긴 할 일 목록을 성공 목록으로 바꾸세요

저는 경력 초기에 할 일 목록이라는 개념을 접하게 되었습니다. 아이디어가 간단하고 흥미로워서 한번 시도해 보기로 결정했습니다.

나는 내 마음속에 있는 모든 것을 할 일 목록에 담기 시작했습니다. 처음에는 잘 작동했습니다. 결국 나에게 주어진 책임은 몇 가지뿐이었습니다. 그래서 종이에 적고 진행하면서 하나하나 표시하는 데에는 많은 계획과 노력이 필요하지 않았습니다. 나는 하루를 시작할 때 목록을 훑어보고 각 작업을 하나씩 처리했습니다.

할 일 목록은 마치 마법의 공식처럼 작동했습니다. 작업을 빠뜨린 것이 없도록 기록하면 모든 것이 한 곳에 있다는 사실을 알 수 있어 스트레스와 불안이 줄어들었습니다. 가장 좋은 점은 내 체크 표시를 보고 만족감을 느끼는 것이었습니다. 나에게 행복과 동기를 부여해 준 할 일 목록.

경력이 쌓이면서 해야 할 일 목록의 5개 작업이 20개, 30개, 40개… 등으로 늘어났습니다. 직장과 가정 모두에서 서로 다른 기대와 다양한 유형의 책임이 부담스러웠습니다. 그래서 나는 할 일 목록에 모든 것을 계속 추가했고, 어느새 내가 할 수 있는 것보다 더 많은 일들로 가득 차 있었습니다.

해야 할 일의 목록이 너무 길면 의미 있고 가치 있는 일을 선택하고 시작하는 것이 더 어려워졌습니다. 나는 끝없는 목록을 바라보고, 무작위로 작업을 선택하고, 하루 동안 가능한 한 많은 일을 하려고 노력했습니다. 하지만 오랜 시간 일했음에도 불구하고 하루가 끝나면 패배감을 느꼈습니다. 내 일은 덜 영향력 있고 더 지쳤으며, 내 할 일 목록에는 계속해서 관심을 불러일으키는 할 일이 너무 많았습니다.

처음에는 기대만큼 성취하지 못해서 의욕이 꺾였습니다. 하지만 나는 포기할 준비가 되어 있지 않았습니다. 문제는 할 일 목록이 아니라 프로세스에 있다는 것을 알았습니다. 그래서 저는 다양한 전략을 시도하기로 결정했습니다. 어떤 전략은 효과가 있었고 다른 전략은 효과가 없었습니다.

내 경험을 바탕으로 할 일 목록을 최대한 활용하는 5가지 방법은 다음과 같습니다.

할 일 목록을 확인하고 쓰레기통을 가득 채우고 책상을 깨끗하게 정리하는 데 오랜 시간을 소비하는 것은 미덕이 아니며 성공과도 아무런 관련이 없습니다. 할 일 목록 대신 성공 목록, 즉 특별한 결과를 중심으로 의도적으로 만들어진 목록이 필요합니다. 할 일 목록은 긴 경향이 있습니다. 성공 목록은 짧습니다. 하나는 당신을 모든 방향으로 끌어당깁니다. 다른 하나는 당신을 특정 방향으로 겨냥합니다. 하나는 체계화되지 않은 디렉토리이고 다른 하나는 체계화된 지시어입니다. 성공을 중심으로 목록이 작성되지 않은 경우에는 해당 목록을 사용할 수 없습니다. 할 일 목록에 모든 것이 포함되어 있으면 아마도 가고 싶은 곳이 아닌 모든 곳으로 이동하게 될 것입니다.

— 게리 켈러, <The One Thing>

할 일 목록을 최대한 활용하는 5단계

작성된 할 일 목록을 유지하세요

크든 작든 해야 할 일을 모두 기억하는 것은 불가능합니다. 실제로 내용을 기록하지 않으면 쉽고 단기적이며 시간을 낭비하는 활동보다 복잡하고 장기적이며 미래 지향적인 작업에 우선순위를 두기가 어렵습니다.

