El arte de capturar y aplicar las lecciones aprendidas para una gestión eficaz de proyectos

Recientemente terminé de leer un libro fantástico, The Declassification Engine, que aparentemente no tenía nada que ver con la gestión de proyectos (estaba intentando diversificarme 🙄). Sin embargo, aproximadamente a un tercio del camino, quedé asombrado por la similitud de lo que el autor, Matthew Connelly, describía como "problemas de no categorizar la historia de nuestra nación".

Donde se unen mi vida y la trama secundaria del libro es la realidad de lo que una buena estrategia basada en lecciones aprendidas puede hacer no sólo por una organización sino también por una nación (es decir, Estados Unidos). El Sr. Connelly hace un gran trabajo al presentar el hecho de que fácilmente podría haber sido el catalizador del dicho: "Aquellos que no conocen la historia están condenados a repetirla". (-Edmund Burke).

Para asegurarnos de que estamos sincronizados, aquí está la versión rápida del libro de Connelly: En "The Declassification Engine", Connelly analiza cómo él y su equipo exploraron el sistema de clasificación y desclasificación del gobierno de EE. UU., destacando particularmente los impactos negativos del secretismo excesivo y la destrucción de registros históricos. Sostiene que esta cultura de secretismo y destrucción disminuye la democracia y dificulta nuestra comprensión del pasado.

Eso subrayada Una parte es exactamente lo que sucede cuando nosotros, como gerentes de proyectos, no nos concentramos en la simple tarea de implementar un plan para capturar las lecciones aprendidas de un proyecto. Una vez que el equipo se dispersa o comienza otro proyecto, también puedes considerar la información destruida si no se anota. He entrado en nuevos proyectos preguntándome por qué nadie estaba siguiendo las lecciones aprendidas... ¿cuál es el gran secreto?

Por qué hacemos un seguimiento de las lecciones aprendidas

Ya sea la gestión de proyectos o programas o incluso una tarea larga e interminable, el proceso de documentar y aplicar las lecciones aprendidas es crucial para la mejora continua y el éxito en proyectos futuros. Las lecciones aprendidas ayudan a las organizaciones a capitalizar sus éxitos, evitar errores del pasado, identificar áreas de ineficiencia y prevenir la repetición de errores . La captura de esta información también puede contribuir al desarrollo de mejores prácticas y la mejora de los procesos de negocio.

En ambos contextos (el historiador del gobierno o el director de proyectos) hay un claro énfasis en la importancia de la transparencia, la documentación y el aprendizaje de experiencias pasadas. Así como Connelly aboga por un sistema de clasificación más transparente y responsable para mejorar la comprensión pública, los gerentes de proyectos utilizan las lecciones aprendidas para promover la transparencia y la responsabilidad dentro de sus equipos y organizaciones.

Capturando lecciones aprendidas

En el sentido más sencillo, solo te llevará unos minutos al día escribir pensamientos o problemas que te hayan parecido útiles, extraños o que necesites cambiar a lo largo del día. Mantengo un registro digital sin procesar para todos mis proyectos (a través de Obsydian o Notion) y son esas notas las que me ayudan a refrescar mi memoria sobre las lecciones aprendidas. A continuación se muestran algunas prácticas recomendadas (una atribución) que puede seguir:

• Involucrar a todo el equipo y a las partes interesadas : incluya al director del proyecto, al equipo del proyecto y a las partes interesadas clave en el ejercicio de lecciones aprendidas. Esto asegura una comprensión integral del proyecto desde diferentes perspectivas. ( Una guía para capturar las lecciones aprendidas )

  
  

• Realice revisiones periódicas : según la complejidad del proyecto, realice una sesión de lecciones aprendidas al final de cada fase de gestión del proyecto para capturar información cuando aún esté fresca. Esto permite una evaluación oportuna de lo que salió bien, de lo que salió mal y de lo que se puede aprender de ello. ( asanas )

  
  

• Almacene las lecciones en un repositorio central : almacene las lecciones aprendidas en un repositorio central al que todos los miembros del equipo puedan acceder fácilmente. Esto garantiza que las lecciones sean recuperables y puedan utilizarse para guiar proyectos futuros. ( Aprendizaje sencillo )

  
  

• Revisar lecciones pasadas : haga que sea obligatorio revisar las lecciones pasadas junto con el equipo. Esto ayuda a reforzar el aprendizaje y garantizar que los errores del pasado no se repitan (Simplilearn)

Ejemplos de plantillas de lecciones aprendidas

Aquí está mi plantilla personal básica:

1. Nombre del proyecto | Fecha de inicio | Fecha final
2. Patrocinador, principales partes interesadas y miembros del equipo (y correos electrónicos)
3. Presupuesto
4. Problemas conocidos cuándo comenzó el proyecto (es bueno saberlo, ya que, si se toma en contexto con cualquier problema que surgiera, es posible que haya habido un problema que se conocía pero se ignoró)
5. Lecciones aprendidas
6. ¿Cuál fue el problema?
   • ¿Cómo afectó al proyecto?
   • ¿Cómo se solucionó, resolvió o anuló el problema?
   • ¿Qué se debería hacer de manera diferente si este tipo particular de problema ocurre con otro proyecto?
7. Firma del patrocinador o parte interesada senior (o cliente*) que indique que ha revisado las lecciones aprendidas.

Todo esto es bastante sencillo; El número cinco debe hacerse para cada uno de los diferentes temas en los que se aprendió una lección. Para el punto seis , esto no siempre es necesario, pero le permite asegurarse de que alguien más arriba en la cadena alimentaria esté al tanto de cualquier problema que haya tenido el proyecto o el equipo. En el peor de los casos, dicen "gracias", en el mejor de los casos, lo envían para que todos lo lean.

A continuación se muestran otros sitios con ejemplos que puede utilizar:

• ClickUp ofrece una lista de las mejores plantillas de lecciones aprendidas que se pueden utilizar para capturar información útil para proyectos futuros. Estas plantillas están diseñadas para ser completas y fáciles de usar.

  
  

• Monday.com proporciona una plantilla interactiva de lecciones aprendidas diseñada para todo tipo de profesionales. Esta plantilla ayuda a los miembros del equipo a revisar las experiencias positivas y negativas de un proyecto completado y está estructurada para cubrir la gestión diaria, la comunicación, los elementos técnicos y la gestión general del proyecto.

  
  

• TemplateLab presenta una variedad de plantillas de lecciones aprendidas en formatos Excel y Word. Estas plantillas son muy recomendables para documentar y analizar las lecciones aprendidas de los proyectos y le guían en la definición de su proyecto, la elección de los miembros del equipo para la documentación, el almacenamiento de información y la difusión de las lecciones aprendidas.

Al final del día, es nuestra responsabilidad asegurarnos de que lo que nosotros o nuestro equipo estamos haciendo mal no vuelva a suceder.

Y si encontró la salsa secreta para realizar este tipo particular de proyecto, asegúrese de capturarla también... no se trata solo de pesimismo.