Dư lượng chú ý là gì và tại sao nó là kẻ thù tồi tệ nhất của bạn?

Hình dung điều này: bạn vừa mới bắt đầu ngày làm việc. Công việc đầu tiên của bạn là kiểm tra Slack hoặc Teams xem có tin nhắn khẩn cấp nào không. Phải mất một lúc, nhưng cuối cùng bạn cũng đã xóa được hộp thư đến của mình – và bây giờ bạn đã có một giờ cho dự án lớn đầu tiên trong ngày.

Danh sách phát tập trung của bạn đang phát ở mức âm lượng hoàn hảo.

Bàn phím bị cháy, bạn đang gõ quá nhanh; suy nghĩ chảy liền mạch từ não của bạn đến màn hình. Đó là trạng thái dòng chảy huyền thoại. Không có gì có thể ngăn cản bạn bây giờ.

Nhưng một ý nghĩ chợt nảy ra trong đầu bạn: còn những tấm vé hòa nhạc mà bạn quên mua tối qua thì sao? Tốt hơn hãy lấy chúng ngay bây giờ trước khi chúng bán hết. Sẽ chỉ mất vài phút và sau đó bạn có thể quay lại làm việc.

Tuy nhiên, có một vấn đề. Khi bạn đã mua vé và quay trở lại với dự án của mình, có cảm giác như toàn bộ tâm lý của bạn đã thay đổi. Bạn đã làm đến phần nào rồi? Chi tiết mà bạn muốn ghi nhớ cho slide tiếp theo là gì? Và chờ đã – bạn nên mời ai khác đến buổi hòa nhạc?

...Ối. Thật an toàn khi nói rằng trạng thái dòng chảy đã biến mất trong ngày.

Hãy nói về chính xác những gì đang xảy ra ở đây ở cấp độ tâm lý.

Dư lượng chú ý: Kẻ thù mới tồi tệ nhất của bạn

Nếu bất kỳ phần nào của POV mở đầu đó cộng hưởng với bạn, thì bạn không đơn độc. Teamstage nhận thấy rằng 98% lực lượng lao động bị phân tâm khoảng 3 đến 4 lần mỗi ngày; người ta ước tính rằng sự sao lãng khiến các doanh nghiệp Hoa Kỳ thiệt hại khoảng650 tỷ đô la mỗi năm .

Vì vậy, vâng – mất tập trung tại nơi làm việc là một vấn đề phổ biến. Nhưng tại sao nó lại là một vấn đề? Kiểm tra điện thoại nhanh ở đây và ở đó hoặc tạm dừng ngắn để trả lời tin nhắn trên Slack là gì?

Trong chuyến du lịch của tôi tuần này (dĩ nhiên là du lịch trên internet), tôi tình cờ phát hiện ra một khái niệm gọi là dư lượng chú ý. Đó là một thuật ngữ do Tiến sĩ Sophie Leroy đặt ra lần đầu tiên và nó mô tả điều gì sẽ xảy ra khi sự tập trung của bạn vào một nhiệm vụ bị gián đoạn – dù chỉ trong vài giây – và bạn thấy mình đang cố gắng trở lại mức độ tập trung như trước.

Vấn đề ở đây là bộ não của chúng ta không chuyển đổi nhiệm vụ ngay lập tức; thay vào đó, họ nán lại công việc trước đó một thời gian sau đó. Mặc dù bạn có thể đã hoàn thành việc trả lời tin nhắn hoặc kiểm tra điện thoại, nhưng một phần tâm trí của bạn vẫn tập trung vào những hoạt động đó.

Tôi cho rằng Tiến sĩ Leroy gọi nó là 'cặn bã' vì cách mà nó tích tụ theo thời gian. Bạn càng thường xuyên thay đổi công việc trong ngày, thì dư lượng này càng tích tụ trong tâm trí bạn. Khi nó tích tụ, sự mệt mỏi về tinh thần của bạn cũng vậy. Đạt đến trạng thái dòng chảy trở nên gần như không thể.

Khoa học hậu trường

Thật thú vị khi tìm hiểu nghiên cứu của Tiến sĩ Leroy về chủ đề này . Cô ấy đã nghiên cứu khoa học về sự chú ý trong 17 năm. Đó là một khoảng thời gian dài – và nó cho thấy niềm đam mê sâu sắc của cô ấy đối với chủ đề này.

