효과적인 프로젝트 관리를 위해 배운 교훈을 포착하고 적용하는 기술

나는 최근에 프로젝트 관리와 전혀 관련이 없는 것처럼 보이는 환상적인 책인 The Declassification Engine을 읽었습니다(나는 다른 분야로 진출하려고 했습니다 🙄). 그러나 3분의 1 정도 진행하면서 나는 저자인 매튜 코넬리가 "우리나라의 역사를 분류하지 않는 문제"라고 묘사한 것과 유사하다는 사실에 경외심을 느꼈습니다.

내 삶과 책의 서브플롯이 합쳐지는 곳은 교훈을 얻은 좋은 전략이 조직뿐만 아니라 국가(예: 미국)를 위해 무엇을 할 수 있는지에 대한 현실입니다. 코넬리씨는 "역사를 모르는 사람은 역사를 반복할 운명에 있다"는 말을 하게 된 계기가 될 수 있는 사실을 훌륭하게 제시했습니다. (-에드먼드 버크).

우리가 동기화되었는지 확인하기 위해 Connelly의 저서의 간략한 버전은 다음과 같습니다. "The Declassification Engine"에서 Connelly는 그와 그의 팀이 미국 정부의 분류 및 기밀 해제 시스템을 어떻게 탐구했는지 논의하고 특히 과도한 비밀 유지와 기밀 해제의 부정적인 영향에 주목했습니다. 역사적 기록의 파괴. 그는 이러한 비밀과 파괴의 문화가 민주주의를 약화시키고 과거에 대한 우리의 이해를 방해한다고 주장합니다.

저것 밑줄 친 부분은 정확히 우리가 프로젝트 관리자로서 프로젝트에서 얻은 교훈을 포착하기 위한 계획을 구현하는 단순한 작업에 집중하지 않을 때 일어나는 일입니다. 팀이 해산되거나 다른 프로젝트를 시작하면 기록하지 않으면 정보가 파기되는 것으로 간주할 수도 있습니다. 나는 왜 아무도 배운 교훈을 추적하지 않는지 궁금해하면서 새로운 프로젝트를 시작했습니다. 가장 큰 비밀은 무엇입니까?

교훈을 추적하는 이유

프로젝트 관리나 프로그램 관리, 심지어 길고 지루한 작업일지라도, 학습한 교훈을 문서화하고 적용하는 프로세스는 향후 노력의 지속적인 개선과 성공을 위해 매우 중요합니다. 배운 교훈은 조직이 성공을 활용하고, 과거의 실수를 피하고, 비효율적인 영역을 식별하고, 오류의 반복을 방지하는 데 도움이 됩니다. 이 정보를 수집하면 모범 사례 개발과 비즈니스 프로세스 개선에도 기여할 수 있습니다.

정부 역사가 또는 프로젝트 관리자라는 두 가지 맥락 모두에서 투명성, 문서화 및 과거 경험을 통한 학습의 중요성이 분명히 강조됩니다. Connelly가 대중의 이해를 높이기 위해 보다 투명하고 책임 있는 분류 시스템을 옹호하는 것처럼 프로젝트 관리자는 배운 교훈을 사용하여 팀과 조직 내에서 투명성과 책임을 촉진합니다.

배운 교훈 포착

가장 쉬운 의미에서, 하루에 걸쳐 유용하거나 이상하거나 변경해야 할 생각이나 문제를 기록하는 데는 하루에 몇 분 밖에 걸리지 않습니다. 나는 모든 프로젝트에 대해 (Obsydian 또는 Notion을 통해) 실행 중인 원시 디지털 로그를 유지하며, 배운 교훈에 대한 기억을 되살리는 데 도움이 되는 메모입니다. 다음은 따를 수 있는 몇 가지 모범 사례(기여)입니다.

