5 formas efectivas de maximizar la holgura que probablemente no sabías

Imagen: Stephen Philips de Upslash

Ya sabes qué es Slack. Es ese software que le ayuda a hacer mejor su trabajo. Es esa plataforma para la accesibilidad del equipo lo que facilita la comunicación.

Ahora, te estarás preguntando, ¿y qué? Bueno, hay más en Slack.

Si eres nuevo en Slack, lo más probable es que seas tradicional para maximizarlo. Inicia sesión en su lugar de trabajo, busca mensajes relevantes, los responde y carga un informe sobre su trabajo, etc. etc. etc. ¡Aburrido!

Estas son "nuevas" formas de maximizar Slack.

5 formas de maximizar Slack

Si cree que ha visto todo Slack, estos pueden ser conocimientos adicionales:

1. Utilice "mis palabras clave" en la notificación

Esto es para ti si a menudo te distraes en medio de una conversación o proyecto importante cuando alguien escribe algo que no es relevante para ti. Esto es para ti si quieres juntar tus cosas-

Utilice la función Mis palabras clave de Slack para filtrar los mensajes que contengan palabras o frases específicas por las que desea recibir una notificación.

Por ejemplo, puede evitar las notificaciones sobre anuncios relacionados con recursos humanos y solo recibir alertas cuando su jefe tenga algo importante que decir. Inicie sesión en su espacio de trabajo de Slack, vaya a Preferencias, a Alertas y notificaciones y seleccione "Desactivar todas las notificaciones" en la sección General. Luego, agregue una nueva palabra clave en Filtros > Mis palabras clave :

Por ejemplo, si desea recibir notificaciones sobre una "cita", escriba cita en la sección Mis palabras clave como se ve aquí:

Si quieres recibir notificaciones sobre "descanso, hora del café, contenido, edición", etc., escríbelas así en la sección Mis Palabras Clave y espárcelas con una coma:

Si eres un escritor de contenido que también está en una comunidad de Slack de escritores y especialistas en marketing como yo, usa estas palabras clave para especificar las notificaciones que te gustaría recibir. Esto puede facilitar su búsqueda de empleo, ya que recibirá notificaciones esenciales.

2. Aprovecha Slackbot

Slackbot es un bot integrado que puede ayudarlo con la incorporación del equipo, los recordatorios y más como administrador. Se puede personalizar para satisfacer sus necesidades, como almacenar información sobre el equipo, respuestas a preguntas frecuentes o consejos diarios para los empleados.

Esto asegura que todos los empleados reciban la misma información al mismo tiempo. Le ahorra tiempo y esfuerzo al capacitarlos sobre cómo usar Slack (o al explicarles un proyecto o una política de la empresa una vez más). Sobre todo cuando hay nuevos participantes.

Por ejemplo, todos los miembros del equipo recibirán una notificación/guía sobre cómo usar Slack, independientemente de cuándo se unan. Puedes programar el bot para que haga eso.

Slackbot puede incluso usarse para efectuar pedidos. Personaliza el bot para enviar mensajes de advertencia cuando un usuario usa palabras confidenciales, lo hará en consecuencia. Echa un vistazo a esta imagen de Dannielle Sakher :

Dannielle comparte una imagen de las palabras desencadenantes con las que la comunidad no se siente cómoda. En el lado derecho están las respuestas personalizadas de Slackbot a dichas palabras o frases.

Para hacer esto, vaya a Configuración y slack.com/customize/slackbot . Agregue la palabra o frase que desea que rastree el bot. En la imagen de arriba, las palabras que desea que rastree el bot están en la columna de la izquierda.

Como se representa en la imagen, puede escribir cómo desea que responda el bot en la columna de la derecha. Puede separar cada frase que desea que el bot rastree y responda con una coma.

Cuando hagas eso, obtendrías algo como esto:

Aparentemente, gu ys se considera una palabra desencadenante, una palabra con sesgo de género. Es por eso que se ha marcado como una palabra que el bot debe rastrear y corregir.

También puedes usar el bot para moderar los canales y lo que se comparte en el lugar de trabajo, especialmente si no quieres un intercambio de enlaces en un canal u otro.