Tin tốt là cô ấy đã làm sáng tỏ rất nhiều bí ẩn trong lĩnh vực này. Bây giờ chúng ta biết, ví dụ, dư lượng chú ý đó:

• Giảm hiệu quả của bạn khi làm việc trên các dự án phức tạp;
• Can thiệp vào quá trình ra quyết định; và
• Làm cho việc chuyển đổi giữa các tác vụ trở nên khó khăn hơn.

Theo cách nói của Tiến sĩ Leroy: “Bạn có thể làm việc không hiệu quả, bạn có thể không phải là người lắng nghe tốt, bạn có thể dễ bị choáng ngợp hơn, bạn có thể mắc lỗi hoặc gặp khó khăn với các quyết định và khả năng xử lý thông tin của mình.”

Huyền thoại đa nhiệm

Bạn có thể đã nghe người ta nói rằng làm nhiều việc cùng một lúc là chuyện hoang đường, vì bộ não của chúng ta không được thiết kế để xử lý nhiều việc cùng một lúc. Dư lượng chú ý là khái niệm chứng minh lý thuyết này đúng. Chúng ta có thể tạo ảo giác về khả năng đa nhiệm bằng cách tung hứng một số nhiệm vụ, nhưng trên thực tế, chúng ta chỉ đang tạo ra sự mệt mỏi về tinh thần.

Đối với bất kỳ người đam mê khoa học thần kinh nào trong phòng, phần nghiên cứu này giải thích rằng mạng lưới kiểm soát phía trước và mạng lưới chú ý phía sau của chúng ta hoạt động tích cực hơn khi chúng ta cố gắng đa nhiệm. Ngày càng có nhiều nhu cầu về các hệ thống tinh thần quan trọng – và hầu hết thời gian, nhu cầu này đơn giản là không bền vững.

"Mặc dù sử dụng các hệ thống này có thể giảm thiểu một phần chi phí hành vi của nó, nhưng đa nhiệm không miễn phí—chúng ta phải trả giá khi nhu cầu ngày càng tăng đối với các hệ thống này và một số thiếu sót về hiệu suất thường xảy ra."

Điều khiến điều này thậm chí còn phức tạp hơn là khi chúng ta 'đa nhiệm', chúng ta ảo tưởng rằng sẽ có nhiều việc hơn được hoàn thành. (Gợi ý: không, còn nhiều việc chưa hoàn thành.)

Dư lượng chú ý cảm thấy như thế nào

Bạn có thể đang đọc điều này và tự nghĩ: "Nhưng tôi là một ngoại lệ đối với quy tắc. Tôi thực sự có thể làm nhiều việc cùng một lúc mà không đi chệch hướng."

Nếu đúng như vậy, tôi rất tiếc phải báo tin này – có lẽ bạn không biết điều gì đang xảy ra về mặt tâm lý.

Dư lượng chú ý không phải lúc nào cũng rõ ràng. Đôi khi nó rõ như ban ngày; bạn cảm thấy não mình như bị mờ đi khi chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Những lần khác, nó tinh tế hơn và khó xác định.

Bạn có thể cảm thấy choáng ngợp, hoặc gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết định. Bạn có thể cảm thấy bực bội vì luôn bắt đầu thực hiện các nhiệm vụ nhưng không bao giờ hoàn thành chúng hoặc phải vật lộn để tập trung vào việc gì đó trong một thời gian dài. Một số người trải qua sự sụt giảm năng lượng kỳ lạ (ngay cả khi họ vừa mới uống cà phê).

Rất có thể, điều này là do dư lượng sự chú ý gây ra – không chỉ do làm nhiều việc cùng lúc mà còn do bất kỳ sự phân tâm nào làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn.

