Etkili Proje Yönetimi için Öğrenilen Dersleri Yakalama ve Uygulama Sanatı

Yakın zamanda proje yönetimiyle hiçbir ilgisi olmayan harika bir kitap olan The Declassification Engine'i okumayı bitirdim (dallara ayrılmaya çalışıyordum 🙄). Bununla birlikte, yolun yaklaşık üçte birinde, yazar Matthew Connelly'nin "ulusumuzun tarihini kategorize etmeme sorunları" olarak tanımladığı şeyin benzerliği karşısında hayrete düştüm.

Hayatımın ve kitabın alt konusunun bir araya geldiği nokta, iyi dersler alınmış bir stratejinin yalnızca bir kuruluş için değil, bir ulus (örneğin, Amerika Birleşik Devletleri) için neler yapabileceği gerçeğidir. Bay Connelly, "Tarihi bilmeyenler onu tekrar etmeye mahkumdur" sözünün kolaylıkla katalizörü olabilecek gerçeği sunarak harika bir iş çıkarıyor. (-Edmund Burke).

Uyumlu olduğumuzdan emin olmak için, işte Connelly'nin kitabının kısa versiyonu: "The Declassification Engine"de Connelly, kendisinin ve ekibinin ABD hükümetinin sınıflandırma ve sınıflandırma kaldırma sistemini nasıl keşfettiğini, özellikle de aşırı gizliliğin ve sınıflandırmanın olumsuz etkilerine dikkat çekerek anlatıyor. tarihi kayıtların yok edilmesi. Bu gizlilik ve yıkım kültürünün demokrasiyi zayıflattığını ve geçmişi anlamamızı engellediğini savunuyor.

O altı çizili Proje yöneticileri olarak biz, bir projeden öğrenilen dersleri yakalamak için bir planın uygulanması gibi basit bir görev üzerinde durmadığımızda, bu durum tam olarak gerçekleşir. Ekip dağıldığında veya başka bir projeye başladığında, bilgilerin yazılı değilse imha edildiğini de düşünebilirsiniz. Neden kimsenin alınan dersleri takip etmediğini merak ederek yeni projelere girdim... büyük sır nedir?

Öğrenilen Dersleri neden izliyoruz?

İster proje veya program yönetimi, ister uzun, yorucu bir görev olsun, öğrenilen derslerin belgelenmesi ve uygulanması süreci, sürekli iyileştirme ve gelecekteki çabalarda başarı için çok önemlidir. Alınan dersler, kuruluşların başarılarından yararlanmalarına, geçmiş hatalardan kaçınmalarına, verimsizlik alanlarını belirlemelerine ve hataların tekrarını önlemelerine yardımcı olur. Bu bilgilerin yakalanması aynı zamanda en iyi uygulamaların geliştirilmesine ve iş süreçlerinin iyileştirilmesine de katkıda bulunabilir.

Her iki bağlamda da (hükümet tarihçisi veya proje yöneticisi) şeffaflığın, belgelemenin ve geçmiş deneyimlerden öğrenmenin önemine açık bir vurgu vardır. Connelly'nin halkın anlayışını geliştirmek için daha şeffaf ve hesap verebilir bir sınıflandırma sistemini savunması gibi, proje yöneticileri de ekipleri ve organizasyonları içinde şeffaflığı ve hesap verebilirliği teşvik etmek için öğrenilen dersleri kullanır.

Öğrenilen Derslerin Kaydedilmesi

En kolay anlamda, gün içinde faydalı bulduğunuz, tuhaf bulduğunuz veya değiştirmeniz gereken düşünce veya konuları yazmanız günde yalnızca birkaç dakikanızı alır. Tüm projelerim için (Obsydian veya Notion aracılığıyla) çalışan bir ham dijital kayıt tutuyorum ve bu notlar, öğrenilen dersler için hafızamı canlandırmaya yardımcı oluyor. İzleyebileceğiniz birkaç en iyi uygulamayı (atıf) burada bulabilirsiniz:

• Tüm Ekibi ve Paydaşları Dahil Edin : Alınan dersler uygulamasına proje yöneticisini, proje ekibini ve kilit paydaşları dahil edin. Bu, projenin farklı perspektiflerden kapsamlı bir şekilde anlaşılmasını sağlar. ( Öğrenilen Dersleri Yakalama Kılavuzu )