3. Explore el directorio de aplicaciones

Slack es genial, pero es aún mejor cuando lo usas para conectarte con otras herramientas como administrador. Más de 1500 aplicaciones para sacar más provecho de Slack y buscar la productividad están disponibles en el Directorio de aplicaciones de Slack .

Puede conectarse con herramientas como Trello, Google Docs, Jira, Twitter y muchas otras. ¿Cómo?

Si está compartiendo un enlace de Google Docs, puede permanecer en la aplicación para acceder a él. De esta manera, puede integrar sus Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google en Slack.

Para dar un poco de perspectiva: cuando un miembro del equipo comparte un archivo contigo, se te notificará con opciones para Ver en Documentos de Google o Ver en Presentaciones directamente desde Slack sin salir de la conversación donde se compartió.

Si el archivo está abierto en otra pestaña de su navegador, puede arrastrarlo a su espacio de trabajo actual. Si no ha instalado Google Drive en su lugar de trabajo de Slack, puede comenzar ahora.

Si está usando su teléfono, recibirá un mensaje como este:

Si fuera una PC, verías esto:

Puede hacer lo mismo con Trello y otras aplicaciones de su elección. Si integra Trello, puede mencionar a cualquier miembro de su equipo que use Trello (de Slack) y recibirá una notificación. Puedes sacar lo mejor de los dos mundos hasta ahora, tienes un equipo en Trello y otro en Slack.

4. Usa atajos

Los atajos hacen la vida más fácil.

Slack tiene un montón de accesos directos integrados y no importa si eres un usuario o un administrador en un lugar de trabajo. Puede ser complicado de configurar. A todo el mundo le encanta usar comandos automáticos de vez en cuando (especialmente Ctrl D, Ctrl C, Ctrl X, Ctrl V, etc., así que ¿por qué no intentarlo?

Los atajos hacen la vida más fácil.

En lugar de ir a los mensajes para iniciar una conversación o continuar una existente, puede escribir fácilmente Ctrl N en Windows o ⌘N en Mac iOS para crear un nuevo mensaje.

Para acceder rápidamente al centro de ayuda, puede presionar la tecla F1 en dispositivos Windows y Mac iOS. Si quieres crear tu atajo, sigue este aburrido paso:

• Ve a tu configuración de Slack.

• Vaya a Administrar aplicaciones y personalización y, a continuación, haga clic en Personalizar su espacio de trabajo en Accesos directos e integraciones .

• Encontrará "Accesos directos predefinidos ", haga clic en Nuevos accesos directos predefinidos en la parte inferior de la sección.

• En esta nueva ventana, ingrese su comando seguido de Alt+x en Mac y Ctrl+n en Windows. Por ejemplo: /responderAltX o responderCtrl+n. Luego, elija un ícono de una de las tres categorías: Emoticones, GIF (que son un gran problema ahora, incluso en el marketing digital) o videos de YouTube (para que cuando alguien diga algo impactante o divertido, pueda publicarlo de inmediato). En otras palabras, está creando accesos directos de comandos que coinciden con una tecla de su teclado.

• Cuando haya terminado con otros cambios que le gustaría hacer, presione Guardar cambios y eso es todo.

5. Modifica tus notificaciones

Como usuario o administrador, si desea desactivar las notificaciones que no desea o necesita, puede ajustar sus notificaciones por canal. Todo lo que necesita hacer es hacer clic con el botón izquierdo en un canal del que no desea recibir notificaciones nuevamente y hacer clic en cambiar notificaciones como se ve a continuación.

Luego puede deshabilitar las notificaciones eligiendo sus opciones como se ve a continuación:

También puede ajustar esto para canales individuales. Por ejemplo: "#general", "#marketing", etc. De esta manera, te liberarás de cualquier notificación que pueda enfermarte.

Cuando haya terminado con el trabajo y no quiera tener nada que ver con Slack durante el día o el fin de semana, utilice la función "Pausar notificaciones" o "establecer como ausente" en su perfil.

Conclusión

Llegaste aquí y posiblemente estés agotado para probar el punto cuatro. No se sienta abrumado por la larga lista de funciones. Comience con uno o dos. Construye a partir de ahí.

Es fácil sentirse intimidado por la cantidad de opciones disponibles en Slack, pero puede probar cualquiera de sus opciones. Facilita las cosas, y por eso es adorable.