Áp lực thời gian khiến mọi thứ trở nên tồi tệ hơn

Một phần nghiên cứu thú vị trong kho vũ khí của Tiến sĩ Leroy có tên là "Các nhiệm vụ bị gián đoạn: Làm thế nào để dự đoán áp lực thời gian khi tiếp tục một nhiệm vụ bị gián đoạn gây ra dư lượng chú ý và hiệu suất thấp đối với các nhiệm vụ bị gián đoạn và cách một kế hoạch "sẵn sàng để tiếp tục" giảm thiểu tác động." "

Đó là một câu nói hay - nhưng đây là sự cố:

• Dư lượng chú ý xuất hiện bất cứ khi nào bạn chuyển từ điểm tập trung này sang điểm tập trung khác.
• Tuy nhiên, nó không ảnh hưởng đến tất cả mọi người như nhau; nó phụ thuộc vào bối cảnh của các nhiệm vụ đang được hoàn thành.
• Nếu bạn bị phân tâm khỏi một nhiệm vụ quan trọng và bạn biết rằng sự phân tâm đó đang làm suy yếu cơ hội hoàn thành nhiệm vụ chính của bạn khi bạn quay lại với nó, thì bạn có thể bị dư thừa sự chú ý nhiều hơn bình thường.

Điều đó không hấp dẫn sao? Chỉ cần biết rằng bạn đang trong thời gian gấp gáp có thể làm tăng mức độ chú ý còn sót lại mà bộ não của bạn trải qua khi quay lại nhiệm vụ ban đầu.

Giải pháp: Lập kế hoạch can thiệp "Sẵn sàng tiếp tục"

Sẽ thật tuyệt nếu tất cả chúng ta có thể kiên định thực hiện một nhiệm vụ, nhưng đó không phải là thực tế của nơi làm việc hiện đại. Sếp của bạn có thể đến với một yêu cầu khẩn cấp và bạn sẽ phải bỏ dở công việc đang làm. Hoặc bạn có thể đang ở giữa một dự án khi một đồng nghiệp hoặc người được cố vấn yêu cầu giúp đỡ.

Vì vậy, có thể làm gì để giảm tác động của dư lượng chú ý trong những tình huống này?

Trong cùng một nghiên cứu với nghiên cứu đã đề cập ở trên, Tiến sĩ Leroy và nhóm của cô ấy đã phát hiện ra rằng việc tạo ra một kế hoạch can thiệp "sẵn sàng tiếp tục" có thể giảm đáng kể dư lượng chú ý và cải thiện hiệu suất đối với các nhiệm vụ bị gián đoạn.

Về cơ bản, điều này liên quan đến việc đặt mục tiêu rõ ràng trước khi bạn chuyển sang nhiệm vụ khác và tạo kế hoạch hành động khi bạn quay lại. Bạn biết chính xác khi nào bạn sẽ quay lại nhiệm vụ hiện tại; áp lực về thời gian được loại bỏ và bạn có nhiều khả năng quay lại với nó với một cái đầu tỉnh táo.

Chẳng hạn, giả sử bạn ước tính rằng nhiệm vụ hiện tại cần thêm hai giờ nữa để hoàn thành. Sau đó, trước khi chuyển sang nhiệm vụ gián đoạn, bạn có thể lập kế hoạch tiếp tục công việc với nhiệm vụ chính ít nhất hai giờ trước giờ kết thúc.

Bằng cách lập kế hoạch này và làm rõ các mục tiêu của mình, bạn sẽ giảm nguy cơ dư thừa sự chú ý. Điều tương tự cũng áp dụng cho bất kỳ tác vụ nào bị gián đoạn; đặt mục tiêu trước khi chuyển đổi nhiệm vụ và thời gian kết thúc khi bạn quay lại.

Dư lượng chú ý và ADHD

Nếu bạn là người được chẩn đoán mắc chứng rối loạn thiếu tập trung, có thể bạn đang cảm thấy hơi chán nản. Sự mất tập trung là một phần gần như không thể tránh khỏi trong cuộc sống hàng ngày của bạn – vậy điều đó có nghĩa là bạn đang mắc kẹt với những ảnh hưởng của dư lượng chú ý?

Tôi hoàn toàn ghét để cho bạn ấn tượng đó. Chứng tăng động giảm chú ý của bạn không nhất thiết phải đưa bạn vào một cuộc sống đau khổ do dư lượng chú ý gây ra. Nhưng vấn đề là ở đây: khoảng chú ý của bạn giống như một cơ bắp. Nó có thể được thực hiện và tăng cường để hoạt động tối ưu.

