Dit is waarom u moet stoppen met u te vaak te verontschuldigen op het werk

Je excuses aanbieden op het werk is in bepaalde situaties noodzakelijk. Maar wat als je, in plaats van sorry te zeggen wanneer het nodig is, het veel te vaak zegt?

Sorry dat ik u stoor…

Het spijt me dat ik het u nogmaals vraag, maar...

Sorry dat ik niet eerder heb gereageerd…

Sorry zeggen lijkt misschien beleefd, maar je excuses aanbieden, zelfs als dat niet nodig is, kan je imago en geloofwaardigheid schaden. Je komt over als defensief, onderdanig of iemand die niet weet wat hij of zij doet.

Bij sorry zeggen draait het niet om aardig zijn tegen anderen of het niet hebben van een ego (beide belangrijke kwaliteiten voor op de werkvloer). Het komt voort uit onzekerheid of uit de wens om aardig gevonden en geaccepteerd te worden door anderen.

Als je je excuses aanbiedt voor onbelangrijke zaken of verantwoordelijkheid neemt voor zaken waar je geen controle over hebt, lijk je niet alleen iemand met weinig zelfvertrouwen, maar het verlaagt ook je eigen zelfvertrouwen.

Zoals Lao Tzu beroemd zei:

“Let op je gedachten, ze worden je woorden; let op je woorden, ze worden je daden; let op je daden, ze worden je gewoontes; let op je gewoontes, ze worden je karakter; let op je karakter, het wordt je lot.”

Wat je denkt en zegt, is wie je wordt. Je excuses aanbieden kan een onbewuste gewoonte worden als je het woord 'sorry' te vaak uit je mond laat glippen en niet oplet hoe vaak je het gebruikt.

Te veel excuses aanbieden schaadt je carrière. Bied absoluut je excuses aan als het nodig is. Doe het alleen niet voor dingen die geen excuses op de werkvloer verdienen. Doe het om de juiste redenen, zodat je excuses niet alleen worden geaccepteerd, maar ook gewaardeerd. Gebruik deze 3 stappen om het goed te doen.

Maak gebruik van je innerlijke dialoog

Herkennen wanneer u wel en niet 'sorry' moet zeggen, is de eerste stap om de neiging om u te vaak te verontschuldigen tegen te gaan.

Raadpleeg je innerlijke stem voordat je iets zegt. Vraagt het je om 'sorry' te zeggen? Waarom?

• Is het uit angst om niet geaccepteerd of aardig gevonden te worden?
• Vereist de situatie dat u uw excuses aanbiedt? Waarom?
• Zouden de excuses oprecht zijn?

Verontschuldig u alleen als de situatie daarom vraagt en om geen enkele andere reden.

Verontschuldig je niet als:

• Vragen stellen, om verduidelijking vragen of om aanvullende informatie vragen.
• Herinneringen versturen of verzoeken opvolgen.
• Het delen van een meningsverschil of een meningsverschil.
• Om hulp vragen of om iemands tijd en aandacht.
• Deelnemen aan een gesprek om je mening te uiten of je mening geven tijdens een vergadering.
• Je hebt een kleine fout gemaakt of je hebt op een manier gehandeld die niemand schaadt.
• Feedback ontvangen of geven.
• Niet voldoen aan verwachtingen over zaken die buiten je controle liggen.

Bied uw excuses aan wanneer u:

• Je bent je kalmte kwijt en onbeleefd tegen anderen.
• Een vermijdbare fout gemaakt die een enorme impact had op anderen of de organisatie.
• Ik kon mijn inzet niet volhouden, terwijl ik toch een grote impact op anderen had.
• Gelogen over iets of op een manier gehandeld die anderen kon kwetsen of schaden.

Stop met de hele tijd te denken dat je in de weg zit, dat je de persoon naast je lastigvalt. Als mensen het niet leuk vinden, kunnen ze klagen. En als ze niet de moed hebben om te klagen, is dat hun probleem.

—Paulo Coelho

Als je weet in welke situaties je je moet verontschuldigen en in welke niet, voorkom je dat je jezelf naar beneden haalt door onnodig sorry te zeggen.

Neem verantwoordelijkheid, verzin geen excuses.

Je excuses aanbieden op de verkeerde manier is erger dan helemaal geen excuses aanbieden. Wanneer je je gedrag of uitkomst probeert te rechtvaardigen en weigert de verantwoordelijkheid te nemen, worden je excuses ineffectief en nutteloos.

Het gebruiken van excuses kan ook averechts werken, omdat anderen vaak zien dat je niet oprecht bent en alleen maar een schijnvertoning opvoert. Hierdoor kom je over als onbetrouwbaar, bedrieglijk en onecht.

Gebruik geen excuses om je gedrag te rechtvaardigen of je fouten te verdoezelen. Neem de uitkomst in eigen hand, neem verantwoordelijkheid.

