প পরিচালনার সাথে কিছুই করার নেই (আমি শাখা বের করার চেষ্টা করছিলাম 🙄)। যাইহোক, প্রায় এক-তৃতীয়াংশ পথের মধ্যে দিয়ে, লেখক ম্যাথিউ কনেলি "আমাদের জাতির ইতিহাসকে শ্রেণিবদ্ধ না করার সমস্যা" হিসাবে বর্ণনা করছিলেন তার সাদৃশ্য দেখে আমি অবাক হয়ে গিয়েছিলাম।

যেখানে আমার জীবন এবং বইটির সাবপ্লট একত্রিত হয় তা হল একটি ভাল পাঠ-শিক্ষিত কৌশল শুধুমাত্র একটি সংস্থা নয় একটি জাতির (অর্থাৎ মার্কিন যুক্তরাষ্ট্র) জন্য কী করতে পারে তার বাস্তবতা। মিঃ কনেলি সেই সত্যটি উপস্থাপনে একটি দুর্দান্ত কাজ করেছেন যা সহজেই এই কথাটির অনুঘটক হতে পারে, "যারা ইতিহাস জানে না তারা এটি পুনরাবৃত্তি করতে পারে।" (- এডমন্ড বার্ক)।

আমরা সিঙ্কে আছি তা নিশ্চিত করার জন্য, এখানে কনেলির বইয়ের দ্রুত সংস্করণটি দেওয়া হল: "দ্য ডিক্ল্যাসিফিকেশন ইঞ্জিন"-এ কনেলি আলোচনা করেছেন যে কীভাবে তিনি এবং তার দল মার্কিন সরকারের শ্রেণীবিভাগ এবং ডিক্লাসিফিকেশন পদ্ধতির অন্বেষণ করেছিলেন, বিশেষ করে অতিরিক্ত গোপনীয়তার নেতিবাচক প্রভাবগুলি উল্লেখ করে। ঐতিহাসিক রেকর্ড ধ্বংস। তিনি যুক্তি দেন যে গোপনীয়তা এবং ধ্বংসের এই সংস্কৃতি গণতন্ত্রকে হ্রাস করে এবং অতীত সম্পর্কে আমাদের বোঝার ক্ষেত্রে বাধা দেয়।

যে আন্ডারলাইন করা অংশটি ঠিক তখনই ঘটে যখন আমরা, প্রজেক্ট ম্যানেজার হিসাবে, একটি প্রকল্পের শেখা পাঠগুলি ক্যাপচার করার জন্য একটি পরিকল্পনা বাস্তবায়নের সহজ কাজটির উপর চিন্তা করি না। একবার দলটি ছত্রভঙ্গ হয়ে গেলে বা অন্য একটি প্রকল্প শুরু করলে, আপনি লিখিত না থাকলে ধ্বংস করা তথ্য বিবেচনা করতে পারেন। আমি নতুন প্রজেক্টের দিকে হেঁটেছি এই ভেবে যে কেন কেউ শেখা পাঠগুলি ট্র্যাক করছে না... বড় রহস্য কী?

কেন আমরা শেখা পাঠ ট্র্যাক

এটি প্রকল্প বা প্রোগ্রাম পরিচালনা বা এমনকি একটি দীর্ঘ, টানা-আউট কাজ হোক না কেন, ভবিষ্যতের প্রচেষ্টায় ক্রমাগত উন্নতি এবং সাফল্যের জন্য শেখা পাঠগুলি নথিভুক্তকরণ এবং প্রয়োগ করার প্রক্রিয়া অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। শেখা পাঠগুলি সংস্থাগুলিকে তাদের সাফল্যগুলিকে পুঁজি করতে, অতীতের ভুলগুলি এড়াতে, অদক্ষতার ক্ষেত্রগুলি চিহ্নিত করতে এবং ত্রুটির পুনরাবৃত্তি রোধ করতে সহায়তা করে৷ এই তথ্য ক্যাপচার করা সর্বোত্তম অনুশীলনের বিকাশ এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির উন্নতিতেও অবদান রাখতে পারে।

