L'art de capturer et d'appliquer les leçons apprises pour une gestion de projet efficace

J'ai récemment fini de lire un livre fantastique, The Declassification Engine, qui n'avait apparemment rien à voir avec la gestion de projet (j'essayais de me diversifier 🙄). Cependant, environ un tiers du parcours, j'ai été stupéfait par la similitude de ce que l'auteur, Matthew Connelly, décrivait comme « des problèmes liés à la non-catégorisation de l'histoire de notre nation ».

Là où ma vie et l'intrigue secondaire du livre se rejoignent, c'est la réalité de ce qu'une bonne stratégie fondée sur les leçons apprises peut faire non seulement pour une organisation mais aussi pour une nation (c'est-à-dire les États-Unis). M. Connelly fait un excellent travail en présentant le fait qui aurait facilement pu être le catalyseur du dicton : « Ceux qui ne connaissent pas l'histoire sont condamnés à la répéter ». (- Edmond Burke).

Pour garantir que nous sommes en phase, voici la version rapide du livre de Connelly : Dans "The Declassification Engine", Connelly explique comment lui et son équipe ont exploré le système de classification et de déclassification du gouvernement américain, en notant particulièrement les impacts négatifs d'un secret excessif et de la destruction de documents historiques. Il soutient que cette culture du secret et de la destruction porte atteinte à la démocratie et entrave notre compréhension du passé.

Que souligné C'est exactement ce qui se produit lorsque nous, en tant que chefs de projet, ne nous attardons pas sur la simple tâche de mettre en œuvre un plan pour capturer les leçons apprises d'un projet. Une fois l’équipe dispersée ou démarrée un autre projet, autant considérer les informations comme détruites si elles ne sont pas écrites. J'ai abordé de nouveaux projets en me demandant pourquoi personne ne suivait les leçons apprises... quel est le grand secret ?

Pourquoi nous suivons les leçons apprises

Qu'il s'agisse de gestion de projet ou de programme ou même d'une tâche longue et fastidieuse, le processus de documentation et d'application des leçons apprises est crucial pour l'amélioration continue et le succès des efforts futurs. Les enseignements tirés aident les organisations à capitaliser sur leurs succès, à éviter les erreurs passées, à identifier les domaines d'inefficacité et à prévenir la répétition des erreurs . La capture de ces informations peut également contribuer au développement de meilleures pratiques et à l’amélioration des processus métiers.

Dans les deux contextes – l’historien du gouvernement ou le chef de projet – l’accent est clairement mis sur l’importance de la transparence, de la documentation et de l’apprentissage des expériences passées. Tout comme Connelly préconise un système de classification plus transparent et responsable pour améliorer la compréhension du public, les chefs de projet utilisent les leçons apprises pour promouvoir la transparence et la responsabilité au sein de leurs équipes et organisations.

Capturer les leçons apprises

Dans le sens le plus simple, cela ne prend que quelques minutes par jour pour écrire les pensées ou les problèmes que vous avez trouvés utiles, étranges ou que vous devez modifier au cours de la journée. Je tiens un journal numérique brut pour tous mes projets (via Obsydian ou Notion) et ce sont ces notes qui m'aident à rafraîchir ma mémoire pour les leçons apprises. Voici quelques bonnes pratiques (une attribution) que vous pouvez suivre :

• Impliquer l’ensemble de l’équipe et les parties prenantes : Incluez le chef de projet, l’équipe de projet et les principales parties prenantes dans l’exercice des leçons apprises. Cela garantit une compréhension globale du projet sous différents angles. ( Un guide pour capturer les leçons apprises )

  
  

• Effectuer des examens réguliers : en fonction de la complexité du projet, organisez une session de leçons apprises à la fin de chaque phase de gestion de projet pour capturer les informations lorsqu'elles sont encore fraîches. Cela permet d’évaluer en temps opportun ce qui s’est bien passé, ce qui n’a pas fonctionné et ce qui peut en être tiré. ( Asanas )

  
  

• Stocker les leçons dans un référentiel central : stockez les leçons apprises dans un référentiel central facilement accessible à tous les membres de l'équipe. Cela garantit que les leçons sont récupérables et peuvent être utilisées pour guider de futurs projets. ( Simplifier )

  
  

• Réviser les leçons passées : faites en sorte qu'il soit obligatoire de réviser les leçons passées avec l'équipe. Cela permet de renforcer l'apprentissage et de garantir que les erreurs passées ne se reproduisent pas (Simplilearn)

Exemples de modèles de leçons apprises

Voici mon modèle personnel simple :

1. Nom du projet | Date de début | Date de fin
2. Sponsor, principales parties prenantes et membres de l'équipe (et e-mails)
3. Budget
4. Problèmes connus quand le projet a démarré (c'est bon à savoir, donc si on le considère dans le contexte des problèmes survenus, il se peut qu'il y ait eu un problème qui était connu mais ignoré)
5. Leçons apprises
6. Quel était le problème ?
   • Comment cela a-t-il affecté le projet ?
   • Comment le problème a-t-il été résolu, traité ou annulé ?
   • Que faut-il faire différemment si ce type particulier de problème se produit avec un autre projet ?
7. Signature du sponsor ou d'une partie prenante senior (ou client*) attestant qu'ils ont examiné les leçons apprises.

Tout cela est assez simple ; le numéro cinq devrait être fait pour chacune des différentes questions pour lesquelles une leçon a été apprise. Pour le point six , cela n'est pas toujours nécessaire, mais cela vous permet de vous assurer qu'une personne située plus haut dans la chaîne alimentaire est au courant de tout problème rencontré par le projet ou l'équipe. Dans le pire des cas, ils disent « merci », dans le meilleur des cas, ils l’envoient pour que tout le monde puisse le lire.

Voici quelques autres sites à titre d'exemples que vous pouvez utiliser :

• ClickUp propose une liste des meilleurs modèles de leçons apprises qui peuvent être utilisées pour capturer des informations utiles pour de futurs projets. Ces modèles sont conçus pour être complets et conviviaux.

  
  

• Monday.com propose un modèle interactif de leçons apprises conçu pour tous les types de professionnels. Ce modèle aide les membres de l'équipe à examiner les expériences positives et négatives d'un projet terminé et est structuré pour couvrir la gestion quotidienne, la communication, les éléments techniques et la gestion globale du projet.

  
  

• TemplateLab propose une variété de modèles de leçons apprises aux formats Excel et Word. Ces modèles sont fortement recommandés pour documenter et analyser les leçons tirées des projets, et ils vous guident dans la définition de votre projet, le choix des membres de l'équipe pour la documentation, le stockage des informations et la diffusion des leçons apprises.

En fin de compte, il est de notre responsabilité de veiller à ce que ce que nous ou notre équipe faisons de mal ne se reproduise plus.

Et si vous avez trouvé la sauce secrète pour réaliser ce type particulier de projet, assurez-vous de la capturer également... il ne s'agit pas uniquement de pessimisme.