Bijvoorbeeld:

In plaats van: Sorry voor de vertraging. Ik begrijp dat u afhankelijk was van mij om uw werk af te maken. Ik kon mijn taak niet afmaken omdat ik in een andere vereiste werd getrokken. Er is geen manier waarop ik mijn verplichting had kunnen nakomen met al dat extra werk dat aan mij was toegewezen.

Zeg dit: Sorry voor de vertraging. Ik begrijp dat u afhankelijk was van mij om uw werk af te maken. Ik kon mijn taak niet afmaken omdat ik in een andere vereiste werd getrokken. Ik had echter met u en mijn manager moeten samenwerken om de verwachtingen te verduidelijken en opnieuw af te stemmen. Ik ga dit in de toekomst oplossen. Wat kan ik nu doen of hoe kan ik helpen de impact van mijn vertraging op uw werk te verhelpen?

In plaats van: Sorry dat ik tegen je heb geschreeuwd in de vergadering. Ik verloor mijn kalmte omdat je ontwerp een aantal ernstige gebreken had en het leek erop dat je niet voldoende tijd besteedde aan het nadenken over het probleem. Ik verwacht niet dat je ieders tijd verspilt met een halfbakken ontwerp.

Zeg dit: Het spijt me dat ik tegen je heb geschreeuwd tijdens de vergadering. Ik begrijp dat je ontwerp niet aan mijn verwachtingen voldeed, aangezien we tijdens de discussie verschillende ernstige gebreken hebben ontdekt. Ik had mijn teleurstelling kunnen uiten zonder het je uit te hoeven spreken. Mijn gedrag was onacceptabel en ik ga eraan werken. Kun je in de toekomst akkoord gaan met het verduidelijken van verwachtingen en het vragen van mijn input voor een conceptversie voordat je iedereen uitnodigt?

In plaats van: Sorry dat ik de code heb vrijgegeven voor productie met een ernstige bug. Ik weet dat het een grote klantenkring heeft beïnvloed. Maar begrijp alsjeblieft dat ik onder grote druk stond van iedereen om de deadline voor de lancering te halen. Ik heb niet voldoende tijd gehad om te testen.

Zeg dit: Het spijt me dat ik de code heb vrijgegeven voor productie met een ernstige bug. Ik weet dat het een grote klantenkring heeft beïnvloed. Hoewel ik te maken had met veel druk van iedereen om de lanceringsdeadline te halen, had ik de code niet moeten pushen zonder grondige tests. Ik ga je in de toekomst informeren als we de releasedatums om welke reden dan ook niet kunnen halen. We kunnen dan een strategie uitwerken en de volgende stappen bepalen, terwijl we iedereen op de hoogte houden van de beslissing. Is er nog iets anders dat je van mij verwacht?

Zodra mensen stoppen met het verzinnen van excuses, stoppen met het beschuldigen van anderen en eigenaarschap nemen over alles in hun leven, worden ze gedwongen om actie te ondernemen om hun problemen op te lossen. Ze zijn betere leiders, betere volgers, betrouwbaardere en actievere teamleden en bedrevener in het agressief nastreven van missievervulling. Maar ze zijn ook nederig - in staat om te voorkomen dat hun ego relaties schaadt en de missie en het team negatief beïnvloedt.

— Jocko Willink

Verpest een verontschuldiging niet met een excuus of redenering. De enige manier om je excuses geaccepteerd te krijgen en te voorkomen dat de situatie zich herhaalt, is door verantwoordelijkheid te nemen voor je daden en die uit te spreken.

Gebruik taal die niet zelfspot bevat.

Taal die je gebruikt tijdens het communiceren, ongeacht of je goed of slecht nieuws overbrengt, speelt een cruciale rol in hoe anderen je zien en behandelen. Je denkt misschien dat anderen het je makkelijk zullen maken als je je als slachtoffer gedraagt of woorden gebruikt die je kleineren, maar zelfspottende taal gebruiken heeft het tegenovergestelde effect.

Mijn fout. Ik ben een dwaas dat ik het niet eerder heb gezien.

Sorry. Ik ben een vreselijk persoon dat ik jou in de uitnodiging heb gemist.

Vergeef me alsjeblieft. Je moet begrijpen dat ik geen keus had.

Jezelf in een slecht daglicht stellen helpt je niet om brownie points te scoren of om anderen sympathie voor je te laten krijgen. Het schetst eerder een beeld dat je onwaardig, incompetent en timide doet lijken. Niemand respecteert een persoon die zichzelf niet respecteert. Niemand vertrouwt een persoon die weinig zelfvertrouwen en eigenwaarde uitstraalt.

Een tijdelijke beoordelingsfout maakt u niet ontoereikend, onwaardig of onwaardig voor het vertrouwen en respect van anderen. U kunt uw excuses aanbieden zonder dat dit ten koste gaat van uw trots en waardigheid. Houd u aan de feiten. Gebruik taal die geen karaktermoord of persoonlijke opmerkingen inhoudt.

