Effektiewe kommunikasie in moeilike gesprekke: 6 reëls om te volg

Om ons doelwitte te bereik, moet ons goed met ander kommunikeer. Maar in plaas daarvan om in gesonde dialoog betrokke te raak net wanneer dit die meeste saak maak, is ons dikwels op ons slegste gedrag. Ons speel simpel en duur speletjies - argumenteer, val aan, manipuleer of tree op ander selfvernietigende maniere op.

Moeilike gesprekke van nature is lastig. Dit is raak onderwerpe waaroor niemand daarvan hou om te praat nie. Dit behels die aanspreek van meningsverskille, emosionele kwessies, sensitiewe onderwerpe of ander potensiële redes vir konflik—enigiets wat ons moeilik vind om oor te praat.

Hulle is uitdagend omdat hulle van ons vereis om deur ongemak, onsekerheid en 'n wye reeks komplekse emosies te navigeer.

Om 'n gesprek te begin is 'n daad van dapperheid. Wanneer jy 'n gesprek begin, stap jy vreesloos die onbekende in. Sal die ander persoon gunstig of ongunstig reageer? Sal dit 'n vriendelike of vyandige woordewisseling wees? Daar is 'n gevoel van op die randjie. Daardie nanosekonde van ruimte en onwete kan intimiderend wees. Dit wys jou kwesbaarheid.

— Sakyong Mipham

Ons vermy moeilike gesprekke , want dit is baie makliker om emosioneel uitputtende en geestelik uitputtende situasies te vermy as om dit bewustelik in te stap.

Maar om 'n moeilike gesprek uit te stel is 'n slegte idee, want:

• Kwessies wat nie aangespreek word nie, eskaleer mettertyd. Wat eens 'n hanteerbare probleem was, kan tot 'n veel groter kwessie groei as dit nie betyds aangespreek word nie.

• Voortdurende bekommernis oor onopgeloste kwessies kan 'n tol op jou geestesgesondheid eis en lei tot verhoogde stres, angs en selfs gevoelens van hulpeloosheid.

• Wanneer belangrike kwessies geïgnoreer of onder die mat gevee word, kan dit vertroue erodeer, wrok opbou en verhoudings beskadig.

Maak nie saak hoe moeilik 'n gesprek is nie, jy kan dit nie uitstel of vir altyd uitstel nie. Om kwessies direk aan te spreek, duidelikheid te verskaf en afsluiting te soek, kan jou help om vertroue en respek te kry en ook stres te verlig.

Maar om moeilike gesprekke goed te hanteer, moet jy goeie kommunikasiepraktyke volg. Hier is die ses reëls van effektiewe kommunikasie in 'n moeilike gesprek:

Reël 1: Moenie dit persoonlik maak nie

Hou die bespreking oor die spesifieke gedrag; moenie dit oor die persoon maak nie. Die persoon aan die ander kant van die gesprek kan binne die eerste paar minute voel jy is veroordelend op grond van jou toon en lyftaal. Dit maak dat hulle óf gesluit word—as aanvaar dat niks wat hulle sê jou van plan sal verander nie—of die gesprek in 'n argument verander—om te bewys hulle is reg en jy is verkeerd.

Jou doel is nie om hulle sleg te laat voel deur hul karakter aan te val of uit te daag wie hulle is nie - dit maak net hul ego seer, wat hulle weerstaan teen wat jy ook al sê.

Byvoorbeeld:

In plaas van: Jy oorheers.

Sê dit: *Wanneer jy ander in die rede val en hulle nie laat praat nie, laat dit hulle dink dat jy nie omgee vir hul mening nie.*

In plaas van: Jy is onbeskof.

Sê dit: Wanneer jy met 'n harde stem met ander praat of jou woede wys, verloor jy vertroue en respek.

In plaas van: Jy is dom.

Sê dit: Ek verstaan dat sommige dinge vir jou moeilik kan wees. Maar jy moet vrae vra of verduidelikings soek wanneer jy dit nie kry nie. Ons het hierdie vereiste verskeie kere bespreek en elke keer kry ek die gevoel dat jy dit goed verstaan het, maar dan is ons 'n paar dae later terug by die eerste plek.

