Quên đi những gì bạn thấy trên TV: Ý tưởng hay không đến từ việc động não

Tất cả chúng ta đều quen thuộc với cảnh chương trình truyền hình phổ biến này, trong đó nhân vật chính có một khoảnh khắc thiên tài trong một phiên động não. Trong số nhiều lần lặp lại cảnh rập khuôn này, Mad Men chắc chắn là cảnh sử dụng nó nhiều nhất. Chương trình truyền hình của Mỹ mô tả một nhóm giám đốc điều hành quảng cáo từ những năm 1950 đang xây dựng khẩu hiệu ăn khách tiếp theo trong khi ngồi cả ngày trong phòng họp đầy khói thuốc lá.

Chúng tôi gọi tia sáng của thiên tài này là “khoảnh khắc aha” hay “hiệu ứng eureka”. Trong các bộ phim và chương trình truyền hình, có vẻ như các nhân vật hiểu điều đó ngay khi họ quyết định tập trung lại trong một căn phòng và bắt đầu suy nghĩ. Tuy nhiên, thực tế của các phiên động não khác xa với những cảnh lý tưởng được tạo ra để giải trí cho chúng ta. Nếu bạn đã từng tham gia một trong những cuộc họp này, rất có thể nó không hiệu quả như bạn mong đợi.

Tất cả chúng ta đều có thể nhớ khoảng thời gian chúng ta nảy ra một ý tưởng thiên tài khi đang tắm hoặc giặt đồ. Đó là bởi vì tắm vòi hoa sen làm tăng mức độ dopamine của bạn, chất này rất quan trọng đối với phần “sáng tạo” của não bộ. Đi tắm cũng cung cấp thành phần quan trọng thứ hai cho một loại cocktail sáng tạo: sự phân tâm. Theo nhà nghiên cứu và nhà tâm lý học Shelley H. Carson của Đại học Harvard, “ một sự phân tâm có thể mang đến khoảng thời gian nghỉ ngơi cần thiết để bạn thoát khỏi sự chú tâm vào giải pháp không hiệu quả. ” Mất tập trung là cách tốt nhất để mở khóa tâm trí của bạn và tìm ra câu trả lời cho một vấn đề mà bạn đang mắc kẹt.

Mặt khác, lấp đầy một căn phòng với nhiều người mắc kẹt trong cùng một vấn đề sẽ không giúp ích được gì.

Tại sao động não không hiệu quả

Các cuộc họp chứa đầy những thành kiến nhận thức (có thể liệt kê ít nhất16 thành kiến khác nhau ). Trong các phiên động não, ba trong số đó đặc biệt có hại:

• Sự lười biếng xã hội : Sự lười biếng xã hội là hiện tượng cho thấy mọi người nỗ lực ít hơn để đạt được mục tiêu khi họ làm việc theo nhóm so với khi họ làm việc một mình. Đó là một trong những lý do chính khiến các nhóm đôi khi kém hiệu quả hơn so với hiệu suất tổng hợp của các cá nhân.
• Đánh giá e ngại : Hiệu ứng này là nỗi sợ hãi bị đánh giá cho ý tưởng của chúng tôi. Con người nhanh chóng biết rằng những phần thưởng và hình phạt xã hội mà chúng ta nhận được từ người khác dựa trên đánh giá của họ về chúng ta. Đưa ra một ý tưởng được coi là “tồi” một lần có thể ngăn cản ai đó tham gia vào quá trình hình thành ý tưởng trong tương lai.
• Hiệu ứng mỏ neo : Hiệu ứng mỏ neo là xu hướng phổ biến của con người khi phụ thuộc quá nhiều vào mẩu thông tin đầu tiên mà họ được cung cấp (cái mà chúng ta gọi là “mỏ neo”). Trong quá trình động não, người ta thường thưởng cho ý tưởng đầu tiên xuất hiện trên bảng trắng. Bạn không thể chống lại nó - thực tế là một ý tưởng được trình bày trước sẽ tạo lợi thế cho nó so với những ý tưởng khác.

Nếu những thành kiến đó vẫn chưa đủ, thì “hiệu ứng nhóm” cũng đang gây hại cho hiệu quả của việc động não. Những người hướng nội và ít kinh nghiệm giữ lại những ý tưởng vì sợ bị đánh giá hoặc tin rằng họ có ít kiến thức hơn. Nhóm cũng đang cố gắng tìm ra điểm trung gian mà không nhận ra điều đó, điều này có thể dẫn đến các quyết định có lợi hơn cho hiện trạng.

