Transformez votre longue liste de tâches en une liste de réussite

J'ai découvert le concept des listes de tâches au début de ma carrière. L’idée semblait simple et intéressante, alors j’ai décidé de l’essayer.

J'ai commencé à mettre tout ce que je pensais dans une liste de choses à faire. Cela a bien fonctionné au début. Après tout, je n’avais que quelques responsabilités. Ainsi, les mettre sur une feuille de papier et les noter chacun au fur et à mesure de ma progression n’a pas demandé beaucoup de planification et d’efforts. Je jetais un coup d’œil à la liste au début de chaque journée et abordais chaque tâche une par une.

Les listes de tâches fonctionnaient comme une formule magique : écrire les tâches garantissait que je ne manquais rien, savoir que j'avais tout au même endroit entraînait moins de stress et d'anxiété, et le meilleur, c'était le sentiment de satisfaction de voir ces graduations sur mon ordinateur. liste de choses à faire qui, je crois, m'a rendu heureux et motivé.

Au fur et à mesure que j'évoluais dans ma carrière, cinq tâches de ma liste de tâches se sont transformées en 20, 30, 40… et ainsi de suite. Différents types de responsabilités avec des attentes différentes, tant au travail qu'à la maison, étaient accablants. Alors, j'ai continué à ajouter tout à ma liste de choses à faire, et avant de m'en rendre compte, elle était remplie de plus de choses que je ne pouvais accomplir.

Une longue liste de choses à faire rendait plus difficile de choisir quelque chose de significatif et de précieux et de s'y lancer. Je regardais la liste interminable, choisissais des tâches au hasard et essayais de faire autant que je pouvais pendant la journée. Mais malgré de longues heures de travail, je me sentais vaincu à la fin de la journée : mon travail avait moins d'impact et plus épuisant, et j'avais encore une tonne de choses sur ma liste de choses à faire qui ne cessaient de réclamer mon attention.

Ne pas accomplir autant que je m’y attendais était démotivant au début. Mais je n'étais pas prêt à abandonner. Je savais que le problème n'était pas ma liste de choses à faire mais mon processus. J’ai donc décidé d’essayer différentes stratégies : certaines ont fonctionné, d’autres non.

Voici les cinq pratiques pour utiliser au mieux votre liste de tâches, basées sur mon expérience.

De longues heures passées à vérifier une liste de choses à faire et à terminer la journée avec une poubelle pleine et un bureau propre ne sont pas vertueuses et n'ont rien à voir avec le succès. Au lieu d’une liste de choses à faire, vous avez besoin d’une liste de réussite, une liste délibérément créée autour de résultats extraordinaires. Les listes de choses à faire ont tendance à être longues ; les listes de réussite sont courtes. L’un vous tire dans toutes les directions ; l'autre vous dirige dans une direction spécifique. L'un est un répertoire désorganisé et l'autre est une directive organisée. Si une liste n’est pas construite autour du succès, ce n’est pas là qu’elle vous mène. Si votre liste de choses à faire contient tout, alors elle vous emmène probablement partout mais là où vous voulez vraiment aller.

— Gary Keller, La seule chose

5 étapes pour tirer le meilleur parti de votre liste de tâches

Gardez une liste de tâches écrite

Grand ou petit, il est impossible de se souvenir de tout ce que vous devez faire. Lorsque vous n’écrivez pas réellement les choses, il est difficile de donner la priorité aux tâches complexes, à long terme et tournées vers l’avenir plutôt qu’aux activités faciles, à court terme et qui font perdre du temps.

Ne pas écrire les choses pose un autre problème. Garder une trace de toutes les tâches inachevées impose une charge inutile au cerveau. Vos cycles cérébraux, mieux utilisés pour accomplir une tâche, sont gaspillés à tenir une liste mentale de toutes les choses que vous devez faire.

Ce qui rend la situation encore pire, c'est l'effet Zeigarnik : des pensées de tâches inachevées continuent de surgir dans votre tête juste lorsque vous vous mettez au travail ou que vous essayez de vous concentrer.

Ces pensées intrusives qui détournent votre attention même pendant une fraction de seconde rendent difficile la concentration et l'accomplissement d'un travail significatif. Les distractions liées à un travail inachevé vous empêchent d'entrer dans un état de fluidité, c'est-à-dire lorsque vous êtes complètement immergé dans une tâche et que le temps semble s'être arrêté. Flow minimise les distractions, évite la procrastination et conduit à des performances et une productivité élevées.

Laisser votre cerveau vous rappeler continuellement que vous n'avez pas fait quelque chose est en fait assez désagréable, et cela peut même conduire au stress, à l'anxiété et à l'épuisement professionnel.

Le simple fait d’écrire des choses rend votre cerveau plus efficace : moins de choses dans l’esprit libèrent votre cerveau pour effectuer un travail plus productif. Mais tout vider de votre esprit dans la liste n’est qu’un début. Le simple fait de tout écrire ne vous aidera pas à rester productif.