Die eerste stelling sal die ander persoon onmiddellik op die verdediging plaas, terwyl die tweede een aan hulle die geleentheid bied om in 'n konstruktiewe dialoog betrokke te raak.

Respek is soos lug. Solank dit teenwoordig is, dink niemand daaraan nie. Maar as jy dit wegvat, is dit al waaraan mense kan dink. Die oomblik wat mense disrespek ervaar in 'n gesprek, die interaksie gaan nie meer oor die oorspronklike doel nie - dit gaan nou oor die verdediging van waardigheid.

— Ron McMillan

Reël 2: Oefen duidelike en bondige kommunikasie

Hou dit kort. Sê wat jy te sê het sonder om die bos te klop. Jy moet spesifiek wees om hulle te help om jou bekommernis te verstaan sonder om hulle in onnodige inligting te verdrink. Tipies moet 'n voorbeeld of twee voldoende wees om hulle te help om te koppel en sin te maak van jou insette.

Byvoorbeeld:

Situasie: Jou bestuurder is geneig om laat in die nag te bel wat aandtyd saam met jou gesin versteur.

Moenie: Praat daaroor of verwag dat hulle tussen die lyne moet lees sonder om uitdruklik jou bekommernis te stel.

Doen: Sê vir hulle dat hul oproepe in die nag dit vir jou moeilik maak om kwaliteit tyd saam met jou gesin deur te bring en hoekom jy daardie stilstand nodig het om 'n produktiewe bydrae by die werk te maak.

Situasie: Jou spanlid het die gewoonte om ander se idees en opinies te verontagsaam.

Moenie: Deel algemene advies oor die soek na uiteenlopende standpunte of om meer deelname van ander aan besprekings aan te moedig. Hulle sal dit heel waarskynlik ignoreer.

Doen: Deel voorbeelde van vorige besprekings of vergaderings waar hulle ander se insette geïgnoreer het. Vra hulle hoe hulle vorentoe meer inklusief kan wees.

Situasie: Jy is laat verbygaan vir 'n wonderlike geleentheid wat jy dink jy verdien het.

Moenie: Kla by jou bestuurder oor hul besluit of toon gegriefdheid omdat hulle nie kry wat jy wou hê nie.

Doen: Druk jou teleurstelling uit, maar toon respek vir hul besluit. Probeer om te verstaan wat jy kort en hoe jy daardie gapings kan bedek om sulke geleenthede volgende keer te kry.

As jy meer selfversekerd wil voorkom - praat stadig, artikuleer, duidelik en doelbewus. Om met duidelikheid te kommunikeer, sal jou nie net help om meer vertroue in jouself te bou nie, maar dit sal respek van ander inspireer.

— Susan C. Young

Reël 3: Fokus op die impak, nie die emosies nie

Beskryf die impak van 'n bepaalde gedrag, optrede of gebrek aan optrede. Om oor die impak te praat, betrek 'n gedeelte van die brein wat ander aktief laat soek na oplossings in plaas daarvan om dit te maak oor die emosies wat hul vermoë om helder te dink inhibeer en dit vir hulle moeilik maak om die situasie te rasionaliseer.

Byvoorbeeld:

• As 'n kollega die gewoonte het om aanstootlike taal by die werk te gebruik, in plaas daarvan om jou walging uit te spreek, vertel hulle hoe dit jou samewerking beïnvloed.

• As jou bestuurder aanhou om jou een-tot-een-vergadering te kanselleer, in plaas daarvan om jou frustrasie te wys, verduidelik hoekom nie sulke besprekings jou groei beperk nie.

• As 'n spanlid probeer om krediet te neem vir jou idees, in plaas daarvan om geïrriteerd te wees, maak dit duidelik dat jy sal ophou om jou idees met hulle te deel as hulle aanhou om so op te tree.