글을 적지 않는 것은 또 다른 문제입니다. 완료되지 않은 모든 작업을 추적하는 것은 뇌에 불필요한 부담을 줍니다. 작업을 완료하는 데 더 잘 소비되는 두뇌 주기는 해야 할 모든 일의 정신적 목록을 유지하는 데 낭비됩니다.

상황을 더욱 악화시키는 것은 Zeigarnik 효과입니다. 즉, 일을 시작하거나 집중하려고 노력할 때 완료되지 않은 작업에 대한 생각이 계속 머릿속에 떠오릅니다.

단 한 순간이라도 주의를 앗아가는 이러한 거슬리는 생각은 집중을 어렵게 만들고 의미 있는 일을 완수하는 것을 어렵게 만듭니다. 불완전한 작업으로 인해 주의가 산만해지면 흐름 상태, 즉 작업에 완전히 몰입되어 시간이 정지된 것처럼 보이는 상태로 들어가는 것을 방해합니다. 흐름은 산만함을 최소화하고, 미루는 습관을 방지하며, 높은 성과와 생산성으로 이어집니다.

당신이 어떤 일을 하지 않았다는 사실을 뇌가 지속적으로 상기시키는 것은 사실 매우 불쾌한 일이며, 심지어 스트레스, 불안, 소진으로 이어질 수도 있습니다.

무언가를 적는 단순한 행위는 당신의 두뇌를 더욱 효율적으로 만듭니다. 마음에 생각하는 일이 적어지면 두뇌가 더 생산적인 일을 할 수 있게 됩니다. 하지만 마음속에 있는 모든 것을 목록에 담는 것은 시작에 불과합니다. 단순히 모든 것을 적어 두는 것은 생산성을 유지하는 데 도움이 되지 않습니다.

이 할 일 목록을 최대한 활용하려면 무의미한 항목 모음에서 보다 의미 있는 작업 지향 목록으로 전환해야 합니다. 할 일 목록을 만든다고 해서 그 목록에 있는 모든 항목을 모두 체크해야 하는 것은 아닙니다. 더 영향력 있는 작업을 쉽게 찾고 시작할 수 있도록 정리하고 정리해야 합니다.

작업 목록은 모든 작업을 완료하기 위한 도구가 아닙니다. 오히려 이는 올바른 작업을 수행하도록 보장하는 도구입니다. 차이점을 이해하는 것이 중요합니다.

— Damon Zahariades, 할 일 목록 공식

할 일 목록을 정리하세요.

큰 할 일 목록은 처음에는 두려울 수도 있습니다. 하지만 일단 잘 정리하면 매일 무엇을 해야 할지, 앞으로 어떤 작업을 계획할지, 다른 사람을 통해 작업을 완료하여 더 많은 것을 성취할 수 있는 방법을 결정하는 과정이 쉬워집니다.

이렇게 하려면 할 일 목록을 네 그룹으로 나누세요.

그룹 1: 즉시 주의를 기울여야 하는 긴급 작업입니다. 이러한 작업은 너무 오랫동안 미루어 시간과 노력이 필요한 긴급하거나 계획되지 않은 문제, 토론 또는 회의로 변한 중요한 작업일 수 있습니다.

그룹 2: 복잡해서 특정 기한이 없거나 기한이 너무 멀기 때문에 우선순위를 지정하기를 거부하는 중요한 작업입니다. 이러한 작업에는 장기적인 사고, 계획, 미래 지향적인 작업이 포함되는 경우가 많습니다.

그룹 3: 스스로 할 필요가 없고 다른 사람에게 위임할 수 있는 작업입니다. 100% 완벽함을 기대하거나 다른 사람들도 자신이 하는 방식대로 일하기를 원할 때 위임하기는 어렵습니다. 누군가가 당신의 기대치의 70-80%를 충족시킬 수 있다면, 그것을 잘 수행한 작업으로 위임하고 고려하십시오.

그룹 4: 일단 완료하면 기분이 좋아지지만 실제로는 아무런 가치도 가져오지 않는 활동이나 오랫동안 해야 할 일 목록에 들어 있어 결코 완료하지 못할 일입니다. 이는 시간 낭비적이고 비생산적인 작업 단위로, 현재로서는 사소하게 느껴지지만 상당한 양의 시간과 노력을 낭비하게 됩니다.