Pour tirer le meilleur parti de cette liste de tâches, vous devez la transformer d'un ensemble d'éléments de campagne dénués de sens en une liste plus significative, orientée vers l'action. Créer une liste de tâches ne signifie pas que vous devez cocher chaque élément de la liste. Vous devez le désencombrer et l’organiser de manière à ce qu’il soit facile de le repérer et de commencer un travail plus percutant.

Votre liste de tâches n’est pas un outil pour tout faire. Il s'agit plutôt d'un outil qui garantira que vous faites les bonnes choses. Il est important de comprendre la différence.

— Damon Zahariades, formule de liste de tâches

Organisez votre liste de tâches.

Une longue liste de choses à faire peut sembler effrayante au début. Mais une fois que vous l'organisez bien, cela facilite le processus de décision quant à ce qu'il faut faire chaque jour, quelles tâches planifier dans le futur et comment obtenir plus en faisant le travail par l'intermédiaire des autres.

Pour ce faire, divisez votre liste de tâches en quatre groupes :

Groupe 1 : Tâches urgentes qui méritent immédiatement votre attention. Il peut s'agir de tâches importantes que vous avez reportées trop longtemps et qui se sont transformées en problèmes, discussions ou réunions urgents ou imprévus qui exigent votre temps et vos efforts.

Groupe 2 : Tâches importantes que vous refusez de prioriser parce qu'elles sont complexes, qu'elles n'ont pas de date d'échéance précise ou que leur échéance est lointaine. Il s’agit souvent de tâches qui impliquent une réflexion, une planification et un travail tourné vers l’avenir à long terme.

Groupe 3 : Tâches que vous n'avez pas besoin d'effectuer vous-même et qui peuvent être déléguées à d'autres. Il est difficile de déléguer quand on s'attend à une perfection à 100 % ou quand on veut que les autres fassent les choses comme vous. Si quelqu’un peut répondre à 70 à 80 % de vos attentes, déléguez et considérez cela comme une tâche bien faite.

Groupe 4 : Activités qui vous font du bien une fois accomplies mais qui n'apportent en réalité aucune valeur ou tâches qui figurent sur votre liste de choses à faire depuis longtemps et que vous n'accomplirez probablement jamais. Il s’agit d’unités de travail chronophages et improductives qui semblent minimes pour le moment mais qui totalisent une quantité importante de temps et d’efforts perdus.

Une pratique utile lors de cette activité consiste à coder les tâches en couleur : utilisez une couleur différente pour chaque groupe. Un simple coup d'œil à la liste de tâches et vous obtiendrez un aperçu de la façon dont vos tâches sont réparties : avez-vous une longue liste d'activités sans conséquence ? Une grande partie de votre liste de choses à faire est-elle axée sur des activités importantes d’avenir ou sur la réaction à l’urgence ? Gagnez-vous du temps en déléguant suffisamment, ou avez-vous trop peur de lâcher prise ?

Une fois votre liste de tâches organisée, vous êtes maintenant prêt à passer à l'action.

Rendez-le exploitable

Le plus dur est passé. Vous disposez d’une liste de tâches bien organisée, ce qui facilite la planification et la priorisation. Une liste de tâches ne sert pas seulement à décider des tâches d'aujourd'hui, mais également à planifier ce que vous devez faire à l'avenir.

Pour agir sur votre liste de tâches, parcourez chaque groupe créé à l'étape ci-dessus et procédez comme suit :

• Rayez tout dans le groupe 4. Rayonnez de fierté, car vous venez de gagner énormément de temps. Mettons à profit tout ce temps gagné.
• Déléguez tout au groupe 3. Prévoyez un peu de temps pour la coordination et les suivis. Ce n’est pas parce que vous ne le faites pas vous-même que ce travail ne vous prendra aucun temps.
• Classez les tâches du groupe 2 par importance et intérêt. Prenez les 5 tâches ayant obtenu le score le plus élevé sur l’échelle d’importance et d’intérêt et notez-les pour que vous puissiez les aborder en premier.

Si vous devez manger deux grenouilles, mangez d’abord la plus laide.

C’est une autre façon de dire que si vous avez deux tâches importantes devant vous, commencez par la tâche la plus grande, la plus difficile et la plus importante.

— Brian Tracy, mange cette grenouille

• Classez les tâches dans le groupe 1 par urgence et marquez les 2 à 5 principales tâches sur lesquelles vous devez travailler aujourd'hui en fonction de leur complexité et des efforts requis.

Une liste claire d'actions à entreprendre est une bonne chose pour commencer, mais cela ne suffit pas pour garantir que vous utilisez au mieux votre temps et que vous faites avancer les choses.

À moins que vous ne créiez un plan spécifique détaillant quand et où vous allez initier le comportement souhaité, vous risquez de manquer plusieurs opportunités présentées au cours de la journée et où vous pourriez progresser dans ces tâches.