• 전체 팀 및 이해관계자 참여 : 교훈을 얻은 실습에 프로젝트 관리자, 프로젝트 팀 및 주요 이해관계자를 포함시킵니다. 이를 통해 다양한 관점에서 프로젝트를 포괄적으로 이해할 수 있습니다. ( 배운 교훈을 포착하기 위한 가이드 )

  
  

• 정기 검토 수행 : 프로젝트의 복잡성에 따라 각 프로젝트 관리 단계가 끝날 때 교훈을 얻은 세션을 수행하여 아직 최신 정보가 있을 때 정보를 캡처합니다. 이를 통해 무엇이 잘 되었는지, 무엇이 잘못되었는지, 그리고 그로부터 무엇을 배울 수 있는지를 적시에 평가할 수 있습니다. ( 아사나 )

  
  

• 중앙 저장소에 교훈 저장 : 모든 팀 구성원이 쉽게 액세스할 수 있는 중앙 저장소에 학습한 교훈을 저장합니다. 이렇게 하면 수업을 검색하고 향후 프로젝트를 안내하는 데 사용할 수 있습니다. ( 심플리런 )

  
  

• 지난 수업 복습 : 팀과 함께 지난 수업을 복습하는 것을 필수 항목으로 만듭니다. 이는 학습을 강화하고 과거의 실수가 반복되지 않도록 하는 데 도움이 됩니다(Simplilearn).

교훈을 얻은 템플릿 샘플

내 개인 기본 템플릿은 다음과 같습니다.

1. 프로젝트 이름 | 시작일 | 종료일
2. 후원자, 주요 이해관계자, 팀원(및 이메일)
3. 예산
4. 알려진 문제 프로젝트가 시작되었을 때(알고 있는 것이 좋습니다. 따라서 발생한 문제의 맥락을 고려할 때 알려졌으나 무시된 문제가 있었을 수도 있습니다)
5. 교훈
6. 무엇이 문제였나요?
   • 그것이 프로젝트에 어떤 영향을 미쳤나요?
   • 문제가 어떻게 해결, 처리 또는 무효화되었습니까?
   • 이러한 특정 유형의 문제가 다른 프로젝트에서 발생하는 경우 어떻게 다르게 수행해야 합니까?
7. 학습한 교훈을 검토했음을 명시하는 후원자 또는 고위 이해관계자(또는 고객*) 서명.

이 모든 것은 매우 간단합니다. 다섯 번째는 교훈을 얻은 다양한 문제 각각에 대해 수행해야 합니다. 항목 6 의 경우 이것이 항상 필요한 것은 아니지만 이를 통해 먹이 사슬의 상위에 있는 누군가가 프로젝트나 팀에서 발생한 문제를 알 수 있도록 할 수 있습니다. 최악의 경우에는 "고마워요"라고 말하고, 가장 좋은 경우에는 모든 사람이 읽을 수 있도록 보냅니다.

다음은 사용할 수 있는 예를 보여주는 다른 사이트입니다.

• ClickUp은 향후 프로젝트에 유용한 통찰력을 포착하는 데 사용할 수 있는 최고의 교훈 템플릿 목록을 제공합니다. 이러한 템플릿은 포괄적이고 사용자 친화적으로 설계되었습니다.

  
  

• Monday.com은 모든 종류의 전문가를 위해 제작된 대화형 교훈 템플릿을 제공합니다. 이 템플릿은 팀 구성원이 완료된 프로젝트의 긍정적인 경험과 부정적인 경험을 모두 검토하는 데 도움이 되며 일상적인 관리, 커뮤니케이션, 기술 요소 및 전반적인 프로젝트 관리를 포괄하도록 구성되어 있습니다.

  
  

• TemplateLab은 Excel 및 Word 형식의 다양한 학습 템플릿을 제공합니다. 이러한 템플릿은 프로젝트에서 배운 교훈을 문서화하고 분석하는 데 적극 권장되며, 프로젝트 정의, 문서화할 팀 구성원 선택, 정보 저장 및 배운 교훈 전파 과정을 안내합니다.

결국 우리나 우리 팀이 잘못하고 있는 일이 다시는 일어나지 않도록 하는 것이 우리의 책임입니다.

그리고 이 특정 유형의 프로젝트를 완료하는 데 필요한 비법을 찾았다면 그것도 포착해야 합니다. 그것이 절망에 관한 전부 는 아닙니다.