이 활동을 수행할 때 유용한 방법은 작업에 색상을 지정하는 것입니다. 각 그룹마다 다른 색상을 사용합니다. 할 일 목록을 한 번 보면 작업이 어떻게 분산되어 있는지 알 수 있습니다. 중요하지 않은 활동의 긴 목록이 있습니까? 할 일 목록의 상당 부분이 중요한 미래 지향적 활동에 초점을 맞추고 있습니까, 아니면 긴급한 상황에 대응하고 있습니까? 충분히 위임하여 시간을 절약하고 있습니까, 아니면 포기하기가 너무 두렵습니까?

할 일 목록이 정리되었으면 이제 어떤 작업을 수행할 준비가 되었습니다.

실행 가능하게 만드세요

어려운 부분은 끝났습니다. 할 일 목록이 잘 정리되어 있어 계획을 세우고 우선순위를 정하기가 쉽습니다. 할 일 목록은 오늘 할 일을 결정하는 것뿐만 아니라 앞으로 해야 할 일을 계획하는 데에도 사용됩니다.

할 일 목록에 대한 작업을 수행하려면 위 단계에서 생성된 각 그룹을 살펴보고 다음을 수행하세요.

• 그룹 4의 모든 것을 쳐보세요. 엄청난 시간을 절약했으니 자랑스럽게 웃으세요. 절약된 시간을 모두 잘 활용합시다.
• 그룹 3에 모든 것을 위임하세요. 조정과 후속 조치를 위해 약간의 시간을 할당하세요. 당신이 직접 하지 않는다고 해서 이 작업에 시간이 전혀 걸리지 않는다는 의미는 아닙니다.
• 중요성과 관심도에 따라 그룹 2의 작업 순서를 지정하세요. 중요도와 관심도에서 가장 높은 점수를 받은 상위 5개 작업을 선택하고 먼저 처리하도록 표시하세요.

두 마리의 개구리를 먹어야 한다면 가장 못생긴 개구리를 먼저 먹으세요.

이것은 두 가지 중요한 작업이 앞에 있다면 가장 크고, 가장 어렵고, 가장 중요한 작업부터 먼저 시작하라는 또 다른 표현입니다.

— 브라이언 트레이시, 저 개구리를 먹어라

• 긴급성에 따라 그룹 1의 작업을 정렬하고 복잡성과 필요한 노력을 기준으로 오늘 작업할 상위 2~5개 작업을 표시하세요.

작업 항목의 명확한 목록은 시작하기에 좋지만 시간을 최대한 활용하고 작업을 완료하는 데는 충분하지 않습니다.

언제 어디서 원하는 행동을 시작할지 자세히 설명하는 구체적인 계획을 세우지 않는 한, 하루 동안 이러한 작업을 진행할 수 있는 여러 기회를 놓칠 수 있습니다.

다음 단계에서는 손실된 기회를 최소화하고 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다.

달력에 올려두세요

내일, 다음 주, 다음 달의 달력을 살펴보세요.

달력에 회의가 꽉 차 있나요? 어떤 것이 유용하고 어떤 것이 폐기될 수 있나요?

캘린더에 더 이상 필요하지 않은 그룹 4의 작업이 있나요?

달력에서 다른 사람에게 위임할 수 있는 활동으로 채워져 있는 시간은 무엇입니까?

달력에서 해당 항목을 찾아 제거, 재배정 또는 일정을 변경하여 그룹 1과 그룹 2의 활동을 위한 공간을 만드세요. 달력을 사용하여 작업을 예약하고 계획하는 습관이 없더라도 걱정하지 마세요. 지금 시작할 수 있습니다.

작업을 미리 계획하면 더 이상 다음에 무엇을 할지 결정하거나 영감이 떠오를 때까지 기다릴 필요가 없으므로 쉽게 시작할 수 있습니다. 단순히 계획에 따라 행동함으로써 의도한 대응을 시작할 수 있습니다.

미리 계획하고 작업 시간을 달력에 기록하여 시간을 정하면 몇 가지 주요 이점이 있습니다.

