Die Kunst, gewonnene Erkenntnisse für ein effektives Projektmanagement zu erfassen und anzuwenden

Ich habe vor kurzem ein fantastisches Buch mit dem Titel „The Declassification Engine“ zu Ende gelesen, das scheinbar nichts mit Projektmanagement zu tun hatte (ich habe versucht, mich zu verzweigen 🙄). Nach etwa einem Drittel der Lektüre war ich jedoch beeindruckt von der Ähnlichkeit dessen, was der Autor Matthew Connelly als „Probleme der Nichtkategorisierung der Geschichte unserer Nation“ beschrieb.

Wo mein Leben und die Nebenhandlung des Buches zusammenkommen, ist die Realität dessen, was eine gute, auf Erkenntnissen basierende Strategie nicht nur für eine Organisation, sondern auch für eine Nation (dh die Vereinigten Staaten) bewirken kann. Herr Connelly schafft es hervorragend, die Tatsache darzustellen, die leicht der Auslöser für das Sprichwort gewesen sein könnte: „Wer die Geschichte nicht kennt, ist dazu verdammt, sie zu wiederholen.“ (- Edmund Burke).

Um sicherzustellen, dass wir auf dem Laufenden sind, hier die Kurzfassung von Connellys Buch: In „The Declassification Engine“ erläutert Connelly, wie er und sein Team das Klassifizierungs- und Deklassifizierungssystem der US-Regierung untersucht haben, und weist dabei insbesondere auf die negativen Auswirkungen übermäßiger Geheimhaltung hin Zerstörung historischer Aufzeichnungen. Er argumentiert, dass diese Kultur der Geheimhaltung und Zerstörung die Demokratie schwächt und unser Verständnis der Vergangenheit behindert.

Das unterstrichen Ein Teil ist genau das, was passiert, wenn wir als Projektmanager uns nicht mit der einfachen Aufgabe befassen, einen Plan umzusetzen, um die gewonnenen Erkenntnisse eines Projekts zu erfassen. Sobald sich das Team auflöst oder ein neues Projekt startet, können Sie die Informationen genauso gut als vernichtet betrachten, wenn sie nicht aufgeschrieben werden. Ich bin auf neue Projekte gestoßen und habe mich gefragt, warum niemand die gewonnenen Erkenntnisse verfolgt ... Was ist das große Geheimnis?

Warum wir Lessons Learned verfolgen

Ob Projekt- oder Programmmanagement oder sogar eine langwierige Aufgabe, der Prozess der Dokumentation und Anwendung der gewonnenen Erkenntnisse ist entscheidend für kontinuierliche Verbesserung und Erfolg bei zukünftigen Unternehmungen. Die gewonnenen Erkenntnisse helfen Unternehmen dabei, aus ihren Erfolgen Kapital zu schlagen, vergangene Fehler zu vermeiden, Bereiche mit Ineffizienz zu identifizieren und die Wiederholung von Fehlern zu verhindern. Die Erfassung dieser Informationen kann auch zur Entwicklung von Best Practices und zur Verbesserung von Geschäftsprozessen beitragen.

In beiden Kontexten – dem Regierungshistoriker oder dem Projektmanager – liegt ein klarer Schwerpunkt auf der Bedeutung von Transparenz, Dokumentation und dem Lernen aus vergangenen Erfahrungen. So wie Connelly sich für ein transparenteres und nachvollziehbareres Klassifizierungssystem einsetzt, um das öffentliche Verständnis zu verbessern, nutzen Projektmanager gewonnene Erkenntnisse, um Transparenz und Verantwortlichkeit innerhalb ihrer Teams und Organisationen zu fördern.

Erfassen der gewonnenen Erkenntnisse

Im einfachsten Sinne dauert es nur ein paar Minuten am Tag, Gedanken oder Probleme aufzuschreiben, die Sie nützlich oder seltsam finden oder die Sie im Laufe des Tages ändern müssen. Ich führe ein laufendes digitales Rohprotokoll für alle meine Projekte (über Obsydian oder Notion) und diese Notizen helfen mir, mich an die gewonnenen Erkenntnisse zu erinnern. Hier sind einige Best Practices (eine Namensnennung), die Sie befolgen können:

• Beziehen Sie das gesamte Team und die Stakeholder ein : Beziehen Sie den Projektmanager, das Projektteam und die wichtigsten Stakeholder in die Übung mit den gewonnenen Erkenntnissen ein. Dies gewährleistet ein umfassendes Verständnis des Projekts aus verschiedenen Perspektiven. ( Ein Leitfaden zur Erfassung der gewonnenen Erkenntnisse )

