5 façons efficaces de maximiser le mou que vous ne saviez probablement pas

Image : Stephen Philips de Upslash

Vous savez déjà ce qu'est Slack. C'est ce logiciel qui vous aide à mieux faire votre travail. C'est cette plate-forme d'accessibilité d'équipe qui facilite la communication.

Maintenant, vous vous demandez - et alors quoi? Eh bien, il y a plus à Slack.

Si vous êtes nouveau sur Slack, vous êtes probablement traditionnel pour le maximiser. Vous vous connectez à votre lieu de travail, recherchez les messages pertinents, y répondez et téléchargez un rapport sur votre travail, etc., etc., etc. Ennuyeux !

Voici de « nouvelles » façons de maximiser Slack.

5 façons de maximiser Slack

Si vous pensez avoir tout vu de Slack, ces informations peuvent vous apporter des connaissances supplémentaires :

1. Utilisez "mes mots-clés" dans la notification

Ceci est pour vous si vous êtes souvent distrait au milieu d'une conversation ou d'un projet important lorsque quelqu'un écrit quelque chose qui ne vous concerne pas. Ceci est pour vous si vous voulez rassembler vos affaires-

Utilisez la fonctionnalité Mes mots clés de Slack pour filtrer les messages contenant des mots ou des phrases spécifiques par lesquels vous souhaitez être averti.

Par exemple, vous pouvez éviter les notifications sur les annonces liées aux RH et ne recevoir des alertes que lorsque votre patron a quelque chose d'important à dire. Connectez-vous à votre espace de travail Slack, accédez à Préférences, à Alertes et notifications et sélectionnez "Désactiver toutes les notifications" dans la section Général. Ensuite, ajoutez un nouveau mot clé sous Filtres > Mes mots clés :

Par exemple, si vous souhaitez recevoir des notifications concernant un "rendez-vous", saisissez rendez -vous dans la section Mes mots clés comme indiqué ici :

Si vous souhaitez recevoir des notifications sur "pause, café, contenu, édition" etc., écrivez-les comme ceci dans la section Mes mots-clés et espacez-les d'une virgule :

Si vous êtes un rédacteur de contenu qui fait également partie d'une communauté Slack d'écrivains et de spécialistes du marketing comme moi, utilisez ces mots-clés pour spécifier les notifications que vous souhaitez recevoir. Cela peut faciliter votre recherche d'emploi, car vous recevrez des notifications essentielles.

2. Profitez de Slackbot

Slackbot est un bot intégré qui peut vous aider avec l'intégration de l'équipe, les rappels et plus encore en tant qu'administrateur. Il peut être personnalisé pour répondre à vos besoins, comme stocker des informations sur l'équipe, des réponses aux FAQ ou des conseils quotidiens pour les employés.

Cela garantit que tous les employés reçoivent les mêmes informations en même temps. Cela vous fait gagner du temps et des efforts en les formant à l'utilisation de Slack (ou en leur expliquant à nouveau un projet ou une politique d'entreprise). Surtout quand il y a de nouveaux entrants.

Par exemple, chaque membre de l'équipe recevra une notification/un guide sur la façon d'utiliser Slack, quel que soit le moment où il se joint. Vous pouvez programmer le bot pour le faire.

Slackbot peut même être utilisé pour effectuer la commande. Vous personnalisez le bot pour envoyer des messages d'avertissement lorsqu'un utilisateur utilise des mots sensibles, il le fera en conséquence. Regardez cette image de Dannielle Sakher :

Dannielle partage une image des mots déclencheurs avec lesquels la communauté n'est pas à l'aise. Sur le côté droit se trouvent les réponses personnalisées du Slackbot à ces mots ou phrases.

Pour ce faire, accédez à Paramètres et slack.com/customize/slackbot . Ajoutez le mot ou la phrase que vous souhaitez que le bot suive. Dans l'image ci-dessus, les mots que vous souhaitez que le bot suive se trouvent dans la colonne de gauche.

Comme représenté dans l'image, vous pouvez écrire comment vous voulez que le bot réponde dans la colonne de droite. Vous pouvez séparer chaque phrase que vous souhaitez que le bot suive et y réponde par une virgule.

Lorsque vous faites cela, vous obtenez quelque chose comme ceci :

Apparemment, gu ys est considéré comme un mot déclencheur, un mot sexiste. C'est pourquoi il a été signalé comme un mot que le bot doit suivre et corriger.

Vous pouvez également utiliser le bot pour modérer les canaux et ce qui est partagé sur le lieu de travail, surtout si vous ne souhaitez pas un échange de liens sur un canal ou un autre.

3. Explorez le répertoire des applications

Slack est génial, mais c'est encore mieux lorsque vous l'utilisez pour vous connecter à d'autres outils en tant qu'administrateur. Plus de 1 500 applications permettant de tirer le meilleur parti de Slack et de gagner en productivité sont disponibles dans le répertoire des applications Slack .

