将冗长的待办事项清单变成成功清单

我在职业生涯的早期就接触到了待办事项列表的概念。这个想法听起来简单又有趣，所以我决定尝试一下。

我开始把我脑子里的所有事情都写进待办事项清单中。最初效果很好。毕竟，我只有很少的责任。因此，将它们写在一张纸上并随着我的进展标记每一个并不需要太多的计划和努力。我会在每天开始时浏览一下清单，然后一项一项地完成任务。

待办事项列表就像一个神奇的公式一样——写下任务可以确保我不会错过任何事情，因为知道我把所有事情都集中在一个地方，从而减少了压力和焦虑，而且最好的部分是看到我的那些刻度线时感到满足。我相信它让我快乐并充满动力。

随着我职业生涯的成长，我的待办事项清单上的 5 项任务变成了 20 项、30 项、40 项……等等。无论是在工作中还是在家中，不同类型的责任和不同的期望令人难以承受。所以，我不断地将所有事情添加到我的待办事项清单中，在我意识到之前，它已经塞满了我无法完成的事情。

一长串要做的事情让选择有意义和有价值的事情并开始做变得更加困难。我会盯着无穷无尽的清单，随机选择任务，并尝试在一天中尽可能多地完成任务。但尽管工作时间很长，一天结束时我还是感到挫败——我的工作影响力更小，更让人筋疲力尽，而且我的待办事项清单上还有一大堆事情一直在吸引我的注意力。

起初，没有达到我预期的目标会让人失去动力。但我还没准备好放弃。我知道问题不在于我的待办事项清单，而在于我的流程。所以我决定尝试一系列不同的策略——有些有效，有些则无效。

根据我的经验，以下是充分利用待办事项列表的五种做法。

花大量时间核对待办事项清单并用装满的垃圾桶和干净的桌子结束一天，这不是美德，也与成功无关。您需要的不是待办事项列表，而是成功列表——一个围绕非凡成果有目的地创建的列表。待办事项清单往往很长；成功名单很短。一个可以把你拉向各个方向；另一个则针对特定方向。一种是无组织的目录，另一种是有组织的指令。如果列表不是围绕成功建立的，那么它就不会带你去那里。如果你的待办事项清单包含所有内容，那么它可能会带你去任何地方，但你真正想去的地方。

——加里·凯勒，《一件事》

充分利用待办事项列表的 5 个步骤

保留一份书面的待办事项清单

无论大小，都不可能记住您需要做的所有事情。当你没有真正把事情写下来时，就很难将复杂的、长期的、前瞻性的任务优先于简单的、短期的、浪费时间的活动。

不把事情写下来还有另一个问题。跟踪所有未完成的任务会给大脑带来不必要的负担。你的大脑周期本来可以更好地用于完成一项任务，但却浪费在了在脑海中列出所有你需要做的事情。

更糟糕的是蔡加尼克效应——当你开始工作或努力集中注意力时，未完成任务的想法不断出现在你的脑海中。

这些侵入性的想法即使只是一瞬间也会分散你的注意力，让你很难集中注意力并完成任何有意义的工作。未完成的工作所带来的干扰会阻碍你进入心流状态，即当你完全沉浸在一项任务中时，时间似乎静止了。心流可以最大限度地减少干扰，防止拖延，并带来高绩效和生产力。

让你的大脑不断提醒你你还没有做某事实际上是相当不愉快的，甚至会导致压力、焦虑和倦怠。

把事情写下来这个简单的行为可以让你的大脑更加高效——脑子里的事情越少，你的大脑就能腾出时间去做更有成效的工作。但把你脑子里的一切都扔到清单上只是一个开始。简单地写下所有内容并不能帮助您保持高效。

为了充分利用这个待办事项列表，您需要将其从一堆无意义的行项目转变为更有意义的面向行动的列表。创建待办事项列表并不意味着您必须勾选上面的每一项。您需要以一种易于发现并开始更有影响力的工作的方式整理和组织它。

您的任务列表并不是完成所有事情的工具。相反，它是一个可以确保您完成正确的事情的工具。了解其中的差异很重要。

— Damon Zahariades，待办事项列表公式

整理你的待办事项清单。

一份庞大的待办事项清单一开始可能看起来很可怕。但是，一旦你组织得好，就可以轻松决定每天做什么、将来安排哪些任务以及如何通过他人完成工作来取得更多成就。

为此，请将您的待办事项列表分为四组：

第一组：立即值得您关注的紧急任务。这些可能是您推迟太久的重要任务，现在已经变成紧急或计划外的问题、讨论或需要您投入时间和精力的会议。

第 2 组：您拒绝优先处理的重要任务，因为它们要么很复杂，没有具体的截止日期，要么它们的截止日期很遥远。这些任务通常涉及长期思考、规划和面向未来的工作。

第三组：不需要自己完成、可以委托给其他人的任务。当您期望 100% 完美或希望其他人按照您的方式做事时，就很难授权。如果某人能够满足您 70-80% 的期望，请将其委派给他人，并将其视为一项出色的任务。

第 4 组：完成后让您感觉良好但实际上不会带来任何价值的活动或长期放在您的待办事项清单上且可能永远无法完成的任务。这些都是浪费时间、低效的工作单元，目前看来微不足道，但加起来就会浪费大量的时间和精力。