Om op die impak te fokus, beteken nie dat jy jou gevoelens verontagsaam of dit glad nie moet noem nie. Om egter op die impak te fokus, terwyl emosies by die mengsel gevoeg word om die gesprek te lei, is 'n uiters effektiewe strategie om beheer oor die situasie te verkry en ander te betrek met die doel om 'n wedersyds aangename oplossing te vind.

Reël 4: Verduidelik jou voorneme

In 'n moeilike gesprek is die waarskynlikheid dat iemand jou doel of voorneme verkeerd interpreteer redelik groot. Daarom is dit van kardinale belang om jou bedoeling uitdruklik te stel. Om dit te doen, gebruik 'n kontrasterende stelling.

'n Kontrasterende stelling is 'n moenie/doen stelling wat:

• Gee aandag aan hul bekommernisse of misverstand oor jou voorneme (MOENIE: Wat jy nie van plan is nie).

• Verduidelik jou werklike doel (DOEN: Wat jy wel van plan is).

Byvoorbeeld:

[Moenie] Ek probeer nie sê dat jou idee nie die moeite werd is om te bespreek nie. Ek dink baie van die punte wat jy geopper het, is uiters waardevol.

[Doen] Ek wil egter verseker dat ons ook ander alternatiewe oorweeg voordat ons 'n besluit neem.

[Moenie] Dit is nie dat ek jou werk of die moeite wat jy met hierdie voorstel gedoen het nie waardeer nie. Ek kan sien dat jou navorsing omvattend is en alle hoofareas dek.

[Doen] Ek dink egter dit sal nuttig wees om die onlangse verskuiwing in org-strategie in ag te neem en hierdie voorstel te herevalueer.

[Moenie] My doel is om niemand te blameer vir die foute wat met ons laaste projek gebeur het nie.

[Doen] My bedoeling is om uit daardie ervaring te leer om te sien hoe ons proaktief kan voorkom dat sulke foute weer gebeur.

Voorneme is een van die kragtigste kragte wat daar is. Wat jy bedoel wanneer jy iets doen, sal altyd die uitkoms bepaal.

— Brenna Yovanoff

Reël 5: Soek eers om te verstaan, dan om verstaan te word

As jy wil hê dat ander jou standpunt moet hoor, laat hulle eers gehoor en verstaan voel. Moenie probeer om jou sienings af te dwing of hul bedoeling te aanvaar nie. Gee hulle die geleentheid om te deel hoe hulle die situasie beskou, wat hul denkproses is, of wat hulle op 'n sekere manier laat optree het.

Om te herhaal wat jy wil oordra, sal net lei tot terugslag. Ander is meer geneig om na jou te luister wanneer jy eers na hulle luister met die doel om hul sienings te verstaan en respek te toon.

Oefen effektiewe luister:

1. Soek duidelikheid en nooi hulle om te praat deur oop vrae te vra.

   • "Vertel my meer..."

   • "Help my verstaan ..."

   • "Beskryf dit vir my ..."

   • "Waaraan dink jy..."

   • “Ek wil graag verstaan waar jy vandaan kom …”

   • "Kan jy 'n bietjie meer deel oor hoe jy dinge sien ...?"

     
     

2. Gaan verder as die woorde na die nie-verbale kommunikasie - stemtoon, handgebare en lyftaal.

   
   

3. Moenie onderbreek of verdedigend raak om jou boodskap oor te dra nie. Deel wat jy wil oordra deur te praat wanneer hulle klaar is.

   
   

4. Moenie probeer om die kollig te laat val nie. Die gesprek gaan nie oor jou nie.

   
   

5. Erken hul gevoelens en standpunte. Erkenning beteken nie dat jy met hulle saamstem nie. Dit beteken eenvoudig dat jy verstaan hoe hulle voel.

   
   

   • "Uit wat jy vir my gesê het, verstaan ek dat jy oorweldig voel."

   • "Ek sien jy raak baie gestres hierdeur."

   • "As ek jou reg verstaan, is jy nou kwaad vir ...."