  
  

• Düzenli İncelemeler Yapın : Projenin karmaşıklığına bağlı olarak, bilgileri hala tazeyken yakalamak için her proje yönetimi aşamasının sonunda öğrenilen dersler oturumu düzenleyin. Bu, neyin iyi gittiğinin, neyin yanlış gittiğinin ve bundan ne öğrenilebileceğinin zamanında değerlendirilmesine olanak tanır. ( Asana )

  
  

• Dersleri Merkezi Bir Depoda Saklayın : Öğrenilen dersleri, tüm ekip üyelerinin kolayca erişebileceği merkezi bir depoda saklayın. Bu, derslerin geri alınabilmesini ve gelecekteki projelere rehberlik etmek için kullanılabilmesini sağlar. ( Basit Öğrenin )

  
  

• Geçmiş Dersleri Gözden Geçirin : Ekiple birlikte geçmiş dersleri gözden geçirmeyi zorunlu hale getirin. Bu, öğrenmeyi güçlendirmeye ve geçmişteki hataların tekrarlanmamasını sağlamaya yardımcı olur (Simplilearn)

Öğrenilen Dersler Şablonu Örnekleri

İşte kişisel çıplak kemik şablonum:

1. Proje Adı | Başlangıç Tarihi | Bitiş tarihi
2. Sponsor, büyük paydaşlar ve ekip üyeleri (ve e-postalar)
3. Bütçe
4. Bilinen Sorunlar Proje Başladığında (bunu bilmek iyidir, bu nedenle ortaya çıkan herhangi bir sorun bağlamında ele alındığında bilinen ancak göz ardı edilen bir sorun olmuş olabilir)
5. Dersler öğrenildi
6. Sorun neydi?
   • Projeyi nasıl etkiledi?
   • Sorun nasıl düzeltildi, ele alındı veya başka bir şekilde geçersiz kılındı?
   • Bu tür bir sorun başka bir projede meydana gelirse farklı olarak ne yapılmalıdır?
7. Öğrenilen dersleri gözden geçirdiklerini belirten sponsorun veya kıdemli paydaşın (veya müşterinin*) imzası.

Bunların hepsi oldukça basittir; Ders alınan farklı konuların her biri için beş numara yapılmalıdır. Altıncı madde için bu her zaman gerekli değildir, ancak besin zincirinin daha yukarılarındaki birinin proje veya ekibin karşılaştığı sorunlardan haberdar olmasını sağlamanıza olanak tanır. En kötü durumda "teşekkür ederim" derler, en iyi durumda ise herkesin okuması için etrafa gönderirler.

Örnek olarak kullanabileceğiniz diğer bazı siteler şunlardır:

• ClickUp, gelecekteki projeler için yararlı bilgiler elde etmek amacıyla kullanılabilecek en iyi öğrenilen dersler şablonlarının bir listesini sunar. Bu şablonlar kapsamlı ve kullanıcı dostu olacak şekilde tasarlanmıştır.

  
  

• Monday.com, her türden profesyonel için oluşturulmuş etkileşimli, öğrenilen dersler şablonu sağlar. Bu şablon, ekip üyelerinin tamamlanmış bir projeye ilişkin hem olumlu hem de olumsuz deneyimleri gözden geçirmesine yardımcı olur ve günlük yönetimi, iletişimi, teknik unsurları ve genel proje yönetimini kapsayacak şekilde yapılandırılmıştır.

  
  

• TemplateLab, Excel ve Word formatlarında çeşitli öğrenilen dersler şablonları içerir. Bu şablonlar, projelerden öğrenilen dersleri belgelemek ve analiz etmek için şiddetle tavsiye edilir ve projenizi tanımlama, belgelendirme için ekip üyelerini seçme, bilgileri depolama ve öğrenilen dersleri yayma konusunda size rehberlik eder.

Günün sonunda bizim veya ekibimizin yanlış yaptığı şeyin bir daha yaşanmamasını sağlamak bizim sorumluluğumuzdur.

Ve eğer bu tür bir projeyi gerçekleştirmenin gizli sırrını bulduysanız, onu da yakaladığınızdan emin olun... mesele sadece kıyamet ve kasvetle ilgili değil.