स्लैक को अधिकतम करने के 5 प्रभावी तरीके जो आप शायद नहीं जानते होंगे

छवि: अपस्लैश से स्टीफन फिलिप्स

आप पहले से ही जानते हैं कि स्लैक क्या है। यह वह सॉफ्टवेयर है जो आपको अपना काम बेहतर तरीके से करने में मदद करता है। यह टीम पहुंच के लिए वह मंच है जो संचार को आसान बनाता है।

अब आप सोच रहे हैं- और क्या? खैर, स्लैक के लिए और भी बहुत कुछ है।

यदि आप स्लैक में नए हैं, तो संभवतः आप इसे अधिकतम करने में पारंपरिक हैं। आप अपने कार्यस्थल में लॉग इन करते हैं, प्रासंगिक संदेशों के लिए स्कैन करते हैं, उनका जवाब देते हैं, और अपने काम आदि आदि पर एक रिपोर्ट अपलोड करते हैं। उबाऊ!

यहाँ स्लैक को अधिकतम करने के 'नए' तरीके दिए गए हैं।

स्लैक को अधिकतम करने के 5 तरीके

यदि आपको लगता है कि आपने सभी स्लैक को देख लिया है, तो ये अतिरिक्त ज्ञान के रूप में आ सकते हैं:

1. अधिसूचना में "मेरे कीवर्ड" का प्रयोग करें

यह आपके लिए है यदि आप अक्सर किसी महत्वपूर्ण बातचीत या प्रोजेक्ट के बीच में विचलित हो जाते हैं जब कोई ऐसा कुछ लिखता है जो आपके लिए प्रासंगिक नहीं है। यह आपके लिए है यदि आप अपना सामान एक साथ लाना चाहते हैं-

उन संदेशों को फ़िल्टर करने के लिए स्लैक की माई कीवर्ड सुविधा का उपयोग करें जिनमें विशिष्ट शब्द या वाक्यांश शामिल हैं जिन्हें आप अधिसूचित करना चाहते हैं।

उदाहरण के लिए, आप एचआर से संबंधित घोषणाओं के बारे में सूचनाओं से बच सकते हैं और केवल तभी अलर्ट प्राप्त कर सकते हैं जब आपके बॉस के पास कहने के लिए कुछ महत्वपूर्ण हो। स्लैक वर्कस्पेस में लॉग इन करें, प्राथमिकताएं, अलर्ट और नोटिफिकेशन पर जाएं, और सामान्य अनुभाग में "सभी सूचनाएं बंद करें" चुनें। फिर, फ़िल्टर > मेरे कीवर्ड के अंतर्गत एक नया कीवर्ड जोड़ें:

उदाहरण के लिए, यदि आप "नियुक्ति" के बारे में सूचनाएं प्राप्त करना चाहते हैं, तो मेरे कीवर्ड अनुभाग में अपॉइंटमेंट टाइप करें जैसा कि यहां देखा गया है:

यदि आप "ब्रेक, कॉफ़ी टाइम, कंटेंट, एडिट" आदि के बारे में सूचनाएं प्राप्त करना चाहते हैं, तो उन्हें मेरे कीवर्ड अनुभाग में इस तरह लिखें और उन्हें अल्पविराम से रखें:

यदि आप एक कंटेंट राइटर हैं, जो मेरे जैसे राइटर्स और मार्केटर्स स्लैक कम्युनिटी में भी हैं, तो इन कीवर्ड्स का इस्तेमाल उन नोटिफिकेशन को निर्दिष्ट करने के लिए करें, जिन्हें आप प्राप्त करना चाहते हैं। यह आपके काम को आसान बना सकता है क्योंकि आपको आवश्यक सूचनाएं प्राप्त होंगी।

2. स्लैकबॉट का लाभ उठाएं

स्लैकबॉट एक अंतर्निहित बॉट है जो एक व्यवस्थापक के रूप में टीम को ऑनबोर्डिंग, रिमाइंडर और बहुत कुछ करने में आपकी सहायता कर सकता है। इसे आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप अनुकूलित किया जा सकता है जैसे टीम के बारे में जानकारी संग्रहीत करना, अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों के उत्तर, या कर्मचारियों के लिए दैनिक सुझाव।

यह सुनिश्चित करता है कि सभी कर्मचारियों को एक ही समय में समान जानकारी प्राप्त हो। यह आपको स्लैक का उपयोग करने के तरीके (या किसी प्रोजेक्ट या कंपनी की नीति को फिर से समझाते हुए) के बारे में उन्हें प्रशिक्षित करने में समय और प्रयास बचाता है। खासकर तब जब नए खिलाड़ी हों।