L'étape suivante minimise les opportunités perdues et vous permet d'accomplir davantage de travail.

Mettez-le sur votre calendrier

Jetez un œil à votre calendrier pour demain, la semaine prochaine et le mois prochain.

Votre agenda est rempli de réunions ? Lesquels sont utiles et lesquels peuvent être écartés ?

Avez-vous sur votre calendrier des tâches du groupe 4 qui ne sont plus nécessaires ?

Quels créneaux de votre calendrier sont remplis d'activités qui peuvent être déléguées à d'autres ?

Repérez-les sur votre calendrier et supprimez, réaffectez ou reprogrammez pour créer de l'espace pour les activités du groupe 1 et du groupe 2. Si vous n'avez pas l'habitude d'utiliser un calendrier pour planifier et planifier vos tâches, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez commencer maintenant.

La planification des tâches à l'avance facilite le démarrage, car vous n'avez plus à décider quoi faire ensuite ou à attendre que l'inspiration frappe. Vous pouvez lancer la réponse souhaitée en agissant simplement selon votre plan.

Planifier à l'avance et chronométrer vos tâches en les inscrivant sur votre calendrier présente des avantages majeurs :

1. Vous n’êtes pas obligé de décider au dernier moment, ce qui conduit souvent à l’indécision et à la perte de temps.
2. Vous pouvez planifier et prioriser les travaux importants plutôt que les tâches faciles ou urgentes.
3. Vous donne un sentiment de contrôle sur votre temps.
4. Vous garde calme et concentré car cela vous évite de paniquer en ne sachant pas quoi faire ensuite.
5. Davantage de cycles cérébraux sont disponibles pour se concentrer sur la tâche à accomplir.
6. Vous êtes moins susceptible de perdre tout votre temps en réunion en bloquant dès le départ un travail important.
7. Vous donne l’opportunité de faire un travail que vous avez tergiversé et reporté depuis longtemps.

Vous pouvez également utiliser un calendrier pour réserver du temps pour des tâches répétitives, vérifier vos e-mails, répondre aux messages, etc. Une fois que votre esprit s'adapte à l'utilisation de plages horaires spécifiques pour ces activités, vous êtes moins susceptible d'être distrait par elles pendant vos heures les plus productives. .

Vous devez créer un calendrier de base qui ajoute de la structure et de l'intentionnalité à vos journées et semaines. Un emploi du temps de base est un emploi du temps prédéterminé et récurrent composé de blocs de temps ciblés dédiés à vos activités les plus prioritaires.

— Hal Elrod, Le matin miracle pour les entrepreneurs

Cochez vos tâches terminées.

Vous avez fait le travail. Vous avez terminé la tâche. Passons maintenant à la partie la plus importante.

N'oubliez pas de cocher l'élément de votre liste de choses à faire. Il y a un certain sentiment de satisfaction et de plaisir à marquer une tâche accomplie. Cocher des tâches libère de la dopamine dans notre cerveau, ce qui non seulement nous rend heureux, mais rend également la tâche plus agréable la prochaine fois.

Vous pouvez bénéficier de la coche des éléments complétés de plusieurs manières. Passez 15 minutes par semaine et par mois à examiner les tâches terminées. Passez-vous votre temps efficacement ? Que devez-vous commencer à faire ? Que pouvez-vous éliminer ? Que pouvez-vous déléguer de plus ? Comment prioriser des activités plus prospectives ? Comment réduire le temps consacré aux tâches urgentes et urgentes ?

Gérer efficacement votre liste de tâches n'est pas un processus ponctuel. Cela nécessite un état d’esprit pour apprendre et s’améliorer constamment. Ne vous précipitez pas dans votre liste de choses à faire. Investissez du temps pour que cela fonctionne pour vous.

Les gens ne prennent rien au sérieux tant que cela n’est pas écrit et ne fait pas partie intégrante de leur emploi du temps quotidien. Cela peut vous prendre un certain temps pour y arriver, mais une fois que cela deviendra une habitude, vous finirez par réaliser tout ce que vous aviez prévu simplement parce que cela fait partie de votre liste de choses à faire pour la journée.

—Jim Kwik

Résumé

1. Écrire tout ce que vous devez faire dans une liste de tâches est un bon début. Cela garantit que vous ne manquerez de rien tout en libérant votre cerveau pour qu'il puisse se concentrer sur la tâche à accomplir.
2. Une liste de choses à faire sans un sentiment d’importance et d’urgence ne sert à rien. Divisez votre liste de tâches en différents groupes pour séparer facilement le travail à impact des activités sans conséquence.
3. Désencombrez et éliminez les délégués, puis choisissez quelques tâches urgentes et importantes pour commencer.
4. Ne laissez pas les choses que vous devez faire changer. Planifiez toutes les activités sur le calendrier pour vous assurer qu’elles se déroulent au bon moment.
5. Cochez l'élément sur la liste de tâches une fois terminé. Cela vous laissera heureux et satisfait.

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