Bijvoorbeeld:

In plaats van: Mijn fout. Ik ben een dwaas dat ik het niet eerder heb gezien.

Zeg dit: Ik heb de kans gemist om het probleem op te lossen toen het nog relatief klein was, door er niet op het juiste moment aandacht aan te besteden. Ik heb het te lang laten liggen en dat heeft het probleem erger gemaakt. Het is een leerzame les voor mij. Vanaf nu zal ik op het juiste moment de juiste aandacht aan problemen besteden en om ondersteuning vragen als het iets is dat ik niet zelf kan oplossen.

In plaats van: Sorry. Ik ben een vreselijk persoon dat ik jou in de uitnodiging heb gemist.

Zeg dit: In een haast om een uitnodiging te versturen voor de productlanceringsvergadering, heb ik uw naam gemist. Ik erken dat u deel had moeten uitmaken van die vergadering en dat ik voorzichtiger moet zijn. Ik zal de genodigden voor de vergadering voortaan dubbel controleren, zodat een dergelijke fout zich niet herhaalt.

Ondertussen deel ik de vergadernotities met u, zodat u op de hoogte bent van de discussie voor de volgende catch-up. Als u vragen hebt, laat het me dan weten.

In plaats van: Vergeef me, alsjeblieft. Je moet begrijpen dat ik geen keus had. Ik raakte verstrikt in een belangrijk probleem in de productie. Het duurde tot laat in de nacht... Ik was zo moe en uitgeput [gebruikte slachtoffertaal om uit te leggen waarom je je op een bepaalde manier gedroeg].

Zeg dit: Ik heb je gisteren beloofd om je te helpen de bug op te lossen. Ik raakte echter verstrikt in een belangrijk probleem in de productie. Hoewel het cruciaal was dat ik aandacht aan het probleem besteedde, was het minste wat ik had kunnen doen, je informeren over de verandering in mijn prioriteiten. Je had naar huis kunnen gaan in plaats van op mij te wachten en je tijd te verspillen. Ik ga voortaan voorzichtiger zijn met mijn verplichtingen. Kunnen we een andere keer afspreken om naar het probleem te kijken waar je mee te maken had?

Een lage dunk van jezelf hebben is geen 'bescheidenheid.' Het is zelfdestructie. Je uniekheid hoog in het vaandel houden is geen 'egoïsme.' Het is een noodzakelijke voorwaarde voor geluk en succes.

― Bobbe Zomer

Kleineer uzelf nooit en ga niet over tot drama en slachtoffermentaliteit wanneer u uw excuses aanbiedt. Al dat geklaag, beschuldigen, schaamte, zelfbewustzijn, onzekerheid en gevoelens van ontoereikendheid zullen u geen vrijgeleide geven voor slecht gedrag of ervoor zorgen dat anderen het ding negeren dat u niet had moeten doen. Alleen een oprechte en oprechte verontschuldiging kan dat. Dwing anderen om u te respecteren met zelfrespect, niet door het te verliezen.

“We maken allemaal fouten, hebben allemaal problemen en hebben zelfs spijt van dingen uit het verleden. Maar jij bent niet je fouten, je bent niet je problemen en je bent NU hier met de kracht om je dag en je toekomst vorm te geven.”

―Steve Maraboli

Samenvatting

1. Er zijn maar weinig situaties op het werk die een verontschuldiging rechtvaardigen. Sorry zeggen als dat niet nodig is, kan uw reputatie en geloofwaardigheid schaden.

   
   

2. Je excuses aanbieden maakt je niet aardiger of waardiger voor de vergeving van anderen. Het kan je carrière ruïneren door je over te laten komen als een persoon met weinig zelfvertrouwen en een laag zelfbeeld.

   
   

3. Als je de gewoonte hebt om vaak sorry te zeggen, zelfs als je het niet meent, is de eerste stap om te stoppen met onnodig sorry zeggen, om contact te maken met je innerlijke stem: identificeer waarom die verwacht dat je sorry zegt. Bied alleen je excuses aan als de situatie daar echt om vraagt.

   
   

4. Excuses gebruiken om je gedrag te rechtvaardigen of de fouten die je hebt gemaakt te verdoezelen, maakt dat je overkomt als oneerlijk en onbetrouwbaar. Bij het aanbieden van excuses kun je alleen respect en vertrouwen winnen door verantwoordelijkheid te nemen voor je acties of de resultaten die je hebt bereikt.

   
   

5. Jezelf naar beneden halen lijkt misschien een goede strategie om de sympathie van anderen te winnen en te voorkomen dat je geconfronteerd wordt met de schaamte en vernedering die gepaard gaan met gevoelens van sorry zeggen, maar zelfspottende taal gebruiken doet jou en anderen geen goed. Bied je excuses aan zonder afbreuk te doen aan je eigenwaarde en eigenwaarde.

Dit verhaal is eerder hier gepubliceerd. Volg mij op LinkedIn of hier voor meer verhalen.