उदाहरण के लिए, टीम के प्रत्येक सदस्य को स्लैक का उपयोग करने के तरीके के बारे में एक सूचना/मार्गदर्शिका प्राप्त होगी, भले ही वे कब शामिल हों। ऐसा करने के लिए आप बॉट को प्रोग्राम कर सकते हैं।

स्लैकबॉट का उपयोग ऑर्डर को प्रभावित करने के लिए भी किया जा सकता है। जब कोई उपयोगकर्ता संवेदनशील शब्दों का उपयोग करता है तो आप चेतावनी संदेश भेजने के लिए बॉट को अनुकूलित करते हैं, यह तदनुसार ऐसा करेगा। डेनियल साखेर की इस छवि पर एक नज़र डालें:

डेनियल ने ट्रिगर शब्दों की एक छवि साझा की, जिसके साथ समुदाय सहज नहीं है। दाईं ओर ऐसे शब्दों या वाक्यांशों के लिए स्लैकबॉट की अनुकूलित प्रतिक्रियाएँ हैं।

ऐसा करने के लिए, सेटिंग और slack.com/customize/slackbot पर जाएं। वह शब्द या वाक्यांश जोड़ें जिसे आप चाहते हैं कि बॉट ट्रैक करे। ऊपर की छवि में, जिन शब्दों को आप बॉट को ट्रैक करना चाहते हैं वे बाएं कॉलम में हैं।

जैसा कि छवि में दर्शाया गया है, आप लिख सकते हैं कि आप दाईं ओर कॉलम में बॉट को कैसे प्रतिक्रिया देना चाहते हैं। आप प्रत्येक वाक्यांश को अलग कर सकते हैं जिसे आप चाहते हैं कि बॉट ट्रैक करे और अल्पविराम से प्रतिक्रिया करे।

जब आप ऐसा करते हैं, तो आपको कुछ ऐसा मिलेगा:

जाहिर है, गुजरात को एक ट्रिगर शब्द माना जाता है, एक लिंग-पक्षपाती शब्द। यही कारण है कि इसे एक शब्द के रूप में चिह्नित किया गया है जिसे बॉट को ट्रैक और सही करना चाहिए।

आप चैनलों को मॉडरेट करने के लिए बॉट का उपयोग कर सकते हैं और कार्यस्थल में क्या साझा किया जाता है, खासकर यदि आप एक चैनल या किसी अन्य पर लिंक का आदान-प्रदान नहीं करना चाहते हैं।

3. ऐप निर्देशिका का अन्वेषण करें

स्लैक कमाल का है, लेकिन यह तब और भी बेहतर होता है जब आप इसका इस्तेमाल एडमिनिस्ट्रेटर के रूप में अन्य टूल्स से जुड़ने के लिए करते हैं। Slack से अधिक लाभ उठाने और उत्पादकता बढ़ाने के लिए 1,500 से अधिक ऐप्स, Slack ऐप निर्देशिका में उपलब्ध हैं।

आप ट्रेलो, Google डॉक्स, जीरा, ट्विटर और कई अन्य जैसे टूल से जुड़ सकते हैं। कैसे?

यदि आप Google डॉक्स लिंक साझा कर रहे हैं, तो आप इसे एक्सेस करने के लिए ऐप पर बने रह सकते हैं। इस तरह, आप अपने Google डॉक्स, शीट्स या स्लाइड्स को स्लैक में एकीकृत कर सकते हैं।

थोड़ा परिप्रेक्ष्य देने के लिए: जब टीम का कोई सदस्य आपके साथ फ़ाइल साझा करता है, तो आपको Google डॉक्स पर देखने या स्लाइड पर देखने के विकल्पों के साथ सीधे स्लैक से उस वार्तालाप को छोड़े बिना जहां इसे साझा किया गया था, सूचित किया जाएगा।

यदि फ़ाइल आपके ब्राउज़र में किसी अन्य टैब में खुली है, तो आप इसे अपने वर्तमान कार्यक्षेत्र में खींच सकते हैं। यदि आपने अपने स्लैक कार्यस्थल में Google ड्राइव स्थापित नहीं किया है, तो आप अभी शुरू कर सकते हैं।

यदि आप अपने फ़ोन का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको इस तरह का एक संदेश प्राप्त होगा:

यदि यह एक पीसी होता, तो आप इसे देखते:

आप ट्रेलो और पसंद के अन्य ऐप्स के साथ भी ऐसा ही कर सकते हैं। यदि आप ट्रेलो को एकीकृत करते हैं, तो आप ट्रेलो (स्लैक से) का उपयोग करके अपनी टीम में किसी का भी उल्लेख कर सकते हैं और उन्हें एक सूचना मिलेगी। आप दो दुनियाओं में से सर्वश्रेष्ठ प्राप्त कर सकते हैं अब तक आपके पास ट्रेलो पर एक टीम है और दूसरी स्लैक पर है।

4. शॉर्टकट का प्रयोग करें

शॉर्टकट जीवन को आसान बनाते हैं।

स्लैक में बहुत सारे बिल्ट-इन शॉर्टकट हैं और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कार्यस्थल पर उपयोगकर्ता या व्यवस्थापक हैं। इसे स्थापित करना मुश्किल हो सकता है। हर कोई समय-समय पर स्वचालित कमांड का उपयोग करना पसंद करता है (विशेषकर Ctrl D, Ctrl C, Ctrl X, Ctrl V, आदि, तो इसे शॉट क्यों न दें?

