5 cách hiệu quả để tối đa hóa sự trì trệ mà bạn có thể chưa biết

Hình ảnh: Stephen Philips từ Upslash

Bạn đã biết Slack là gì. Đó là phần mềm giúp bạn thực hiện công việc của mình tốt hơn. Đó là nền tảng cho khả năng tiếp cận nhóm giúp giảm bớt giao tiếp.

Bây giờ, bạn đang tự hỏi- và vì vậy những gì? Chà, còn nhiều hơn thế nữa để Slack.

Nếu bạn chưa quen với Slack, rất có thể bạn là người truyền thống trong việc tối đa hóa nó. Bạn đăng nhập vào nơi làm việc của mình, quét các tin nhắn có liên quan, trả lời chúng và tải lên một báo cáo về công việc của bạn, v.v. v.v ... Chán nản!

Dưới đây là những cách 'mới' để tối đa hóa Slack.

5 cách để tối đa hóa Slack

Nếu bạn nghĩ rằng bạn đã xem tất cả Slack, những điều này có thể là kiến thức bổ sung:

1. Sử dụng "từ khóa của tôi" trong thông báo

Điều này là dành cho bạn nếu bạn thường bị phân tâm ở giữa một cuộc trò chuyện hoặc dự án quan trọng khi ai đó viết điều gì đó không liên quan đến bạn. Cái này dành cho bạn nếu bạn muốn tập hợp mọi thứ của mình lại với nhau-

Sử dụng tính năng từ khóa của tôi của Slack để lọc ra các tin nhắn có chứa các từ hoặc cụm từ cụ thể mà bạn muốn được thông báo.

Ví dụ, bạn có thể tránh thông báo về các thông báo liên quan đến nhân sự và chỉ nhận thông báo khi sếp của bạn có điều gì đó quan trọng cần nói. Đăng nhập vào không gian làm việc Slack của bạn, đi tới Tùy chọn, đến Cảnh báo & Thông báo, và chọn "Tắt tất cả thông báo" trong phần Chung. Sau đó, thêm một từ khóa mới trong Bộ lọc> Từ khóa của tôi :

Ví dụ: nếu bạn muốn nhận thông báo về một "cuộc hẹn", hãy nhập cuộc hẹn vào phần Từ khóa của tôi như được thấy ở đây:

Nếu bạn muốn nhận thông báo về "giờ giải lao, giờ uống cà phê, nội dung, chỉnh sửa", v.v., hãy viết chúng như thế này trong phần Từ khóa của tôi và đặt chúng bằng dấu phẩy:

Nếu bạn là người viết nội dung cũng thuộc cộng đồng Slack của nhà văn và nhà tiếp thị như tôi, hãy sử dụng các từ khóa này để chỉ định thông báo bạn muốn nhận. Điều này có thể làm cho việc tìm kiếm việc làm của bạn dễ dàng hơn khi bạn nhận được các thông báo cần thiết.

2. Tận dụng Slackbot

Slackbot là một bot tích hợp có thể giúp bạn giới thiệu nhóm, nhắc nhở và hơn thế nữa với tư cách là quản trị viên. Nó có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bạn như lưu trữ thông tin về nhóm, câu trả lời cho Câu hỏi thường gặp hoặc mẹo hàng ngày cho nhân viên.

Điều này đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nhận được thông tin giống nhau tại cùng một thời điểm. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc đào tạo họ cách sử dụng Slack (hoặc giải thích lại một dự án hoặc chính sách của công ty). Đặc biệt là khi có những người mới tham gia.

Ví dụ: mọi thành viên trong nhóm sẽ nhận được thông báo / hướng dẫn về cách sử dụng Slack bất kể họ tham gia vào thời điểm nào. Bạn có thể lập trình bot để làm điều đó.

Slackbot thậm chí có thể được sử dụng để thực hiện trật tự. Bạn tùy chỉnh bot để gửi thông báo cảnh báo khi người dùng sử dụng các từ nhạy cảm, nó sẽ làm như vậy cho phù hợp. Hãy xem hình ảnh này từ Dannielle Sakher :

Dannielle chia sẻ hình ảnh về những từ kích hoạt mà cộng đồng không thoải mái. Ở phía bên phải là các phản hồi tùy chỉnh của Slackbot đối với các từ hoặc cụm từ như vậy.

Để thực hiện việc này, hãy truy cập Cài đặt và slack.com/customize/slackbot . Thêm từ hoặc cụm từ bạn muốn bot theo dõi. Trong hình trên, những từ bạn muốn bot theo dõi nằm ở cột bên trái.

Như được trình bày trong hình ảnh, bạn có thể viết cách bạn muốn bot phản hồi trong cột bên phải. Bạn có thể tách từng cụm từ mà bạn muốn bot theo dõi và phản hồi bằng dấu phẩy.

Khi bạn làm điều đó, bạn sẽ nhận được một cái gì đó như thế này:

Rõ ràng, gu ys được coi là một từ kích hoạt, một từ phân biệt giới tính. Đây là lý do tại sao nó đã được gắn cờ là một từ mà bot nên theo dõi và sửa chữa.

Bạn cũng có thể sử dụng bot để kiểm duyệt các kênh và những gì được chia sẻ tại nơi làm việc, đặc biệt nếu bạn không muốn trao đổi liên kết trên kênh này hay kênh khác.

3. Khám phá Thư mục ứng dụng

Slack thật tuyệt vời, nhưng nó thậm chí còn tốt hơn khi bạn sử dụng nó để kết nối với các công cụ khác với tư cách là quản trị viên. Hơn 1.500 ứng dụng để khai thác thêm sức mạnh của Slack và theo đuổi năng suất có sẵn trong Thư mục ứng dụng Slack .