     
     

6. Bespreek wat relevant is vir die huidige gesprek. Bly op koers. Vermy om buite die onderwerp te gaan.

Beweeg van sekerheid na nuuskierigheid. Daar is net een manier om die ander persoon se storie te verstaan, en dit is deur nuuskierig te wees. In plaas daarvan om jouself te vra: "Hoe kan hulle dit dink?!" vra jouself af: "Ek wonder watter inligting hulle het wat ek nie het nie?" In plaas daarvan om te vra: "Hoe kan hulle so irrasioneel wees?" vra: "Hoe kan hulle die wêreld so sien dat hulle siening sin maak?" Sekerheid sluit ons uit hul storie; nuuskierigheid laat ons in.

- Douglas Stone

Reël 6: Behou jou kalmte

As die ander persoon verdedigend raak of dinge opblaas, moenie op hul oorreaksie reageer nie. Probeer om die gesprek weer op koers te kry deur kalm te bly, te kontrasteer, vrae te vra en nuuskierigheid te toon om hul gedagtes en gevoelens te verstaan.

Selfs nadat jy verskillende strategieë probeer het om die gesprek produktief te maak, as dinge dieselfde bly of erger word, vra hulle om 'n breek te neem en op 'n ander tyd te hergroepeer.

Byvoorbeeld, jy kan sê:

• Dit blyk dat jy meer tyd nodig het om te verwerk wat ons bespreek het. Kan ons later weer ontmoet sodra jy 'n kans gehad het om daaroor te dink?
• Sal dit nuttig wees as jy tyd kry om te dink oor wat ons bespreek het? Ons kan altyd later weer ontmoet.

Om kwaad te word vir ander omdat hulle oorreageer of nie die inligting verwerk soos jy verwag het nie, sal sake net vererger. Gee hulle ruimte en tyd om jou bekommernisse aan te spreek.

Opsomming

1. Moeilike gesprekke, hoewel nodig, is moeilik om te kraak. Vrees vir 'n slegte uitkoms of om nie te weet wat om te sê nie, kan jou verhoed om aan betekenisvolle dialoog deel te neem net wanneer jy dit die nodigste het.

   
   

2. As dit onbehandel word, is konflikte geneig om erger te word. Hoe meer jy moeilike gesprekke vermy of uitstel, hoe moeiliker is dit om later aan te pak.

   
   

3. Wanneer jy 'n persoon se karakter aanval of sterk oordeel oor wie hulle is, is hulle verplig om sleg te reageer en verdedigend te wees. In plaas van 'n persoonlike aanval, spreek spesifieke gedrag of optrede aan wat jou raak.

   
   

4. Te veel inligting laat ander uitcheck en te min laat hulle verward voel. Goeie kommunikasie is duidelik, bondig en tot die punt. Bewoord jou insette op 'n manier wat dit maklik maak om te verstaan en op te tree.

   
   

5. Emosies terwyl dit gesond is om uit te druk, behoort nie jou enigste wapen te wees nie. Om die impak te noem is van kardinale belang, want dit betrek die denkende deel van die brein wat nodig is om probleme op te los en oor algemene oplossings ooreen te kom.

   
   

6. ’n Goeie voorneme in ’n moeilike gesprek is nie genoeg nie, jy moet dit eksplisiet uitdruk. Sodra ander in lyn is met jou doel, is dit makliker om 'n gesonde gesprek te voer en afsluiting te soek.

   
   

7. Ons dink moeilike gesprekke gaan daaroor om ons sienings te deel, ons verwagtinge te stel en ons ontevredenheid uit te spreek. Maar deur al die praatwerk te doen, vergeet ons 'n deurslaggewende aspek van goeie kommunikasie—om ander se standpunte te hoor en hul mening te respekteer.

   
   

8. Ten slotte kan sommige moeilike gesprekke gewelddadig of aggressief word. As jy jou kalmte in sulke oomblikke verloor, kan dit 'n slegte situasie erger maak. Verwyder die spanning deur ander te vra om op 'n later tydstip te skakel.

Hierdie storie is voorheen hier gepubliseer. Volg my op LinkedIn of hier vir meer stories.