Nói tóm lại, cố gắng tạo ra ý tưởng trong một nhóm sẽ giết chết sự đổi mới của bạn. Vì vậy, nếu động não là xấu như vậy, tại sao chúng ta tiếp tục có những phiên này? Theo ý kiến của tôi, hình ảnh thần tượng về động não mà chúng ta đã được nuôi dưỡng bởi ngành công nghiệp truyền thông củng cố ý tưởng rằng những cuộc họp này là một cách hiệu quả để đổi mới. Các nhà quản lý trong cấu trúc thứ bậc cũng có thể gặt hái thành quả từ giải pháp nhóm dễ dàng hơn so với việc các cá nhân được tự do suy nghĩ và nắm quyền sở hữu ý tưởng của riêng họ. Hình ảnh văn hóa đại chúng và quản lý doanh nghiệp kiểu cũ là hai hiệu ứng khuếch đại sự tồn tại của động não. Để làm cho nó hoạt động, chúng ta nên suy nghĩ lại hoàn toàn về cách quản lý các phiên động não, đặc biệt là trong một thế giới mà công việc từ xa thậm chí còn khó khăn hơn.

3 bước để tiến hành brainstorm hiệu quả

Khi được xử lý tốt, nỗ lực động não có thể dẫn đến sự đổi mới thực sự. Nhưng trước tiên, bạn cần quên tất cả những gì bạn biết về động não và suy nghĩ lại từ đầu.

Con người khéo léo hơn khi họ ở một mình. Newton đã không nghĩ ra định luật hấp dẫn trong một cuộc họp - ông chỉ có một mình, ngồi dưới gốc cây! Lợi ích của sự cô đơn đối với sự sáng tạo đã được chứng minh trong nhiều nghiên cứu. Trong một bài báo từ năm 2018 , một nhóm do các nhà khoa học của Trường Kinh doanh Harvard đứng đầu đã chỉ ra rằng việc đưa mọi người vào một nhóm làm tăng hiệu suất giải quyết vấn đề của họ nhưng cũng làm giảm chất lượng giải pháp của họ. Ngược lại, khi nhóm chỉ gặp nhau không liên tục, hiệu suất giải quyết vấn đề của họ không đổi và chất lượng của giải pháp tăng lên. Sự gián đoạn này là chìa khóa để động não tốt.

Dưới đây là ba giai đoạn chính của phiên động não hiện đại, thân thiện từ xa, sử dụng tính gián đoạn:

1. Động não cá nhân

Để động não hiệu quả, giải pháp duy nhất là giải cấu trúc nhóm và để các cá nhân tự suy nghĩ trước. Bước đầu tiên là người quản lý nhóm phải tạo tài liệu được ghi chép đầy đủ về vấn đề hiện tại. Tài liệu này nên chứa càng nhiều thông tin cơ bản càng tốt để các thành viên trong nhóm có thể cung cấp thông tin đầu vào và ý tưởng đầy đủ thông tin.

Khi tài liệu đã sẵn sàng, mỗi cá nhân nên có thời gian để suy nghĩ về nó một cách độc lập và thực hiện nghiên cứu của riêng họ. Khái niệm về thời gian là rất quan trọng ở đây. Không thể vội vàng đưa ra những ý tưởng hay và nên dành ít nhất hai tuần thời gian để thực sự suy nghĩ về một chủ đề phức tạp. Các nhà quản lý nên đảm bảo phân bổ đủ thời gian và đấu tranh chống lại những cá nhân có nhu cầu đóng cửa mạnh mẽ. Khi đối mặt với sự không chắc chắn, một số người có xu hướng đưa ra quyết định vội vàng để tránh sự không chắc chắn để ở lại. Đây là một lý do khác khiến cuộc họp không hiệu quả trong giai đoạn đầu của quá trình động não.

2. Đặt các ghi chú chung và nuôi dưỡng chúng

Khi mỗi thành viên trong nhóm đã có thời gian suy nghĩ và chuẩn bị các ghi chú của mình, đã đến lúc tập hợp chúng lại với nhau. Điều cần thiết là chống lại sự cám dỗ để có một cuộc họp vào thời điểm này. Cố gắng trộn lẫn tất cả các ý kiến và quan điểm trong một cuộc họp có thể sẽ dẫn đến tranh cãi và xích mích gay gắt.

Dành thời gian để đọc và hiểu một lập luận dài sẽ hiệu quả hơn nhiều. Nhóm của bạn nên dành thời gian để xem qua ý tưởng của người khác, suy nghĩ lại về ý kiến đóng góp của họ hoặc cung cấp thông tin chi tiết bổ sung cho người khác.