Bạn có thể kết nối với các công cụ như Trello, Google Docs, Jira, Twitter và nhiều công cụ khác. Làm sao?

Nếu bạn đang chia sẻ liên kết Google Tài liệu, bạn có thể ở trên ứng dụng để truy cập liên kết đó. Bằng cách này, bạn có thể tích hợp Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày của mình vào Slack.

Để đưa ra một góc nhìn nhỏ: Khi một thành viên trong nhóm chia sẻ tệp với bạn, bạn sẽ được thông báo với các tùy chọn Xem trên Google Tài liệu hoặc Xem trên Trang trình bày trực tiếp từ Slack mà không cần rời khỏi cuộc trò chuyện nơi tệp được chia sẻ.

Nếu tệp đang mở trong một tab khác trong trình duyệt của bạn, bạn có thể kéo tệp đó vào không gian làm việc hiện tại của mình. Nếu bạn chưa cài đặt Google Drive vào nơi làm việc Slack của mình, bạn có thể bắt đầu ngay bây giờ.

Nếu bạn đang sử dụng điện thoại của mình, bạn sẽ nhận được một thông báo như sau:

Nếu đó là PC, bạn sẽ thấy điều này:

Bạn có thể làm tương tự với Trello và các ứng dụng khác mà bạn lựa chọn. Nếu bạn tích hợp Trello, bạn có thể đề cập đến bất kỳ ai trong nhóm của mình bằng Trello (từ Slack) và họ sẽ nhận được thông báo. Bạn có thể tận dụng tối đa hai thế giới cho đến nay, bạn có một nhóm trên Trello và một nhóm khác trên Slack.

4. Sử dụng các phím tắt

Các phím tắt giúp cuộc sống trở nên dễ dàng.

Slack có rất nhiều phím tắt được tích hợp sẵn và bạn là người dùng hay quản trị viên tại nơi làm việc không thành vấn đề. Nó có thể khó khăn để thiết lập. Mọi người đều thích sử dụng các lệnh tự động một lần (đặc biệt là Ctrl D, Ctrl C, Ctrl X, Ctrl V, v.v., vậy tại sao không thử?

Các phím tắt giúp cuộc sống trở nên dễ dàng.

Thay vì chuyển đến tin nhắn để bắt đầu cuộc trò chuyện hoặc tiếp tục cuộc trò chuyện hiện có, bạn có thể dễ dàng gõ Ctrl N trên Windows hoặc ⌘N trên Mac iOS để tạo tin nhắn mới.

Để truy cập nhanh trung tâm trợ giúp, bạn có thể nhấn phím F1 trên cả thiết bị iOS và Mac. Nếu bạn muốn tạo lối tắt của mình, hãy làm theo bước nhàm chán sau:

• Đi tới cài đặt Slack của bạn.

• Đi tới Quản lý ứng dụng & tùy chỉnh, sau đó nhấp vào Tùy chỉnh không gian làm việc của bạn trong Phím tắt & Tích hợp .

• Bạn sẽ tìm thấy "Các phím tắt được xác định trước ", hãy nhấp vào Các phím tắt mới được xác định trước ở cuối phần.

• Trong cửa sổ mới này, hãy nhập lệnh của bạn, sau đó nhấn Alt + x trên Mac và Ctrl + n trên Windows. Ví dụ: / replyAltX hoặc replyCtrl + n. Sau đó, chọn một biểu tượng từ một trong ba danh mục: Biểu tượng cảm xúc, GIF (hiện đang là vấn đề lớn, ngay cả trong tiếp thị kỹ thuật số) hoặc Video trên YouTube (vì vậy khi ai đó nói điều gì đó gây sốc hoặc vui nhộn, bạn có thể đăng nó ngay lập tức). Nói cách khác, bạn đang tạo các phím tắt kiểm soát lệnh bằng một phím trên bàn phím của mình.

• Khi bạn hoàn tất các thay đổi khác mà bạn muốn thực hiện, hãy nhấn vào Lưu thay đổi và thế là xong!

5. Chỉnh sửa thông báo của bạn

Với tư cách là người dùng hoặc quản trị viên, nếu bạn muốn tắt thông báo bạn không muốn hoặc không cần, bạn có thể chỉnh sửa thông báo của mình theo kênh. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp chuột trái vào kênh mà bạn không muốn nhận lại thông báo và nhấp vào thay đổi thông báo như hình bên dưới.

Sau đó, bạn có thể tắt thông báo bằng cách chọn các tùy chọn của bạn như được hiển thị bên dưới:

Bạn cũng có thể điều chỉnh điều này cho các kênh riêng lẻ. Ví dụ: "#general", "#marketing", v.v. Bằng cách này, bạn sẽ giảm bớt bất kỳ thông báo nào có thể khiến bạn phát ốm.

Khi bạn hoàn thành công việc và bạn không muốn làm gì với Slack trong ngày hoặc cuối tuần, hãy sử dụng tính năng "Tạm dừng thông báo" hoặc "đặt ở chế độ vắng mặt" trên hồ sơ của bạn.

Sự kết luận

Bạn đã làm được ở đây, và bạn có thể kiệt sức để thử điểm bốn. Đừng cảm thấy choáng ngợp bởi danh sách dài các tính năng. Bắt đầu với một hoặc hai. Gây dựng từ đó.

Thật dễ dàng để cảm thấy sợ hãi bởi số lượng tùy chọn có sẵn trong Slack, nhưng bạn có thể thử bất kỳ lựa chọn nào của mình. Nó làm cho mọi thứ trở nên dễ dàng và đó là lý do tại sao nó đáng yêu.