进行此活动时，一个有用的做法是对任务进行颜色编码 - 为每个组使用不同的颜色。只要看一下待办事项列表，您就会大致了解您的任务是如何分布的——您是否有一长串无关紧要的活动清单？您的待办事项清单中的很大一部分是集中在面向未来的重要活动还是应对紧急情况？您是否通过充分授权来节省时间，或者您是否太害怕放手？

整理好待办事项列表后，现在就可以采取一些行动了。

使其具有可操作性

困难的部分已经结束了。您有一个组织良好的待办事项列表，这使得您可以轻松地进行计划和确定优先顺序。待办事项清单不仅是为了决定今天的任务，也是为了安排你未来需要做的事情。

要对待办事项列表采取行动，请浏览在上述步骤中创建的每个组，然后执行以下操作：

• 划掉第 4 组中的所有内容。自豪地微笑，因为您刚刚为自己节省了大量时间。让我们充分利用节省下来的时间。
• 将所有事情委派给第 3 组。分配少量时间用于协调和跟进。仅仅因为您不自己做并不意味着这项工作将花费您零时间。
• 按重要性和兴趣对第 2 组中的任务进行排序。选取重要性和兴趣量表中得分最高的 5 项任务，并将其标记为您首先要处理的任务。

如果你必须吃两只青蛙，请先吃最丑的一只。

换句话说，如果你面前有两项重要任务，请先从最大、最困难、最重要的任务开始。

——布莱恩·特雷西，《吃掉那只青蛙》

• 按紧急程度对第 1 组中的任务进行排序，并根据其复杂性和所需的工作量标记您今天要处理的最重要的 2-5 个任务。

清晰的行动项目列表对于开始是有好处的，但不足以确保您充分利用时间并完成工作。

除非您制定一个具体的计划，详细说明您将在何时何地启动所需的行为，否则您可能会错过白天在这些任务上取得进展的多个机会。

下一步将最大限度地减少失去的机会，并使您能够完成更多工作。

把它记在你的日历上

查看明天、下周和下个月的日历。

您的日历上挤满了会议吗？哪些是有用的，哪些是可以丢弃的？

您的日历上是否有不再需要的第 4 组任务？

您日历上的哪些时段充满了可以委托给其他人的活动？

在您的日历上找到它们，然后删除、重新分配或重新安排，为第 1 组和第 2 组的活动创建空间。如果您不习惯使用日历来安排和计划您的任务，请不要担心。您现在就可以开始了。

提前安排任务可以让您轻松开始，因为您不再需要决定下一步该做什么或等待灵感来袭。您只需按照您的计划行事即可启动预期的响应。

提前计划并通过将任务放在日历上来对其进行时间限制有一些主要优点：

1. 你不必在最后一刻才做出决定，这往往会导致优柔寡断和浪费时间。
2. 您可以计划重要的工作并将其优先于简单或紧急的任务。
3. 给你一种掌控时间的感觉。
4. 让您保持冷静和专注，因为它可以防止您因不知道下一步该做什么而惊慌失措。
5. 有更多的大脑周期可以专注于手头的任务。
6. 您不太可能因为提前阻止重要工作而在会议上浪费所有时间。
7. 给你一个机会去做你已经拖延了很长时间的工作。

您还可以使用日历来安排时间来执行重复性任务、检查电子邮件、回复消息等。一旦您的思维习惯为这些活动使用特定的时间段，您就不太可能在最高效的时间被它们分心。

您必须创建一个基本时间表，为您的日子和星期增加结构和意向性。基本时间表是预先确定的、重复的时间表，由专门用于最高优先级活动的集中时间块组成。

——哈尔·埃尔罗德（Hal Elrod），《企业家的奇迹早晨》

检查您已完成的任务。

你已经完成了工作。你已经完成任务了。现在到最重要的部分。

不要忘记从待办事项列表中勾选该项目。将任务标记为完成时会有一定的满足感和快乐感。核对任务会在我们的大脑中释放多巴胺，这不仅让我们快乐，而且会让下一次的任务变得更加愉快。

您可以通过多种方式勾选已完成的项目而受益。每周和每月花 15 分钟查看已完成的任务。你有效地利用时间了吗？你需要开始做什么？你能消除什么？您还能委托什么？如何优先考虑更具前瞻性的活动？如何减少花在紧急、时间敏感的任务上的时间？

有效管理您的待办事项列表并不是一次性的过程。它需要不断学习和改进的心态。不要急于完成你的待办事项清单。投入时间让它为你工作。

人们不会认真对待任何事情，直到它被写下来并成为他们日常生活的实际一部分。你可能需要一些时间才能到达那里，但一旦这成为一种习惯，你最终就会完成你计划的所有事情，因为它是你当天的待办事项清单的一部分。

— 吉姆·奎克

概括

1. 在待办事项列表中写下您需要做的所有事情是一个好的开始。它可以确保您不会错过任何事情，同时让您的大脑能够专注于手头的任务。
2. 没有重要性和紧迫感的待办事项清单是没有用的。将您的待办事项列表分为不同的组，以便轻松地将有影响力的工作与无关紧要的活动分开。
3. 整理并消除代表，然后选择一些紧急且重要的任务来开始。
4. 不要让你需要做的事情去改变。在日历上安排所有活动，以确保它们在正确的时间完成。
5. 完成后，勾选待办事项列表上的项目。它会让你感到快乐和满足。

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