Nếu nhóm của bạn đã quen với các phương thức liên lạc không đồng bộ , thì đây sẽ là điều dễ hiểu. Nếu không, điều quan trọng là người quản lý phải đào tạo nhóm của họ dành thời gian để đưa ra phản hồi dài hạn ở định dạng văn bản.

Người quản lý cũng có vai trò tập hợp tất cả các phản hồi này lại với nhau và xây dựng phiên bản cuối cùng của tài liệu.

3. Họp để thống nhất và sửa chữa chứ không phải để tìm ý kiến

Trong hầu hết các trường hợp, giai đoạn cuối cùng là tùy chọn và chỉ xảy ra nếu cần thiết. Nếu các giai đoạn trước diễn ra suôn sẻ, người quản lý nên có sẵn một giải pháp được ghi chép đầy đủ.

Nhưng đôi khi, một chút liên kết là cần thiết, và đó là lý do duy nhất tại sao một cuộc họp nên diễn ra. Nếu bạn vẫn đang vật lộn để nảy ra ý tưởng, hãy quay trở lại bàn làm việc và dành thêm thời gian để suy nghĩ. Một cuộc họp sẽ không sửa chữa nó.

Cuộc họp kết thúc có thể được sử dụng để xác nhận quyết định đã được đưa ra và đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm hiểu và cam kết thực hiện các bước tiếp theo. Nếu các vấn đề vẫn tồn tại và không thể giải quyết bằng văn bản, cuộc họp cũng có thể giúp ích. Một cuộc họp có thể giúp giải quyết vấn đề hiệu quả nếu nhóm đã được cung cấp đầy đủ thông tin.

Điều quan trọng tại thời điểm này là người quản lý không quay trở lại với các buổi động não cổ điển, nơi các ý tưởng bay xung quanh. Có thể dễ dàng nghi ngờ, đặc biệt nếu một số thành phần của nhóm đang phản đối quyết định cuối cùng. Hãy chú ý đến sự năng động của nhóm và tránh tranh luận sẽ khiến bạn lùi một bước.

Ai đó cần đưa ra quyết định cuối cùng và người ra quyết định đó phải được thông báo trước rõ ràng với mọi người. Khi một quyết định được đưa ra, điều quan trọng là cả nhóm phải cam kết thực hiện nó, ngay cả khi một số thành viên không đồng ý.

Khi hoàn thành ba giai đoạn này, các phiên động não của bạn sẽ trở thành một nỗ lực phi tập trung dẫn đến sự đổi mới thực sự. Để đạt được điểm này cần một chút luyện tập, nhưng nó có thể mở khóa những ý kiến đóng góp có giá trị từ nhóm của bạn.

Bỏ qua động não

Mẫu động não mà tôi đưa ra trong bài đăng này sẽ dễ dàng thực hiện hơn khi người quản lý sẵn sàng thử điều gì đó khác biệt. Nhưng đôi khi, bạn có thể thấy mình bắt buộc phải tham gia các buổi động não không hiệu quả. Nếu đúng như vậy, nói chuyện với người quản lý của bạn về phương pháp này có thể là một khởi đầu tốt. Bạn có thể giải thích rằng bạn cảm thấy thoải mái hơn khi có thời gian suy nghĩ về một vấn đề trước khi đưa ra giải pháp. Điều này là dễ hiểu.

Một cách khác để đối mặt với vấn đề này đơn giản là nói không với việc động não mà không chuẩn bị trước. Chúng ta có xu hướng quên rằng “không” là một câu trả lời hợp lệ tại nơi làm việc. Nếu bạn không biết cách trình bày, đây là một mẫu đơn giản mà bạn có thể sử dụng để giao tiếp với người quản lý của mình:

I feel unprepared for this brainstorming session and would like to take more time to think about it before offering my opinion. If you could also send me additional information and data on this issue, this would help me to provide well-informed feedback.

Mẫu này đưa ra một lập luận hợp lệ để trì hoãn việc động não — bạn cần thêm thời gian — đồng thời buộc người phụ trách phải làm chủ và cung cấp thêm thông tin về vấn đề cần giải quyết.

Động não đã không hiệu quả trong nhiều năm. Bây giờ là lúc để thay đổi cách làm của chúng ta và đổi mới tốt hơn. Hãy quên đi những gì bạn thấy trên TV và bắt đầu thực hiện động não không liên tục — khoảnh khắc eureka của bạn chỉ còn một bước nữa.