  
  

• Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch : Führen Sie je nach Komplexität des Projekts am Ende jeder Projektmanagementphase eine Lessons-Learned-Sitzung durch, um Informationen zu erfassen, wenn diese noch aktuell sind. Dies ermöglicht eine zeitnahe Bewertung dessen, was gut gelaufen ist, was schief gelaufen ist und was daraus gelernt werden kann. ( Asana )

  
  

• Speichern Sie die gewonnenen Erkenntnisse in einem zentralen Repository : Speichern Sie die gewonnenen Erkenntnisse in einem zentralen Repository, das für alle Teammitglieder leicht zugänglich ist. Dadurch wird sichergestellt, dass die Erkenntnisse abrufbar sind und als Leitfaden für zukünftige Projekte verwendet werden können. ( Simplelearn )

  
  

• Überprüfen Sie vergangene Lektionen : Machen Sie es zu einem obligatorischen Bestandteil, gemeinsam mit dem Team vergangene Lektionen durchzugehen. Dies trägt dazu bei, das Lernen zu verstärken und sicherzustellen, dass sich vergangene Fehler nicht wiederholen (Simplilearn).

Beispiele für Lessons Learned-Vorlagen

Hier ist meine persönliche Grundvorlage:

1. Projektname | Startdatum | Endtermin
2. Sponsor, wichtige Stakeholder und Teammitglieder (und E-Mails)
3. Budget
4. Bekannte Probleme wann das Projekt begann (das ist gut zu wissen, denn wenn man es im Zusammenhang mit aufgetretenen Problemen betrachtet, könnte es ein Problem gegeben haben, das zwar bekannt war, aber ignoriert wurde)
5. gewonnene Erkenntnisse
6. Was war das Problem?
   • Wie hat es sich auf das Projekt ausgewirkt?
   • Wie wurde das Problem behoben, behandelt oder auf andere Weise annulliert?
   • Was sollte anders gemacht werden, wenn ein solches Problem bei einem anderen Projekt auftritt?
7. Unterschrift des Sponsors oder leitenden Stakeholders (oder Kunden*), aus der hervorgeht, dass er die gewonnenen Erkenntnisse überprüft hat.

Das alles ist ziemlich einfach; Nummer fünf sollte für jedes der verschiedenen Themen durchgeführt werden, aus denen eine Lektion gelernt wurde. Für Punkt sechs ist dies nicht immer notwendig, aber Sie können so sicherstellen, dass jemand weiter oben in der Nahrungskette über alle Probleme im Projekt oder im Team informiert ist. Im schlimmsten Fall sagen sie „Danke“, im besten Fall schicken sie es herum, damit jeder es lesen kann.

Hier sind einige andere Websites mit Beispielen, die Sie verwenden können:

• ClickUp bietet eine Liste der besten Lessons-Learned-Vorlagen, mit denen hilfreiche Erkenntnisse für zukünftige Projekte erfasst werden können. Diese Vorlagen sind umfassend und benutzerfreundlich gestaltet.

  
  

• Monday.com bietet eine interaktive Vorlage für gewonnene Erkenntnisse, die für alle Arten von Fachleuten entwickelt wurde. Diese Vorlage hilft Teammitgliedern dabei, sowohl positive als auch negative Erfahrungen eines abgeschlossenen Projekts zu bewerten. Sie ist so strukturiert, dass sie das alltägliche Management, die Kommunikation, technische Elemente und das gesamte Projektmanagement abdeckt.

  
  

• TemplateLab bietet eine Vielzahl von Lektionsvorlagen im Excel- und Word-Format. Diese Vorlagen werden dringend zum Dokumentieren und Analysieren der aus Projekten gewonnenen Erkenntnisse empfohlen. Sie unterstützen Sie bei der Definition Ihres Projekts, der Auswahl der Teammitglieder für die Dokumentation, der Speicherung von Informationen und der Verbreitung der gewonnenen Erkenntnisse.

Letztlich liegt es in unserer Verantwortung sicherzustellen, dass das, was wir oder unser Team falsch machen, nicht noch einmal passiert.

Und wenn Sie das Geheimnis gefunden haben, wie man ein Projekt dieser besonderen Art zu Ende bringt, sollten Sie es unbedingt auch festhalten ... es geht nicht nur um Untergang und Finsternis.