Vous pouvez vous connecter à des outils tels que Trello, Google Docs, Jira, Twitter et bien d'autres. Comment?

Si vous partagez un lien Google Docs, vous pouvez rester sur l'application pour y accéder. De cette façon, vous pouvez intégrer vos Google Docs, Sheets ou Slides dans Slack.

Pour donner un peu de perspective : lorsqu'un membre de l'équipe partage un fichier avec vous, vous serez averti avec des options pour afficher sur Google Docs ou afficher sur des diapositives directement depuis Slack sans quitter la conversation où il a été partagé.

Si le fichier est ouvert dans un autre onglet de votre navigateur, vous pouvez le faire glisser dans votre espace de travail actuel. Si vous n'avez pas installé Google Drive sur votre lieu de travail Slack, vous pouvez commencer maintenant.

Si vous utilisez votre téléphone, vous recevrez un message comme celui-ci :

Si c'était un PC, vous verriez ceci :

Vous pouvez faire de même avec Trello et d'autres applications de votre choix. Si vous intégrez Trello, vous pouvez mentionner n'importe quel membre de votre équipe utilisant Trello (de Slack) et ils recevront une notification. Vous pouvez tirer le meilleur parti des deux mondes tant que vous avez une équipe sur Trello et une autre sur Slack.

4. Utilisez des raccourcis

Les raccourcis facilitent la vie.

Slack a une tonne de raccourcis intégrés et peu importe que vous soyez un utilisateur ou un administrateur sur un lieu de travail. Cela peut être délicat à mettre en place. Tout le monde aime utiliser les commandes automatiques de temps en temps (en particulier Ctrl D, Ctrl C, Ctrl X, Ctrl V, etc., alors pourquoi ne pas essayer ?

Les raccourcis facilitent la vie.

Plutôt que d'accéder aux messages pour démarrer une conversation ou poursuivre une conversation existante, vous pouvez facilement taper Ctrl N sous Windows ou ⌘N sur Mac iOS pour créer un nouveau message.

Pour accéder rapidement au centre d'aide, vous pouvez appuyer sur la touche F1 sur les appareils Windows et Mac iOS. Si vous souhaitez créer votre raccourci, suivez cette étape ennuyeuse :

• Accédez à vos paramètres Slack.

• Accédez à Gérer les applications et la personnalisation, puis cliquez sur Personnaliser votre espace de travail sous Raccourcis et intégrations .

• Vous trouverez "Raccourcis prédéfinis ", cliquez sur Nouveaux raccourcis prédéfinis au bas de la section.

• Dans cette nouvelle fenêtre, entrez votre commande suivie de Alt+x sur Mac et Ctrl+n sur Windows. Par exemple : /replyAltX ou replyCtrl+n. Ensuite, choisissez une icône dans l'une des trois catégories : émoticônes, GIF (qui sont très importants maintenant, même dans le marketing numérique) ou vidéos YouTube (ainsi, lorsque quelqu'un dit quelque chose de choquant ou d'hilarant, vous pouvez le publier immédiatement). En d'autres termes, vous créez des raccourcis de commande qui correspondent à une touche de votre clavier.

• Lorsque vous en avez terminé avec les autres modifications que vous souhaitez apporter, appuyez sur Enregistrer les modifications et c'est tout !

5. Ajustez vos notifications

En tant qu'utilisateur ou administrateur, si vous souhaitez désactiver les notifications dont vous ne voulez pas ou dont vous n'avez pas besoin, vous pouvez modifier vos notifications par canal. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer avec le bouton gauche sur une chaîne dont vous ne souhaitez plus recevoir de notifications et de cliquer sur modifier les notifications comme indiqué ci-dessous.

Vous pouvez ensuite désactiver les notifications en choisissant vos options comme indiqué ci-dessous :

Vous pouvez également modifier cela pour des canaux individuels. Par exemple : "#général", "#marketing", etc. Ainsi, vous vous déchargerez de toutes les notifications qui pourraient vous rendre malade.

Lorsque vous avez terminé votre travail et que vous ne voulez rien avoir à faire avec Slack pour la journée ou le week-end, utilisez la fonction « Suspendre les notifications » ou « Définir comme absent » sur votre profil.

Conclusion

Vous l'avez fait ici, et vous êtes peut-être épuisé d'essayer le point quatre. Ne vous sentez pas submergé par la longue liste de fonctionnalités. Commencez par un ou deux. Construisez à partir de là.

Il est facile de se sentir intimidé par le nombre d'options disponibles dans Slack, mais vous pouvez essayer n'importe lequel de vos choix. Cela rend les choses faciles, et c'est pourquoi c'est adorable.