উভয় প্রসঙ্গে- সরকারী ইতিহাসবিদ বা প্রকল্প ব্যবস্থাপক- অতীতের অভিজ্ঞতা থেকে স্বচ্ছতা, ডকুমেন্টেশন এবং শিক্ষার গুরুত্বের উপর স্পষ্ট জোর দেওয়া হয়েছে। কনেলি যেমন জনসাধারণের বোঝাপড়া বাড়ানোর জন্য শ্রেণিবিন্যাসের আরও স্বচ্ছ এবং জবাবদিহিমূলক ব্যবস্থার পক্ষে সমর্থন করে, তেমনি প্রকল্প পরিচালকরা তাদের দল এবং সংস্থার মধ্যে স্বচ্ছতা এবং জবাবদিহিতাকে উন্নীত করার জন্য শেখা পাঠগুলি ব্যবহার করেন।

ক্যাপচারিং লেসন শেখা

সবচেয়ে সহজ অর্থে, চিন্তা বা সমস্যাগুলি লিখতে দিনে মাত্র কয়েক মিনিট সময় লাগে যা আপনি দরকারী, অদ্ভুত বা সারা দিন পরিবর্তন করার প্রয়োজন বলে মনে করেন। আমি আমার সমস্ত প্রকল্পের জন্য একটি চলমান কাঁচা ডিজিটাল লগ রাখি (অবসিডিয়ান বা ধারণার মাধ্যমে) এবং এটি সেই নোটগুলি যা শিখে নেওয়া পাঠের জন্য আমার স্মৃতিশক্তি বাড়াতে সাহায্য করে৷ এখানে কয়েকটি সেরা অনুশীলন (একটি অ্যাট্রিবিউশন) আপনি অনুসরণ করতে পারেন:

• পুরো দল এবং স্টেকহোল্ডারদের অন্তর্ভুক্ত করুন : শেখানো অনুশীলনে প্রকল্প ব্যবস্থাপক, প্রকল্প দল এবং মূল স্টেকহোল্ডারদের অন্তর্ভুক্ত করুন। এটি বিভিন্ন দৃষ্টিকোণ থেকে প্রকল্পের একটি বিস্তৃত বোঝা নিশ্চিত করে। ( শিক্ষিত পাঠ ক্যাপচার করার জন্য একটি নির্দেশিকা )

  
  

• নিয়মিত পর্যালোচনা পরিচালনা করুন : প্রকল্পের জটিলতার উপর নির্ভর করে, প্রতিটি প্রকল্প পরিচালনা পর্বের শেষে একটি পাঠ-শেখা সেশন পরিচালনা করুন যাতে এটি এখনও সতেজ থাকে। এটি কী ভাল হয়েছে, কী ভুল হয়েছে এবং এটি থেকে কী শিখতে পারে তার সময়মত মূল্যায়নের অনুমতি দেয়। ( আসন )

  
  

• একটি সেন্ট্রাল রিপোজিটরিতে পাঠ সংরক্ষণ করুন : শেখা পাঠগুলিকে একটি কেন্দ্রীয় সংগ্রহস্থলে সংরক্ষণ করুন যা দলের সকল সদস্যের কাছে সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য। এটি নিশ্চিত করে যে পাঠগুলি পুনরুদ্ধারযোগ্য এবং ভবিষ্যতের প্রকল্পগুলিকে গাইড করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। ( সরল শিখুন )

  
  

• অতীতের পাঠ পর্যালোচনা করুন : দলের সাথে অতীতের পাঠগুলি পর্যালোচনা করা একটি বাধ্যতামূলক অংশ করুন। এটি শিক্ষাকে শক্তিশালী করতে সাহায্য করে এবং অতীতের ভুলের পুনরাবৃত্তি না হয় তা নিশ্চিত করতে সাহায্য করে (সিমপ্লিলার্ন)

পাঠ শেখা টেমপ্লেটের নমুনা

এখানে আমার ব্যক্তিগত বেয়ার-বোন টেমপ্লেট:

1. প্রকল্পের নাম | শুরুর তারিখ | শেষ তারিখ
2. স্পনসর, প্রধান স্টেকহোল্ডার এবং দলের সদস্যরা (এবং ইমেল)
3. বাজেট
4. জ্ঞাত সমস্যা যখন প্রজেক্ট শুরু হয় (এটি জেনে রাখা ভালো তাই কোন বিষয় নিয়ে আসা প্রসঙ্গে নেওয়া হলে, এমন একটি সমস্যা থাকতে পারে যা জানা ছিল কিন্তু উপেক্ষা করা হয়েছে)
5. পাঠ শিখেছি
6. সমস্যা কি ছিল?
   • এটা কিভাবে প্রকল্প প্রভাবিত করেছে?
   • কীভাবে সমস্যাটি স্থির করা হয়েছিল, মোকাবিলা করা হয়েছিল বা অন্যথায় বাতিল করা হয়েছিল?
   • এই বিশেষ ধরনের সমস্যা অন্য প্রকল্পের সাথে ঘটলে ভিন্নভাবে কি করা উচিত?
7. স্পনসর বা সিনিয়র স্টেকহোল্ডার (বা গ্রাহক*) স্বাক্ষর যে তারা শেখা পাঠ পর্যালোচনা করেছে।

এই সব বেশ সহজবোধ্য; একটি পাঠ শেখা হয়েছে বিভিন্ন বিষয়ের প্রতিটির জন্য পাঁচ নম্বর করা উচিত। আইটেম 6 এর জন্য, এটি সর্বদা প্রয়োজনীয় নয়, তবে এটি আপনাকে নিশ্চিত করতে দেয় যে কেউ খাদ্য শৃঙ্খলের আরও উপরে প্রকল্প বা দলের যে কোনও সমস্যা সম্পর্কে সচেতন। সবচেয়ে খারাপ ক্ষেত্রে, তারা বলে "ধন্যবাদ," সেরা কেস, তারা প্রত্যেকের পড়ার জন্য এটি পাঠায়।

আপনি ব্যবহার করতে পারেন উদাহরণের জন্য এখানে কিছু অন্যান্য সাইট আছে:

• ClickUp সেরা পাঠ শেখা টেমপ্লেটগুলির একটি তালিকা অফার করে যা ভবিষ্যতের প্রকল্পগুলির জন্য সহায়ক অন্তর্দৃষ্টি ক্যাপচার করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। এই টেমপ্লেটগুলি ব্যাপক এবং ব্যবহারকারী-বান্ধব হতে ডিজাইন করা হয়েছে।

  
  

• Monday.com একটি ইন্টারেক্টিভ পাঠ-শিখা টেমপ্লেট প্রদান করে যা সব ধরণের পেশাদারদের জন্য তৈরি করা হয়েছে। এই টেমপ্লেটটি দলের সদস্যদের একটি সম্পূর্ণ প্রকল্পের ইতিবাচক এবং নেতিবাচক উভয় অভিজ্ঞতা পর্যালোচনা করতে সাহায্য করে এবং এটি দৈনন্দিন ব্যবস্থাপনা, যোগাযোগ, প্রযুক্তিগত উপাদান এবং সামগ্রিক প্রকল্প ব্যবস্থাপনাকে কভার করার জন্য কাঠামোগত।

  
  

• টেমপ্লেটল্যাবে এক্সেল এবং ওয়ার্ড ফরম্যাটে বিভিন্ন ধরনের পাঠ-শিখা টেমপ্লেট রয়েছে। এই টেমপ্লেটগুলি প্রকল্পগুলি থেকে শেখা পাঠগুলি নথিভুক্ত এবং বিশ্লেষণ করার জন্য অত্যন্ত সুপারিশ করা হয় এবং তারা আপনাকে আপনার প্রকল্পকে সংজ্ঞায়িত করার, ডকুমেন্টেশনের জন্য দলের সদস্যদের বেছে নেওয়া, তথ্য সঞ্চয় করা এবং শেখা পাঠগুলি ছড়িয়ে দেওয়ার মাধ্যমে আপনাকে গাইড করে৷

দিনের শেষে, আমরা বা আমাদের দল যা ভুল করছি তা যেন আর না ঘটে তা নিশ্চিত করা আমাদের দায়িত্ব।

এবং যদি আপনি এই বিশেষ ধরণের প্রকল্পটি সম্পন্ন করার গোপন সস খুঁজে পান, তবে এটিও ক্যাপচার করতে ভুলবেন না... এটি সবই ডুম-এন-গ্লুম সম্পর্কে নয়।