A arte de capturar e aplicar lições aprendidas para um gerenciamento de projetos eficaz

Recentemente terminei de ler um livro fantástico, The Declassification Engine, que aparentemente não tinha nada a ver com gerenciamento de projetos (eu estava tentando diversificar 🙄). No entanto, cerca de um terço do caminho, fiquei impressionado com a semelhança do que o autor, Matthew Connelly, descrevia como “questões de não categorizar a história da nossa nação”.

Onde minha vida e a subtrama do livro se unem é a realidade do que uma boa estratégia baseada em lições aprendidas pode fazer não apenas por uma organização, mas por uma nação (ou seja, os Estados Unidos). Connelly faz um excelente trabalho ao apresentar o facto que poderia facilmente ter sido o catalisador para o ditado: “Aqueles que não conhecem a história estão condenados a repeti-la”. (-Edmund Burke).

Para garantir que estamos sincronizados, aqui está a versão rápida do livro de Connelly: Em "The Declassification Engine", Connelly discute como ele e sua equipe exploraram o sistema de classificação e desclassificação do governo dos EUA, observando particularmente os impactos negativos do sigilo excessivo e do destruição de registros históricos. Ele argumenta que esta cultura de sigilo e destruição diminui a democracia e dificulta a nossa compreensão do passado.

Que sublinhado Parte é exatamente o que acontece quando nós, como gerentes de projeto, não nos concentramos na simples tarefa de implementar um plano para capturar as lições aprendidas de um projeto. Assim que a equipe se dispersar ou iniciar outro projeto, você também pode considerar as informações destruídas se não forem anotadas. Entrei em novos projetos me perguntando por que ninguém estava monitorando as lições aprendidas... qual é o grande segredo?

Por que rastreamos as lições aprendidas

Seja no gerenciamento de projetos ou programas ou mesmo em uma tarefa longa e demorada, o processo de documentação e aplicação das lições aprendidas é crucial para a melhoria contínua e o sucesso em empreendimentos futuros. As lições aprendidas ajudam as organizações a capitalizar os seus sucessos, evitar erros do passado, identificar áreas de ineficiência e evitar a repetição de erros . A captura dessas informações também pode contribuir para o desenvolvimento de melhores práticas e a melhoria dos processos de negócios.

Em ambos os contextos – o historiador do governo ou o gestor do projecto – há uma ênfase clara na importância da transparência, da documentação e da aprendizagem a partir de experiências passadas. Tal como Connelly defende um sistema de classificação mais transparente e responsável para melhorar a compreensão do público, os gestores de projetos utilizam as lições aprendidas para promover a transparência e a responsabilização nas suas equipas e organizações.

Capturando Lições Aprendidas

No sentido mais fácil, leva apenas alguns minutos por dia para anotar pensamentos ou questões que você achou úteis, estranhas ou que precisam mudar ao longo do dia. Eu mantenho um registro digital bruto de todos os meus projetos (via Obsydian ou Notion) e são essas anotações que ajudam a refrescar minha memória para as lições aprendidas. Aqui estão algumas práticas recomendadas (uma atribuição) que você pode seguir:

• Envolva toda a equipe e as partes interessadas : inclua o gerente do projeto, a equipe do projeto e as principais partes interessadas no exercício de lições aprendidas. Isso garante uma compreensão abrangente do projeto sob diferentes perspectivas. ( Um guia para capturar lições aprendidas )

  
  

• Conduza revisões regulares : Dependendo da complexidade do projeto, conduza uma sessão de lições aprendidas no final de cada fase de gerenciamento do projeto para capturar informações quando ainda estiverem frescas. Isto permite uma avaliação oportuna do que deu certo, do que deu errado e do que pode ser aprendido com isso. ( Asana )

  
  

• Armazene as lições em um repositório central : armazene as lições aprendidas em um repositório central que seja facilmente acessível a todos os membros da equipe. Isso garante que as lições sejam recuperáveis e possam ser usadas para orientar projetos futuros. ( Simpliaprender )

  
  

• Revise as lições anteriores : torne obrigatória a revisão das lições anteriores junto com a equipe. Isto ajuda a reforçar a aprendizagem e a garantir que os erros do passado não se repitam (Simplilearn)

Amostras de modelos de lições aprendidas

Aqui está meu modelo básico pessoal:

1. Nome do Projeto | Data de início | Data final
2. Patrocinador, principais partes interessadas e membros da equipe (e e-mails)
3. Orçamento
4. Problemas conhecidos quando o projeto foi iniciado (é bom saber que, quando considerado no contexto de quaisquer problemas que surgiram, pode ter havido um problema que era conhecido, mas ignorado)
5. Lições aprendidas
6. Qual foi o problema?
   • Como isso afetou o projeto?
   • Como o problema foi resolvido, tratado ou anulado de outra forma?
   • O que deveria ser feito de diferente se esse tipo específico de problema acontecesse com outro projeto?
7. Assinatura do patrocinador ou parte interessada sênior (ou cliente*) declarando que revisou as lições aprendidas.

Tudo isso é bastante simples; o número cinco deve ser feito para cada uma das diferentes questões sobre as quais foi aprendida uma lição. Para o item seis , isso nem sempre é necessário, mas permite garantir que alguém mais acima na cadeia alimentar esteja ciente de quaisquer problemas que o projeto ou a equipe tenha tido. Na pior das hipóteses, eles dizem "obrigado", na melhor das hipóteses, eles enviam para todos lerem.

Aqui estão alguns outros sites com exemplos que você pode usar:

• ClickUp oferece uma lista dos melhores modelos de lições aprendidas que podem ser usadas para capturar insights úteis para projetos futuros. Esses modelos são projetados para serem abrangentes e fáceis de usar.

  
  

• Monday.com fornece um modelo interativo de lições aprendidas desenvolvido para todos os tipos de profissionais. Este modelo ajuda os membros da equipe a revisar experiências positivas e negativas de um projeto concluído e está estruturado para abranger o gerenciamento diário, a comunicação, os elementos técnicos e o gerenciamento geral do projeto.

  
  

• TemplateLab apresenta uma variedade de modelos de lições aprendidas em formatos Excel e Word. Esses modelos são altamente recomendados para documentar e analisar as lições aprendidas nos projetos e orientam você na definição do seu projeto, na escolha dos membros da equipe para documentação, no armazenamento de informações e na divulgação das lições aprendidas.

No final das contas, é nossa responsabilidade garantir que o que nós ou nossa equipe estamos fazendo de errado não aconteça novamente.

E se você descobriu o ingrediente secreto para realizar esse tipo específico de projeto, não se esqueça de capturá-lo também... não se trata apenas de desgraça e tristeza.