Искусство сбора и применения извлеченных уроков для эффективного управления проектами

Недавно я закончил читать фантастическую книгу «Движок рассекречивания», которая, казалось бы, не имеет ничего общего с управлением проектами (я пытался расшириться 🙄). Однако примерно на трети пути я был поражен сходством того, что автор Мэтью Коннелли описывал как «проблемы отсутствия категоризации истории нашей страны».

Моя жизнь и сюжет книги сходятся воедино, так это реальность того, что хорошая стратегия, основанная на извлеченных уроках, может сделать не только для организации, но и для нации (например, Соединенных Штатов). Г-н Коннелли отлично справляется с представлением факта, который легко мог бы стать катализатором высказывания: «Те, кто не знает истории, обречены повторять ее». (- Эдмунд Берк).

Чтобы убедиться, что мы все синхронизированы, вот краткая версия книги Коннелли: В «Машине рассекречивания» Коннелли обсуждает, как он и его команда исследовали систему классификации и рассекречивания правительства США, особенно отмечая негативные последствия чрезмерной секретности и уничтожение исторических документов. Он утверждает, что эта культура секретности и разрушения умаляет демократию и мешает нашему пониманию прошлого.

Что подчеркнутый часть — это именно то, что происходит, когда мы, как менеджеры проектов, не зацикливаемся на простой задаче реализации плана для отражения извлеченных уроков проекта. Как только команда разойдется или начнет новый проект, вы также можете считать, что информация уничтожена, если ее не записать. Я приступил к новым проектам и задавался вопросом, почему никто не отслеживает извлеченные уроки... в чем большой секрет?

Почему мы отслеживаем извлеченные уроки

Будь то управление проектом или программой или даже длительная, затяжная задача, процесс документирования и применения извлеченных уроков имеет решающее значение для постоянного совершенствования и успеха в будущих начинаниях. Извлеченные уроки помогают организациям извлечь выгоду из своих успехов, избежать прошлых ошибок, выявить области неэффективности и предотвратить повторение ошибок . Сбор этой информации также может способствовать развитию передового опыта и улучшению бизнес-процессов.

В обоих контекстах – правительственный историк или руководитель проекта – делается явный акцент на важности прозрачности, документации и изучения прошлого опыта. Точно так же, как Коннелли выступает за более прозрачную и подотчетную систему классификации для повышения понимания общественности, менеджеры проектов используют извлеченные уроки для повышения прозрачности и подотчетности в своих командах и организациях.

Усвоение извлеченных уроков

Проще говоря, требуется всего несколько минут в день, чтобы записать мысли или проблемы, которые вы считаете полезными, странными или которые необходимо изменить в течение дня. Я веду необработанный цифровой журнал всех моих проектов (через Obsydian или Notion), и именно эти записи помогают мне вспомнить извлеченные уроки. Вот несколько лучших практик (атрибуции), которым вы можете следовать:

• Вовлекайте всю команду и заинтересованные стороны . Включите менеджера проекта, команду проекта и ключевых заинтересованных сторон в процесс извлечения уроков. Это обеспечивает всестороннее понимание проекта с разных точек зрения. ( Руководство по усвоению извлеченных уроков )

  
  

• Проводите регулярные проверки . В зависимости от сложности проекта проводите сеанс извлечения уроков в конце каждого этапа управления проектом, чтобы собирать информацию, пока она еще свежа. Это позволяет своевременно оценить, что прошло хорошо, что пошло не так и чему можно научиться из этого. ( Асана )

  
  

• Храните уроки в центральном репозитории . Сохраняйте полученные уроки в центральном репозитории, который легко доступен всем членам команды. Это гарантирует, что уроки можно будет извлечь и использовать для руководства будущими проектами. ( Простое обучение )

  
  

• Обзор прошлых уроков . Сделайте обязательным обзор прошлых уроков вместе с командой. Это помогает закрепить обучение и гарантировать, что прошлые ошибки не повторятся (Simplilearn).

Образцы шаблонов извлеченных уроков

Вот мой личный шаблон:

1. Название проекта | Дата начала | Дата окончания
2. Спонсор, основные заинтересованные стороны и члены команды (и электронные письма)
3. Бюджет
4. Известные вопросы когда проект начался (это полезно знать, поэтому, если рассматривать его в контексте любых возникших проблем, могла возникнуть проблема, которая была известна, но игнорировалась)
5. Уроки выучены
6. В чем заключалась проблема?
   • Как это повлияло на проект?
   • Как проблема была исправлена, решена или иным образом устранена?
   • Что следует делать по-другому, если проблема такого типа возникает в другом проекте?
7. Подпись спонсора или старшего заинтересованного лица (или клиента*), подтверждающая, что они ознакомились с извлеченными уроками.

Все это довольно просто; номер пять следует сделать для каждого из различных вопросов, по которым был усвоен урок. Что касается шестого пункта, это не всегда необходимо, но это позволяет вам убедиться, что кто-то на более высоком уровне пищевой цепочки знает о любых проблемах, возникших в проекте или команде. В худшем случае они скажут «спасибо», в лучшем случае — рассылают это всем, чтобы они прочитали.

Вот еще несколько сайтов в качестве примеров, которые вы можете использовать:

• ClickUp предлагает список лучших шаблонов извлеченных уроков, которые можно использовать для сбора полезной информации для будущих проектов. Эти шаблоны разработаны, чтобы быть всеобъемлющими и удобными для пользователя.

  
  

• Monday.com предоставляет интерактивный шаблон извлеченных уроков, созданный для профессионалов всех видов. Этот шаблон помогает членам команды анализировать как положительный, так и отрицательный опыт завершенного проекта. Он структурирован так, чтобы охватить повседневное управление, общение, технические элементы и общее управление проектом.

  
  

• TemplateLab предлагает множество шаблонов на основе извлеченных уроков в форматах Excel и Word. Эти шаблоны настоятельно рекомендуются для документирования и анализа уроков, извлеченных из проектов, и они помогут вам определить ваш проект, выбрать членов команды для документирования, хранения информации и распространения извлеченных уроков.

В конце концов, мы несем ответственность за то, чтобы то, что мы или наша команда делаем неправильно, не повторилось.

И если вы нашли секретный секрет реализации этого конкретного типа проекта, обязательно запечатлейте и его... дело не только в мрачности и гибели.