Khi những phiền nhiễu đến – và chúng sẽ xảy ra – bạn không thể đơn giản chặn chúng lại. Nhưng bạn có thể kiểm soát cách quản lý những phiền nhiễu đó. Ví dụ:

• Thay vì nhảy thẳng vào hộp thư đến email của bạn khi bạn nghe thấy tiếng 'ping', hãy dành một giây để ghi lại nơi bạn đang làm nhiệm vụ hiện tại và khi nào bạn sẽ quay lại. Hành động đơn giản là tập trung vào nhiệm vụ hiện tại sẽ giúp bạn quay lại với nó một cách rõ ràng hơn.
• Nếu bạn có thể dễ dàng bỏ qua sự xao nhãng, hãy làm như vậy. Đừng để bản thân bị lừa khi nghĩ rằng mọi sự phân tâm đều phải được giải quyết ngay lập tức. Có một số việc có thể chờ đợi – và nếu chúng không cần bạn chú ý ngay lập tức, thì hãy để chúng lại sau.
• Sử dụng kích thích chiến lược. Bạn sẽ cảm thấy khó chịu khi bộ não của mình không được kích thích đủ, và đó là lúc những phiền nhiễu bắt đầu ập đến. Kích thích bản thân một cách chiến lược bằng cách chơi một số nhịp đập hai tai hoặc sử dụng bàn đứng.

Đó là một thách thức khi đi ngược lại sự lập trình của các con đường thần kinh của bạn, nhưng hãy nhớ rằng khoảng chú ý của bạn có thể được định hình, củng cố và mài sắc như một con dao.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ... nghiện?

Có thể không phải đồng nghiệp làm bạn mất tập trung hay tin nhắn Slack của bạn. Có lẽ đó là TikTok. Hoặc YouTube. Hoặc Instagram.

Sự thật là nhiều người trong chúng ta bị cuốn vào cơn nghiện dopamine liên quan đến việc sử dụng mạng xã hội và thật khó để thoát khỏi chu kỳ này. Nghiêm túc mà nói - có những nghiên cứu so sánh chứng nghiện mạng xã hội của chúng ta với chứng nghiện của những người nghiện ma túy.

Sau đó, có một lý thuyết gọi làHiệu ứng cá vàng . Các nghiên cứu đang bắt đầu liên kết việc sử dụng mạng xã hội với khoảng thời gian chú ý thấp hơn (ngắn hơn thời gian chú ý của một con cá vàng theo nghĩa đen). Nói cách khác, việc sử dụng rộng rãi các nền tảng truyền thông xã hội đang ảnh hưởng đến khả năng tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng của chúng ta và điều đó có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất của chúng ta.

Có rất nhiều lỗ hổng mà bạn có thể gặp phải khi cố gắng ngừng sử dụng mạng xã hội. Bạn có thể tải xuống trình chặn ứng dụng, xóa tài khoản và thậm chí chuyển điện thoại của mình sang chế độ 'thang độ xám' – nhưng chỉ có một chiến lược mà cá nhân tôi thấy hiệu quả, đó là xóa vật lý.

(Nói cách khác: hãy để điện thoại ra khỏi không gian làm việc của bạn. Xa tầm mắt, xa khỏi tâm trí.)

Mang đi

Dư lượng chú ý là một vấn đề thực sự và đó là vấn đề có thể được quản lý (hoặc thậm chí chế ngự) bằng các chiến lược phù hợp.

Không thành vấn đề nếu sự phân tâm của bạn đến từ các nguồn bên ngoài như đồng nghiệp hoặc các yếu tố môi trường hoặc các nguồn bên trong như nghiện các nền tảng truyền thông xã hội. Điều quan trọng là bạn chủ động thực hiện các bước để quản lý chúng – và sử dụng sức mạnh của sự tập trung của chính bạn để tăng năng suất.

Nếu bạn thích bài viết này, tôi rất muốn nghe từ bạn.

Bạn có nhận thấy ảnh hưởng của dư lượng chú ý trong cuộc sống công việc của chính mình không?

Nếu vậy, tôi rất muốn nghe các chiến lược của bạn để quản lý nó.

Trả lời email này hoặc tweet cho tôi @ScottDClary và tôi sẽ cố gắng hết sức để liên lạc lại với mọi người!

Đăng ký để nhận bản tin này trong hộp thư đến của bạn, mỗi tuần.