शॉर्टकट जीवन को आसान बनाते हैं।

बातचीत शुरू करने के लिए संदेशों पर जाने या किसी मौजूदा को जारी रखने के बजाय, आप एक नया संदेश बनाने के लिए आसानी से विंडोज़ पर Ctrl N या मैक आईओएस पर ⌘N टाइप कर सकते हैं।

सहायता केंद्र को जल्दी से एक्सेस करने के लिए, आप विंडोज और मैक आईओएस डिवाइस दोनों पर F1 कुंजी दबा सकते हैं। यदि आप अपना शॉर्टकट बनाना चाहते हैं, तो इस उबाऊ चरण का पालन करें:

• अपनी स्लैक सेटिंग में जाएं।

• ऐप्स और अनुकूलन प्रबंधित करें पर जाएं, और फिर, शॉर्टकट और एकीकरण के अंतर्गत अपने कार्यक्षेत्र को अनुकूलित करें पर क्लिक करें।

• आपको "पूर्व-निर्धारित शॉर्टकट" मिलेंगे, अनुभाग के निचले भाग में नए पूर्व-निर्धारित शॉर्टकट पर क्लिक करें।

• इस नई विंडो में, मैक पर Alt+x और विंडोज़ पर Ctrl+n के बाद अपना कमांड दर्ज करें। उदाहरण के लिए: /replyAltX या answerCtrl+n। फिर, तीन श्रेणियों में से एक आइकन चुनें: इमोटिकॉन्स, जीआईएफ (जो अब एक बड़ी बात है, यहां तक कि डिजिटल मार्केटिंग में भी), या यूट्यूब वीडियो (इसलिए जब कोई कुछ चौंकाने वाला या प्रफुल्लित करने वाला कहता है तो आप उसे तुरंत पोस्ट कर सकते हैं)। दूसरे शब्दों में, आप कमांड शॉर्टकट बना रहे हैं जो आपके कीबोर्ड पर एक कुंजी के साथ मेल खाते हैं।

• जब आप अन्य परिवर्तन कर लें जो आप करना चाहते हैं, तो परिवर्तन सहेजें हिट करें और बस इतना ही!

5. अपने नोटिफिकेशन को ट्वीक करें

एक उपयोगकर्ता या व्यवस्थापक के रूप में, यदि आप उन सूचनाओं को बंद करना चाहते हैं जिन्हें आप नहीं चाहते या जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है, तो आप चैनल द्वारा अपनी सूचनाओं में बदलाव कर सकते हैं। आपको बस उस चैनल पर बायाँ-क्लिक करना है जिससे आप फिर से सूचनाएं प्राप्त नहीं करना चाहते हैं और नीचे देखे गए नोटिफिकेशन को बदलें पर क्लिक करें।

फिर आप नीचे देखे गए विकल्पों को चुनकर सूचनाओं को अक्षम कर सकते हैं:

आप इसे अलग-अलग चैनलों के लिए भी ट्वीक कर सकते हैं। उदाहरण के लिए: "#सामान्य," "#मार्केटिंग," आदि। इस तरह, आप अपने आप को उन सभी सूचनाओं से मुक्त कर देंगे जो आपको बीमार कर सकती हैं।

जब आपका काम पूरा हो जाए और आप चाहते हैं कि दिन या सप्ताहांत के लिए स्लैक से आपका कोई लेना-देना न हो, तो अपनी प्रोफ़ाइल पर "पॉज़ नोटिफिकेशन" या "सेट ऐज़ अवे" फ़ीचर का उपयोग करें।

निष्कर्ष

आपने इसे यहाँ बनाया है, और संभवतः आप बिंदु चार को आज़माने के लिए थक चुके हैं। सुविधाओं की लंबी सूची से अभिभूत महसूस न करें। एक या दो से शुरू करें। वहां से निर्माण करें।

स्लैक में उपलब्ध विकल्पों की संख्या से भयभीत महसूस करना आसान है, लेकिन आप अपनी किसी भी पसंद को आजमा सकते हैं। यह चीजों को आसान बनाता है, और इसलिए यह प्यारा है।