1. 마지막 순간에 결정할 필요가 없으며, 이는 종종 우유부단함과 시간 낭비로 이어집니다.
2. 쉽거나 긴급한 작업보다 중요한 작업을 계획하고 우선순위를 지정할 수 있습니다.
3. 시간에 대한 통제력을 제공합니다.
4. 다음에 무엇을 해야 할지 몰라 당황하는 것을 방지하므로 차분하고 집중할 수 있습니다.
5. 당면한 작업에 집중할 수 있도록 더 많은 두뇌 주기를 사용할 수 있습니다.
6. 중요한 작업을 미리 차단하여 회의에 시간을 낭비할 가능성이 줄어듭니다.
7. 오랫동안 미루고 미뤄왔던 일을 할 수 있는 기회를 제공합니다.

달력을 사용하여 반복적인 작업, 이메일 확인, 메시지 응답 등의 시간을 차단할 수도 있습니다. 마음이 이러한 활동에 특정 시간 블록을 사용하도록 조정되면 가장 생산적인 시간 동안 이러한 활동으로 인해 주의가 산만해질 가능성이 줄어듭니다. .

하루와 주에 구조와 의도를 추가하는 기본 일정을 만들어야 합니다. 기본 일정은 우선 순위가 가장 높은 활동에 전념하는 집중된 시간 블록으로 구성된 미리 결정된 반복 일정입니다.

— Hal Elrod, 기업가를 위한 기적의 아침

완료된 작업을 확인하세요.

당신은 작업을 완료했습니다. 작업을 완료했습니다. 이제 가장 중요한 부분입니다.

할 일 목록에서 해당 항목을 선택하는 것을 잊지 마세요. 작업이 완료되었음을 표시하는 데에는 어느 정도 만족감과 즐거움이 있습니다. 작업을 확인하면 뇌에 도파민이 방출되어 우리를 행복하게 할 뿐만 아니라 다음 번에 작업을 더 즐겁게 만들어 줍니다.

여러 가지 방법으로 완료된 항목을 선택하면 이점을 얻을 수 있습니다. 매주 및 매월 15분 동안 완료된 작업을 살펴보세요. 당신은 시간을 효율적으로 보내고 있나요? 무엇을 시작해야 합니까? 무엇을 제거할 수 있나요? 무엇을 더 위임할 수 있나요? 보다 미래 지향적인 활동의 우선순위를 어떻게 정할 수 있습니까? 긴급하고 시간에 민감한 작업에 소요되는 시간을 어떻게 줄일 수 있습니까?

할 일 목록을 효과적으로 관리하는 것은 일회성 프로세스가 아닙니다. 끊임없이 배우고 발전하려는 사고방식이 필요합니다. 할 일 목록을 서두르지 마세요. 당신에게 도움이 되도록 시간을 투자하세요.

사람들은 그것이 기록되어 일상 일정의 실제 일부가 될 때까지 어떤 것도 심각하게 받아들이지 않습니다. 도달하는 데 시간이 좀 걸릴 수 있지만 일단 그것이 습관이 되면, 그것이 그날 할 일 목록의 일부이기 때문에 계획한 모든 일을 끝내게 될 것입니다.

— 짐 윅

요약

1. 해야 할 일 목록에 해야 할 일을 모두 적는 것이 좋은 시작입니다. 이는 두뇌가 당면한 작업에 집중할 수 있도록 하는 동안 아무것도 놓치지 않도록 보장합니다.
2. 중요성과 긴박감이 없는 할 일 목록은 아무 소용이 없습니다. 할 일 목록을 여러 그룹으로 나누어 영향력 있는 작업과 중요하지 않은 활동을 쉽게 구분하세요.
3. 대표자를 정리하고 제거한 다음 몇 가지 긴급하고 중요한 작업을 선택하여 시작하세요.
4. 변화하기 위해 해야 할 일을 남겨두지 마세요. 달력에 모든 활동을 계획하여 적시에 완료되도록 하세요.
5. 완료되면 할 일 목록에서 항목을 선택합니다. 그것은 당신에게 행복과 만족감을 느끼게 할 것입니다.

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